¿Qué es la gestión del conocimiento y por qué es crucial para tu organización?

En el mundo globalizado y competitivo actual, y con el ingreso al mercado laboral de la generación Z, la rotación de personal se ha incremeimgntado notoriamente. No dejes que el conocimiento se fugue de tu empresa junto con el talento. Más allá de poner en práctica estrategias para la retención de los trabajadores, deberías invertir en la gestión del conocimiento. Esta estrategia proactiva permite preservar y aprovechar el conocimiento organizacional. 

¡Garantiza la continuidad operativa, promueve el crecimiento y la innovación, y mantén la competitividad en el mercado al implementar sistemas de información del conocimiento! ¿Aún no sabes de qué se trata esta tendencia? Toma nota, entonces, porque vamos a explicar en profundidad qué es la gestión del conocimiento y cómo dar los primeros pasos en esa dirección.

Definición de knowledge management

La gestión del conocimiento, conocida como knowledge management por su nombre en inglés, es un proceso que busca poner el conocimiento al alcance de todos los miembros del equipo. En lugar de confiar en que quede almacenado en la mente de unos pocos, la implementación de la gestión del conocimiento busca que este se recopile, se organice, se actualice y fluya libremente. Esto permite que tu negocio pueda alcanzar más fácilmente los objetivos, optimizar la toma de decisiones y fomentar la innovación. Dicho enfoque se basa en la captura, la organización, el almacenamiento y la distribución eficientes de la información y la experiencia acumuladas en una organización.

Compartir y transferir el conocimiento se convierte en uno de los pilares de la empresa cuando se pone en práctica este método. Los miembros de la organización se benefician de la experiencia, interiorizan la información y pueden aplicarla a mediano y largo plazo, aun cuando los mentores han abandonado sus puestos de trabajo. Además, la gestión del conocimiento también implica compartir información relevante con clientes, proveedores y otros stakeholders clave. Esta práctica fortalece las relaciones comerciales, fomenta la confianza y puede abrir nuevas oportunidades de colaboración.

Sin lugar a dudas, la gestión del conocimiento y la innovación son las dos caras de una misma moneda. La primera fomenta la segunda al propiciar el entorno perfecto para el intercambio de ideas y la aplicación práctica de la información valiosa. Sin embargo, antes de pensar siquiera en las ventajas que la gestión del conocimiento puede aportar a tu negocio, resulta imprescindible reconocer las diferentes clases de conocimiento que circulan en tu organización. Presta atención a ellas para protegerlas y transmitirlas adecuadamente.

Las 3 clases de conocimiento que debes cuidar en tu empresa

Para poner en prácticas las diversas estrategias de gestión del conocimiento, necesitas entender los tipos de conocimiento existentes:

• Conocimiento explícito: es la información formal y fácilmente comunicable. Estos datos pueden encontrarse en documentos, procedimientos operativos estándar, manuales del empleado o políticas de recursos humanos, entre otras posibilidades.

• Conocimiento tácito: abarca las habilidades y las experiencias. Ejemplos de esto incluyen el know-how en áreas como el soporte al cliente; las habilidades de diseño; o la experiencia en la gestión de proyectos.

• Conocimiento implícito: engloba la información que se ha incorporado en los procesos organizacionales, a pesar de no estar formalmente expresada en ningún lado. Se refiere a las rutinas y las prácticas no documentadas. 

Cómo ves, el conocimiento es mucho más extenso que lo que recogen los manuales y los documentos empresariales. Si fallas en recolectarlo, sistematizarlo y compartirlo, corres el riesgo de perderlo cada vez que tenga lugar una rotación de personal, la jubilación de un empleado o un imprevisto. Por eso, no deberías dudar en invertir en un sistema de knowledge management. ¿Tienes dudas sobre cómo hacerlo? 

6 consejos para la implementación de la gestión del conocimiento en tu negocio

Cada vez más empresas optan por implementar sistemas de información del conocimiento, convencidos de que son el camino para optimizar el rendimiento organizacional. Y no se equivocan. Una buena gestión del conocimiento puede impulsar la innovación y mejorar la toma de decisiones, como ya hemos comentado anteriormente.

El primer paso para iniciarte en el mundo del knowledge management es comprender que no se trata únicamente de una metodología, sino de una forma de pensar. El conocimiento es, dentro de esta metodología, el mayor tesoro con el que cuenta tu empresa y, por lo tanto, debe ser protegido y transmitido, sin excepciones. Para ello, sigue estas recomendaciones.

1. Rastrea y recolecta conocimiento

Lleva a cabo una profunda investigación para identificar los conocimientos claves dentro de tu empresa. Determina si hay documentación o, en su ausencia, identifica fuentes potenciales. El objetivo elemental de la gestión del conocimiento es reunir toda la información y los datos relevantes para permitir su fácil acceso por parte de los clientes, los empleados o cualquier otra parte interesada (y autorizada). 

Pues bien, para ello es imprescindible que verifiques que todo el conocimiento se ha especificado por escrito. No confíes en la sabiduría almacenada en la mente de nadie; ni siquiera en la tuya. Todo debe ser documentado de manera exhaustiva para asegurarte de que pueda recurrirse al conocimiento en cualquier momento. 

Para rastrear el conocimiento, no dudes en consultar a quienes llevan a cabo las tareas día a día. Haz encuestas, entrevistas y búsqueda de manuales y documentos generales en el servidor empresarial, pero también en las memorias locales de cada ordenador. Adicionalmente, puedes llevar a cabo reuniones de lluvias de ideas para identificar conocimientos específicos que pudieran ser útiles para otros departamentos.

2. Emplea herramientas de gestión del conocimiento de manera regular

Recopilar el conocimiento es importante, pero si no lo organizas, el mismo se perderá en una maraña de datos sin sentido. Categorizar el conocimiento es, entonces, vital para que pueda utilizarse de manera adecuada. Por eso, deberías tomarte el tiempo necesario para determinar, por un lado, qué herramientas de gestión del conocimiento emplearás y, por otro, de qué forma deseas almacenar los documentos elaborados. 

Antes de decidirte, realiza una evaluación detallada de las necesidades específicas de tu empresa. Considera factores como la facilidad de uso, la integración con otras herramientas existentes, la escalabilidad, y el soporte técnico. Asimismo, asegúrate de capacitar a los empleados para que puedan sacarles el mayor provecho posible.

Además, toda organización implica la creación de una estructura. Esto significa que los documentos deberán adaptarse a un determinado formato que, posteriormente, simplificará su comprensión y su búsqueda. Una base de conocimientos completa, como Bitrix24, te ofrece la posibilidad de incorporar etiquetas y palabras claves para encontrar lo que necesitas en un abrir y cerrar de ojos. Solo escoge una plantilla y comienza a añadir artículos, vídeos, imágenes o archivos. Agrega permisos si es necesario. Bitrix24 te permite, incluso, crear pequeñas bases con información relacionada específicamente para un departamento o proyecto en particular.

3. Comparte el conocimiento con tus empleados, clientes y otras partes interesadas

Como ya hemos comentado en puntos anteriores, la meta de la gestión del conocimiento es que el mismo fluya de manera transversal para que todos puedan emplearlo cuando lo necesiten. Compartir y transferir conocimiento debe encontrarse entre tus principales preocupaciones. Por lo tanto, una vez recabados los datos y organizados en categorías, llega el momento de abrir las puertas para que los trabajadores, los clientes o cualquier otra parte interesada pueda acceder a ellos.

La intranet y los manuales de procedimientos son dos de las posibilidades para permitir el acceso a la información por parte de los empleados. Las capacitaciones online o presenciales y los programas de mentoría también colaboran en el aprendizaje organizacional. En cuanto a los clientes, las preguntas frecuentes en el sitio web o un chatbot para guiarles frente a dudas habituales pueden ser buenas maneras de compartir conocimiento. 

4. Fomenta una cultura organizacional orientada a compartir el conocimiento

La cultura organizacional juega un papel crucial en el éxito de la gestión del conocimiento dentro de cualquier empresa. Más allá de adoptar las herramientas y los procesos adecuados, deberías fomentar un entorno que valore y estimule activamente el intercambio de conocimiento. La participación de todos los empleados en el sistema de knowledge management enriquece la base de datos con una diversidad de perspectivas y experiencias, a la vez que repercute en el sentido de pertenencia y compromiso con el crecimiento colectivo de la organización.

Para cultivar una cultura que promueva este intercambio, puedes implementar diversas estrategias de gestión del conocimiento. Por ejemplo, reconocer y recompensar las contribuciones significativas puede motivar a los empleados a compartir su experiencia y habilidades. Asimismo, la creación de canales de comunicación abiertos alienta a que los empleados compartan sus ideas y feedback, y colaboren entre sí.

5. Analiza el contenido para determinar si existen espacios a rellenar

El conocimiento no es estático. Por el contrario, crece, muta, se vuelve obsoleto o se transforma. Por este motivo, la gestión del conocimiento postula el análisis continuo de los documentos y el monitoreo habitual del conocimiento que circula dentro de la organización. Verifica si el contenido creado funciona o no. ¿Hay preguntas que no tienen respuesta? ¿Hay nuevo conocimiento que no ha sido recolectado y documentado?

Presta atención a los comentarios de los clientes y la retroalimentación de los trabajadores. Si existiesen dudas sin respuesta, ha llegado el momento de poner manos a la obra y responderlas. Lo mismo si la forma de hacer las cosas hubiese cambiado. Por ejemplo, si una pregunta se repitiese de manera notoria entre quienes contactan al centro de atención al cliente, quizá sería interesante verificar si tiene respuesta entre las preguntas frecuentes o si el chatbot no la está identificando correctamente. Es posible que, por algún motivo, los clientes no estén encontrando la información y, en ese caso, deberías descubrir el problema. 

El análisis predictivo, potenciado por la inteligencia artificial, puede ser útil en este caso, brindándote insights que quizá no hayas tomado en cuenta de cara al futuro o identificando patrones de consulta que podrían indicar áreas de conocimiento faltantes.

6. Optimiza tu sistema de knowledge management

Por último, e íntimamente relacionado con el punto cinco, una vez analizada la gestión del conocimiento, habrás descubierto determinadas problemáticas que requieren de solución. Y este es el momento de tomar cartas en el asunto. Actualiza el contenido y crea documentos nuevos para resolver los problemas detectados en el punto anterior.

La mejor manera de llevar a cabo la optimización de la gestión de conocimiento es, en primer lugar, determinar un calendario de revisión periódica, que podría ser trimestral, semestral o anual, dependiendo de la rapidez con la que cambie la información en tu campo. Involucra a expertos en la materia y a usuarios frecuentes del sistema en el mismo y prioriza las actualizaciones basándote en la retroalimentación de los usuarios. Por último, implementa métricas para evaluar cómo las actualizaciones del contenido afectan el uso y la efectividad del sistema de gestión del conocimiento.

Una eficiente gestión del conocimiento puede impulsar el éxito empresarial

Las empresas que no cuidan su conocimiento pueden condenarse al fracaso. No caigas en este error. Pon en marcha estrategias de gestión del conocimiento hoy mismo y protege tu know-how. La movilidad y la rotación de empleados, y los procesos naturales, como las jubilaciones o los accidentes, pueden contribuir a que los datos se pierdan para siempre, a menos que cuentes con sistemas de información del conocimiento que recaben, organicen, almacenen y protejan la información.

Una buena gestión del conocimiento te permitirá afrontar de manera más eficiente los desafíos del futuro y capitalizar oportunidades emergentes. No te quedes detrás de la competencia. Da un paso al frente hoy mismo y comienza a dejar asentado el conocimiento que fluye dentro de tu empresa.

Bitrix24 puede ser tu mejor aliado en este punto. Esta potente plataforma con un sistema de drive compartido te permite categorizar documentos fácilmente en su base de conocimientos y garantiza la máxima seguridad al utilizar servidores seguros, respaldados por el protocolo SSL (Secure Sockets Layer). Esta combinación asegura que tus datos estén protegidos durante su transmisión y almacenamiento, proporcionándote tranquilidad y confianza en la protección de tu información confidencial. Además, Bitrix24 te brinda la posibilidad de crear permisos personalizados para cada información, permitiéndote controlar quién puede acceder y modificar los documentos dentro de la plataforma. Al mismo tiempo, ofrece intranet, herramientas de comunicación y una red social corporativa, herramientas que contribuyen al intercambio de ideas y opiniones, y un incremento de la colaboración. 

No lo pienses más. Crea tu cuenta en Bitrix24 e inicia tu base de conocimientos empresarial.

FAQ

Los objetivos de la gestión del conocimiento son:

• Capturar y almacenar el conocimiento para su uso futuro.

• Garantizar el acceso a la información cuando se requiera.

• Fomentar la colaboración y el intercambio de ideas.

• Facilitar el desarrollo del talento.

• Mitigar el riesgo de pérdida de conocimiento por rotación de personal o jubilaciones.

• Mejorar la toma de decisiones.

• Contribuir a una rápida adaptación a los cambios.

Para implementar una estrategia efectiva de gestión del conocimiento en tu organización, podrías:

• Recolectar el conocimiento.

• Organizar la información empleando herramientas especializadas.

• Compartir y comunicar el conocimiento.

• Fomentar una cultura organizacional orientada a la colaboración.

• Analizar el contenido regularmente.

• Actualizar la estrategia de gestión del conocimiento y efectuar cambios.

Las herramientas esenciales para la gestión del conocimiento exitosa son:

• Sistemas de gestión de documentos para almacenarlos y organizarlos.

• Bases de conocimiento para gestionar bases de datos específicas de uso regular.

• Intranet corporativa para simplificar el intercambio de conocimiento.

• Herramientas de colaboración en tiempo real.

• Plataformas de aprendizaje en línea.

• Aplicaciones de comunicación asincrónica.

• Encuestas y otras apps para obtener retroalimentación.

Los mayores desafíos al establecer un sistema de gestión de conocimiento son:

• Resistencia al cambio.

• Falta de participación y uso del sistema.

• Problemas tecnológicos y de integración con aplicaciones en uso.

• Deficiente actualización o almacenamiento de la información.

• Mentalidad no colaborativa extendida dentro de la organización.

• Preocupación por la protección de la privacidad y la seguridad del conocimiento.

• Dificultades para medir el éxito de la implementación del sistema de gestión de conocimiento.