Maximiza la eficiencia: 8 trucos para usar calendarios digitales en la gestión de proyectos

En la actualidad, una de las temáticas que mayor preocupación genera entre los líderes de la gestión de proyectos es la gestión del tiempo. Los profesionales no solo se enfrentan a desafíos laborales crecientes, sino también a una mayor cantidad de distracciones que podrían socavar el uso eficiente del tiempo. Por este motivo, cada vez más empresas buscan nuevas herramientas digitales para minimizar superposiciones de tareas y una mayor coordinación de los miembros de los equipos y, entre ellas, destacan los calendarios digitales.

FAQ

Aprende cómo llevar a cabo una gestión eficiente de proyecto utilizando calendarios digitales

Seguramente, como líder del proyecto, empleas de manera regular un sistema para asignar tareas, pero ¿tienes también un calendario? Si no es así, ha llegado el momento de que te plantees incorporar calendarios digitales a la gestión del tiempo de tu equipo. Los mismos puedes complementar de interesantes maneras al gestor de tareas. De hecho, para ti, puede ser una herramienta realmente imprescindible.

Si estás a cargo de más de un proyecto, ¿cómo puedes mantenerte al tanto de todo y evitar superposiciones de compromisos o tareas? El uso de un calendario virtual  es lo que necesitas para la gestión eficiente de proyectos porque te permitirá centralizar en un único lugar aquellos aspectos vitales de cada proyecto que, luego, puedes observar en mayor detalle dentro de otras herramientas sincronizadas. Igual de útil resulta para los miembros del equipo de trabajo, ya que los calendarios digitales permiten coordinar actividades conjuntas y planificar, a su vez, tareas individuales. ¿Quieres descubrir consejos y trucos para sacarle el mayor provecho a estas herramientas digitales?

1. Escoge tu calendario entre las mejores herramientas digitales del mercado

¿Aún usas una agenda en papel? Quizá, sea hora de que te animes a probar alguno de los múltiples calendarios digitales

que existen en el mercado español. Si bien el uso del lápiz y el papel puede resultar práctico e, incluso, satisfactorio, no es la mejor opción para la programación de proyectos, sencillamente porque no es posible compartir las tareas de manera rápida y sencilla. Opta por unirte a las nuevas tendencias y permite que tu equipo trabaje de manera conectada y colaborativa. El uso de un calendario digital simplificará la coordinación. Además, una vez te acostumbres a usarlo, te encantará poder gestionar todo desde tu ordenador o tu móvil, ¡sin necesidad de cargar con tu agenda para todos lados!

Por supuesto, es importante que prestes especial atención a las funcionalidades de estas herramientas digitales a la hora de tomar una decisión. Algunas de las soluciones más extendidas han sido concebidas como calendario personal más que como calendario de proyectos y, por lo tanto, no ofrecen una variedad de funcionalidades tan amplia como otras plataformas. Bitrix24 fue diseñada específicamente para su uso a nivel empresarial y, como resultado, te permite crear un calendario de empresa, múltiples calendarios de proyecto o equipo de trabajo e, incluso, calendarios personales. De este modo, podrás centralizar todas las tareas y los compromisos en un único lugar. Además, como Bitrix24 es una plataforma de gestión integral, los calendarios se conectan directamente con el CRM, el correo electrónico y otras funciones. ¡Más fácil, imposible! 

2. Prepara una lista detallada de todas las tareas y subtareas, y asigna fecha de inicio y finalización de cada una

Una vez te hayas decidido entre los calendarios digitales disponibles, debes dar el primer paso hacia la gestión del tiempo eficiente. Para ello, nada mejor que llevar a cabo una lista de todas las tareas del proyecto. Analiza cada una de ellas e intenta dividirlas en otras más pequeñas y, por ende, más manejables y abordables. De este modo, será más fácil minimizar los riesgos de incumplimiento de las mismas y, también, más fácil reaccionar frente a posibles demoras. No te quedes solamente con la redacción de las tareas del proyecto. Toma nota de las dependencias entre ellas. ¿Cuáles son principales y cuáles secundarias? ¿Cuáles se consideran tareas críticas? Evaluar estas variables es esencial de cara al siguiente punto. Además, deberás contar con todos estos datos antes de decidir quién será la persona a cargo de cada una de ellas. 

Si bien los calendarios digitales no son gestores de tareas, uno de los trucos más extendidos es utilizarlos de manera complementaria a estas soluciones. ¿Por qué? Pues, sencillamente, porque permiten tener una visión más amplia del proyecto. Las tareas se presentan dentro del calendario con su correspondiente fecha de inicio y finalización, pero sin más información. Así, tanto el líder del proyecto como los demás miembros pueden visualizarlas de manera básica, filtrando las tareas por persona, por fecha de entrega u otro criterio. Un error muy común al iniciarse en la gestión de calendario es determinar únicamente la fecha de entrega de la tarea. Si bien esto permite saber el dato más importante, no sirve como agenda diaria para quien debe llevarla a cabo. Al configurar una fecha de inicio, Bitrix24 te ofrecerá la posibilidad de indicar cuándo debe reiterar la tarea. Por ejemplo, podrías solicitar que la tarea aparezca en el calendario un par de días por semana, todos los días o con la frecuencia que desees. Así, será imposible pasar por alto una actividad a realizar, por mínima que sea.

3. Determina los responsables de cada evento o tarea y organiza reuniones fácilmente

Una de las grandes ventajas que ofrecen estas herramientas digitales es la asignación de tareas al momento de crear cada actividad dentro del calendario. Ya sea que prepares una reunión u otra clase de compromiso, como responsable del calendario, podrás asignarlas a diferentes personas. En Bitrix24, hacerlo es tan fácil como seleccionar el nombre de la persona involucrada y listo. De manera inmediata, la tarea o el encuentro se almacenará en paralelo en el calendario individual de cada participante y, también, en el calendario del equipo de trabajo. 

Los usuarios pueden, así, consultar sus obligaciones en cualquiera de las versiones, según lo consideren necesario o más cómodo. Merece la pena destacar que Bitrix24 simplifica la organización de reuniones con muchos integrantes al permitirte visualizar las fechas y los horarios disponibles al momento de programarlas. En el caso de equipos remotos o híbridos, con miembros de variadas partes del mundo, esto es vital, ya que organizar una reunión puede ser complejo debido a la diferencia horaria. Sin embargo, cada usuario configura su calendario con su horario de trabajo y su ubicación, para que la aplicación detecte directamente los tramos que coinciden para llevar a cabo encuentros de equipo.

CRM o el correo electrónico. De esta manera, podrías recibir un correo electrónico solicitando una reunión, confirmarla desde el email y el software asentaría el compromiso automáticamente en tu calendario. Lo mismo sucedería al cerrar una reunión desde el CRM. También, podrías ofrecerle a tus clientes los horarios que tienes disponibles para que ellos mismos escojan el horario de la reunión y el mismo se bloquearía directamente en tu calendario. 

Ahora bien, otro punto importante, es la sincronización de todos los calendarios digitales. En la era de la tecnología, es altamente probable que cada miembro de tu equipo de trabajo tenga en uso al menos un calendario online para sus compromisos personales. Imagina el caos que esto podría producir en el día a día. Cada persona debería consultar su agenda individual y, luego, la del equipo de trabajo. ¿No sería mejor centralizar la información? Esto no solo es posible, sino que es altamente recomendable. Solo es necesario agregar los datos del calendario a sincronizar en Bitrix24 y ¡listo! El sistema exportará directamente los datos almacenados en el otro calendario. 

5. Selecciona la privacidad adecuada para asegurarte de que solo quien tú deseas puede acceder a la información

Si hay dos puntos esenciales en la gestión de proyectos, es la confidencialidad y la seguridad de los datos. Por este motivo, tus calendarios digitales no deberían ser solamente prácticos sino, y ante todo, garantizar la privacidad. Elige los ajustes de privacidad correctos en Bitrix24 en cuestión de segundos. Determina para cada tarea o evento si es privado o público. De este modo, puedes controlar quién puede ver y acceder a los detalles de tus compromisos. Esto es práctico para verificar la gestión del tiempo general, incorporando citas del ámbito privado en el mismo calendario para tener un panorama más amplio de las horas laborables.

Pero eso no es todo. Supongamos que estás trabajando con un grupo reducido de trabajadores en un proyecto específico. En Bitrix24, podrías crear reuniones y tareas privadas que solamente las personas indicadas pudiesen visualizar. Dicha funcionalidad también puede resultar útil al trabajar con colaboradores externos o clientes, ya que podrían observar solamente los compromisos autorizados para ellos. Básicamente, tú podrías tener todos los datos de diversos proyectos en un único lugar, pero estos solo se compartirían como tú lo deseases. Sin dudas, una excelente manera de llevar a cabo una gestión eficiente de proyectos.

6. Programa los recordatorios y las notificaciones de los calendarios digitales

¿Quieres maximizar la eficiencia al utilizar calendarios digitales en la gestión de proyectos? Entonces, no te olvides de configurar los recordatorios para tus tareas. En Bitrix24, cada usuario puede programar alertas que avisen con la antelación preferida sobre eventos, reuniones o plazos de entrega. Pueden ser diarios, semanales o mensuales, dependiendo de la frecuencia con la que se repita una tarea. Esta flexibilidad permite a los usuarios adaptar su calendario digital según su estilo de trabajo y preferencias personales. Al hacerlo, se garantiza una mayor eficiencia y productividad, ya que los usuarios estarán constantemente al tanto de sus compromisos y no se perderán ninguna tarea importante.

Por otra parte, conviene tener presente que las notificaciones son una herramienta sumamente útil para mantener a todos los miembros del equipo informados sobre los cambios en el calendario. Imagina que debes modificar una fecha de entrega o el horario de una reunión, el calendario digital de Bitrix24 enviará inmediatamente una notificación a cada persona asociada. De este modo, los usuarios pueden estar al tanto de las actualizaciones en tiempo real y ajustar su planificación en consecuencia.

7. Emplea diferentes visualizaciones del calendario para mejorar la gestión del tiempo

Por lo general, solemos comprobar los compromisos que tenemos pendientes a lo largo del día o, como mucho, durante el correr de la semana. Esto nos permite visualizar las tareas inminentes, pero nos hace perder perspectiva y esto podría dañar nuestra gestión del tiempo global. Por este motivo, los calendarios digitales ofrecen una funcionalidad muy práctica que deberías comenzar a emplear: cambiar la visualización en un clic.

En Bitrix24, puedes escoger entre la visión del día, la semana o el mes. De este modo, podrás encontrar rápidamente posibles cuellos de botella o exceso de carga laboral de un simple vistazo. Por otra parte, la aplicación cuenta con la sección Programar, que simplifica la organización del calendario al facilitar el ingreso de actividades desde un mismo lugar, incluyendo todos los datos que consideres necesarios, como fecha de inicio y finalización, ubicación o participantes. Estos datos ingresados se ubican automáticamente en la fecha adecuada una vez confirmada la información.

8. Usa colores diferentes para señalar diversas clases de tareas y filtros para organizarte mejor

¿Te gustaría reconocer rápidamente qué clase de tarea tienes por delante? En el calendario de Bitrix24, puedes optar por colores diferentes para cada una. Solamente debes crear una escala de colores que tenga sentido para ti y, luego, comenzar a emplearla para tu mayor comodidad. Podrías elegir un color para cada cliente o para clase de actividad. De esta manera, podrías marcar todas las reuniones en persona con un color, los encuentros online con otro, la planificación con otro y, así, sucesivamente. De un simple vistazo, sabrás qué tipo de tareas te esperan cada día. Interesante, ¿verdad?

¿Sabías que los calendarios digitales suelen incluir prácticos filtros que te permiten agrupar en cuestión de un clic tareas similares? Si no conocías esto, toma nota porque es uno de los mejores trucos de productividad que escucharás hoy. Ingresa en tu cuenta de Bitrix24, ve a “Filtrar y buscar”, y escoge el filtro que mejor se ajuste, o crea el tuyo propio. Podrás ver todas las reuniones de las cuales eres anfitrión o aquellas a las que has sido invitado. También, podrás filtrar las reuniones en las que has confirmado asistencia y aquellas que esperan respuestas. Incluso, puedes preparar un filtro por fecha que facilitará saber cuánto tiempo dedicas a un tipo de tarea durante un determinado periodo.

Toma ventaja de los calendarios digitales para mejorar la programación de proyectos de tu equipo de trabajo

El uso de calendarios digitales puede mejorar en gran medida la programación de proyectos dentro de tu equipo, contribuyendo, así, a una mayor eficiencia y productividad. Implementa un calendario de planificación de proyectos y sienta las bases para el éxito, proporcionando un marco estructurado para todas las actividades que competen a los diferentes miembros del grupo de trabajo. Verás como una visión general clara de las tareas y los plazos ayuda a mantener el rumbo hacia los objetivos comunes.

Si realmente deseas alcanzar la cima del éxito, opta por una plataforma integral que no solo te ofrezca un calendario, sino muchas otras herramientas colaborativas útiles para la gestión eficiente de proyectos. Entre las múltiples opciones del mercado, destaca Bitrix24, por ser una solución que ofrece calendarios digitales, gestión de tareas y proyectos, gestión de marketing, ventas y recursos humanos, CRM y mucho más. ¡Prueba Bitrix24 hoy mismo!