¿Cómo llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas eficaz?

La sesión de brainstorming (lluvia de ideas) es una de las técnicas más utilizadas para generar ideas dentro de un entorno colaborativo. Si deseas poner en práctica esta metodología en tu empresa, deberías tomar en consideración la preparación para obtener un resultado adecuado a tus necesidades. ¿Sabes acaso cómo poner en práctica una reunión creativa?

Sin lugar a dudas, fomentar el pensamiento creativo es una de las mejores maneras de obtener respuestas originales capaces de sorprender a tus clientes. Las mismas pueden servir para crear productos innovadores, llevar a cabo novedosas campañas de marketing o solucionar cualquier conflicto que afecte a tu empresa.

FAQ

Consejos para realizar una sesión de brainstorming (lluvia de ideas) efectiva

Llevar a cabo una sesión de ideas puede ser lo que tu compañía necesita para diferenciarse de la competencia y alcanzar sus objetivos o, incluso, sobrepasarlos. No obstante, para que esta técnica sea realmente eficaz es vital que tomes en consideración algunas cuestiones. Principalmente, deberías prestar especial atención a la planificación de la sesión de brainstorming. Una deficiencia en este punto podría echar a perder los esfuerzos y finalizar en un estruendoso fracaso. De hecho, una defectuosa organización podría repercutir en la obtención de ideas monótonas e inútiles.

Entre las variables a examinar se encuentran desde las inquietudes a abordar y los participantes hasta la clasificación de ideas y la ejecución de las mismas. Por supuesto, el seguimiento después de la reunión creativa resulta fundamental para evaluar el curso de las acciones y si es necesario o no realizar modificaciones. A continuación, te presentamos los mejores consejos para ejecutar una eficaz sesión de brainstorming (lluvia de ideas).

1. Define el desafío creativo

El desafío creativo es la problemática que se busca solucionar con la sesión de lluvia de ideas. Para que sea fácilmente abordable es recomendable presentarlo en forma de pregunta. La misma debe ser clara y concisa, además de alentar a los participantes a dar su punto de vista.

Algunos de los desafíos creativos más habituales son: ¿cómo podemos diferenciar nuestros servicios? ¿Cómo podemos aumentar la producción? ¿Cómo podemos mejorar la atención al cliente? Como ves, se usa la primera persona del plural al redactar la pregunta para generar implicación entre los participantes.

2. Determina el periodo de implementación de las ideas del brainstorming

Al presentar un desafío creativo, los diferentes participantes comenzarán a ofrecer ideas y soluciones posibles. No obstante, muchas de ellas pueden no ser aplicables, sobre todo si no has aclarado previamente el periodo en el que debe implementarse la idea.

No es lo mismo ofrecer una solución que debe implementarse dentro de los próximos 3 meses que una que puede llevarse a cabo a lo largo del próximo año. Establecer el periodo de trabajo resulta esencial para que las ideas se ajusten a los límites y, por ende, sean más eficaces.

3. Elabora un presupuesto adecuado a la realidad de tu empresa

Una sesión de brainstorming (lluvia de ideas) puede brindarte decenas de buenas ideas. Sin embargo, es posible que solamente un puñado se adecúen a las necesidades específicas de tu empresa y, a su vez, al presupuesto preestablecido.

Para evitar malgastar el tiempo en ideas deslumbrantes que requieren una inversión imposible para tu compañía, se aconseja que elabores un presupuesto. Este dato debería ser comunicado al inicio de la reunión de ideas para que cada participante lo tenga en mente a la hora de plantear soluciones.

4. Analiza la información que poseen los empleados sobre la situación actual

Como líder, conoces los entresijos de tu empresa, pero tus empleados no. Al menos, no todos ellos. Uno de los conceptos fundamentales a la hora de preparar una reunión creativa es analizar los datos que poseen los participantes. ¿Están realmente al tanto de lo que sucede en la compañía? ¿Conocen de antemano el problema a tratar? ¿Cuánto saben al respecto?

Responder a estas preguntas te permitirá evaluar si es necesario preparar información adicional que sirva para entender la problemática en profundidad. Una completa comprensión de la situación fomentará mejores ideas. Asimismo, asegúrate de definir cada uno de los conceptos que puedan dar lugar a dudas. Por ejemplo, al hablar de un aumento de producción, deberías indicar si te refieres a unidades totales o unidades sin defectos. En el caso de incrementar el número de clientes, deberías identificar si te refieres a clientes efectivos totales o clientes de repetición. Y así sucesivamente.

5. Escoge un guía para la sesión de brainstorming

Toda reunión requiere de una persona que guíe la misma y que actúe ante cualquier discrepancia o inconveniente. En el caso particular de una sesión de brainstorming (lluvia de ideas), es imprescindible que esta persona conozca en profundidad la técnica para minimizar el riesgo de problemas que puedan afectar su eficacia.

Por otra parte, dicha persona debe ser totalmente imparcial, preferentemente con dotes de liderazgo y no sesgado por su posición dentro de la compañía. La idea es que el facilitador de la sesión de lluvia de ideas fomente la participación de todos los integrantes y evite que un par dominen la discusión. Solo así puede evitarse el pensamiento de grupo que, en última instancia, perjudica el fin de esta metodología.

6. Invita a los participantes adecuados a la sesión de lluvia de ideas

¿A quién invitar a participar de una reunión creativa? Sin lugar a dudas, esta es una de las dudas más habituales dentro de la planificación de una sesión de brainstorming. Por lo general, se considera que el número óptimo es de entre 5 y 8 participantes, aunque puede llevarse a cabo con solo tres. No obstante, no se recomienda que la cantidad de invitados supere los diez.

Ahora bien, si pudiésemos hacer un prototipo de los invitados a una reunión de brainstorming (lluvia de ideas), este indicaría que se incluyese tanto a personas afectadas por el desafío creativo como no afectadas, al menos directamente. Asimismo, sería perfecto poder incluir personas de diferentes edades, orígenes y culturas. Sentar en una ronda a personas variadas da lugar a toda clase de ideas. De hecho, los principiantes en una temática suelen presentar abordajes poco convencionales que pueden ser refrescantes e innovadores.

Selecciona un ambiente relajado para llevar a cabo la sesión de brainstorming

¿Buscas fomentar el pensamiento creativo? Entonces, aléjate de los convencionalismos. Olvídate del tradicional salón de reuniones y las presentaciones de PowerPoint. Genera un ambiente relajado, lejos del que suele reinar en los encuentros formales. Piensa en una sesión de brainstorming como un encuentro entre colegas.

Un espacio nuevo puede ser un disparador para que los participantes se dejen llevar por la novedad y se encuentren más perceptivos y receptivos. Apuesta a la plasticidad cerebral y busca opciones para fomentar un espacio creativo. Un pícnic en el parque, un encuentro informal en ese bar que tanto gusta a tus empleados o, incluso, una reunión en una oficina diferente puede ser lo que necesitas para fomentar la creatividad.

8. Apuesta por la brevedad de la sesión

El pensamiento creativo suele ser efímero. Esto significa que el grado de concentración necesario para encontrar soluciones diferentes es tan alto que no puede mantenerse por largos periodos de tiempo. Así, se recomienda que una sesión de brainstorming (lluvia de ideas) no supere la hora y media. En líneas generales, una reunión creativa se estructura en cuatro partes: presentación, divergencia, convergencia y conclusión.

La ronda se inicia con la presentación del desafío creativo, el contexto, los límites y las definiciones. El tiempo no debería superar los 20 minutos. Luego, arranca propiamente la sesión de brainstorming con la etapa divergente (30 minutos). En esta instancia, los participantes generan ideas espontáneamente que son recabadas en papel. Durante 20 minutos de convergencia, se clasifican las ideas y se seleccionan las mejores. Por último, se realiza el cierre en el cual se establece quién llevará a cabo cada tarea y cómo se realizará el follow up. Puedes reducir estos tiempos enviando la presentación y las conclusiones por escrito a través del email corporativo y un gestor de tareas.

9. Pon a prueba el brainwriting

Una de las principales problemáticas asociadas a una sesión de brainstorming (lluvia de ideas) es la falta de participación de algunos individuos. La realidad es que esta técnica implica una respuesta rápida, sin análisis. Es decir, que cada persona comparte una idea sin haber tenido tiempo de analizarla. Esta situación puede generar incomodidad e, incluso, temor al fracaso. Así, algunos participantes pueden quedarse en un segundo plano. Esto perjudica el fin último de una reunión de ideas.

Para minimizar estos riesgos, es posible poner en práctica el brainwriting, una técnica derivada del brainstorming que consiste en permitir que cada participante anote sus ideas. Si bien las ideas siguen siendo espontáneas, cuentan con la gran ventaja del anonimato, ya que es el facilitador quien las recoge y las comparte en voz alta.

10. Sigue la agenda al pie de la letra

El facilitador de la sesión de lluvia de ideas es el encargado de lograr que se respeten los tiempos estipulados y, a su vez, se cumplan con los requerimientos. Para ello, de manera previa a dicha ronda, es necesario preparar una detallada agenda. Anotar todos los puntos a abordar, junto con los tiempos y la manera de hacerlo, servirá de guía para mantener a todo el equipo enfocado en el objetivo de la reunión.

Asimismo, enviar esta agenda a cada participante con anterioridad puede ser beneficioso para que cada uno sepa a qué atenerse. El uso de una plataforma colaborativa como Bitrix24 puede ser útil en este aspecto. Dicho software permite la creación de reuniones con confirmación de asistencia, recordatorios y la posibilidad de adjuntar toda clase de datos y documentos.

11. Considera una sesión de brainstorming (lluvia de ideas) online

Habitualmente, las sesiones de lluvia de ideas se llevan a cabo de manera presencial. Al menos, así era en el pasado, cuando se consideraba que la interacción cara a cara mejoraba el resultado final. Sin embargo, en la actualidad cada vez son más las empresas que optan por realizar una sesión de ideas online.

Para ello, deberías implementar una aplicación que incluya múltiples herramientas, entre ellas de comunicación, calendario y, por supuesto, opciones para el trabajo colaborativo. Entre las opciones disponibles en el mercado, destaca Bitrix24 debido a su completa oferta y su uso intuitivo. Al crear una cuenta, podrás compartir documentos, hacer videoconferencias y videollamadas, gestionar tareas y proyectos, crear calendarios compartidos y mucho más.

12. Lleva a cabo un seguimiento después de la reunión creativa

La sesión de brainstorming (lluvia de ideas) es solamente la punta del iceberg. La misma despierta en los participantes la creatividad y esta sigue funcionando tras la hora y media del encuentro. En efecto, es posible que algunos empleados continúen dándole vueltas al desafío creativo y den forma a nuevas ideas.

Monitorear los avances de los participantes de la reunión te ayudará a recoger toda nueva idea que se presente. También, sería interesante que facilites la comunicación para que toda persona pueda hacerte llegar inquietudes u ocurrencias. Utiliza el chat, el email, las llamadas o las videollamadas para este fin. ¡Una lluvia de ideas no termina cuando se acaba el tiempo! Es solo el puntapié inicial de algo mucho más grande y provechoso para tu empresa.

El pensamiento creativo puede llevar a tu empresa a la cima

¿Aún te preguntas cómo llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas eficaz? Analiza la información, recaba datos y comunica. Luego, planifica la estructura de la reunión creativa punto por punto y no olvides examinar exhaustivamente a quiénes invitarás a participar. Por supuesto, busca con cuidado un guía para la reunión. En él recaerá el peso de sacar adelante la sesión. Recuerda que el ambiente también importa, ¡no lo dejes para último momento!

Clasifica las ideas y escoge aquellas que todo el grupo considere más factibles de triunfar. Asigna tareas y responsabilidades y, por supuesto, monitorea regularmente los avances. Esto es mucho más fácil de realizar si el proceso se registra de principio a fin en una app integral como Bitrix24. ¿Aún no tienes tu cuenta? Aprovecha y regístrate hoy mismo. Te ayudará a compartir datos, gestionar proyectos, registrar avances y obtener información sobre el desempeño personal y grupal. ¿A qué esperas?