11 herramientas indispensables para la coordinación de equipos globales

La reciente expansión del teletrabajo ha repercutido notablemente en la manera en que las empresas contratan nuevos empleados y los gestionan. Si bien el trabajo remototrabajo remoto ha conseguido derribar barreras, acercando el talento a las compañías, también ha planteado una serie de desafíos. Entre ellos, destaca la coordinación de equipos a distancia.

Para abordar estos retos, contar con herramientas para coordinación de equipos online se vuelve indispensable. Las mismas no solo facilitan la colaboración en equipos multiculturales, sino que también ofrecen soluciones para la gestión de proyectos online y la comunicación sin fronteras. Toma nota de las once mejores plataformas de gestión de equipos virtuales del momento.

1. Bitrix24

Bitrix24 es una plataforma integral que ofrece herramientas de comunicación, colaboración, gestión de tareas y CRM, ¡todo en un solo lugar! De este modo, se convierte en la opción perfecta para la gestión del negocio y la coordinación de equipos.

Una de las características más destacadas de Bitrix24 es su capacidad para gestionar tareas y proyectosgestionar tareas y proyectos. Los equipos pueden crear, asignar y seguir el progreso de las tareas en tiempo real, lo que garantiza que todos estén al tanto de sus responsabilidades y plazos. La función de diagramas de Gantt permite visualizar las dependencias entre tareas y planificar los proyectos de manera más efectiva, mientras que los tableros Kanban facilitan la gestión del flujo de trabajo de una forma intuitiva.

Este software para equipos globales permite automatizar flujos de trabajoautomatizar flujos de trabajo repetitivos mediante reglas predefinidas (triggers), lo que no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza errores. Por ejemplo, las tareas recurrentes se pueden configurar para que se creen automáticamente en intervalos regulares, y las notificaciones aseguran que ningún detalle se pase por alto.

Otro aspecto esencial de Bitrix24, sobre todo a la hora de lograr la mejor coordinación de equipos, es la amplia gama de herramientas para mantener a todos los miembros conectados. La app cuenta con chat en tiempo real (individual o grupal), llamadas, videollamadas en HD y videoconferenciasvideoconferencias. Comparte pantalla, graba audio y vídeo, y difumina la pantalla. Merece la pena destacar que las videollamadas y videoconferencias no tienen límite de tiempo en Bitrix24, algo que no sucede en otras herramientas para trabajo remoto.

Por otra parte, Bitrix24 proporciona almacenamiento en la nubealmacenamiento en la nube para que todos los documentos relevantes sean accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los archivos pueden ser compartidos, editados en colaboración y organizados en carpetas de proyectos, que pueden protegerse con contraseña y permisos, asegurando que toda la información crítica esté centralizada y protegida. Además, la función control de versiones permite rastrear los cambios y revertirlos de ser necesario.

Más allá de los recursos mencionados, Bitrix24 incluye un potente CRM, un creador de sitios web, contact center integrado y mucho más. ¡Todo el funcionamiento de tu empresa puede gestionarse desde allí! Bitrix24 ofrece un plan gratuito, que incluye chat, llamadas de audio y vídeo, videollamadas y videoconferencias, base de conocimientobase de conocimiento, calendarios, gestión de tareas y proyectos, entre otras funcionalidades. Si deseas ampliar el almacenamiento o acceder a funcionalidades superiores, siempre puedes contratar una suscripción de pago.

2. Slack

Una de las herramientas de software para equipos globales más extendidas es Slack. Esta plataforma de mensajería instantánea favorece la colaboración y la comunicación entre los miembros de un equipo, sin importar cuántos kilómetros o husos horarios les separen. Su funcionamiento es muy fácil e intuitivo. Simplemente, crea un espacio de trabajo y añade usuarios. Luego, podrás abrir canales, con permisos de acceso diferenciados, para cada departamento, actividad o, incluso, proyecto.

Chatea en Slack con los miembros de tu equipo en tiempo real o deja un mensaje para que lo respondan cuando se conecten. Envía archivos, clips de audio y vídeo, o lleva a cabo reuniones en línea. Al igual que otras herramientas para trabajo remoto, la inteligencia artificial puede emplearse para la automatización de tareas repetitivas, simplificando la labor de los trabajadores. La IA puede resumir conversaciones al instante y aumentar la productividad al encontrar rápidamente la información necesaria.

Una característica interesante es Slack Connect, que permite la colaboración con equipos de otras empresas de manera segura, extendiendo la comunicación más allá de los límites de la organización. Asimismo, Slack se integra con diferentes aplicaciones que prolongan sus funcionalidades. La solución tiene un plan gratuito que almacena conversaciones durante 90 días y posibilita videoconferencias únicamente uno a uno. Si necesitases reuniones grupales y otras funciones, deberías optar por una suscripción de pago.

3. Asana

Asana sobresale entre las herramientas de gestión de proyectos online debido a sus variadas funciones y su facilidad de uso. Organiza tu trabajo de manera eficiente y conecta las tareas con los objetivos de toda la empresa. Puedes emplear Asana en tu navegador o descargar la versión para escritorio. En ambos casos, tendrás la posibilidad de gestionar y asignar tareas, con fecha de entrega, documentos asociados o enlaces.

Visualiza tus obligaciones en forma de lista, calendario o tablero, según tu preferencia. Además, recuperar archivos importantes es sencillo, ya que Asana proporciona una sección específica para almacenar y acceder a documentos de manera rápida y eficiente.

Crea flujos de trabajo completos y personalizados, utilizando colores y etiquetas para identificar las tareas asignadas y los plazos de entrega. Así, podrás mejorar la coordinación de equipos y mantener un seguimiento del progreso en tiempo real, lo que te permitirá tomar medidas ante posibles retrasos que podrían impactar en el éxito del proyecto. Disponible con planes de pago que incrementan la cantidad de herramientas para trabajo remoto junto con el precio.

4. Zoom

Resulta imposible pensar en un equipo global que carezca de una herramienta básica de software para equipos globales como son las videoconferencias. En la actualidad, estas aplicaciones se han vuelto imprescindibles para lograr la coordinación de equipos, llevar a cabo actividades de team building y mantener la satisfacción y la motivación del personal. Entre las más conocidas, se encuentra Zoom.

Planifica reuniones virtuales con equipos de cualquier parte del mundo, colaboradores externos, proveedores o colegas. Realiza presentaciones en línea, imparte formaciones y talleres, o celebra eventos virtuales de gran magnitud. Zoom cuenta con salas de espera para controlar el acceso a las reuniones; además, ofrece funcionalidades para compartir pantalla y grabar los encuentros para su posterior distribución, así como chatear.

La función más interesante es su capacidad de programar reuniones adaptando el horario a la ubicación de cada participante. Estas pueden agregarse al calendario de Google, entre otros. Así como las herramientas para coordinación de equipos anteriormente descritas, Zoom tiene la capacidad para integrarse con otras apps y plataformas, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información entre equipos.

Su plan gratis permite reuniones de hasta 40 minutos con un whiteboard básico, chat incluido y notas. Las funciones avanzadas, como seminarios web, subtítulos (ideales para fomentar la colaboración en equipos multiculturales) o almacenamiento en la nube, están incluidas en los planes de pago.

5. Trello

Si quieres mejorar la coordinación de equipos, quizá debas explorar Trello, una de las herramientas de gestión de proyectos online preferidas por desarrolladores de software, departamentos de marketing, recursos humanos y ventas, y empresas de diversa envergadura. La app proporciona tableros, listas y tarjetas para priorizar tareas y proyectos de manera íntegramente visual.

Organiza el trabajo en Trello creando tarjetas para cada tarea y categorizándolas entre pendientes, en curso y finalizadas, o cualquier otro grupo que se adapte a tu negocio. Asigna responsabilidades, incluye archivos y prioriza las actividades. Además, puedes desarrollar procesos automatizados para mover el trabajo hacia adelante sin problemas.

Trello es una de las plataformas de gestión de equipos virtuales más versátiles del mercado, ya que puede adaptarse a las necesidades de diversos equipos, desde la gestión de proyectos hasta la planificación de eventos. Su suscripción gratuita incluye tarjetas y power-ups (funcionalidades adicionales de los tableros) ilimitados. Si necesitas múltiples tableros, contrata un plan de pago.

6. Microsoft Teams

Microsoft Teams, la plataforma de coordinación de equipos del gigante tecnológico, se ha posicionado como una de las soluciones más completas del mercado para la colaboración global. Favorece la comunicación entre los miembros de tu equipo con sus herramientas de chat, llamadas y videoconferencias. Comparte archivos y centraliza todas las conversaciones en un único lugar.

Haz y recibe llamadas directamente desde Teams, incluso en grupo. Microsoft Teams incluye correo de voz y función de transferencia de llamadas. Organiza reuniones virtuales con hasta 1000 asistentes y eventos en vivo para hasta 10.000 participantes, con funciones avanzadas como levantar la mano, reacciones virtuales, PowerPoint Live y Microsoft Whiteboard. Obtén notas de los encuentros generadas con inteligencia artificial.

Planifica proyectos en listas y tableros, asigna responsabilidades, establece fechas de entrega y realiza el seguimiento. Crea reglas y comandos automatizados para optimizar los flujos de trabajo. Su principal ventaja es que se integra de manera fluida con las aplicaciones de Office 365, permitiendo a los usuarios compartir y trabajar en conjunto documentos en tiempo real. Únicamente disponible con plan de pago.

7. Google Workspace

Anteriormente G Suite, Google Workspace puede ser la mejor elección para las empresas que basan su funcionamiento en las herramientas de Google. Se trata de una verdadera suite de productividad que integra herramientas de gestión de proyectos online y comunicación para refinar la coordinación de equipos remotos.

Google Workspace te brinda correo electrónico personalizado (en Gmail) para tu empresa, que incluye etiquetas, filtros y respuestas automáticas. Conversa con los miembros del equipo empleando Google Chat o usa Google Meet, la plataforma de videoconferencias para preparar reuniones virtuales, webinars y eventos en vivo. Esta herramienta tiene interesantes funciones como grabación de reuniones, fondos personalizados y subtítulos en tiempo real, que simplifican la colaboración en equipos multiculturales.

Pero eso no es todo. También tendrás acceso a otras aplicaciones muy extendidas, como Google Calendar para programar reuniones corroborando la disponibilidad compartida, la herramienta de gestión de tareas, el almacenamiento en la nube de Google Drive y Google Documentos, Hojas de Cálculo, Formularios, Sites y Presentaciones. Asimismo, la suscripción te permitirá emplear la app de notas Keep, la pizarra colaborativa Jamboard y la automatización de tareas Apps Script. Por último, podrás disfrutar de la ayuda de Gemini, el asistente basado en IA integrado en múltiples de las aplicaciones mencionadas. El uso de Google Workspace es de pago.

8. Confluence

A diferencia de otras plataformas de gestión de equipos virtuales, Confluence se centra en la creación y gestión de documentación, facilitando, así, la coordinación de equipos y mejorando la productividad. Elabora documentos y clasifícalos empleando las etiquetas de palabras clave para que su acceso posterior sea mucho más sencillo.

Utiliza el árbol de páginas para desarrollar una estructura bien organizada. Genera automáticamente una macro tabla de contenidos para que todos los miembros del equipo puedan encontrar la información en un abrir y cerrar de ojos. Esta función es perfecta para empresas que manejan grandes volúmenes de datos.

En Confluence, puedes editar archivos de manera simultánea, incorporar comentarios en línea, así como likes y elementos visuales como emojis y GIF. También, puedes etiquetar personas y asignar tareas. La página de inicio de la aplicación tiene un feed que centraliza la actividad y permite almacenar los espacios de trabajo preferidos para que nunca pierdas nada de vista. Asimismo, Confluence ofrece variadas plantillas personalizables. Confluence tiene un plan gratuito para hasta 10 usuarios, que incluye páginas y espacios ilimitados, y hasta 3 pizarras activas por usuario. Además, cuenta con tres planes de pago con características adicionales.

9. Monday.com

Monday.com es un sistema operativo de trabajo altamente personalizable que permite a los equipos crear aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para gestionar procesos, proyectos y tareas. Al emplearlo, podrás gestionar desde la estrategia hasta las tareas diarias. Si buscas una opción para la coordinación de equipos, puede ser una buena solución.

Establece metas, planifica, ejecuta y monitorea proyectos desde un solo lugar. Asigna recursos y sigue su distribución. Visualiza quién está trabajando en qué para evitar sobrecargas. Automatiza tareas dentro de los flujos de trabajo. Maneja el pipeline de ventas y acelera el ciclo de vida de tus productos con su herramienta de gestión de producto y seguimiento de bugs. Personaliza los paneles según tu conveniencia y centraliza la comunicación.

Facilita la colaboración en equipos dentro de la organización con notificaciones en tiempo real. Realiza videollamadas y mantén, de este modo, una relación cercana con tus empleados, sin importar su ubicación. El plan gratuito de Monday.com incluye hasta dos usuarios y tres tableros, además de funciones básicas. Para disfrutar de automatizaciones y tableros privados, entre otras características avanzadas, deberás suscribirte.

10. Basecamp

Entre las herramientas para coordinación de equipos pequeños destaca Basecamp, debido a que combina todas las aplicaciones que podrías necesitar en un único paquete. Cada proyecto en Basecamp tiene su propia página, donde toda la información relevante se organiza y se mantiene accesible. Así, podrás ver las tareas, los archivos, las discusiones y los plazos de forma unificada. Al igual que en las anteriores plataformas de gestión de equipos virtuales, crea y asigna tareas y recursos, y verifica el progreso.

El chat y los mensajes privados de Basecamp ayudan a agilizar la comunicación diaria entre los miembros del equipo de trabajo. Además, puedes dejar mensajes específicos para un profesional dentro de un proyecto, subir y compartir archivos, y configurar notificaciones para minimizar demoras. Accede a los reportes de actividad para corroborar los progresos e identificar obstáculos.

Como ves, Basecamp es una solución integral de gestión de proyectos que está disponible con dos diferentes suscripciones de pago. La más económica ofrece 500 GB de almacenamiento para archivos y documentos. Las empresas de mayor envergadura, seguramente, necesitarán el plan superior.

11. Jira

Jira fue diseñada para desarrolladores de software; sin embargo, ha evolucionado para servir también a equipos no técnicos que necesitan organizar y rastrear flujos de trabajo de proyectos. La coordinación de equipos globales puede ser más ágil gracias a los tableros Scrum y Kanban, que permiten dividir grandes tareas en otras más pequeñas. También, es posible visualizar los proyectos en la función cronología, para obtener el contexto necesario para la toma de decisiones.

Automatiza flujos de trabajo y personalízalos siempre que lo consideres necesario. Utiliza los mapas de ruta integrados para esbozar una visión y una hoja de ruta del proyecto. Centraliza todos los detalles, las responsabilidades, los recursos y las herramientas en un único espacio. Jira está disponible gratis hasta 10 usuarios, con objetivos, proyectos y tareas ilimitados. Quienes necesiten mayor almacenamiento y automatizaciones, entre otras funciones, deberán invertir en una suscripción de pago

Coordina tu equipo global con la ayuda de las herramientas adecuadas

En la actualidad, existe una gran variedad de herramientas para coordinación de equipos. Muchas de ellas se centran en una determinada área, aunque algunas, como Bitrix24, colaboran en la gestión integral de la empresa. En general, estas plataformas favorecen la comunicación fluida, la gestión de proyectos eficiente y la colaboración en tiempo realcolaboración en tiempo real, sin importar las distancias geográficas. Además, suelen simplificar la asignación de tareas, la planificación y el seguimiento del progreso, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos del proyecto. Por otra parte, pueden integrar funciones automatizadas y centralizar la información.

Entre todas las plataformas de gestión de equipos virtuales presentadas, Bitrix24 puede ser la mejor opción para la coordinación de equipos globales, ya que reúne todas las funcionalidades necesarias en una sola plataforma. Ofrece comunicación, colaboración, calendarioscalendarios, gestión de proyectos y tareas, y un CRM robusto en un entorno unificado.

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FAQ

¿Qué características son cruciales en las herramientas para coordinar equipos globales?

Las características cruciales en las herramientas para coordinar equipos globales son las siguientes:

• Interfaz intuitiva.

• Comunicación en tiempo real.

• Acceso a archivos compartidos.

• Gestión de proyectos.

• Compatibilidad con múltiples dispositivos.

• Capacidad para trabajar en diferentes zonas horarias.

• Integración con otras aplicaciones.

• Seguridad y privacidad de datos.

¿Cómo las herramientas de colaboración mejoran la productividad en equipos internacionales?

Las herramientas de colaboración mejoran la productividad en equipos internacionales al:

• Facilitar la comunicación en tiempo real.

• Reducir retrasos y malentendidos.

• Asegurar el acceso a datos actualizados.

• Organizar tareas.

• Simplificar el monitoreo del progreso.

• Centralizar la información y las funciones en un único lugar.

• Posibilitar la colaboración asincrónica.

• Mejorar la visibilidad del trabajo y la resolución de cuellos de botella o conflictos.

¿Cuáles son los desafíos comunes que enfrentan los equipos globales y cómo pueden ayudar estas herramientas?

Los desafíos comunes que enfrentan los equipos globales son las diferencias horarias, las barreras idiomáticas, el acceso a la información, la coordinación de tareas y la diversidad cultural. Las herramientas para coordinación de equipos pueden ayudar al ofrecer:

• Gestión de tareas y asignación de responsabilidades.

• Traducción automática.

• Facilitación del trabajo en husos horarios diferentes.

• Centralización de documentos.

• Chat y videollamadas para una comunicación fluida y más cercana que fomente la inclusión e interacción personal.