¿Qué es la gestión flexible de proyectos? 8 claves para triunfar

Contenido

8 consejos para poner en práctica la gestión flexible de proyectos
1. Identifica los posibles riesgos y genera planes de acción
2. Escoge a los miembros adecuados para tu equipo de proyecto
3. Brinda libertad de acción a los miembros del equipo, pero mantén tu rol de gerente
4. Implementa un software que facilite la flexibilidad en la gestión de proyectos
5. Divide las tareas y revisa la carga laboral de cada empleado
6. Identifica las tareas cruciales del proyecto
7. Incluye reuniones planificadas con tu equipo
8. Realiza entregas periódicas y verifica las expectativas del cliente
Apuesta a la flexibilidad en la gestión de proyecto e incrementa el rendimiento

La flexibilidad en la gestión de proyectos facilita la toma de decisiones en entornos turbulentos o frente a las continuas modificaciones de las expectativas de los clientes. Lidera equipos de trabajo eficientes que pueden adaptarse a los requisitos cambiantes. Crea un entorno abierto a la modificación, la innovación y los avances. No te quedes en el pasado: apuesta a la gestión flexible de proyectos para alcanzar el éxito. Te contamos las claves para triunfar.

FAQ

 8 consejos para poner en práctica la gestión flexible de proyectos

Los métodos Agile revolucionaron la industria del software hace algunas décadas. Sin embargo, ahora han desembarcado a paso firme en todas las industrias. Si aún no aplicas la flexibilidad en la gestión de proyectos, ha llegado el momento de que comiences a hacerlo. En entornos inciertos como los que vivimos hoy en día, es la mejor manera de capear las turbulencias y hacer frente a los cambios.

Seguramente, como manager de proyecto, te has enfrentado más de una vez a variables impredecibles que han puesto en jaque tu plan. Pues bien, este enfoque busca maximizar la capacidad de adaptabilidad para que ninguna situación impida la consecución de los objetivos del proyecto. ¿Aún no sabes cómo aplicar la gestión flexible de proyectos para el éxito de tu empresa? 

1. Identifica los posibles riesgos y genera planes de acción

El primer paso para poner en marcha la gestión flexible de proyectos, es evaluar los riesgos que podrían afectar al proyecto. Para ello, nada mejor que utilizar una matriz de flexibilidad para la gestión de proyectos. La misma recoge las preferencias y prioridades del proyecto, resumiendo aquellas planteadas por el cliente. Analizar la matriz te permitirá identificar riesgos, aunque es sabido que es imposible controlar todas las variables, sobre todo las externas. Piensa qué podría suceder que afectase las variables indicadas en la matriz, es decir, costo, tiempo y calidad. 

Algunas situaciones externas que podrían afectar al desarrollo del proyecto son previsibles, como los días festivos. En estos casos, habría que adecuar el calendario para evitar demoras. Este punto resulta crucial particularmente cuando se trabaja con equipos remotos ubicados en diferentes localizaciones. Corrobora esta variable al inicio de cada proyecto. No obstante, también hay variables que no pueden preverse, como accidentes, enfermedades o falta de suministros. Una vez identificados los riesgos, deberías ser capaz de diseñar planes de acción. Revisar diversos escenarios y cómo actuar frente a cada uno de ellos aumentará tu confianza y la de todo tu equipo. 

2. Escoge a los miembros adecuados para tu equipo de proyecto

El éxito de la gestión flexible del proyecto depende, en gran medida, de tu equipo de trabajo. Por este motivo, resulta esencial que escojas a los empleados más adecuados para cada caso en particular. Esto implica no solo valorar el talento individual, sino también la capacidad de coordinación y comunicación de los trabajadores. Al fin y al cabo, en un entorno cambiante, pocas cosas resultan más importantes que la colaboración, la adaptación y el intercambio de opiniones. 

Del mismo modo, es relevante tomar en consideración la personalidad de cada empleado. Algunas personas se sienten cómodas trabajando bajo una estructura y, por ende, tienen mayores dificultades para adaptarse a las modificaciones. Otras están dispuestas a improvisar para sacar adelante un proyecto, aunque eso signifique dejar de lado los planes realizados. Estas últimas personas deberían formar parte de todo proyecto flexible. 

3. Brinda libertad de acción a los miembros del equipo, pero mantén tu rol de gerente

En el pasado, los gerentes de proyectos microgestionaban a sus empleados. Es decir, les otorgaban responsabilidades, pero continuaban manteniendo cada decisión bajo su control. En la actualidad, y sobre todo al hablar de la gestión flexible de proyectos, esto ha caído en desuso. Por un lado, los managers suelen encabezar numerosos proyectos en paralelo. En una realidad que se modifica de manera continua, es imposible estar involucrado en cada pequeña discusión o decisión. 

Por otra parte, los expertos señalan que aquellos trabajadores que tienen libertad de acción se sienten más motivados y, por ende, son más productivos. No obstante, evitar la microgestión no significa desentenderse del proyecto ni mucho menos ceder la autoridad. Por el contrario, implica dejar que cada miembro del equipo pueda tomar decisiones, sin requerir de aprobaciones innecesarias para minimizar los retrasos. Ante situaciones de mayor importancia, siempre podrían recurrir a ti. Asimismo, mediante la comunicación continua te mantendrás informado de todo lo que sucede.

4. Implementa un software que facilite la flexibilidad en la gestión de proyectos

Si quieres instaurar la gestión ágil de proyectos en tu compañía, es necesario que inviertas en tecnología. Para poner en funcionamiento los métodos de trabajo Agile, debes poder gestionar tanto los recursos como las tareas. Bitrix24 no solo permite esta asignación, sino que también incluye calendarios compartidos. De esta manera, los equipos de trabajo pueden estar al tanto de las actividades de cada miembro. Asimismo, allí se pueden asentar las vacaciones, los días libres, las faltas por enfermedad y los días festivos, entre otras variables.

Una plataforma colaborativa como Bitrix24 simplifica la comunicación bidireccional entre los miembros de un equipo. Este punto es fundamental para un fluido desempeño del proyecto. Los miembros del equipo de trabajo pueden realizar consultas al instante y recibir la información necesaria en cuestión de minutos. No debe olvidarse que esta clase de herramientas suele incluir, del mismo modo, un sistema de administración de documentos e intranet, para que acceder a la base de datos de la empresa sea mucho más sencillo sin importar donde se encuentre cada empleado.

5. Divide las tareas y revisa la carga laboral de cada empleado

La flexibilidad en la gestión de proyectos se obtiene a través de una simplificación de las tareas. Básicamente, deberías dividir las tareas en otras más pequeñas, o secundarias. Así, podrás fraccionar la responsabilidad entre diferentes trabajadores y, por ende, minimizar el riesgo de incumplimiento. Además, al dividir las tareas te aseguras de que ningún empleado asuma una carga laboral excesiva. Por otra parte, esta manera de trabajar permite un mejor seguimiento. Podrás corroborar más fácilmente los avances y validar el trabajo. En caso de producirse cambios, será más sencillo actuar sobre porciones más pequeñas que sobre una enorme tarea.

Por supuesto, para mantener todas las tareas bajo control y cumplir con las fechas de entrega estipuladas, no hay mejor opción que utilizar un software de gestión de tareas. Esta app simplifica la determinación de responsables de cada tarea y subtarea, y permite la creación de dependencias entre ellas. En el caso de existir una demora con alguna de ellas, las fechas de inicio y finalización de las demás también se modificarían. Bitrix24 cuenta con un potente gestor de tareas y proyectos, así como con alternativas más visuales como el Diagrama de Gantt y el Cuadro Kanban. Ambos permiten determinar con un simple vistazo el avance del proyecto.

6. Identifica las tareas cruciales del proyecto

Una vez cuentes con un software para la gestión flexible de proyectos y hayas dividido las tareas en subtareas, es hora de priorizarlas. Un proyecto se conforma por una enorme variedad de tareas. No obstante, no todas ellas tienen la misma importancia. Examina el proyecto en su totalidad, prestando especial atención a cada tarea, subtarea y dependencia. ¿Puedes discernir aquellas tareas cuya demora afectaría al éxito general del proyecto? Estas son las tareas cruciales.

Verifica que estas tareas recaen sobre un empleado responsable y con capacidad para tomar decisiones. Se trata de tareas de impacto directo sobre el éxito de tu proyecto. Por este motivo, deberías asegurarte de asignar talento y flexibilidad a la misma. Además, es vital que mantengas una comunicación habitual con los empleados a cargo de tareas fundamentales en particular. Así, estarás al tanto ante cualquier modificación crítica y podrás actuar en consecuencia.

7. Incluye reuniones planificadas con tu equipo

Las herramientas colaborativas brindan a tu equipo la flexibilidad de comunicarse entre sí y contigo cada vez que sea necesario. Sin embargo, los especialistas en la gestión flexible de proyectos aconsejan pautar reuniones habituales con todos los miembros del equipo. Así, podrás enterarte de cualquier problemática que afecte a tus empleados y pueda repercutir en el proyecto.

Quizá, puedas organizar una reunión grupal y, también, encuentros uno a uno a través de videollamadas en HD. En estas oportunidades, no restrinjas la conversación únicamente al trabajo. Estar informado sobre la situación personal de cada empleado también te ayudará a prepararte para enfrentar posibles cambios. Un embarazo, una enfermedad, un divorcio son situaciones que podrían afectar el desempeño de los trabajadores e impactar en el proyecto.

7. Realiza entregas periódicas y verifica las expectativas del cliente

Una de las mejores maneras de mantener un proyecto en el camino adecuado es llevar a cabo entregas periódicas. Estas permiten verificar de manera continua si se están alcanzando las expectativas del cliente. Ten en mente que estas pueden modificarse con el correr del tiempo. Del mismo modo, es posible que cambios en el entorno ameriten modificaciones en el avance del proyecto.

El avance por pequeñas tareas impulsado por la gestión flexible de proyectos ayuda a controlar las disidencias entre lo que el cliente espera y lo que recibe. Al presentar regularmente el resultado de las subtareas, podrás llevar a cabo modificaciones en pequeñas secciones, sin necesidad de cambiar totalmente el curso del proyecto. En caso de que las expectativas del cliente sean diferentes, se podría recurrir a la ya mencionada matriz de flexibilidad para la gestión de proyectos y determinar los cambios a poner en práctica.

Apuesta a la flexibilidad en la gestión de proyecto e incrementa el rendimiento

Cada vez son más las empresas que optan por la gestión ágil de proyectos. Impulsadas por las nuevas tecnologías y, también, por la rapidez con la que se producen los cambios, las compañías buscan crear equipos flexibles. ¿Es este tu caso?

La gestión flexible de proyectos puede ser la mejor forma de enfrentarte a un contexto cambiante. No te quedes en el pasado. Únete a la nueva tendencia. Adaptarse a los tiempos actuales es vital para que tu empresa alcance la cima del éxito. Aprovecha las herramientas de software de gestión de tareas y proyectos para planificar y realizar un seguimiento del avance de cada proyecto. En un mundo que avanza rápidamente, no puedes quedarte con opciones que avanzan, pero de manera lenta. No te quedes atrás. La flexibilidad en la gestión de proyectos es el presente y el futuro. Abre tu cuenta en Bitrix24 y disfruta de todas las ventajas.