Trucos con IA para trabajo colaborativo

El uso de la inteligencia artificial (IA) y el trabajo en equipo en empresas ya no es solo una idea; es una realidad para muchas personas que trabajan de forma remota. Uno de los obstáculos más grandes que enfrentan los equipos que trabajan de manera virtual, tiene que ver con comunicarse con otros integrantes y transmitir información de manera clara y efectiva.

Y en este aspecto es donde la IA puede mejorar el trabajo remoto: desde la automatización de tareas aburridas hasta mejorar significativamente la forma en que interactúas con tus compañeros. Su impacto es de gran alcance y lo mejor es que pueden mejorar tu productividad y colaboración a un bajo costo. Sin más, queremos compartirte varias herramientas y trucos con IA para trabajo colaborativo, que te ahorrarán mucho tiempo y dinero.

Por qué usar IA en el trabajo remoto

Uno de los beneficios más inmediatos de la IA en el trabajo colaborativo es su capacidad para manejar tareas administrativas y repetitivas. Imagina un sistema de inteligencia artificial que ordene tus correos electrónicos, programe tus reuniones e incluso te envíe recordatorios para que no olvides ningún proyecto.

Todo eso ya existe hoy, por ejemplo, usando herramientas de Google Workspace. Al hacerse cargo de estas tareas rutinarias, la IA te da la libertad para concentrarte en trabajos más complejos y creativos. No se trata de sustituir el esfuerzo humano sino de potenciarlo, permitiéndonos emplear nuestras energías en tareas más interesantes, como planear una estrategia de redes sociales o analizar datos complejos sobre nuestro negocio para tomar decisiones.

Mejora las reuniones de trabajo en equipo

Las reuniones, sean en la forma que sean, son esenciales cuando se trata de trabajo colaborativo. Las empresas que usen la metodología agile, por ejemplo, tendrán reuniones diarias donde se mantendrán actualizados sobre el progreso de cada uno. También se sumarán otras reuniones, como, por ejemplo, para compartir nuevas ideas de trabajo o reuniones generales con otros equipos, cuando se trate de procesos multidisciplinarios.

Para este tipo de reuniones, las herramientas con IA como Zoom o Google Meet son ideales. Además de proveer una plataforma gratuita o a bajo costo para que todos puedan conectarse al mismo tiempo, actualmente también ofrecen ciertas características con IA, como por ejemplo:

• Subtítulos en tiempo real: al usar la versión paga de Google Meet, tienes la opción de subtitular a quien está hablando en tiempo real y en distintos idiomas.

• Eliminación de ruido de fondo con el uso de IA, para que ningún ruido molesto distraiga al grupo que está trabajando.

Otros métodos de trabajo tal vez no exijan reuniones cuando se trata de trabajo colaborativo en línea pero de todas maneras, siempre hay que comunicarse con los compañeros. Si el principal canal de comunicación es escrito (a través del uso del email u otras apps), te dejamos algunos tips aquí abajo:

Herramientas de traducción con IA

Es indudable que el trabajo remoto ha unido a equipos de personas de todo el mundo. Hoy en día, no es raro trabajar con miembros del equipo que están en distintas partes del mundo y en diferentes zonas horarias. Si bien esto presenta bastantes desafíos a recursos humanos, también puede dificultar la comunicación, especialmente si las personas tienen distintos idiomas nativos.

Es cierto que las personas que trabajan de manera remota hoy en día deben tener ciertas habilidades, como un buen nivel de inglés, pero eso no significa que se sientan completamente cómodas usando este idioma para una comunicación diaria.

Por ejemplo, las frases idiomáticas o los chistes son difíciles de comprender y usar cuando te estás comunicando con otros miembros de la empresa en un ambiente más relajado. En estos casos, los traductores automáticos, como Google Translate o Deepl, pueden convertirse en los mejores aliados para mejorar el trabajo en equipo.

Pero no son las únicas opciones: hay otras alternativas, como Smartling, que incluso se integran con otras herramientas necesarias para el trabajo colaborativo, como Figma o Adobe. Imagina ser diseñador, estar trabajando con Wireframes en otro idioma y tener la posibilidad de integrar un traductor en esa misma herramienta para comprender todo de forma más integral. ¡Te ahorraría mucho tiempo y esfuerzo!

Usa un asistente virtual

Los asistentes virtuales impulsados por IA, como Siri y Alexa, son cada vez más populares en el trabajo remoto. Antes, simplemente eran utilizados en el hogar, para definir qué música poner, encender una TV inteligente o hacer preguntas de conocimiento general a Alexa. Pero ahora también pueden ayudar a gestionar proyectos de trabajo remoto.

Este tipo de asistentes virtuales con IA pueden realizar diversas tareas, como:

• Programar citas y conectarse con calendarios como Calendly o el de Google.

• Enviar correos electrónicos en tu nombre y programarlos para algún horario posterior.

• Configurar recordatorios

• Y mucho más.

Al hacer todo esto de una manera rápida y efectiva, te será mucho más sencillo administrar tu tiempo de manera más eficiente y tener momentos para disfrutar de cosas que te gusten, más allá del trabajo. Y una herramienta que te puede ayudar mucho cuando se trata de estrategias para trabajar en equipo es CoPilot, de Bitrix24.

Este no es un simple chatbot con inteligencia artificial que puede responder preguntas generales, sino que ha sido específicamente diseñado para personas que trabajen de manera remota y tengan ciertas necesidades, como por ejemplo:

• Te ayuda a redactar descripciones de ciertas tareas y requisitos y luego distribuirlas con los miembros de tu equipo de trabajo de forma rápida y efectiva.

• Puedes hacer listas de verificación automáticas (checklists) en sólo segundos.

• Te ayuda también a resumir los comentarios de otros compañeros en una cadena de correos electrónicos, por ejemplo, para que la comunicación sea más ágil y puedas tomar acción más rápido.

Pruébala hoy y verás la diferencia en tu eficiencia al trabajar en equipo.

Generador de presentaciones colaborativo

Cuando se trata de trabajo remoto, además de reuniones online como técnica de trabajo en equipo, las presentaciones también se vuelven protagonistas. Imagina que tu equipo ha estado trabajando durante meses en un software para presentar a un cliente y, en el proceso, han aprendido ciertas técnicas que ahorran tiempo, o que han cometido algunos errores cuya solución puede servirle a otros miembros de la empresa. En esos casos, lo más eficiente sería preparar una presentación estructurada, para luego compartirla en una reunión.

Aquí es donde todo puede volverse tedioso, porque además de los nervios de tener que hablar en público y el tiempo de preparación del mensaje, también tendrás que preparar una presentación visual para guiar a tus compañeros. Si bien antes una de las pocas opciones que había era PowerPoint o luego Prezi, hoy hay miles de herramientas con IA que te ayudarán a crear una presentación bien estructurada y hasta entretenida, en sólo segundos.

Este proceso es todavía más crucial en el caso de profesiones donde los reportes sean moneda corriente, como en el caso de un social media manager que cada semana o mes debe reportar métricas y explicarle al cliente cuánto ha crecido su cuenta o cuántas ventas se han realizado gracias a las campañas. Estas herramientas toman texto que ya hayas escrito (tal vez tus notas al respecto de lo que quieras compartir) y con eso, generan una presentación donde luego puedes personalizar las fotos, los vídeos, los colores, la fuente y mucho más.

Calendarios con IA

Y si hablamos de la importancia de las reuniones, no podemos dejar de resaltar que no es sólo importante tener recordatorios para no olvidarlas, sino que luego hay que recordar y poner en acción lo que se habló en ellas. Esto puede parecer una tarea sencilla en el caso de personas que tienen reuniones específicas y esporádicas, pero no lo es para aquellos que tienen muchas reuniones por día. Puede ser complicado recordar exactamente qué se dijo en cada una y por eso tener un buen manejo del calendario es crucial.

Por suerte, hay varios complementos con IA que puedes utilizar en las reuniones, que luego te ayudarán con recordatorios y con resúmenes de lo que se ha hablado. De esta manera, no te olvidarás de los resultados o conclusiones de ninguna reunión importante. También puede ser de ayuda al establecer reuniones donde todos los miembros tienen un calendario complicado y donde los horarios se cruzan.

Por ejemplo, LoopinAI te dará un contexto sobre cada reunión antes de que comience, para que nunca olvides por qué has decidido proponer esa llamada en particular. Podrás concentrarte en la conversación sin problemas porque la herramienta va a grabar, transcribir, y luego resumir esa reunión de forma escrita, para que luego puedas simplemente leerla y recordarla.

Herramientas para relajarse

Trabajar de forma remota y colaborativa también implica tener un poco de ocio para proteger tu salud mental y fomentar la unidad del equipo. Muchas empresas crean espacios de ocio breves pero necesarios, dentro del horario de trabajo para que los miembros del equipo puedan divertirse durante un tiempo y conocerse mejor. En este sentido, es tan sencillo como conectarse todos juntos a jugar Among Us en grupo y pasar un buen rato.

Y si lo que buscas es conocer a tus compañeros, hay muchas herramientas con IA que te ayudan a romper el hielo con chistes o frases simpáticas que tal vez no se te ocurrirían. Un ejemplo es Icebreaker Bot, donde a partir de un diálogo sencillo, puedes generar consignas o frases que rompan el hielo de acuerdo al tema que más te guste o a la consigna del día.

Algunos riesgos de la IA en el trabajo colaborativo

Indudablemente, estos trucos con IA pueden hacer que tu trabajo colaborativo sea mucho más rápido y fácil, pero ¿qué pasa con los riesgos de utilizar herramientas tan nuevas en un ambiente laboral? Aquí te explicamos algunos de los más importantes.

Privacidad y confidencialidad de los datos

Un riesgo importante en torno al uso de la IA (especialmente cuando se trata de IA generativa) está relacionado con la privacidad y confidencialidad de los datos. Por ejemplo, cualquier documento o mensaje que envíes a software como la versión pública de ChatGPT ya no será privado ni confidencial.

Hay que tener mucho cuidado para no violar las reglas del RGPD y terminar enviando información confidencial a una herramienta que no la salvaguardará de forma eficiente. Afortunadamente, muchos servicios pagos de IA cuentan con barreras de seguridad para garantizar que se cumplan las leyes y regulaciones que tienen que ver con la privacidad y la confidencialidad de los datos. Asegúrate de usar herramientas con buena reputación y que hayan sido creadas con tus objetivos en mente, como sucede con CoPilot de Bitrix24.

Infringir la Propiedad Intelectual

Otro riesgo al usar IA generativa es que pueden no respetarse los derechos de autor y la propiedad intelectual. Un modelo de lenguaje grande como GPT-3 y GPT-4 se ha entrenado a través de grandes cantidades de contenido disponible en Internet, pero no tiene en cuenta ninguno de los derechos de propiedad intelectual sobre ese contenido. Por ejemplo, si alguna vez le has pedido a esta herramienta que te genere un poema al estilo de Shakespeare, habrás notado que los resultados son muy buenos.

Esto sucede precisamente porque ha sido entrenada con los textos de este autor; así que las respuestas dadas por estos chats pueden entonces reproducir material protegido por derechos de autor. Como resultado, terminan apareciendo dudas sobre quién es el verdadero autor de un contenido y esto puede traer problemas legales a las empresas. Por lo tanto, hay que proceder con cautela cuando se trata de IA en el trabajo.

Equidad y parcialidad

Por último, existen riesgos en cuanto a la equidad y la parcialidad en relación con la IA, por ejemplo, en cuanto a la contratación o en el análisis de datos. Esta orientación, puede reflejar el material con el que fue entrenada la IA y las creencias del grupo que creó los algoritmos (que son seres humanos, después de todo). Los medios de comunicación han cubierto estos problemas mediante experimentos bien documentados que han demostrado, por ejemplo, que la IA puede producir estereotipos relacionados con la producción de imágenes y el reconocimiento facial.