Herramientas de gestión de archivos
En la era de la información, el acceso a los datos almacenados por cada departamento de una compañía debe ser fácil, dinámico e inmediato para cualquier empleado que los necesite y que tenga los permisos necesarios. Para ello, nada mejor que contar con diferentes herramientas de gestión de archivos.
Una plataforma integral como Bitrix24 facilita la gestión documental y archivo, a la vez que brinda soluciones 360º que incluyen herramientas de comunicación bidireccional, CRM, automatización de ventas y de marketing, gestión de tareas y proyectos, y creador de sitios web, entre muchas otras funcionalidades.
Definición de gestión de archivos
Una herramienta de gestión de archivos es, básicamente, un software diseñado para almacenar información y permitir a los usuarios un acceso compartido a la misma a través de aplicaciones desarrolladas para el uso de datos y el control de los mismos.
Una correcta implementación de una aplicación del estilo de Bitrix24 facilita el tratamiento de la información dentro de la empresa, así como también el trabajo con la documentación. De esta manera, cada empleado puede consultar los datos necesarios que se encuentran almacenados siguiendo un determinado procedimiento (qué, cuándo, dónde y cómo). Asimismo, contribuye a evitar la duplicación de la información y la pérdida de la misma.
Herramientas de gestión de archivos: funcionalidades de Bitrix24
La gestión de archivos que ofrece Bitrix24 genera una organización lógica de los datos que recibe la organización para que sea sencillo identificar y localizar un documento, y permitir la transferencia y el acceso a la información para desarrollar estrategias y planificaciones a mediano y largo plazo.
Por otra parte, una adecuada gestión del sistema de archivos favorece un rápido acceso a la información necesaria frente a cualquier clase de eventualidad, incluyendo las solicitudes de tipo legal o fiscal que deben responderse en tiempo y forma.
Información en la intranet
Uno de los principales problemas que genera una malversación de recursos dentro de la organización es la solicitud de datos a otro departamento. Estos pedidos insumen valioso tiempo de los empleados y demoran la toma de decisiones.
Optar por la gestión documental y archivo de Bitrix24 permite cargar los datos en un sistema de gran alcance para que tanto los documentos como los videos y cualquier otra clase de archivo puedan ingresarse en la intranet para su consulta y descarga por cualquier miembro autorizado.
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Archivos personales
Bitrix24 incluye tres tipos de drives. Uno de ellos, denominado Mi Drive, es un almacenamiento para archivos privados que no son accesibles para los colegas ni los supervisores. Se trata de una forma segura de guardar la información personal y tenerla a mano en caso de necesitarla.
Si bien los demás usuarios de la red de Bitrix24 no pueden ingresar a dichos documentos, el propietario de los mismos puede decidir compartir estos archivos almacenados con una persona en particular en caso de necesitarlo en algún momento.
Archivos compartidos
Para los archivos compartidos, Bitrix24 dispone de dos soluciones: el drive de grupo y el drive de empresa.
El primero engloba aquellos documentos, presentaciones, videos, planillas o cualquier otra clase de archivo que ha sido cargado dentro de un determinado grupo de trabajo.
En el segundo caso, se trata de todos los archivos de la empresa que están a disposición de los empleados, según su nivel de autorización para el acceso a la información. No obstante, los administradores pueden activar o desactivar la posibilidad de compartir archivos con usuarios externos a la compañía.
Uso colaborativo
Una de las grandes ventajas de las herramientas de gestión de archivos es la posibilidad de colaborar sobre diferentes documentos. En el caso de Bitrix24, esta colaboración se lleva a cabo directamente desde el flujo de actividades y permite escribir comentarios y entablar conversaciones (feedback) sobre el archivo que se está trabajando.
Por otra parte, la plataforma posibilita adjuntar nuevas versiones de los documentos y, también, la actualización de cambios efectuados en los archivos en tiempo real. Cabe destacar que una vez llevados a cabo los cambios necesarios, el documento puede descargarse, guardarse en el ordenador o dejarlo en el flujo de trabajo.
Documentos más populares
En algunos casos, la empresa requiere de una gestión de archivos que permita el almacenamiento, la colaboración y la consulta de documentos de entrenamiento o manuales de procedimientos internos. Así, puede resultar necesario conocer la respuesta de los empleados a dichas informaciones.
Bitrix24 incluye la posibilidad de colocar “likes” a los documentos para facilitar la evaluación sobre su calidad y su aporte práctico a los miembros de la empresa. Además, aquellos archivos que acumulen un mayor número de “Me gusta” aparecerán mejor posicionados dentro de los resultados de búsqueda.
Registro de cambios
El trabajo en equipo implica un sinnúmero de cambios y ajustes a cada documento elaborado. Por este motivo, puede resultar interesante llevar una contabilización de las modificaciones efectuadas, junto con las fechas y la persona que realizó los cambios.
Cada uno de los documentos que se almacenan en Bitrix24 cuenta con un historial de cambios; es decir que si bien el archivo nuevo reemplaza al anterior, este no se elimina sino que se almacena para ser recuperado en caso de ser necesario.
Bloqueo de documentos
En caso de modificaciones conflictivas o presencia de diferencias entre los miembros de un equipo, el usuario responsable o administrador puede bloquear el ingreso al documento para evitar que otras personas puedan continuar editándolo.
Los bloqueos de documentos son temporales y, por supuesto, pueden ser revertidos. Cuando un archivo se encuentra bloqueado, ningún otro usuario puede ingresar para realizar cambios, editar ni sobreescribir sobre lo que el administrador está trabajando, al menos hasta que se desbloquee.
Integraciones con Microsoft y Apple
Bitrix24 es compatible con algunos de los software y aplicaciones más utilizados en la actualidad. Entre ellos, Google Docs. Así, puedes trabajar sin contar con un paquete de Office y, también, puedes ver y editar documentos almacenados en tu cuenta Bitrix24 a través de tu cuenta de Google, ya sea solo o en simultáneo con otros usuarios.
Asimismo, puedes utilizar el software local de tu ordenador, ya sea MS Office, OpenOffice, Pages o Adobe Photoshop, por ejemplo, para crear o editar documentos. Para ello, solamente debes configurar la plataforma para que trabaje desde el software escogido y, luego, almacene el archivo en Bitrix24.
Acceso a almacenamientos en la nube
En la actualidad, cada vez más personas protegen sus documentos en la nube a través de aplicaciones reconocidas internacionalmente como Dropbox, Google Drive, OneDrive u otros proveedores de almacenamiento de archivos.
Bitrix24 destaca entre las herramientas de gestión de archivos porque permite la carga desde cuentas personales de estos proveedores. Así, los archivos se indexan y acceden a ellos según los permisos otorgados a la plataforma que regularmente corroborará si existe una nueva versión disponible que sincronizar.
Búsqueda dentro de la gestión de archivos
Encontrar un documento en Bitrix24 es muy fácil, ya que cada archivo se indexa con información basada en sus registros, mensajes y comentarios, entre otras variables. Así, al realizar una búsqueda, los documentos se muestran de forma relacionada.
Por otra parte, ni bien el usuario comienza a escribir una búsqueda, aparecen sugerencias instantáneas en el campo de búsqueda que pueden ayudar a refinar la información solicitada. Finalmente, los resultados se muestran incluyendo la cantidad de “likes” que señalan la utilidad de la información.
Bitrix24, gestión de archivos intuitiva y fácil
Entre todas las herramientas de gestión de archivos existentes en el mercado, Bitrix24 sobresale por su integración con diferentes aplicaciones y por la posibilidad de crear flujos de trabajo y documentos personalizados con posibilidad de realizar ediciones colaborativas.
Además, se trata de una plataforma integral que ofrece mucho más que una herramienta eficiente de gestión de archivos. Si buscas una potente manera de organizar la información de tu empresa y deseas centralizar todas las herramientas de gestión organizacional en un único lugar, no lo dudes. ¡Regístrate hoy y prueba Bitrix24 de forma gratuita!