Liderar equipos de trabajo en la era digital no es una tarea sencilla. Los medios digitales se han establecido con éxito en nuestra vida diaria y nuestro modo de trabajar está tomando constantemente nuevas formas en cuanto a la gestión de proyectos se refiere. Esto ha abierto nuevas oportunidades, pero también desafíos que requieren algunos consejos de gestión de proyectos para manejar de forma adecuada este ámbito complejo.
El flujo de trabajo debe organizarse de manera óptima en la gestión de proyectos. La atención se centra cada vez más en el contacto virtual, que sustituye al contacto personal; se realiza el intercambio de datos a través de canales digitales y surgen nuevas tareas para el manager de proyecto y el equipo asociado en esta era digital.
Hoy queremos compartir contigo 12 tips de gestión de proyectos que seguro te ayudarán a gestionar tareas y proyectos de forma más eficiente, y a incrementar el rendimiento del equipo y tu empresa.
12 tips para la gestión de proyectos digitales
1. Facilita la comunicación entre los trabajadores
El primero de los consejos de gestión de proyectos en la era digital está muy ligado a uno de los principales problemas que presentan muchas empresas: la falta de fluidez en la comunicación.
Para que un proyecto avance de forma adecuada, es imprescindible favorecer la comunicación entre los miembros del equipo. Desde la asignación de tareas al reporting o la aprobación de procesos, es importante que haya un intercambio de información constante.
En este sentido, es recomendable llevar a cabo reuniones semanales y fast tracks frecuentes de forma que todos los profesionales involucrados en cada una de las partes del proyecto estén al día en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de un software para colaborar de forma óptima.
2. Define claramente tus objetivos
Tener una empresa es toda una aventura. Y aunque sea imposible evitar algunos imprevistos, disponer de un plan predefinido al que ceñirse puede ayudarte a sobrepasar algunos contratiempos.
Antes de dar ningún paso, debes preguntarte cuáles son tus objetivos. ¿Hacia dónde vas? ¿Cuándo quieres llegar? De lo contrario, navegarías sin rumbo y sería imposible medir el desempeño de la empresa y determinar las siguientes fases.
Estos objetivos, que se pueden establecer en forma de KPI, te ayudan a verificar al final de cada ejercicio si el avance es el esperado, dónde hay dificultades para avanzar o si te has precipitado en algún aspecto.
Aprovecha los avances tecnológicos y las herramientas de gestión de proyectos de esta era digital para registrar los progresos y revisarlos.
Es importante tener en cuenta que las circunstancias que rodean a un negocio y al mercado pueden ser variables, por lo que en ocasiones puede ser necesario redefinir los objetivos.
3. Ayúdate de una metodología ágil
Una de las claves para que los proyectos y tu negocio sean productivos es el trabajo eficiente. Por este motivo, una de nuestras recomendaciones de gestión de proyectos es que apuestes por una metodología ágil.
El uso de estas metodologías permite mejorar los flujos de trabajo en proyectos en los que intervienen dos o más personas.
Mediante calendarios, etiquetas, listas, asignación de tareas, etc., puedes conocer fácilmente el estado de los proyectos y sus necesidades. Cada miembro del equipo sabe cuándo debe actuar y dónde es necesaria su intervención.
Esto permite a los equipos trabajar más rápido, ser más eficientes y, por supuesto, reducir costes.
Entre las metodologías ágiles más populares se encuentra la metodología scrum, indispensable en proyectos de alta complejidad.
4. Anticípate a los problemas
Sé previsor, evalúa detenidamente cuáles son las posibles complicaciones que pueden surgir en el futuro y diseña planes de contingencia así como posibles soluciones.
En el mejor de los casos, no necesitarás aplicarlas. Y en el peor, estarás preparado para hacer frente a los obstáculos que se presenten.
5. Usa un software para gestión de negocios
Vivimos inmersos en la era de las nuevas tecnologías. Nos comunicamos con personas de otras partes del planeta mediante smartphones, disfrutamos de nuestras series favoritas mientras esperamos el tren… El ámbito laboral no podía quedarse atrás en esta revolución.
El uso de un software para la gestión de negocios puede transformar completamente la forma de trabajar en tu empresa. Estas herramientas permiten gestionar fácilmente la contabilidad, gestionar los proyectos y clientes de forma sencilla, conectar al equipo de manera directa, realizar videollamadas… y mucho más, desde una única plataforma.
6. Promueve un buen clima laboral
Como mencionábamos en el primero de nuestros consejos de gestión de proyectos en esta era digital, la comunicación entre los distintos miembros del equipo es elemental para el avance del proyecto. Para conseguir esto, debes fomentar un buen clima de trabajo.
Preocúpate por los trabajadores. Interésate por sus inquietudes, pregúntales su opinión, hazles partícipes de la toma de decisiones. Las personas necesitan sentirse valoradas para mantener la motivación. Y un buen líder es aquel que consigue que sus trabajadores estén motivados.
No olvides que un buen clima laboral favorece al incremento de la productividad.
7. Sé realista
Está bien ser ambicioso y pensar a lo grande. De hecho, es algo que siempre debes tener en cuenta si quieres ver tu negocio prosperar. Sin embargo, debes tener los pies sobre la tierra y ser consciente de lo que realmente puedes abarcar.
Administra tu tiempo y organiza tus esfuerzos de forma que puedas ofrecer el máximo en cada tarea que realices.
Cuando te plantees seriamente crecer, hazlo de forma coherente y con previsión de futuro.
8. Transmite el sentido de la responsabilidad
Como parte de la gestión de tu proyecto, incorpora a algunas personas al equipo que brinden transparencia sobre todas las cifras y procesos, pero que además puedan trabajar de forma independiente.
Haz saber a tu equipo que, como gerente de proyecto, tienes la responsabilidad total del proyecto hacia los superiores o hacia el cliente, pero el proyecto solo puede salir adelante si cada miembro del equipo es consciente de su responsabilidad y asume las consecuencias.
9. Define bien los roles
Los perfiles interdisciplinares pueden ser muy útiles en una empresa, pero cada uno tiene sus habilidades y también sus carencias.
Uno de los talentos de un buen líder que gestione cualquier proyecto en la era digital consiste en saber qué lugar en el tablero debe ocupar cada pieza, para sacar provecho a sus fortalezas y conseguir que sus debilidades no supongan una desventaja para el equipo.
Esto es especialmente importante en proyectos en los que colaboran diferentes perfiles, donde cada uno debe saber hasta dónde llegan sus competencias y su habilidad.
10. Mantente siempre actualizado
Nuestro décimo consejo de gestión de proyectos en la era digital puede parecer una obviedad. Pero en estos tiempos vertiginosos, o te mantienes actualizado o tus competidores te adelantarán.
El mundo globalizado en el que vivimos brinda infinidad de oportunidades. Los posibles clientes para tu negocio se han multiplicado exponencialmente, pero también lo ha hecho tu competencia.
Mantente actualizado con herramientas y plataformas que permitan no solo recabar información sobre el mercado, la competencia, los clientes potenciales,... sino que también puedan ser integradas en tus flujos de trabajo, en cualquier ámbito relacionado con tu empresa.
11. Invierte en formación para el equipo
Tu empresa debe mantenerse actualizada. Pero tus empleados deben ser capaces de seguirle el ritmo. De nada sirve tener un negocio con las herramientas adecuadas si el equipo no sabe cómo usarlas.
Invierte en la formación de tus empleados y asegúrate de que dominen a la perfección las herramientas digitales a su disposición. Es la única manera de sacarles provecho y rentabilizar la inversión que suponen siempre estos instrumentos.
12. Disfruta con lo que haces
La gestión de proyectos puede ser una tarea difícil. Se enfrentan nuevos retos en cada fase con el equipo y en ocasiones se cometen errores en el proceso. No desesperes si las cosas no funcionan.
Aprovecha cada equivocación para tomar mejores decisiones en el futuro.
¿No te gusta lo que haces? Cámbialo. Reinvéntate. Haz que las cosas sean diferentes. Solamente si disfrutas con lo que haces podrás sacar el máximo rendimiento de ti y de tu equipo.
Gestiona tus proyectos más fácilmente en la era digital
Con la ayuda de estos 12 consejos para la gestión de proyectos en la era digital nada se interpondrá en el camino del éxito de tus proyectos. Como manager de proyectos y líder de uno o varios equipos, déjate involucrar en el asesoramiento y percibe tu trabajo como un proceso de optimización constante, en el que no se descuida la humanidad y la comunicación personal con todas las posibilidades de digitalización. Los resultados no tardarán en llegar.
