Si sientes que ha llegado el momento de encontrar una fórmula que te permita gestionar los equipos de tu organización de forma más eficiente, es posible que hayas pensado en la opción de comprar o implementar un software de gestión de equipos. Las herramientas para la gestión de equipos han evolucionado tanto en los últimos años que, en ocasiones, es posible sentirse desbordado por la gran variedad de sistemas de gestión de equipos disponibles en el mercado. Para que el análisis de opciones sea un poco más sencillo, a continuación, encontrarás 6 factores clave que debes tener en cuenta si estás inmerso en el proceso de selección de un software de gestión de equipos para tu empresa.
1. Escoge una herramienta de gestión de equipos intuitiva y visual
Puede parecer algo obvio, pero al elegir un software de gestión de equipos de trabajo es importante que éste permita organizar el trabajo de forma ágil. Lo que se pretende al implementar un programa de organización del trabajo es que las tareas puedan asignarse instantáneamente y que la comprobación de su estado pueda llevarse a cabo de forma rápida. Es por esto que las herramientas de gestión de equipos que cuentan con fechas de vencimiento, niveles de prioridad o posibilidad de establecer notas y etiquetas de forma visual son muy efectivas. Tanto para el responsable de proyecto como para los mismos integrantes del equipo, disponer de una herramienta visual e intuitiva va a proporcionar mayor agilidad de trabajo a ambas partes.
2. Asegúrate de que el software de gestión de equipos potencia la comunicación
Un factor esencial a tener en cuenta en la elección de una herramienta de gestión de equipos de trabajo es que esta debe, en gran medida, ayudar a potenciar una comunicación bidireccional y fluida. Con un software de gestión de equipos, tu empresa podrá cubrir las barreras generadas por la distancia y la imposibilidad de contar con todos los equipos en un mismo espacio físico. Este es uno de los beneficios más destacados del software de gestión de equipos de Bitrix24. Gracias a las múltiples opciones de comunicación que incorpora como chat en vivo, herramientas de email o videoconferencias, entre otras, la comunicación grupal se verá reforzada. La posibilidad de optar por distintos canales de comunicación desde una misma herramienta centralizada constituye un valor diferencial para todos los equipos.
3. Haz hincapié en las funcionalidades colaborativas del software
Antes de adquirir un software de gestión de equipos es importante volver a reflexionar sobre el objetivo que se pretende conseguir incorporando a la organización un software de gestión de equipos. Si tienes bien definido que existe un déficit en la gestión de proyectos interdepartamentales, entonces será más adecuado escoger una herramienta con distintas funcionalidades colaborativas. Si de un proyecto participan muchos integrantes, tanto internos a la organización como externos, escoger una herramienta con opciones de privacidad puede ser una buena solución. El software de Bitrix24 permite conceder un mayor o menor acceso a distintos miembros de un equipo. Asimismo, ofrece opciones de colaboración que incluyen la posibilidad de crear calendarios compartidos o compartir y enviar archivos.
4. Elige un software de gestión de equipos que permita generar informes
El software escogido además de facilitar la centralización de toda la información y seguimiento del avance de los proyectos de cada equipo de trabajo, debe permitir justificar todas las acciones que se han llevado a cabo. Esto es únicamente posible si el software de gestión de equipos cuenta con la posibilidad de extraer informes. Un aspecto diferencial de la herramienta es que, además de permitir descargar resultados, sea capaz de generar informes automáticos según parámetros establecidos. De este modo, es posible crear filtros y campos para posteriormente escoger, cuáles se desean descargar y analizar. Bitrix24 cuenta con funcionalidades de reporting que incluyen métricas como tiempo invertido en tareas, prospectos contactados y hasta número de leads generados, entre otros.
5. No olvides el servicio de asistencia al cliente
A la hora de elegir un software de gestión de equipos es recomendable elegir un proveedor que ofrezca asistencia y servicio de atención al cliente durante toda la vida útil de la solución. Especialmente en las primeras etapas de implementación va a ser necesario poder contar con un equipo de acompañamiento que ofrezca respuesta a dudas que vayan surgiendo durante el proceso de adaptación. Además, si se realizan tareas de gestión de equipos online, y estos se encuentran deslocalizados, es frecuente que surjan otras necesidades durante el proceso. Un software que ofrece soporte continuo no solo ayuda a que todo el equipo se sienta más confiado, sino que, además, permite ir aportando feedback para corregir errores.
6. Revisa todas las opciones de integraciones disponibles
Uno de los aspectos clave en la adquisición de un software de gestión de equipos es la revisión de sus compatibilidades con otros sistemas o plataformas. En la actualidad, surgen constantemente innovaciones tecnológicas relacionadas con aplicaciones y, por ello, no se debería descuidar este punto. Si no eres un experto en materia informática, es importante consultar con la empresa creadora del software y averiguar si la solución elegida permite su integración con otras herramientas disponibles en el mercado. En el caso de Bitrix24, esto es posible gracias a su API abierta. De este modo, los desarrolladores siempre tienen la posibilidad de realizar personalizaciones a medida y aplicar otras opciones de branding. En cuanto a los responsables de marketing, el Marketplace de Bitrix24 ofrece un amplio catálogo de aplicaciones con herramientas de terceros que incluyen plantillas y otras soluciones como pasarelas de pago y chatbots.
Consideraciones finales sobre la elección de un software de gestión de equipos
Antes de realizar una inversión para tu empresa, no olvides tener en cuenta estos 6 factores. Recuerda que es importante hacer partícipe a todo el equipo de la elección e implementación del software.
Si quieres tener éxito en tu elección e implementación de software de gestión de equipos, es recomendable que escojas una solución que permita probar la herramienta durante un periodo determinado o solicitar una demo.
El software de gestión de equipos de Bitrix24 ofrece la posibilidad de programar una demo gratuita con un responsable comercial y también ofrece un plazo de 30 días para instalar el producto de forma local o en un servidor remoto. Además, su versión gratuita proporciona infinidad de herramientas que, no solo te ayudarán en la gestión de equipos, sino también en la gestión de procesos y de la compañía. ¡Pruébalo hoy mismo y empieza a disfrutar de todas sus ventajas!
