IA y gestión del conocimiento: 10 herramientas revolucionarias para potenciar tu equipo

Los continuos cambios en el entorno han elevado la importancia de la información como un recurso clave. En este contexto dinámico, la gestión del conocimiento puede garantizar el éxito organizacional, ya que dicho enfoque centraliza, organiza y comparte datos críticos, con el objetivo de mejorar la productividad y la toma de decisiones. Durante los últimos años, la aparición de las nuevas herramientas de gestión del conocimiento con IA han redefinido la forma en la que los equipos acceden, procesan y aplican el conocimiento.

Hoy en día, los negocios buscan aprovechar al máximo las plataformas de intercambio de conocimiento y colaboración en equipo para impulsar su desempeño. Las mismas promueven la adaptabilidad y la innovación, dos elementos vitales para mantenerse competitivos. No lo dudes y súmate a esta tendencia. Descubre cómo las mejores herramientas de gestión del conocimiento con IA pueden revolucionar tu organización y brindarte ventajas únicas.

1. Bitrix24

Entre las herramientas de gestión del conocimiento con IA, sobresale Bitrix24, una plataforma todo en uno con funciones integradas de gestión del conocimiento y potenciada con inteligencia artificial. Si bien en el mercado encontrarás diversos sistemas de conocimiento inteligente, Bitrix24 es uno de los más completos y accesibles a la hora de administrarlo y potenciarlo.

La base de conocimientos de Bitrix24 almacena toda la sabiduría empresarial, promoviendo una cultura de la colaboración y optimizando flujos de trabajo. Podrás generar diversas bases de conocimiento, con sus propios algoritmos y reglas de automatización. De este modo, cada equipo de trabajo tendrá acceso a la información relacionada con la empresa o el proyecto en cuestión. Asimismo, crear documentos sobre la base de plantillas o desde cero, coeditarlos de forma sincronizada y compartirlos es muy sencillo. Incluso, es posible comentar dentro de cada archivo, para intercambiar ideas y sugerencias en tiempo real, revisar y aprobar cambios, visitar el historial y recuperar versiones. Todo en un único espacio de trabajo colaborativo.

Bitrix24 cuenta con una potente herramienta de gestión de tareas asistida con inteligencia artificial. CoPilot, una de sus soluciones de IA, es capaz de procesar el lenguaje natural avanzado para extraer automáticamente conceptos clave de documentos o elaborar resúmenes, completar datos, generar ideas, transcribir llamadas y crear checklists que organizan las tareas eficientemente, entre otras funcionalidades. Además, está diseñado para recordar el contexto de las interacciones, convirtiéndose así en un socio perfecto para las sesiones de brainstorming y la resolución de problemas complejos.

Merece la pena señalar que Bitrix24 dispone de un sistema de búsqueda inteligente que permite encontrar información específica en segundos, asegurando que todos los empleados puedan acceder a los recursos necesarios sin pérdidas de tiempo. Además, permite la implementación de chatbots especializados en conocimiento que puedan responder preguntas complejas sobre la base de conocimientos

Por otro lado, Bitrix24 ofrece multitud de herramientas de comunicación, como mensajería instantánea, llamadas y videollamadas, que favorecen la discusión y simplificando la resolución de problemas.

Bitrix24 es la opción ideal para aquellas empresas que buscan soluciones de colaboración en equipo intuitivas y efectivas. La plataforma se adapta a cualquier tipo de empresa que desee transformar su gestión del conocimiento y puede conectarse a multitud de aplicaciones de terceros. Está disponible con plan gratuito y de pago.

2. Guru

Guru se presenta como una de las herramientas de gestión del conocimiento con IA más innovadoras en la actualidad. Al igual que Bitrix24, posibilita la organización, el acceso y la compartición de la información de forma eficaz. Al integrarse con aplicaciones, chats y documentos, brinda respuestas personalizadas sin necesidad de saltar de una aplicación a otra, minimizando las interrupciones en el flujo de trabajo.

Quizá, su característica más destacada sea su motor de búsqueda inteligente que utiliza el contexto, el historial, el rol y los permisos para entregar los datos adecuados. Su capacidad de responder a preguntas y completar información en segundos lo destacan entre los sistemas de conocimiento inteligente más avanzados. Además, su centro de formación de inteligencia artificial ayuda a que las respuestas se vuelvan cada vez más precisas y útiles.

Crea documentos con plantillas o desde cero. Edita, personaliza y gestiona o comparte con pocos clics. Las modificaciones se reflejan de forma inmediata, manteniendo a todo el equipo actualizado y alineado. Además, sus notificaciones de cambios y su opción de confirmación de lectura aseguran una comunicación más efectiva y transparente.

Guru facilita la colaboración mediante integraciones con herramientas como Slack, Userlike, Intercom y otras múltiples posibilidades. Esto significa que las respuestas autogeneradas con inteligencia artificial se pueden emplear en diferentes contextos, dentro del flujo de trabajo. Por otra parte, la plataforma identifica vacíos de conocimiento al analizar las consultas más frecuentes. Luego, podrás emplear la inteligencia artificial para redactar documentación crítica o materiales de soporte técnico, marketing o ventas. Guru funciona con planes de pago, tras una prueba gratuita de 30 días.

3. Confluence

Popular para la colaboración en equipo y la gestión centralizada del conocimiento, Confluence resalta por su versatilidad, siendo útil tanto para empresas de gran tamaño como para pequeños emprendimientos. Los equipos de trabajo pueden elaborar, organizar y acceder a documentos con texto, imágenes, código, tablas y mucho más. De hecho, incluye páginas dinámicas para la documentación de proyectos y wikis de equipos.

Su principal ventaja es la posibilidad de personalizar las páginas con elementos como pizarras, emojis e imágenes de portada, obteniendo un entorno de trabajo atractivo y funcional. Al integrarse con aplicaciones como Figma, repositorios de código y hojas de cálculo, consolida la información en un único lugar. En cuanto a la inteligencia artificial, Confluence la emplea para brindar sugerencias automáticas que aceleran las búsquedas, y generar resúmenes automatizados de páginas y definiciones de acrónimos o términos complejos, disminuyendo el tiempo dedicado a tareas manuales. Esta función resulta especialmente útil para equipos técnicos.

Como con otras soluciones de colaboración en equipo, podrás configurar notificaciones en tiempo real sobre cambios en el contenido, menciones o comentarios, para que todos los miembros del equipo estén informados. Verifica el historial de ediciones, revierte cambios y elimina la típica confusión ocasionada por múltiples versiones. El plan gratuito de Confluence incluye hasta 3 pizarras activas por usuario (con un máximo de 10 usuarios). Si necesitas ampliar las funciones, deberás optar por un plan de pago.

4. Document360

Otra de las herramientas de gestión del conocimiento con IA que podrían potenciar a tu equipo de trabajo es Document360. Esta plataforma ha sido diseñada para crear bases de conocimiento de autoservicio, con el fin de reducir las solicitudes de soporte. Por un lado, los clientes pueden acceder a documentación de software, API, SOP y manuales de usuario y, por otro, tus agentes de atención al cliente pueden consultar la base de conocimientos para resolver más rápido los tickets de soporte complejos.

Todos los documentos de tu empresa se almacenarán de forma centraliza para un acceso rápido. Asimismo, Document 360 ofrece control de versiones para recuperar datos eliminados por error y análisis de uso de documentos. En lugar de elaborar manuales en formato PDF, puedes generar manuales de usuario dinámicos, con buscadores e, incluso, multilingües. A nivel interno, tus empleados podrán encontrar de forma sencilla los SOP adecuados gracias a la búsqueda impulsada por AIR.

Pregunta al asistente de inteligencia artificial Eddy para obtener respuestas precisas y rápidas. Automatiza la creación de títulos, glosarios, resúmenes, descripciones y preguntas frecuentes, y mejora el contenido con IA. Las plataformas de intercambio de conocimiento se conectan con otras aplicaciones para obtener datos de ellas y Document360 no es la excepción. Se integra con Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Google Analytics y muchas otras. Disponible únicamente con planes de pago, con funcionalidades crecientes de la mano de la suscripción elegida.

5. Tettra

El funcionamiento de Tettra es muy sencillo. Esta herramienta ligera de bases de conocimiento es capaz de recolectar, almacenar y clasificar información obtenida desde diferentes canales. De este modo, cuando una persona lleva a cabo una pregunta a Kai, el asistente virtual, este utiliza la inteligencia artificial para buscar y proporcionar respuestas relevantes de forma instantánea. En caso de no encontrar los datos adecuados, redirige de manera automática la consulta a un experto.

Si buscas simplificar la documentación interna y el intercambio de información, puede ser una buena opción, ya que Tettra se posiciona como una de las herramientas de gestión del conocimiento con IA más eficaces. Entre sus funciones más llamativas, se encuentra la identificación de lagunas de conocimiento. Asimismo, Tettra analiza el tiempo pasado desde la última actualización de cada documento y solicita revisiones, para que el contenido sea siempre confiable.

Tettra se integra fluidamente con Slack, Microsoft Teams, Notion, Google Docs y proveedores de email, entre otras apps, consolidando la información. Su capacidad para importar contenido existente y organizar los documentos por categorías facilita la construcción de bases de conocimiento en minutos. Además, el etiquetado inteligente permite realizar búsquedas más rápidas. Más allá de documentar la información existente, podrás elaborar contenido nuevo para completar las bases de conocimiento. Tettra cuenta con planes de pago escalables, que brindan 30 días de prueba gratuita.

6. Starmind

Starmind es una plataforma innovadora dentro de los sistemas de conocimiento inteligente, diseñada para aprovechar al máximo la experiencia colectiva del equipo. Gracias a la IA, Starmind analiza millones de datos generados por los empleados para crear un directorio de expertos, que conecta conocimiento inmediatamente.

Solo haz una pregunta en el idioma y la aplicación que prefieras (como Slack o Microsoft Teams) y la herramienta identificará a las personas con la experiencia requerida y direccionará automáticamente la consulta, para una resolución rápida. Por supuesto, Starmind no solo sirve para conectar a los trabajadores, sino que también captura, almacena y reutiliza la información.

Su tecnología de inteligencia artificial generativa, StarGPT y su capacidad de aprendizaje automático la impulsan a sugerir respuestas y recursos contextuales, verificadas previamente por usuarios humanos, siempre que sea posible. De esta forma, se agiliza la toma de decisiones. Starmind se integra con Confluence, Jira y SharePoint, entre otras múltiples posibilidades, y puede contratarse únicamente con suscripción de pago.

7. Scribe

Como las anteriores herramientas de gestión del conocimiento con AI, Scribe captura y documenta información. El diferencial de esta app es que puede generar guías paso a paso automáticamente. Así, los equipos comparten su experiencia eficientemente y sin demoras. Esto puede ser determinante para el Departamento de Recursos Humanos al colaborar en el onboarding de nuevos trabajadores.

La creación de documentación en Scribe es sumamente fácil. Solo activa la extensión de la herramienta y lleva a cabo el proceso como lo harías habitualmente. Scribe usa la inteligencia artificial para captar cada paso y crear una guía detallada, con instrucciones y capturas de pantalla. Luego, podrás personalizar el contenido añadiendo texto, comentarios y aclaraciones, editando capturas o incluyendo el logo de tu empresa. Cuando estés satisfecho con la guía, podrás compartir el enlace, integrarla en una base de conocimiento o wiki, o exportarla en formatos como HTML o PDF.

Scribe incluye métricas detalladas sobre el uso de las guías, SOP y otros documentos, como visualizaciones y tasas de finalización, para que puedas evaluar y mejorar la eficacia de tu estrategia de gestión del conocimiento. Está disponible con plan gratuito y de pago, con funcionalidades que se expanden progresivamente.

8. Coda

¿Buscas entre todas las soluciones de colaboración en equipo existentes en el mercado español una que combine la flexibilidad de los documentos con la estructura de las hojas de cálculo y esté, al mismo tiempo, impulsada por la inteligencia artificial? Puedes haberla encontrado. Coda tiene un diseño dinámico, pensado para fomentar la organización y la colaboración.

Idea un espacio de trabajo a tu medida y emplea Coda para construir documentos interactivos y fácilmente personalizables. Puedes hacerlo desde cero o partiendo de una de sus plantillas para la gestión de proyectos y compartición de conocimiento, adaptándola a tus necesidades. Una de sus características más innovadoras es Coda AI, un asistente que transforma los datos dispersos en información procesable.

A diferencia de lo que sucede con otras herramientas, Coda AI no solo genera contenido automáticamente y convierte tareas repetitivas en flujos de trabajo automatizados, sino que también conecta los datos de diversas aplicaciones para que estén siempre actualizados y los cambios se sincronicen sin necesidad de intervención humana. Coda se integra con más de 600 aplicaciones, como Google Calendar, Figma, Slack y Jira, garantizando que tu equipo se desempeñe sin interrupciones. Coda es una de las herramientas de gestión del conocimiento con IA más completas. Si bien cuenta con un plan gratuito, el mismo solo cubre la edición de documentos. En caso de desear crear archivos, deberás optar por un plan de pago.

9. Bit.ai

Si quieres fomentar la colaboración a la vez que integras contenido multimedia, Bit.ai te sorprenderá. Esta herramienta combina un poderoso editor con integraciones versátiles y opciones avanzadas para compartir documentos. Con Bit.ai, los usuarios pueden desarrollar documentos interactivos adaptados a sus necesidades, como manuales de usuario, notas de reuniones, SOP o wikis.

Inserta contenido multimedia desde las aplicaciones integradas, como Trello, Figma o Google Drive, gracias a su editor inteligente. Además, los cambios en cualquiera de estos elementos se reflejarán automáticamente dentro de los documentos de Bit.ai. Su asistente impulsado por inteligencia artificial, AI Genius, simplifica la creación de contenido con plantillas personalizadas y eleva la calidad de los documentos con insights y recomendaciones en tiempo real.

Comparte los documentos con enlaces rastreables, incrústalos en tu sitio web o descárgalos. Entre todas las herramientas de gestión del conocimiento con AI, Bit.ai se posiciona como una de las preferidas por aquellos equipos que buscan un espacio de trabajo unificado que incluya no solo al equipo, sino a socios, clientes y otros invitados. Esto se debe a la posibilidad de jerarquizar la información y protegerla con permisos de acceso. Disponible con almacenamiento en la nube limitado y hasta 5 usuarios gratis. Para equipos de mayor tamaño, será necesario contratar una suscripción de pago.

10. Bloomfire

La última de las herramientas de gestión del conocimiento con IA que podrían revolucionar la manera en la que tu equipo se desempeña es Bloomfire, plataforma centralizada para almacenar y compartir conocimiento del equipo. Se diferencia de otras aplicaciones principalmente por sus búsquedas avanzadas impulsadas por IA. Bloomfire utiliza un sistema de indexación profunda que escanea documentos, presentaciones, vídeos, audios y otra clase de archivos, localizando frases exactas o temas específicos con llamativa rapidez.

Bloomfire puede transcribir y destacar secciones relevantes de los archivos multimedia automáticamente, ahorrando tiempo y facilitando la recuperación de información crítica que, de otra forma, podría perderse. Otro punto fuerte es el etiquetado y la categorización automática. Cuando se sube contenido, la inteligencia artificial de Bloomfire lo analiza, lo resume y lo etiqueta intuitivamente. Esto mejora la organización y la recuperación de los datos. Asimismo, la aplicación tiene la capacidad de integrar múltiples contribuciones, creando series de conocimiento interconectado y fácil de navegar.

Los miembros de tu equipo podrán plantear preguntas y obtener respuestas impulsadas por la IA, sobre la base del contenido existente. Bloomfire brinda analíticas en directo, para identificar la participación y brechas de conocimiento, y mejorar la eficiencia de las bases de conocimiento. Bloomfire es escalable y cuenta con planes de pago tanto para pequeñas como para medianas y grandes empresas.

Elige las mejores herramientas de gestión del conocimiento con IA para transformar tu empresa

Las distintas plataformas de intercambio de conocimiento presentadas a lo largo de este artículo tienen el potencial de revolucionar la forma en la que tu negocio gestiona la información. Estas aplicaciones no solo centralizan y organizan datos y documentos de la empresa, sino que también promueven la colaboración, la innovación y la eficiencia. Gracias a sus características impulsadas por inteligencia artificial, pueden optimizar procesos críticos como la toma de decisiones, el onboarding de empleados y la resolución de problemas

Entre todas las herramientas de gestión del conocimiento con IA destacadas, Bitrix24 brilla como una solución completa que combina la gestión de tareas, la comunicación y las bases de conocimiento en un único espacio de trabajo. Su diferencial radica en su capacidad para integrar sistemas de conocimiento inteligente con herramientas de colaboración en equipo, de forma que los usuarios accedan rápidamente a la información necesaria, se optimicen flujos de trabajo y se fomente la interacción entre los miembros del equipo.

Al crear tu cuenta en Bitrix24, podrás emplear la búsqueda inteligente, crear bases de conocimiento personalizadas y generar rápidamente resúmenes, ideas y organizar tareas con su asistente de IA, CoPilot. Además, su diseño adaptable y la posibilidad de integrarse con numerosas aplicaciones hacen de Bitrix24 una opción ideal para empresas de cualquier tamaño.

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FAQ

¿Cuáles son las mejores herramientas impulsadas por IA para la gestión del conocimiento?

Las mejores herramientas impulsadas por IA para la gestión del conocimiento son:

• Bitrix24

• Guru

• Confluence

• Document360

• Tettra

• Starmind

• Scribe

• Coda

• Bit.ai

• Bloomfire

¿Cómo mejoran las herramientas de gestión del conocimiento la eficiencia del equipo?

Las herramientas de gestión del conocimiento mejoran la eficiencia del equipo al:

• Centralizar la información.

• Facilitar el acceso rápido a datos clave.

• Promover la colaboración en tiempo real.

• Automatizar tareas repetitivas.

• Reducir la duplicación de esfuerzos.

• Fomentar la toma de decisiones oportuna mediante análisis avanzados.

• Asegurar el acceso a recursos actualizados.

• Agilizar los procesos.

• Fortalecer la capacidad de adaptación a los cambios.

¿Qué plataformas de gestión del conocimiento son ideales para integrar la IA?

Las plataformas de gestión de conocimiento ideales para integrar la IA son aquellas que combinan capacidades avanzadas de automatización, análisis de datos y aprendizaje automático. Estas funcionalidades estructuran la información, detectan patrones y ofrecen recomendaciones inteligentes, mejoran la búsqueda de datos y facilitan la personalización de contenido.