Software de gestión de documentos

Un negocio genera toneladas de información cada año. Algunos de estos datos pueden estar a disposición de todos los miembros del mismo, mientras que otros atañen solamente a una porción que tiene los permisos requeridos para acceder a ella.

Bitrix24 facilita la disposición de autorizaciones para empleados, de manera tal que cada empleado pueda acceder a los datos según su nivel de responsabilidad. Asimismo, estos documentos compartidos pueden almacenarse en el Drive de la corporación o en el Drive de un determinado grupo de trabajo.

Los trabajadores pueden crear archivos para controlar sus propios avances laborales sin que sus compañeros ni supervisores dispongan de acceso a los mismos. Para ello, Bitrix24 ofrece Mi Drive, un almacenamiento personal para documentos privados.

Los archivos que se almacenan en Mi Drive no se incluyen dentro del listado de documentos compartidos de la empresa y, por ende, no son accesibles a menos que el creador y dueño del documento lo comparta de forma directa en caso de ser necesario.

La gestión documental tiene como meta el ahorro de tiempo y recursos tanto a la hora de crear documentos como de buscarlos y utilizarlos para determinar el rumbo a seguir. Bitrix24 no solo ofrece la posibilidad de crear documentos desde cero, sino que cuenta con plantillas totalmente personalizables.

Por supuesto, la plataforma simplifica también la elaboración propia de documentos y su almacenamiento como plantillas para usos posteriores. Así, se minimizan los riesgos de errores a largo plazo y se disminuyen los tiempos necesarios para elaborar albaranes, facturas, contratos, cotizaciones y una enorme cantidad de documentos habituales.

Si buscas minimizar el despilfarro de recursos ocasionado por la solicitud de documentos de un departamento a otro, sin lugar a dudas deberías evaluar la posibilidad de optar por una plataforma de gestión de documentos. Su utilización evita que los trabajadores deban dejar su trabajo diario de lado para buscar y compartir datos.

La aplicación Bitrix24 facilita la creación de una intranet que centraliza todos los datos de cada departamento para que los mismos estén al alcance de quien los necesite en un momento puntual. Por supuesto, estos archivos pueden protegerse mediante niveles de autorizaciones que puede gestionar el administrador.

La nueva tendencia hacia el teletrabajo ha convertido a las herramientas colaborativas en esenciales para cualquier empresa. Por este motivo, resulta importante escoger entre las plataformas de gestión documental una aplicación que favorezca la cooperación en línea.

En el caso de Bitrix24, el software posibilita el trabajo en simultáneo con la posibilidad de generar conversaciones dentro del mismo documento que se está editando. Asimismo, la solución permite el almacenamiento de varias versiones y de los cambios efectuados en tiempo real, como también la descarga del archivo, si fuese necesario.

Una de las grandes ventajas que ofrece Bitrix24 frente a otras plataformas de gestión documental es su almacenamiento y contabilización de los cambios realizados dentro de un mismo documento. Esta función resulta imprescindible al hablar de archivos colaborativos.

En Bitrix24 se guardan absolutamente todas las modificaciones realizadas en un determinado documento, con toda la información sobre la fecha y la hora del cambio, y el usuario que realizó dicha modificación. De esta manera, es fácil restaurar una versión anterior en caso de necesidad.

La posibilidad de modificar archivos en tiempo real puede generar pequeños conflictos originados por contingencias o diferencias de opinión entre los trabajadores de un mismo equipo de trabajo. Frente a esta situación, el administrador puede proteger la integridad del documento y evitar que se continúe su edición.

Los bloqueos de edición en Bitrix24 son revocables; esto significa que se puede bloquear la edición de un documento por un tiempo determinado hasta que se determine la mejor manera de proceder. Durante el tiempo en que esté bloqueado, el archivo solamente podrá ser modificado por el administrador.

La implementación de un DMS (Document Management System) se lleva a cabo para mejorar la experiencia a la hora de buscar datos determinados. Por este motivo, la plataforma de gestión de documentos escogida debería brindar una opción de búsqueda fácil, intuitiva e inmediata. Este es el caso de Bitrix24.

Buscar una información en este software de gestión documental es sumamente sencillo, ya que la búsqueda no solo se realiza por palabras claves, sino también a través de búsquedas relacionadas. Más allá de esto, el listado de propuestas asociadas con la búsqueda incluye la cantidad de “likes” de cada documento; lo que facilita la evaluación sobre la calidad de la información contenida en el mismo. 

Si tienes documentos guardados y compartidos en alguna de las más extendidas aplicaciones de almacenamiento en la nube, como Google Drive, Dropbox u OneDrive, entre otros proveedores, podrás integrarlos rápidamente a tu cuenta de Bitrix24.

De hecho, Bitrix24 permite la indexación de archivos desde cualquiera de las plataformas mencionadas, tras la adecuada otorgación de permisos. Por otra parte, para mantener la compatibilidad entre las herramientas de software, Bitrix24 sincroniza regularmente las versiones

Entre todas las plataformas de gestión documental, Bitrix24 destaca como la más completa. De hecho, se trata de una solución integral que cubre todas las necesidades de tu empresa, ya que no solo permite organizar, gestionar, administrar y almacenar la información. Bitrix24, además, ayuda a centralizar datos en el CRM, a automatizar tareas repetitivas, ofrece calendarios compartidos y personales, un potente gestor de tareas y proyectos, e incluye herramientas de comunicación variadas, como chats, llamadas, videollamadas y videoconferencias, y un contact center, entre muchas otras funcionalidades. Sin lugar a dudas, Bitrix24 es el software que necesitas para que tu empresa crezca y alcance el éxito. ¡Pruébalo ahora!