El mundo empresarial es cada vez más competitivo. Las nuevas tecnologías, el acceso a la información y los cambios de pensamiento de las nuevas generaciones han contribuido a ello. La cantidad de negocios online ha proliferado a tal punto que resulta difícil abrirse camino en un mercado casi saturado. Diferenciarse es la clave, pero para ello es necesario perfeccionar los diferentes procesos organizacionales. Así, será posible enfocarse totalmente en la estrategia. Por eso, si nunca has oído hablar del Método Kaizen, ha llegado el momento de descubrirlo. Marcará un antes y un después en la gestión eficiente de tu empresa.
Como líder, seguramente buscas maximizar la productividad para, así, incrementar las ganancias. Sin lugar a dudas, es lo que todo empresario desea. Para lograrlo, seguramente sea necesario poner en marcha una serie de cambios a lo largo y ancho de tu empresa. Anímate a modificar pequeñas circunstancias que lastran el desempeño de tus equipos de trabajo. Continúa leyendo para comprender cómo implementar Kaizen puede impulsar tu empresa hacia la cima.
FAQ
¿Qué es Kaizen y cómo se pone en práctica?
Kaizen es un método de mejora que debe ejecutarse continuamente para optimizar cada parte de la empresa. Para implementarlo, debes:
- Generar un mapa de valor.
- Escoger un proceso a optimizar.
- Implementar las 5S.
- Medir los resultados.
¿Cuál es el principal objetivo de Kaizen?
El principal objetivo de Kaizen es lograr una notable mejora de los procesos de manera tal de reducir al mínimo los desperdicios. Dicho método se creó durante la Segunda Guerra Mundial en Japón como medio de aprovechamiento en las fábricas armamentistas. No obstante, es aplicable a la vida personal y profesional.
¿Cuáles son los principios de Kaizen?
Los principios sobre los que se basa el Método Kaizen y que cimientan su éxito son los siguientes:
- Fluida comunicación.
- Correcta capacitación.
- Liderazgo abierto a escuchar sugerencias.
- Compromiso total de todos los involucrados.
- Creatividad basada en soluciones de bajo costo.
- Abandono de presunciones y perfeccionismo.
- Búsqueda continua de mejora.
¿Cómo se aplica el Kaizen en la empresa?
El Método Kaizen se puede aplicar en la empresa de diferentes maneras, entre los pasos más destacados se encuentran:
- Creación de un equipo de trabajo.
- Determinación de objetivos claros.
- Recopilación y análisis de datos de cada proceso.
- Observación de los procesos.
- Definición de un plan de acción.
- Ejecución.
- Seguimiento.
- Sistematización.
¿Cuáles son los pasos de un proceso de mejora continua Kaizen?
Los pasos de un proceso de mejora continua Kaizen son los cinco que se mencionan a continuación:
- Seiri: clasificar lo útil y lo inútil.
- Seiton: ordenar y organizar lo clasificado.
- Seiso: mantener la limpieza del lugar de trabajo.
- Seiketsu: sistematización del proceso.
- Shitsuke: autodisciplina.
8 beneficios del Método Kaizen para tu negocio
La definición del Método Kaizen hace referencia a las dos partes que componen su nombre Kai (cambio) y Zen (mejor). Básicamente, se trata de una filosofía de mejora continua. Aplicada a la gestión empresarial, busca la mejora de los procesos en todos los niveles de la compañía con el objetivo de mejorar la eficiencia y la productividad. Así, el cambio se convierte en una verdadera posibilidad de alcanzar la excelencia.
En resumen, las empresas que utilizan el Método Kaizen se enfocan, ante todo, en un potencial incremento de la eficiencia al despejar los procesos de tareas inútiles. Las mismas se suplantan, en caso de ser necesario, por otras más eficaces y, de esta forma, se sistematizan procedimientos que pueden replicarse en diferentes áreas. Ahora que ha quedado claro qué es el Método Kaizen, resulta vital determinar de qué manera puede beneficiar a la empresa. Si bien las ventajas de su implementación son múltiples, te presentamos a continuación las principales.
1. Incrementa la satisfacción de los empleados
Un empleado contento trabaja más y mejor. Se esfuerza en mayor medida, se compromete hasta límites insospechados y busca alcanzar las metas de la organización como si fuesen las suyas propias. El Método Kaizen es totalmente aplicable a la gestión de recursos humanos; de hecho, debería ser implementado de manera habitual en este ámbito. ¿Por qué? Sencillamente, porque los empleados son engranajes de gran valor dentro de la maquinaria empresarial. Tus trabajadores conocen cómo funcionan los procesos, cómo reaccionan los clientes y cuáles son las problemáticas del día a día.
Así, pueden brindarte valiosa información para clasificar lo útil y lo innecesario, el primer paso de Kaizen. Esta participación regular les hará sentir piezas claves en la empresa. Por lo tanto, estarás sentando las bases para que se sientan apreciados y, por lo tanto, más motivados para trabajar por y para tu empresa. Por otra parte, los cambios en los procesos y la sistematización de esta continua mejora repercutirá en su jornada laboral al automatizar tareas repetitivas. Sin lugar a dudas, todo esto contribuirá a la satisfacción general y a una menor rotación de empleados.
2. Mejora el aprovechamiento de los recursos
La respuesta a cómo mejorar los procesos comerciales con Kaizen es muy sencilla: el método recaba información sobre cada proceso de la empresa, incluida la producción y las ventas. Luego, se procede a un profundo análisis de los datos recogidos. Esto permite, en última instancia, encontrar los puntos débiles o deficientes de cada procedimiento empresarial. Sobre los mismos, inciden las intervenciones cuyo objetivo es mejorar el aprovechamiento de recursos.
No pienses en cambios radicales que den vuelta tus procesos de la noche a la mañana, sino en pequeñas modificaciones regulares. Por ejemplo, podría ser la implementación de una herramienta para el envío de correos electrónicos masivos o de un CRM para centralizar la información de los clientes. En ambos casos, la inversión resulta asequible, en algunos casos incluso gratuita, pero la repercusión es inmensa. Con toda seguridad, poco a poco las diferentes transformaciones contribuirán a una gestión más eficiente de recursos.
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3. Aumenta la productividad
Seguir todos los principios Kaizen es garantía de una mayor productividad. Muchas personas se preguntan cómo usar el Método Kaizen con este fin y lo cierto es que dicho incremento es una consecuencia natural de esta filosofía. Al fin y al cabo, tu empresa eliminará toda operación, tarea o actividad clasificada como inútil. De este modo, las mismas serán suplantadas en caso de ser necesario o, simplemente, erradicadas.
Cada pequeña mejora se suma a las anteriores. Este es uno de los principios básicos: la regularidad en los cambios. De este modo, con el tiempo se potencia la eficacia al disminuir las actividades que consumen tiempo y recursos, pero no resultan provechosas. Esto redunda, en última instancia, en una mayor productividad, entendida como un mejor aprovechamiento de recursos de todo tipo. De esta manera, los trabajadores ven liberado su tiempo de tareas improductivas y, a su vez, se reducen los costos de los procesos al desaparecer las mismas.
4. Genera mejoras de seguridad en los procesos
La instauración del Método Kaizen dentro de tu empresa implica una profunda investigación de todos y cada uno de los procesos organizacionales. Como ya hemos mencionado, esta filosofía puede contribuir en los diferentes departamentos, desde producción hasta marketing. La recolección de datos y su posterior análisis permite determinar cuáles son los puntos problemáticos y buscar soluciones eficientes para ellos.
Esta continua investigación de procesos, procedimientos y situaciones, y sus posteriores soluciones, da lugar también a una profunda evaluación de seguridad. En otras palabras, los datos recopilados pueden señalar deficiencias de seguridad o pequeños inconvenientes que pueden ser subsanados. De esta manera, al implementar las nuevas ideas, se colabora a incrementar la seguridad.
5. Contribuye al desarrollo de líderes naturales en el ámbito empresarial
Para implementar el Método Kaizen en tu empresa de forma exitosa, deberás llevar a cabo capacitaciones para cada uno de tus empleados. Resulta de vital importancia que todos los trabajadores estén comprometidos con la metodología para que sea, realmente, efectiva. Este aprendizaje ayudará a tu equipo de trabajo a comprender la filosofía y sentirse cómodo con ella. Asimismo, contribuirá a nivel personal en la vida de cada trabajador. Las bases planteadas son válidas para su aplicación en la organización diaria, fuera y dentro de la empresa.
Todo esto, en última instancia, también se convertirá en una mayor confianza por parte de los empleados. Al notar que pueden organizarse de manera efectiva y que sus opiniones son escuchadas, algunos pueden convertirse en líderes del cambio. Estos empleados, sin casi notarlo, se erigen como pilares del Kaizen a través de sus opiniones, sus observaciones y sus ideas de mejoras. Sin dudas, dicho liderazgo se puede extrapolar a otras áreas y sacarle provecho para la compañía.
6. Construye hábitos positivos en el largo plazo
Quizás una de las máximas ventajas de la implementación del Método Kaizen en tu empresa sea la generación de buenos hábitos a largo plazo. Más allá de organizar, estructurar y mejorar los procesos organizacionales, esta estrategia colabora en el perfeccionamiento de la forma de trabajar de tus empleados. Ellos adoptan los pasos del método y, casi sin darse cuenta, mejoran su propia productividad y modo de gestionar sus tareas.
Lo señalado puede verse claramente en aquellos trabajadores que han recibido una capacitación acerca de los pilares de Kaizen. Una vez integrados al día a día, los aplican de manera inconsciente, procurando de esta manera una mejor gestión de su tiempo y sus recursos. Por supuesto, esto repercute positivamente en el desempeño personal, departamental y de la compañía.
7. Amplía el nivel de competitividad de la compañía
La definición del Método Kaizen deja en claro que esta metodología busca la excelencia. A través de tácticas de clasificación, orden y sistematización, los procesos se perfeccionan de manera tal de impulsar el crecimiento de la empresa. El aprovechamiento de recursos incrementa el nivel de competitividad de tu compañía.
Al eliminar las ineficiencias, la empresa puede trabajar de forma más competente. Esto implica reducir costos, estandarizar tareas y procesos, y aumentar la productividad. Estas modificaciones generan gran tracción para la corporación, convirtiéndola en una compañía que la competencia debe monitorear. Las modificaciones impulsadas por Kaizer mejoran la productividad de los empleados en diferentes áreas, dejando más espacio para el desarrollo de estrategias de crecimiento.
8. Fomenta la agilidad de los equipos y flujos de trabajo
Por último, pero no por ello menos importante, el Método Kaizen es fundamental si te interesa desarrollar la agilidad de tus equipos de trabajo. En la actualidad, cada vez son más las empresas que buscan crear equipos ágiles, entendidos como los grupos de personas con un objetivo en común y las habilidades para alcanzarlo. Los mismos se caracterizan por su la autogestión, algo que mejora perceptiblemente con el implemento de esta filosofía japonesa.
Kaizen retira las tareas que, en lugar de colaborar con la meta, provocan un lastre para el equipo de trabajo. Al aprender a organizarse mejor y contar con procesos depurados, los trabajadores se desempeñan más eficientemente. Asimismo, al contar con una metodología fácil de seguir, resulta posible implementarla en diferentes departamentos de forma sencilla. La sistematización, el uso de tecnologías de gestión de proyectos y tareas, y la reducción de elementos ineficaces dentro de un proceso potenciarán la agilidad de todos tus equipos.
Implementa el Método Kaizen en tu camino al éxito
Si aún no te ha quedado claro cómo aplicar el Método Kaizen en una empresa, recuerda los 5 pilares: clasificar, ordenar, mantener, sistematizar y ser autodisciplinado. Inicia el proceso determinando los objetivos e investigando. Revisa lo que no funciona y presta atención a las innovaciones o modificaciones que podrían significar mejoras. Monitorea los cambios y no olvides eliminar todo paso innecesario dentro de cada proceso. Por último, valida los cambios y estandariza el proceso. No dudes en revisar regularmente el desempeño para mejorar continuamente.
El Método Kaizen es una estrategia a largo plazo que busca modificar hábitos dentro de la empresa. Si bien su meta es reducir el desperdicio y aumentar la productividad, también lo es generar un ciclo repetitivo en el tiempo. No dejes de informarte, analizar datos y modificar lo que creas conveniente. Evita las tareas superfluas y apuesta a la eficiencia. Verás cómo implementar Kaizen se convierte en una de las mejores decisiones empresariales que has tomado para tu negocio.
