Cada día son más las empresas que migran a sistemas basados en la nube como medio de intercambio y almacenamiento eficiente, y seguro de información. Un software de gestión de proyectos basado en la nube ofrece las herramientas necesarias para trabajar en entornos colaborativos. Pero, ¿a qué se debe esta tendencia?
El beneficio principal está asociado a la coordinación, planificación, colaboración, seguimiento y culminación del plan propuesto de forma eficiente y rentable. Asimismo, el manejo de datos online facilita el acceso a la información de todos los miembros del equipo de trabajo desde cualquier lugar.
FAQ
¿Qué es un software de gestión de proyectos basado en la nube?
Un software de gestión de proyectos basado en la nube es una solución que incorpora herramientas para facilitar la planificación, ejecución, supervisión y manejo de proyectos, accesible a través de internet en lugar de estar alojada en los equipos locales de los usuarios. Su implementación es rápida, la inversión es mínima y el mantenimiento es responsabilidad del representante del software.
¿Cómo seleccionar el mejor sistema de gestión de proyectos basado en la nube?
Seleccionar el mejor sistema de gestión de proyectos basado en la nube implica una revisión inicial de la capacidad y confiabilidad del proveedor del servicio. Algunos aspectos a evaluar incluyen su reputación, la solidez del negocio, la supervisión de los procesos, el soporte técnico, la operatividad y la seguridad en el manejo de los datos. Sumado a esto, las herramientas para la gestión de proyectos que incorpora el sistema deben cubrir las necesidades de tu empresa.
¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar la gestión de proyectos en la nube?
Algunos de los principales beneficios del software de gestión de proyectos son:
- Seguridad en el manejo de los datos
- Disminución de costes de implementación y mantenimiento
- Actualización constante del software
- Facilidad de acceso a los datos y herramientas desde cualquier dispositivo
- Automatización de procesos y disminución de errores.
¿Existen softwares de gestión de proyectos basados en la nube gratis?
Existe gran variedad de software de gestión de proyectos basado en la nube gratuitos. Cada uno se presenta con diversas características, que deben ser revisadas para seleccionar el que mejor se adapte a las necesidades del usuario. Tal es el caso de Bitrix24, que garantiza acceso gratuito a un gran número de herramientas y recursos para gestionar tareas y proyectos.
¿Cuáles son los requisitos para poder utilizar un software de gestión de proyectos basado en la nube?
El requisito básico para poder utilizar un software de gestión de proyectos basado en la nube es el acceso a internet. Además, se debe tener a disposición un ordenador con capacidades mínimas y acceso a un navegador web. Aunque no es fundamental, disponer de un smartphone o tableta permite a los miembros del equipo mantenerse al tanto de las novedades desde cualquier lugar y en cualquier momento, disminuyendo los tiempos de respuesta.
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Ventajas de implementar un software de gestión de proyectos basado en la nube
La gestión de proyectos en la nube representa una forma eficaz y segura de mantener conectado a un equipo de trabajo. Facilita el seguimiento de las actividades realizadas por equipos remotos, incrementando la productividad. Los sistemas para llevarla a cabo cuentan con recursos para evaluar el desempeño de los empleados y definir posibles puntos de mejora.
Implementar un software basado en la nube contribuye a mejorar la rentabilidad de una empresa, garantizando eficiencia y altos niveles de satisfacción del cliente. El proceso de adaptación es sencillo y favorece la supervisión a distancia.
Conoce más sobre los 10 beneficios que un software de gestión de proyectos basado en la nube puede aportar a tu equipo a continuación.
1. Mejora la productividad del equipo
La gestión de proyectos basada en la nube mejora la productividad de equipos dentro del mismo espacio físico, equipos remotos e híbridos. El acceso rápido a la información, procesos claros y comunicación fluida mejoran el ambiente laboral y el nivel de compromiso de los empleados.
La posibilidad de organizar grupos de chat por temas o proyectos simplifica el seguimiento y evaluación en función a los objetivos planteados. Un sistema de gestión de proyectos basado en la nube facilita la corrección oportuna de cualquier distorsión de los procesos. El calendario compartido ofrece una visión transparente sobre las fechas de culminación de tareas y contribuye a establecer prioridades.
Toda la información asociada a la gestión de tareas se presenta en un tablero a disposición de los involucrados. Así, cada empleado conoce su labor y el impacto de su desempeño en el resultado global. Un software de gestión de proyectos basado en la nube permite modificar documentos de forma simultánea y tener discusiones en tiempo real. En conjunto, todos estos aspectos mejoran los plazos de entrega e impulsan la competitividad de la empresa.
2. Minimiza los costes
Disponer de un software en la nube no requiere de la adquisición de equipos de gran capacidad para almacenar y manejar datos y procesos. No se requiere de la instalación de software, ni personal especializado en TI para labores de configuración y mantenimiento del sistema. En general, las herramientas son de uso intuitivo lo que agiliza la capacitación del personal.
El ahorro también está en relación a la adecuada selección del modelo que disponga de los recursos necesarios para el éxito del objetivo propuesto. Los servicios en la nube ofrecen diferentes niveles de gestión, que están asociados a la infraestructura (IaaS), la plataforma (PaaS) y el software (SaaS), todos ellos observados desde el punto de vista de servicio. Cada uno ofrece un nivel de gestión diferente, por lo cual es necesario conocer su enfoque.
IaaS permite adquirir solo los elementos necesarios para la empresa, los usuarios son responsables de la gestión en mayor grado. El servicio PaaS permite a los usuarios utilizar componentes disponibles en la nube, para agilizar el desarrollo y facilitar la personalización de la aplicación según las necesidades de la empresa. SaaS minimiza costos asociados al mantenimiento, desarrollo, soporte y operaciones, que son responsabilidad de la empresa de servicio, el usuario solo utiliza el sistema de acuerdo a sus necesidades y paga una tarifa mensual o anual.
3. Ofrece mayor seguridad en el manejo de los datos
Al tratarse de un software de gestión de proyectos basado en la nube todos los datos que se manejan son encriptados o codificados. De esta forma, solo las personas autorizadas pueden descifrar el contenido original. Proteger la información de posibles delitos informáticos, amenazas internas y errores humanos siempre es posible con estrategias eficientes.
Además de los mecanismos de cifrado de bases de datos y el uso de archivos para ocultar el contenido, la seguridad se puede gestionar con claves de seguridad. Un buen software de gestión de proyectos basado en la nube ofrece un alto nivel de protección, con normas y protocolos de seguridad de primer nivel.
La detección, investigación y solución de posibles amenazas ocurre de forma automatizada, garantizando una supervisión constante. Este tipo de plataformas ofrecen atención las 24 horas del día como parte de sus servicios, lo que genera tranquilidad en los usuarios.
4. Aporta flexibilidad para adaptarse a las necesidades de los usuarios
El tipo de plataforma que disponga la empresa que desea migrar a la nube no es un factor limitante para el proceso. El único requerimiento es disponer de una conexión a internet y un navegador web. Esta característica permite a los miembros del equipo continuar trabajando en el entorno que le resulte más cómodo.
La flexibilidad también refiere a la posibilidad de los usuarios de pagar solo por los recursos informáticos que utilizan. Con el fin de adecuarse a las diferentes necesidades, es común encontrar sistemas que ponen a disposición un paquete básico gratuito, al que se pueden sumar recursos según las necesidades. Solamente con las herramientas imprescindibles se puede incrementar la productividad sin incurrir en el pago de recursos adicionales.
Por otra parte, un software en la nube habitualmente no demanda mayores recursos del dispositivo desde el cual se accede. De allí, que no exista la obligación de adquirir equipos con capacidades específicas o de alguna marca en particular.
5. Permite la integración con diversas herramientas
La integración de herramientas externas al software de gestión de proyectos en la nube es una forma muy común de facilitar el proceso de implementación. Asegurar la comunicación directa entre el sistema de gestión y los recursos que ya utiliza la empresa resulta muy conveniente. Esto reduce tiempos de migración de datos y permite a tu empresa tener lo mejor de ambos mundos.
La fusión y centralización de recursos bajo una misma plataforma facilita el intercambio de datos de los sistemas de una empresa. Esto también permite el acceso de los usuarios externos para el intercambio de información cuando es necesario. Por otra parte, hace posible la incorporación de diversas aplicaciones de modo particular o a través de un software de terceros.
Previo a la implementación de la nube, existió el middleware como software de integración que vincula las aplicaciones a través de conectores o adaptadores. Algunos de estos productos han resultado útiles para aplicaciones SaaS.
6. Ofrece actualización y mantenimiento constante
Uno de los mayores beneficios de implementar un software de gestión basado en la nube son las constantes actualizaciones automáticas que recibe como parte del servicio. Esto evita que el usuario tenga que invertir tiempo para actualizar aplicaciones, descargar nuevas versiones o instalar parches.
La empresa que implementa este tipo de plataformas en la nube no requiere de sistemas de backup y servidores. Los cambios de versión son transparentes al usuario y se enfocan en solventar inconvenientes reportados para garantizar la operatividad.
Los beneficios del software en la nube ofrecen tranquilidad y tiempo para enfocarse 100% en el desarrollo de la compañía. Un software de gestión de proyectos basado en la nube permite a la empresa pensar en nuevas estrategias orientadas al crecimiento del negocio, manteniendo una imagen positiva. Favorece el crecimiento de la oferta de productos y servicios de modo acelerado y organizado.
7. Agiliza la gestión de procesos
El manejo de procesos en plataforma de gestión en la nube permite a las empresas mejorar sus niveles de respuesta. Con los recursos necesarios se simplifica la adopción de procesos de planificación financiera y presupuestaria en todas las categorías que maneja el negocio, con alternativas de desarrollo flexibles y particulares.
El aspecto financiero en todas sus etapas está basado en un ERP para facilitar la planificación a nivel de departamentos y de la empresa. Es fundamental para mantener el negocio en posición privilegiada, innovando, compitiendo y con la mirada en el futuro. Este software ofrece un importante apoyo para los procesos contables, financieros y ventas.
La integración de la diversidad de herramientas básicas y especializadas facilita el uso del software en la nube dentro de un entorno familiar. Estas características, sumadas a la facilidad de difusión oportuna de la información, permiten acelerar los procesos que se pueden visualizar en tiempo real, facilitando así la toma de decisiones de modo acertado.
8. Contribuye al adecuado uso de los recursos
Los recursos del software de gestión de proyectos basado en la nube incluyen herramientas de apoyo, comunicación y almacenamiento. Todos estos elementos representan la infraestructura necesaria para hospedar servicios y aplicaciones en la nube. Cada recurso tiene un propósito e interactúa de forma lógica con los demás servicios guiando al usuario en cada paso.
Con todas las herramientas necesarias en un solo ambiente y la facilidad de adopción y acceso a la información, los trabajadores mejoran su desempeño. Como ejemplo puntual, un usuario de Bitrix24 puede atender a un cliente y crear una tarea a partir de una solicitud. Dicha actividad creada se vincula al calendario generando una fecha y estableciendo prioridad de acción. De forma similar, una tarea puede asignarse a una persona o equipo de trabajo, definiendo subtareas y asignando responsables. El flujo de trabajo se estructura de forma eficiente, dando seguimiento a los procesos de principio a fin.
9. Simplifica el trabajo con equipos remotos
La migración e implementación de un software para la gestión de proyectos basada en la nube suministra herramientas que generan un ambiente de colaboración
seguro y fácil de usar. Estos complementos se suman a los servidores de archivos locales, acoplándose perfectamente con la infraestructura del sistema operativo de un equipo local.
Los diferentes medios de comunicación disponibles en la nube como las videollamadas, el chat y mensajería instantánea simplifican el intercambio en tiempo real. Las videollamadas son muy útiles para compartir ideas y plantear argumentos en conversaciones difíciles. El chat y la mensajería instantánea simplifican la comunicación de modo uno a uno y grupal.
Los espacios de trabajo compartidos permiten que los miembros de cada equipo puedan trabajar con los mismos archivos en tiempo real desde diferentes ubicaciones, manteniendo un control de versiones. La posibilidad de trabajar con listas de tareas compartidas simplifica el desarrollo del trabajo y el seguimiento de los avances en las diferentes etapas del proyecto.
10. Es amigable con el medio ambiente
Una infraestructura local, además de ser costosa, afecta el medio ambiente. Es un esquema que requiere de la instalación de sistemas de refrigeración con un costo asociado para mantenerlo en funcionamiento y se multiplica por usuario.
La posibilidad de trabajo en la nube favorece el trabajo remoto que, a su vez, minimiza el desplazamiento diario de empleados y, en consecuencia, un buen porcentaje de las emisiones de carbono asociadas a cada movilización.
Por otra parte, el uso de un software de gestión basado en la nube reduce o elimina la impresión de documentos, el almacenamiento físico de los mismos y los dispositivos y consumibles requeridos.
Las empresas que ofrecen servicios en la nube contribuyen de forma directa e indirecta al ahorro de recursos de almacenamiento físico. Todo esto conlleva a construir un planeta más sostenible.
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