Proceso de offboarding: paso a paso para una desvinculación laboral fluida

Muchas empresas enfocan sus esfuerzos en la incorporación de empleados y se olvidan de que el offboarding es también importante. No permitas que esto suceda dentro de tu organización. Crea una lista que te permita visualizar rápidamente cada uno de los pasos a ejecutar durante el proceso de desvinculación de empleados.

Incorporar un proceso de offboarding estructurado no solo refleja profesionalismo, sino que también facilita una transición ordenada y clara tanto para el empleado que se va como para la empresa. De este modo, dejarás una buena imagen en la mente de quien abandona la empresa y, además, protegerás los intereses de la compañía. ¿No sabes cuáles son las mejores prácticas de desvinculación? Entonces, has llegado al lugar correcto.

Cómo llevar a cabo la desvinculación de empleados de forma eficiente

Entre las múltiples funciones del Departamento de Recursos Humanos, destacan el proceso de incorporación y desvinculación de empleados. En la fase de onboarding, se encarga de acoger a los nuevos colaboradores, facilitar su integración en la cultura organizacional y garantizar la comprensión de las políticas empresariales y las funciones. Ahora bien, durante el proceso de offboarding, debe conducir salidas profesionales, asegurando una transición respetuosa y eficiente para mantener un ambiente laboral saludable que no perjudique el rendimiento del equipo restante.

La marcha de un trabajador, ya sea por decisión propia o de la empresa, supone un cambio relevante que puede tener un impacto negativo en la productividad empresarial. Para minimizar costes, resulta imprescindible reducir al mínimo posible los pasos del offboarding, al mismo tiempo que se respetan los derechos de los empleados durante la desvinculación y se garantiza la continuidad del trabajo. Básicamente, deberías buscar maneras de lograr la máxima optimización del proceso de desvinculación. Y, justamente, de esto hablaremos a continuación. Toma nota de la lista de control para la desvinculación de empleados, sin perder detalle.

1. Organiza una reunión para conversar honestamente sobre los motivos de la desvinculación

El proceso de desvinculación en RR. HH. debe comenzar siempre con un encuentro con el empleado que abandona la empresa para conversar de manera honesta y transparente sobre los motivos que han llevado a esta decisión.

En el caso de que la compañía haya tomado la decisión, es prioritario entregar una notificación formal de despido y explicar claramente el porqué del mismo. Contar con evaluaciones de desempeño u otra documentación para mitigar riesgos puede ayudar frente a esta circunstancia.

Ahora bien, si ha sido el empleado quien ha decidido marcharse y se trata de un talento que la empresa quisiera retener, es crucial explorar si la decisión es definitiva o existen medidas que la organización puede tomar para persuadirlo de quedarse. Cuando el trabajador está seguro, el proceso comienza con la presentación de una carta de dimisión, donde se informa la fecha de comunicación de abandono del puesto y el último día laborable en la empresa.

Merece la pena destacar que el gerente de RR. HH. debe revisar al momento, en ambos casos, el contrato y cualquier documentación posterior convenida con el trabajador. Obtener toda la información sobre comisiones, beneficios, acuerdos de confidencialidad y otros detalles contractuales es fundamental para garantizar una transición sin complicaciones. La atención cuidadosa a los detalles asegura que se efectúe una eficaz gestión de salida de empleados y, a la vez, se respeten los derechos de los empleados durante la desvinculación.

2. Revisa las tareas y los proyectos en los que participa el trabajador, y crea un plan de sucesión

Una vez iniciado el proceso de offboarding de un empleado, llega el momento de visualizar el presente y el futuro de cada una de las tareas y proyectos en los que está involucrado el trabajador saliente. Busca comprender cuáles son sus responsabilidades actuales y sus contribuciones para, así, anticipar los posibles vacíos de habilidades y conocimientos que podrían surgir tras su partida.

La creación de un plan de sucesión se convierte, entonces, en el siguiente paso importante del proceso de desvinculación de empleados. Identifica a los miembros del equipo que podrían asumir temporal o permanentemente las responsabilidades del empleado saliente. Además, considera las necesidades de formación y desarrollo para garantizar que el nuevo responsable esté preparado para asumir el rol de manera efectiva.

Si el puesto no pudiese cubrirse con nadie de la plantilla, ya fuera por falta de talento o exceso de trabajo, sería necesario comenzar una búsqueda de candidatos inmediatamente. Ten en mente que la sobrecarga laboral podría dañar el nivel de satisfacción de los empleados y empujarles a buscar nuevas propuestas fuera de la compañía. Mejor, mantén la estabilidad y la eficiencia del equipo afectado por el offboarding a través del desarrollo de un detallado plan de sucesión que tome en consideración la situación particular de cada profesional.

3. Comunica abiertamente que el trabajador abandonará su puesto y cómo se reasignarán las tareas

Los rumores de oficina pueden dañar la motivación de los empleados y afectar, en última instancia, la productividad y el rendimiento grupal. Por este motivo, deberías adelantarte a este potencial conflicto, comunicando de manera temprana el offboarding del trabajador. De este modo, serás tú, como Gerente de Recursos Humanos, quien controle el discurso y pueda ofrecer las explicaciones necesarias para tranquilizar a quienes continuarán en la empresa.

Sin lugar a dudas, la comunicación temprana de la situación es una de las mejores prácticas de desvinculación, ya que demuestra un compromiso con la transparencia y genera un ambiente de confianza. En general, todo cambio genera malestar y nerviosismo. El offboarding de empleados puede causar, también, miedo al disparar una ola de inseguridad por el puesto de trabajo o por las nuevas tareas que se deberán asumir para cubrir la labor de quien se marcha. Sé claro al respecto. Informa sobre las nuevas responsabilidades que cada cual tendrá y durante cuánto tiempo, y, como hemos señalado en el punto anterior, ofrece apoyo y capacitación en caso de ser necesario.

Uno de los errores más habituales durante el proceso de offboarding es enfocarse totalmente en dicho proceso y olvidar a los trabajadores que aún se desempeñan dentro de la compañía. Más allá de comunicar la situación, abre las puertas de tu oficina para atender a consultar particulares, miedos y dudas de la plantilla. Mantén la calma y transmítela a los demás trabajadores. Demuestra el compromiso de RR. HH. con la continuidad del trabajo eficiente y el buen clima laboral.

4. Solicita al empleado que abandona su puesto que lleve a cabo SOP de sus labores

El offboarding de empleados puede ocasionar una fuga de conocimientos que, por un lado, puede reducir la productividad de quienes continúan en la empresa y, por otro, aumentar los costes asociados (más horas de trabajo para efectuar una tarea, por ejemplo). Para minimizar al máximo este riesgo, es vital que indiques al trabajador saliente la necesidad imperiosa de realizar manuales de procedimientos, o SOP (Standard Operating Procedure), antes de su partida.

En realidad, los SOP deberían ser una práctica rutinaria, sobre todo frente a procesos largos y complejos. No obstante, son pocas las empresas que los implementan de manera regular. Si este es el caso de tu negocio, no dejes que el proceso de desvinculación de empleados cause la pérdida de valiosos datos o formas de hacer las cosas. Además de finalizar sus tareas, el trabajador debería facilitar la transición y esto, justamente, implica dejar especificadas claramente las tareas y la manera de ejecutarlas de forma detallada. Estos procedimientos deberían almacenarse en el sistema de gestión de documentos de la compañía para su posterior consulta.

5. Promueve el traspaso del conocimiento a través de mentoría y conversaciones formales e informales

Más allá de la creación de SOP, como se ha abordado en el punto anterior, la mentoría es una de las estrategias efectivas de desvinculación que deberías implementar. Una vez hayas determinado quién o quiénes asumirán las tareas del trabajador que abandona el puesto, es imprescindible poner en práctica reuniones diarias para el traspaso de conocimientos.

Fomenta que el empleado saliente comparta su experiencia, su enfoque y sus habilidades con sus colegas. Establecer un ambiente propicio para discusiones informales también puede revelar perspectivas valiosas y detalles que podrían no estar documentados en los procedimientos operativos estándar. La mentoría también contribuye al aspecto cultural y relacional al abordar experiencias específicas, desafíos afrontados y soluciones efectivas. De esta manera, puedes acelerar el proceso de adaptación del nuevo responsable.

6. Agradece y reconoce al trabajador por sus aportes a la empresa de manera pública

Sin importar quién ha tomado la decisión que ha dado lugar al proceso de desvinculación en RR. HH., deberías tomarte el tiempo para homenajear al trabajador que parte de la empresa. Los reconocimientos ayudan a cerrar un capítulo de manera positiva y esto es relevante para mantener una buena imagen empresarial. Los mismos pueden llevarse a cabo a través del boletín empresarial, de la intranet o la red social corporativa. No obstante, la despedida suele ser una de las mejores prácticas de desvinculación.

Muestra tu aprecio por lo aportado por el empleado a través de un encuentro de despedida. Compartir un momento distendido e informal puede ser lo que todo el equipo necesita para seguir adelante en un ambiente de respeto y aprecio. No necesitas dedicar toda la mañana o tarde para ello; la última hora del día puede ser perfecta para este intercambio de buenos deseos.

7. Inhabilita el acceso a las aplicaciones, los programas y la información confidencial

Cuidar la seguridad de los datos confidenciales es uno de los grandes objetivos del offboarding. Al fin y al cabo, el empleado ha tenido acceso a una enorme cantidad de información que pertenece únicamente a la compañía. Durante el proceso de offboarding, los miembros del Departamento de RR. HH. deben asegurarse de revocar el acceso a los mismos.

Desactiva las cuentas y las credenciales del empleado para todas las aplicaciones y los programas a los que tenía acceso. De este modo, proteges la información y, también, evitas costes innecesarios (en el caso de suscripciones de pago que ya no se utilizarán). Además, restringe el acceso a la intranet corporativa, el CRM y cualquier otro sistema. Protege, así, los datos sensibles y al mismo trabajador al evitar que cualquier potencial fuga de información se asocie con su partida.

8. Recupera los materiales que la empresa le haya brindado al empleado para el desarrollo de su labor

Similar al punto anterior, pero no por ello menos importante, es necesario establecer protocolos para la recuperación de dispositivos proporcionados al empleado para la ejecución de su labor diaria. Esta práctica es vital en la gestión de la salida de empleados al preservar los recursos de la empresa y la seguridad de la información.

Solicita la devolución de ordenadores, teléfonos móviles, tabletas y tarjetas de identificación. Tras su evaluación por el Departamento de Tecnología o IT, y la eliminación de todo dato interno, estos pueden ser reutilizados por otros trabajadores. Así, se optimiza el coste de adquisición de hardware y se reduce el impacto ambiental al extender la vida útil de los dispositivos, reforzando la responsabilidad social del negocio. Asimismo, no olvides gestionar la devolución y el cierre de tarjetas de débito o crédito corporativas, cuentas de PayPal u otras formas de pago a nombre del empleado desvinculado.

9. Procesa el pago del salario y otros beneficios asociados

La gestión de la salida de empleados implica manejar los aspectos financieros de manera adecuada y transparente. En primer lugar, revisa el historial de vacaciones del empleado que se está desvinculando y calcula cualquier tiempo no utilizado que deba ser compensado. Si el empleado ha tomado más días de vacaciones de los que le correspondían según su periodo laboral, se deben considerar medidas apropiadas, como la deducción correspondiente de su último salario. En caso contrario, se deben calcular y compensar los días de vacaciones no utilizados según las políticas específicas de la empresa (tiempo libre durante el periodo de preaviso o pago de los días).

Una vez que dispongas de toda esta información, procede a calcular el salario y las bonificaciones o comisiones acordadas. Además, debes gestionar la terminación de beneficios como la cobertura médica y los seguros. En el caso de los planes de pensiones de empresa, si aplican, gestiónalos de acuerdo con las regulaciones laborales y las políticas de tu empresa. La forma en la que se lleva a cabo este proceso influirá significativamente en la percepción del empleado sobre el trato recibido por parte de la empresa durante el proceso de desvinculación en RR. HH..

10. Lleva a cabo la entrevista de salida

Si bien al inicio del proceso de offboarding has tenido una reunión con el trabajador que se está desvinculando, la entrevista de salida es una excelente oportunidad para entender aún mejor sus experiencias y sus perspectivas. Se trata de un espacio para compartir feedback y reflexionar sobre el tiempo pasado dentro de la empresa.

Realiza preguntas abiertas sobre la experiencia laboral, el ambiente de trabajo y las potenciales áreas de mejora. Intenta detectar oportunidades de crecimiento que el empleado hubiese deseado y situaciones de insatisfacción laboral para, así, efectuar cambios de cara a la plantilla actual. Asimismo, agradece al empleado por sus contribuciones, proporciona retroalimentación constructiva y explica cómo se ha procedido a saldar el pago del salario y otros beneficios para fomentar una salida armoniosa.

11. Analiza la información obtenida para refinar el proceso de desvinculación de empleados

El análisis de los datos obtenidos es otra de las estrategias efectivas de desvinculación que toda empresa debe practicar. Durante el offboarding de empleados obtienes mucha información que puede ayudarte a mejorar la oferta que tu compañía brinda a la plantilla para, así, incrementar la retención del talento.

Por otro lado, recuerda solicitar retroalimentación a los trabajadores que aún se desempeñan dentro de la empresa, ya que ellos también se han visto impactados por el offboarding. Escúchales para comprender de qué manera podría llevarse a cabo una futura transición de manera más organizada y transparente.

Perfecciona el proceso de offboarding de tu empresa

Contar con una lista de pasos a seguir durante el proceso de offboarding es crucial. Proporciona una guía estructurada que asegure que ninguna tarea crítica sea pasada por alto, minimizando así la posibilidad de errores u omisiones. Simplifica la coordinación entre diferentes departamentos, como Recursos Humanos, IT y Finanzas, asegurando una transición fluida y eficiente. Esto es especialmente importante porque el offboarding de empleados engloba aspectos administrativos, de seguridad de datos y gestión financiera que requieren una excelente colaboración entre las distintas áreas de la empresa.

Además, esta lista garantiza la consistencia en la aplicación de políticas y procedimientos, lo que es esencial para mantener la equidad y la transparencia en el trato a todos los empleados durante el proceso de desvinculación. Esto contribuye a preservar la reputación de la empresa y la moral del equipo restante. Por lo tanto, si aún no has preparado tu manual del proceso de desvinculación de empleados, es imprescindible que comiences hoy mismo.

FAQ

Los pasos estándar en el proceso de desvinculación de empleados son los siguientes:

• Reunión inicial de desvinculación.
• Creación del plan de sucesión.
• Comunicación al equipo.
• Solicitud de elaboración de SOP (Standard Operating Procedure).
• Preparación del empleado que ocupará el puesto.
• Agradecimiento y despedida.
• Revocación de acceso a datos sensibles.
• Recuperación de materiales de la empresa.
• Pago de salario y beneficios.
• Entrevista de salida.
• Evaluación del proceso.

El proceso de salida consiste en todas las acciones que deben ser realizadas tanto por el empleado como por el Departamento de Recursos Humanos para garantizar una separación total del profesional y la empresa. Engloba desde la notificación de renuncia, el traspaso de conocimiento y la firma de documentación hasta la devolución de activos y la liquidación final.

Los objetivos del proceso de desvinculación de empleados son:

• Mitigar los riesgos de seguridad.
• Obtener información valiosa a través de entrevistas de salida.
• Mantener una buena relación con los trabajadores salientes.
• Conservar el conocimiento dentro de la organización.
• Preservar la reputación de la empresa y la moral del equipo.
• Garantizar la finalización y la correcta transición de tareas y responsabilidades.
• Cumplir con los aspectos administrativos.
• Facilitar una comunicación transparente.

La lista de control para la desvinculación es importante porque evita la omisión de algún proceso logístico o administrativo. De este modo, se asegura un cambio ordenado, se minimizan los riesgos legales y se garantiza la seguridad de los datos empresariales.