¿Qué es el software de gestión de recursos?
La gestión de recursos se centra en la optimización y la eficacia. Incluye la planificación, el seguimiento y la optimización del uso de varios tipos de recursos, lo que ayuda a completar con éxito un determinado proyecto. El software de gestión de recursos te permite simplificar estos procesos. Analiza la demanda y la capacidad y proporciona escenarios predictivos. Te permite asignar recursos de manera efectiva a tus proyectos y agilizar tus procesos de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de recursos?
La implementación de herramientas de gestión de recursos puede proporcionarte estas ventajas:
· Visibilidad completa. El uso de este software te permite realizar un seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad de cada empleado. Puedes ver quién está listo para asumir más tareas y quién está sobrecargado de trabajo. Esta visibilidad ayuda a equilibrar las cargas de trabajo de manera eficiente y prioriza las tareas del proyecto de una manera que agiliza el cronograma de tu equipo.
· Planificación de recursos. Con esta herramienta, puedes evaluar tu demanda de recursos antes de que comiences tu proyecto. Ayuda a definir el alcance de tu proyecto, los costos inesperados y los posibles riesgos. Una buena planificación te permite evitar obstáculos como la falta de recursos.
· Seguimiento de disponibilidad de recursos. El software de gestión de recursos ayuda a controlar la disponibilidad de los recursos y realizar un seguimiento del progreso durante la implementación de tu proyecto. Si ves que alguna tarea está tardando más de lo necesario, puedes tomar las medidas adecuadas para solucionarlo rápidamente.
· Desempeño mejorado. El equilibrio eficiente de los recursos reduce significativamente los riesgos de incumplimiento de los plazos.
Cuando se trata de elegir el software de administración de recursos adecuado, hay muchos factores a considerar. Aquí hay 11 herramientas que tu equipo puede encontrar útiles:
Es una solución eficiente de software de gestión de proyectos y recursos para empresas de cualquier tamaño. La plataforma te permite administrar la carga de trabajo de tus empleados en tiempo real. Sus herramientas de planificación ayudan a equilibrar la asignación de tareas en función de la capacidad de tu equipo. Asegura que nadie esté sobrecargado de trabajo. Además, puedes estimar cuánto tiempo se requiere para completar una tarea y luego compararlo con el tiempo real dedicado a ella. Compila informes mensuales para realizar un seguimiento del rendimiento de cada empleado.
Las herramientas de visualización avanzadas brindan una descripción general de tus procesos de trabajo, para que comprendas tus prioridades actuales y puedas reorganizar tus recursos cuando sea necesario.
El uso de Bitrix24 como una solución de software de administración de recursos también te permite automatizar tareas recurrentes, incluida la contratación e incorporación de nuevos empleados, el inicio de nuevos proyectos y más.
La plataforma ofrece múltiples instrumentos de colaboración y comunicación para garantizar que todos estén informados sobre las actualizaciones importantes.
Ventajas
· Gratis para usuarios ilimitados (en la nube)
· Múltiples herramientas de colaboración
· API y varias integraciones externas
· Automatización del flujo de trabajo
Contras
· Algunas funciones no están disponibles para usuarios basados en la nube
· Atención al cliente limitada para planes gratuitos y básicos
Precios: Gratis/basado en la nube/usuarios ilimitados, los planes de pago basados en la nube comienzan en USD 49/5 usuarios/mes, los planes en servidor comienzan en USD 2,990/50 usuarios/tarifa única y una prueba gratuita de 30 días.
Monday.com
Es una herramienta simple que te permite administrar todos tus recursos de manera eficiente y evitar hacer el trabajo dos veces. Recibir información actualizada sobre la capacidad actual te permite tomar mejores decisiones sobre cómo distribuir tus recursos. Su interfaz de usuario es muy sencilla, lo que significa que cualquiera puede aprender rápidamente cómo funciona. La personalización del flujo de trabajo ayuda a planificar y realizar un seguimiento de proyectos básicos y complejos. Puedes controlar tus líneas base, dependencias e hitos durante cada etapa del ciclo de vida del proyecto. Los paneles claros e intuitivos te permiten ver el estado de tus proyectos de un vistazo. La plataforma se sincroniza con más de 40 aplicaciones externas.
Ventajas
· La interfaz de usuario es muy simple
· Buena atención al cliente
· Se añaden nuevas características regularmente
Contras
· Requiere previsión manual de recursos
· Errores en la versión móvil
Precios: Gratis/2 usuarios, los planes de pago comienzan en USD 8/usuario/mes y ofrece una prueba gratuita de 7 días.
Forecast.
Es una herramienta de administración de recursos y proyectos de alto rendimiento que ayuda a maximizar la eficiencia de tu equipo. Con este software, puedes obtener una visión general completa de la capacidad de tus recursos y realizar ajustes si es necesario. La planificación eficaz te permite evitar cuellos de botella en tus procesos de trabajo y completar tus proyectos más rápido. Obtener información valiosa sobre cómo se emplea el tiempo disponible de los miembros de tu equipo te permite maximizar la eficiencia de los recursos.
Las herramientas impulsadas por IA de Forecast simplifican el proceso de registro de tiempo y rastrean las horas no facturables para reducir o eliminar los riesgos financieros. La IA aprende de tus tareas realizadas anteriormente y sugiere la cantidad de horas que sueles dedicar a tareas similares. Recibir una descripción general de los registros de tiempo te permite obtener una imagen clara de a dónde va el tiempo de tu empleado. Puedes enviarles notificaciones si faltan entradas en sus hojas de tiempo.
Todo el proceso de asignación de recursos se puede automatizar fácilmente. Las capacidades de búsqueda te permiten encontrar a la persona adecuada para una determinada tarea que aún no se ha asignado.
Forecast ofrece funciones de informes avanzadas que te permiten crear informes personalizables con métricas esenciales, evaluar el rendimiento, realizar un seguimiento de tu presupuesto y más. La plataforma se sincroniza con sistemas tan populares como GitHub, GitLab, Google Drive, MS Excel, Xero, Quickbooks, Jira, Okta y muchos otros.
Ventajas
· Funciones de automatización
· Seguimiento e informes avanzados
· Múltiples integraciones
· Atención al cliente
Contras
· La interfaz puede ser difícil de navegar
· Una curva de aprendizaje más pronunciada en comparación con otras herramientas
Precios: A partir de 27 €/usuario/mes/10 usuarios mínimo y una prueba gratuita.
Saviom
Este sólido software de administración de recursos se creó para mejorar la utilización de los recursos y proteger tu negocio de la volatilidad del mercado. Sus principales capacidades incluyen la previsión, planificación y optimización de recursos, informes inteligentes y sincronización con sistemas externos. Saviom te permite predecir la demanda futura e identificar escasez o exceso de recursos. El uso de análisis configurables en tiempo real también ayuda a pronosticar las vacantes del proyecto, la disponibilidad de los empleados, la sobre utilización y la infrautilización, y más.
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Las funciones de inteligencia comercial de Saviom te brindan la oportunidad de crear portales, paneles e informes personalizables. Una combinación de derechos de seguridad y filtros facilita el control de la visibilidad de los datos. El software es más adecuado para empresas grandes y medianas. Se integra con SAP, Mindkey, Xero, Workflow Max, Salesforce y otros.
Ventajas
· Facilidad de captación de datos
· Atención al cliente receptiva
· Amplias capacidades de personalización
· Filtrado avanzado
Contras
· Puede ser caro para equipos de más de 50 empleados
· La interfaz de usuario no es muy intuitiva y muestra mucha información al mismo tiempo
Precios:
La plataforma proporciona una cotización de precios por pedido y ofrece una prueba gratuita.
Wrike
Es una poderosa herramienta de administración de recursos que se dirige principalmente a las grandes y medianas empresas que trabajan con múltiples proyectos. Ayuda a optimizar la programación de proyectos, equilibrar las cargas de trabajo y aumentar la entrega a tiempo.
El diseño intuitivo del sistema y las sólidas capacidades de generación de informes te permiten monitorear el desempeño de tu equipo diariamente. Recibir informes avanzados y configurables sobre los miembros y proyectos de tu equipo te permite asignar los recursos correctos a los proyectos correctos. Además, puedes obtener una vista completa de las cargas de trabajo individuales y usar flujos de trabajo personalizados para realizar un seguimiento del progreso de cada tarea y ver cuánto tiempo puede llevar completarla. Los diagramas de Gantt están destinados a evitar el incumplimiento de los plazos y ayudar a los empleados a trabajar en colaboración entre sí.
La seguridad de alto nivel es una de las principales prioridades de la empresa. Su sistema de copia de seguridad de la información proporciona una replicación de la base de datos casi en tiempo real para garantizar que tus datos estén respaldados y disponibles en servidores dispersos geográficamente. Además, la empresa aplica tecnologías de firewall y detección de intrusos, alertas y herramientas de agregación de registros para detectar ataques a la red.
La plataforma se integra con Tenovo, GitHub, SAML, Okta, Outlook, MediaValet, Tableau y otros.
Ventajas
· Una amplia gama de características
· Opciones de personalización
· Seguimiento del rendimiento
· Seguridad de primer nivel
Contras
· Puede ser difícil de configurar
· Una curva de aprendizaje empinada
· La atención al cliente podría mejorar
Precios: Gratis/usuario, los planes comerciales comienzan en USD 9.80/usuario/mes y una prueba gratuita.
Float
Este software de gestión de recursos es una buena solución para equipos de cualquier tamaño. Sus funciones clave incluyen la programación de recursos, la planificación de proyectos y la gestión de la capacidad. Las herramientas fáciles de usar te permiten crear tareas y hacer ajustes en poco tiempo. La función de planificación de proyectos facilita agregar fases de proyectos, definir hitos, conectar tareas a dependencias de grupos y cambiar rápidamente los cronogramas. La aplicación de la gestión de capacidad te permite establecer horas de trabajo personalizadas, programar tiempo libre, importar días festivos e integrar tus calendarios con el sistema.
Los pronósticos y los informes te brindan la oportunidad de prever tu capacidad de recursos y planificar de manera eficiente el trabajo de tu proyecto. Tus empleados pueden usar hojas de tiempo para realizar un seguimiento de cuánto gastaron en una tarea en particular.
Float se integra con Okta, OneLogin, Zapier, Workflow Max, Jira, varias herramientas de calendario y otras. La compañía también ofrece una solución móvil para plataformas iOS y Android, para que puedas realizar un seguimiento de los cambios de horario desde cualquier lugar.
Ventajas
· Horario de trabajo personalizado
· Capacidades de seguimiento del tiempo
· Programación fácil y organizada
· Herramientas eficientes de edición de recursos
Contras
· Capacidades de informes limitadas
· Pequeños fallos del sistema
Precio: comienza en USD 6/usuario/mes y una prueba gratuita de 30 días.
Ganttic
Este software flexible de administración de recursos basado en la web está diseñado para ayudar a los equipos a planificar recursos, proyectos, herramientas y más. Es adecuado para diversas industrias y empresas de diferentes tamaños. La plataforma ofrece una descripción general de alto nivel de todos sus recursos, proyectos y tareas. Crea flujos de trabajo visuales y agrega nuevos trabajos con tu editor. Obtener una visión completa de tus recursos y proyectos te permite desarrollar una estrategia eficiente para tu equipo. Con tu planificador en línea, puedes encontrar y llenar los vacíos de recursos, evitar el agotamiento, ajustar la capacidad para que coincida con la demanda y equilibrar tus horarios. Puedes personalizar el planificador de acuerdo con tus necesidades únicas de organización y programación.
Los campos de datos personalizados y las funciones de agrupación y filtrado de Ganttic ayudan a encontrar el recurso adecuado para tu trabajo. Pueden ser personas, máquinas, herramientas, instalaciones y otros.
El software es utilizado por empresas como Intertek, Valmet, KPMG, Palfinger, Viewpoint y muchas otras.
Ventajas
· Gratis para 10 recursos
· Funciones de personalización
· Visibilidad completa de todos los recursos
· Facilidad de uso e implementación
Contras
· Integraciones limitadas
· Errores menores del sistema
Precios: gratis/hasta 10 recursos, los planes de pago comienzan en USD 25/20 recursos/mes y una prueba gratuita de 14 días.
Meisterplan
Este software de gestión de cartera de proyectos incluye herramientas eficaces de gestión de recursos. Es más adecuado para grandes empresas y empresas que trabajan en múltiples proyectos. Te permite crear carteras y asignar las tareas de mayor prioridad a las personas adecuadas, ver el impacto de los cambios en todos los recursos y finanzas y maximizar la productividad de tu empresa. El sistema proporciona una descripción general precisa de las habilidades, la disponibilidad y la capacidad de los miembros de tu equipo, lo que te permite asignar de manera eficiente el personal a tus proyectos. También puedes ver cuándo tus empleados están muy ocupados y evitar esas sobreasignaciones.
Dividir tus proyectos por objetivos comerciales muestra cuánto está invirtiendo tu empresa en cada objetivo.
La plataforma se integra con Azure, MS Excel, Clarity PPM, ServiceNow, Tableau, Smartsheet, Power Bi, aXc Project y más.
Ventajas
· Una amplia gama de características
· Visualización de proyectos
· Múltiples integraciones
· Capacidades de personalización
Contras
· Puede ser caro si necesitas administrar muchos recursos
· Puede ser difícil de implementar para equipos grandes con experiencia variada en dicho software
Precios:
Meisterplan ofrece precios flexibles. El precio depende de la cantidad de recursos que te gustaría administrar usando tu software. Puedes solicitar un presupuesto personalizado.
VOGSY
Esta herramienta de gestión de proyectos y recursos está creada para los usuarios de Google Workspace. Sus funciones principales incluyen disponibilidad y previsión de recursos, información sobre la capacidad, gestión de tareas, supervisión del rendimiento, cotizaciones, CRM y facturación automatizada.
Con este software, puedes ver el seguimiento del tiempo de cada empleado y la asignación facturable y no facturable. Ayuda a eliminar las reservas excesivas y el tiempo vacío. Las sugerencias de recursos inteligentes te permiten asignar tareas a las personas adecuadas. Poder ver la disponibilidad de recursos con meses de anticipación te brinda la oportunidad de planificar con anticipación y evitar conflictos de programación.
Crea programaciones de vacaciones y obtén una imagen clara de todo el tiempo planificado para cada recurso, no solo las horas facturables.
VOGSY se integra con Google Workspace, HubSpot, Copper, Salesforce, Intuit y Quickbooks. El software de gestión de recursos de Vogsy puede ser una buena solución para las organizaciones que utilizan Google Workspace. Con Drive y Docs, es fácil crear y administrar datos de clientes. Gmail garantiza flujos de trabajo más rápidos y una gestión de tareas integrada, y la función Sheets simplifica el proceso de generación de informes.
Ventajas
· Integración de Google Workspace
· Facilidad de uso, sin acciones redundantes
· Buena atención al cliente
Contras
· Funciones de informes limitadas
· Los comentarios de la tarea pueden quedar mal posicionados
Precios: Gratis/1 usuario/mes, los planes comerciales comienzan en USD 9/usuario/mes y una prueba gratuita.
10,000 ft por Smartsheet
Combina capacidades tales como gestión de recursos y proyectos, gestión de activos digitales, flujos de trabajo inteligentes, colaboración en equipo, gestión de contenido y aplicaciones comerciales optimizadas. Su diseño intuitivo facilita la búsqueda de las personas más adecuadas para su proyecto, el seguimiento de cronogramas y presupuestos y la previsión. La planificación dinámica de recursos te permite planificar con anticipación e identificar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas reales. Con este software de administración de recursos, puedes crear marcadores de posición según el rol o la disciplina para programar asignaciones de proyectos, hacer estimaciones de presupuesto y pronosticar sus próximas necesidades de contratación. El uso de paneles de miembros del equipo ayuda a mantener a tus empleados informados y enfocados en su trabajo actual. También pueden integrar sus tareas con calendarios y recibir notificaciones por correo electrónico cuando cambien los planes.
La plataforma se integra con sistemas como Adobe Creative Cloud, Box, G Suite, Microsoft Teams, Skype y más.
Ventajas
· Buenas funciones de planificación
· Admite campos personalizados
· Excelente atención al cliente
Contras
· La interfaz de usuario puede parecer engorrosa, a veces tiene errores
· Funciones de gastos limitados
Precio: comienza en USD 14 / mes, una prueba gratuita.
Mavenlink
Es una solución de software de gestión de recursos de alto rendimiento que combina gestión de recursos y operaciones, inteligencia empresarial, contabilidad e integración intuitiva en un entorno centralizado. Sus poderosas capacidades de planificación te permiten responder a los cambios en la oferta y la demanda, recibir recomendaciones de recursos optimizadas y maximizar la utilización. Con Team Builder de Mavenlink, puedes ver todos tus grupos de recursos, evaluar múltiples planes al mismo tiempo y comprender cómo los cambios afectan a tu rendimiento y ganancias.
La función de habilidades te permite alinear las habilidades con los requisitos de tu proyecto, determinar las oportunidades de crecimiento y obtener información sobre las habilidades de cada miembro del equipo.
El uso de las capacidades de pronóstico de la plataforma ayuda a aumentar tu preparación para posibles cambios futuros. Puedes planificar las posibilidades en tu canal y definir áreas para la mejora continua.
Mavenlink diseñó un sistema de integración que facilita combinar las herramientas a la medida de los requerimientos de tu empresa. Puedes conectarte a CRM, HCM, finanzas y más. Algunas de las integraciones incluyen Netsuite, Oracle, Salesforce, Jira, Quickbooks, Xero. Este software de gestión de recursos es perfectamente adecuado para grandes empresas.
Ventajas
· Buena gestión de recursos
· Múltiples funciones de informes
· La asignación de recursos se integra con la planificación maestra
Contras
· Una curva de aprendizaje más pronunciada en comparación con herramientas similares
· Las funciones avanzadas solo están disponibles en planes más caros
· Sin posibilidad de ver el presupuesto en horas o dólares
Precios:
La plataforma proporciona estrategias de precios personalizados. Puedes especificar las necesidades de tu empresa y solicitar un presupuesto. Puedes programar una demo.
La siguiente tabla resume parte de la información proporcionada en este artículo
