Las 15 mejores herramientas para reuniones online

En los últimos años, la situación mundial ha llevado a muchas empresas a considerar las ventajas del trabajo remoto. No es raro que esta tendencia esté en crecimiento. Por el contrario, es fácil comprender cómo la disminución de costes asociados puede resultar interesantes para las compañías. Si tu empresa cuenta con trabajadores a distancia y estás evaluando diferentes herramientas para reuniones online, estás en el lugar correcto.

A continuación, analizaremos una a una las soluciones para llevar a cabo reuniones online y conferencias web más utilizadas en la actualidad. De esta manera, podrás escoger la que se adecúe de forma óptima a tus necesidades. ¿Quieres descubrir cuáles son las mejores plataformas para reuniones online?

FAQ

15 herramientas de reunión online que deberías conocer

Los encuentros virtuales son una insuperable forma de, por un lado, disminuir costes y, por el otro, aumentar la productividad. ¿Cómo? Sencillamente, a través de una mejor gestión de los tiempos. No es necesario que los invitados a la reunión se desplacen, ni tampoco pierdan sus valiosos minutos con conversaciones intrascendentes mientras llegan los últimos participantes. 

Ahora bien, para poder planificar, organizar y ejecutar de manera productiva estos encuentros, deberás recurrir a alguna de las herramientas de reunión online más eficientes del mercado. Como verás a continuación, hay posibilidades para todos los gustos y presupuestos.

1. Zoom

Zoom encabeza el listado de las herramientas de reunión online más utilizadas en la actualidad. Millones de empresas recurren a ella para llevar a cabo videoconferencias. Su popularidad se debe, principalmente, a su uso totalmente intuitivo. Su interfaz es tan simple que cualquier persona con conocimientos informáticos básicos puede beneficiarse de ella. La parte más compleja para quien desconoce la app es la creación de reuniones o el ingreso a las mismas. Sin embargo, tras un par de veces de práctica, tus empleados, incluso los de mayor edad, no tendrán problemas con ella.

El plan gratuito permite la incorporación de hasta 100 participantes y no impone límite de reuniones mensuales. No obstante, limita la duración de cada videoconferencia a 40 minutos, algo que puede resultar molesto en el caso de necesitar más tiempo para llegar a una conclusión. Por supuesto, es posible compartir pantalla y cuenta con chat incorporado. Los planes de pago no solo aumentan la duración de las llamadas, sino que permiten la inclusión de más participantes. Para mayor seguridad, se recomienda utilizar la opción de reunión con contraseña. Es posible grabar la reunión. Esta herramienta es compatible con dispositivos móviles y, también, se integra con Outlook, Gmail o iCal para una mejor gestión del calendario. 

2. Google Meet

El gigante de internet no podía quedar fuera de una selección de las mejores herramientas para reuniones online. Google Meet se encuentra, junto a Zoom y Skype, entre las más extendidas a nivel mundial. La app está incluida dentro de Google Workspace; con lo cual, si empleas esa plataforma colaborativa, ya cuentas con una de las mejores soluciones para reuniones online. 

Configurar una reunión es tan sencillo como indicar los datos de fecha, horario, temática y participantes, y compartir el vínculo para invitar a la reunión. Los invitados podrán unirse haciendo clic en el enlace desde la aplicación de Gmail para dispositivos móviles o desde la app Meet, desde el calendario o desde la misma invitación. El plan sin coste permite reuniones de hasta 1 hora con 100 participantes. Sin embargo, no ofrece funcionalidades, hoy en día, habituales como levantar la mano o grabar la reunión. Estas son posibles al optar por alguno de sus planes de pago.

3. Microsoft Teams

Entre los programas para videoconferencias destaca también Microsoft Teams. Esta plataforma permite la realización de llamadas, videollamadas y videoconferencias en un par de clics. Las grandes empresas prefieren utilizar esta plataforma, ya que permite la inclusión de hasta 1.000 participantes que pueden llamar y chatear. Sin embargo, este número puede ampliarse hasta 20.000 si se emplea el modo lectura, para que los participantes escuchen una ponencia. El plan gratuito, como es de esperar, limita los participantes a 100 y 60 minutos.

Asimismo, la solución posibilita que personas externas a la organización pueden unirse a la reunión. Solamente es necesario compartir el enlace a la misma. En cuanto a sus funcionalidades, la herramienta permite compartir pantalla, chatear, grabar la reunión o desenfocar el fondo. Quizá, su principal diferencial sea el entrenador de discursos. El mismo impulsa la confianza de quien dirige la reunión al ofrecer asistencia privada sobre el ritmo y las pausas de la ponencia. Por otra parte, avisa si interrumpes a algún compañero o empleado, y te recuerda que te dirijas directamente a los oyentes. En caso de optar por los planes de pago, obtendrás soporte técnico y a partir de 10 GB de almacenamiento en la nube.

4. Skype

Skype fue una de las primeras herramientas para reuniones virtuales a las que tuvimos acceso. Creada, en principio, para acortar las distancias a nivel personal, se ha convertido en una plataforma muy práctica para pequeñas y medianas empresas. No es necesario registrarse para poder participar en una reunión en Skype; de hecho, tampoco es 100 % necesaria la descarga de la aplicación. Tras generar el enlace para la llamada, solamente deberás compartirlo. Quién haga clic sobre él, puede abrir la app directamente (en caso de tenerla instalada) o, en su defecto, el sitio web de Skype que es compatible con Microsoft Edge y Google Chrome tanto en ordenadores como en dispositivos móviles 

En cuanto a las limitaciones, puedes invitar a un máximo de 99 personas y disfrutar de videollamadas totalmente gratuitas. Una curiosidad es que los enlaces de Skype, a diferencia de lo que sucede con otras herramientas de reunión online, no expira. De esta manera, puedes crear un enlace para cada equipo de trabajo y reutilizarlo cada vez que desees reunirte con ellos. Esto evita que los invitados no encuentren el enlace adecuado para la reunión en cuestión. Asimismo, las reuniones pueden extenderse hasta por 24 horas. Es posible compartir pantalla, desenfocar el fondo, chatear y grabar el encuentro. La grabación estará, luego, disponible durante un máximo de 30 días en la nube.

5. Bitrix24

Programas para videoconferencias hay muchos, pero pocos son tan completos como Bitrix24. Será porque esta plataforma es mucho más que una mera herramienta de comunicación. Se trata de un verdadero software integral que facilitará la gestión de tu compañía, desde la planificación hasta la ejecución. Particularmente, posibilita la realización de llamadas, videollamadas y videoconferencias. A la vez, estas pueden ser asentadas de manera directa en los calendarios para evitar olvidos. Prepara videollamadas en HD y videoconferencias con hasta 48 participantes con el plan gratuito y sin límite de tiempo (a diferencia de otras herramientas). Puedes incluir a tus empleados o, incluso, a proveedores, clientes o socios que no disponen de una cuenta de Bitrix24. Solamente, deberás enviarles un enlace de invitación. 

La plataforma asegura una gran nitidez y un excelente audio, aún si no dispones de una línea de internet rápida. El propio sistema detectará automáticamente la lentitud de conexión de un participante y ajustará sus necesidades para mantener la calidad de la comunicación. Por otra parte, podrás compartir pantalla y archivos, participar en el chat incluido, utilizar fondos personalizados o desenfocar tu entorno. Bitrix24 incluye, también, un botón para levantar la mano y facilita la creación de tareas y listas de verificación o la actualización del CRM sin necesidad de pausar la reunión. Por último, cabe destacar su cifrado SSL para total seguridad de las reuniones. Los planes de pago incluyen la opción meeting brief, un breve resumen de la reunión que se envía por el chat a los participantes.

6. Zoho Meeting

Otra buena herramienta es Zoho Meeting, una plataforma de videoconferencias cuyo plan gratuito sirve para organizar reuniones y seminarios de hasta 100 participantes con una duración máxima de 60 minutos. Los participantes pueden compartir pantalla y archivos, chatear y compartir reacciones durante la reunión.

Por otro lado, también ofrece la generación de informes y análisis. Por supuesto, las versiones de pago incluyen otras funcionalidades que podrían resultar de tu interés. El plan más económico suma a lo ya expuesto la posibilidad de contar con un coanfitrión, grabar la reunión y descargarla, y fondo virtual. Por otra parte, también podrás acceder al bloqueo de reuniones para mayor seguridad. 

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7. Livestorm

Entre los programas para videoconferencias que debemos mencionar se encuentra Livestorm, una plataforma pensada para gestionar reuniones y eventos de principio a fin. Más que un software tradicional de videoconferencias, se trata de una solución integral para planificar, organizar, ejecutar y analizar eventos. Livestorm provee modelos de correos electrónicos individuales y, también, secuencias, y permite crear y personalizar páginas de inscripción. Para llevar a cabo estas acciones, no es necesario descargar la aplicación. Simplemente, crea tu cuenta y trabaja desde el navegador de tu ordenador o móvil. 

Una de sus funcionalidades más interesantes es la fácil elaboración de presentaciones que llaman la atención por su interactividad. Podrás lanzar encuestas, compartir archivos y pantalla, automatizar eventos o compartir grabaciones. Por otra parte, la plataforma recopila datos de cada reunión para que puedas analizarlos y, posteriormente, tomar decisiones que te ayuden a incrementar la productividad. La versión gratuita es bastante limitada: las reuniones pueden ser para un máximo de 30 participantes y una duración de 20 minutos por sesión. Dichos límites aumentan exponencialmente según la suscripción por la que optes, llegando a los 3.000 participantes y hasta 12 horas de duración de la sesión.

8. GoTo Meeting

GoTo Meeting, a diferencia de otras soluciones de videoconferencia, no requiere de instalación obligatoria. Solamente, ingresa a su sitio web y comienza a preparar tu reunión. Por supuesto, también puedes escoger descargar su aplicación para mayor comodidad. La app es compatible con Mac, PC y dispositivos móviles. Además de posibilitar reuniones con pantalla compartida, ofrece la función de ratón compartido para que dos personas guíen la reunión en conjunto. Asimismo, podrás tomar anotaciones y grabar la reunión.

Merece la pena señalar que la plataforma cuenta con inicio de sesión único con credenciales de empresa. Añade contraseñas a tus reuniones o bloquéalas para evitar que visitantes no deseados accedan a ellas. Tanto el vídeo, como el audio y todo lo que se comparta dentro de la reunión, se cifra a 256 bits. Sincroniza la base de datos de tu empresa fácilmente con GoTo Meeting para realizar invitaciones más rápido. Gestiona listas enteras de usuarios en un clic. Se integra con aplicaciones como Slack, Outlook y Salesforce. Sin embargo, no tiene plan gratuito y el más económico permite reuniones de solo 4 participantes durante 40 minutos.

9. Adobe Connect

El sello de garantía Adobe acompaña a una de las mejores herramientas para reuniones online de la actualidad. Personaliza tus salas de reuniones y agrega un conjunto de datos a cada una para que los invitados sepan los temas a tratar. Puedes agregar, también, preguntas y respuestas, simulaciones, encuestas y juegos, todo desde la misma aplicación. 

Personaliza la URL de la reunión, comparte contenido, genera notas, chatea, graba y edita las reuniones, todo en la misma app. Solamente se puede utilizar con suscripción de pago, cuya posibilidad más económica posibilita las reuniones de hasta 25 participantes y hasta 9 anfitriones.

10. BlueJeans Meetings

BlueJeans Meetings ha sido desarrollada para llevar a cabo reuniones, seminarios e, incluso, consultas virtuales de atención sanitaria, si este es tu mercado. La misma destaca dentro de las herramientas de reunión online más interesantes por su facilidad de uso. Programa reuniones desde la aplicación o desde el navegador, ya sea en tu ordenador, tableta o móvil.

Esta solución ofrece comunicación con vídeo HD y sonido con la tecnología Dolby Voice®. Por otra parte, se integra con herramientas de planificación, mensajería y productividad. Cuenta con reconocimiento de voz para reuniones inteligentes y transcripciones de las reuniones. Utiliza el ingreso en un toque para que participar de la reunión sea más sencillo, aún utilizando otras herramientas para reuniones, como Zoom o Cisco Webex. La plataforma cuenta con 4 suscripciones de pago diferentes. La más asequible aloja hasta 100 participantes sin límite de tiempo.

11. Cisco Webex

Como otras herramientas de reunión online, Cisco Webex resulta intuitiva y fácil de manejar. Compartir pantalla, enviar archivos y chatear es posible dentro de la aplicación. Ahora bien, la app se jacta de trabajar con inteligencia artificial. Por lo tanto, tiene algunas funciones curiosas que pueden ser de tu interés. Por ejemplo, cuenta con eliminación del ruido. Así, se reducen las distracciones y se aclaran las voces de los participantes.

Pero eso no es todo. Reconoce, también, gestos sencillos realizados con las manos y coloca un símbolo en la pantalla. De este modo, se facilitan las votaciones y se evitan las superposiciones de voces. Si tus empleados hacen el símbolo de OK, la aplicación lo reconocerá y lo marcará en la pantalla. Personaliza la vista de la reunión en pantalla e integra las reuniones al calendario. Asimismo, la herramienta toma notas de la reunión automáticamente. La versión gratuita está disponible para reuniones de hasta 100 personas y 50 minutos. Sin embargo, no incluye reconocimiento de gestos ni transcripciones.

12. TeamViewer

TeamViewer está disponible para diferentes plataformas y sistemas. Es decir que tu equipo podrá utilizarla tanto desde el ordenador como desde el móvil, sin importar su sistema operativo. Comparte tus presentaciones con tus empleados al compartir pantalla. Habla cara a cara con ellos gracias a la implementación de VoIP, o sistema de voz sobre IP.

Esta solución cuenta, también, con chat integrado y posibilidad de envío de archivos. Exporta las reuniones creadas y envíalas directamente por Outlook. Graba la reunión para tomar notas más tarde o compartirla. Coloca una contraseña para proteger los encuentros de tu empresa y quédate tranquilo por su seguridad gracias al cifrado end-to-end. Para utilizar TeamViewer, deberás suscribirte. La versión más económica incluye reuniones de hasta 10 participantes.

13. Amazon Chime

¿Sabías que el gigante de las ventas online ha ingresado en el sector de las herramientas de reunión online? Amazon Chime facilita la comunicación entre equipos de trabajo o con proveedores o clientes. La aplicación puede descargarse para su uso con Windows, Mac, iOS y Android, o usarse directamente desde el navegador.

Las reuniones se ejecutan con video HD, posibilidad de compartir pantalla y con chat integrado. Desde la consola de administración de Amazon Chime, podrás determinar quiénes pueden ingresar a la reunión, administrar políticas y configurar el proceso de autentificación de ingreso único (SSO). Su gran diferencial es que la aplicación te llamará a todos los dispositivos agregados para recordarte que se acerca el inicio de una reunión. Se trata de un servicio de pago por uso, sin tarifas iniciales fijas, ni contratos a largo plazo. Esto significa que pagarás por lo que utilices.

14. FreeConferenceCall

La utilización de las videoconferencias de FreeConferenceCall requiere la descarga de su aplicación. Posteriormente, crearás tu cuenta y seguirás las indicaciones del intuitivo panel de control. En unos simples clics podrás crear una reunión para hasta 1.000 participantes.

Comparte pantalla y archivos, y comunícate con los invitados a la reunión a través del chat. En cuanto a su nivel de personalización, es prácticamente nulo. La pantalla principal muestra al anfitrión otros 5 participantes al azar, sin posibilidades de modificación. La app genera reportes de usuarios y graba la reunión, si así lo deseas. Tendrás 1 GB de almacenamiento en la nube. FreeConferenceCall es gratuita, aunque acepta donaciones.

15. Jitsi Meet

Para terminar esta selección de herramientas de reunión online, queremos presentarte Jitsi Meet, una solución de código abierto totalmente encriptada. Al hablar de código abierto, se hace referencia a un modelo de desarrollo de programas descentralizado. Así, diferentes personas colaboran para elaborar un determinado sistema.

Jitsi Meet no requiere de registro y su uso es gratuito. Puedes utilizarla desde el navegador, brindando los permisos para uso de la cámara y el micrófono de tu ordenador, o descargar la app. La misma está disponible para Mac, Windows y Linux, así como también para iOS y Android. Si optas por esta última posibilidad, podrás instalar el software en tu servidor y asegurar, así, la total confidencialidad de tus reuniones empresariales.

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Apuesta por una de las herramientas de reunión online que hemos compartido contigo e incrementa la productividad de tus reuniones. Organízalas y ejecútalas online. Deja que la planificación se reduzca a unos simples minutos haciendo clic. Recibe las confirmaciones de asistencia de manera virtual y programa recordatorios para que todos los participantes estén conectados a tiempo.