¿Qué es el flujo de trabajo y cómo optimizarlo? Guía para PYMES y empresas grandes

Toda organización, sin importar su tamaño, debe tener flujos de trabajo definidos. Estos flujos suelen surgir por sí solos al estar obligados a realizar tareas repetitivas. El sentido común es la mejor guía para identificaridentificaral hacernos dar cuenta de las mejores maneras de hacer cosas, y reutilizar ese conocimiento en tareas sucesivas. A medida que las organizaciones crecen, y las partes involucradas se hacen más numerosas, crece también la demanda por estructuras y métodos más eficientes. Es decir, se establece la necesidad de crear flujos de trabajos óptimos.

Un flujo de trabajo efectivo permite que las tareas, la información y los recursos fluyan sin obstáculos entre los involucrados, desde gerentes de proyecto y diseñadores hasta proveedores y clientes, garantizando así una ejecución sin fisuras y una productividad óptima.

Pero, ¿qué es exactamente un flujo de trabajo y cómo se puede afinar para alcanzar estas metas? En este artículo, exploraremos cómo la optimización del flujo de trabajo se enfoca en mejorar los procesos organizacionales, desde la asignación de tareas y la comunicación hasta la gestión de recursos.

Además, veremos cómo una herramienta como Bitrix24, diseñada específicamente para optimizar los flujos de trabajo de organizaciones empresariales de todos los tamaños, puede integrarse sin esfuerzo en su estrategia para ayudar a refinar estos procesos, facilitando una mayor eficiencia y mejores resultados. Con Bitrix24, la promesa de un flujo de trabajo optimizado no es solo un objetivo alcanzable, sino una realidad tangible que transformará la forma en que su empresa opera día a día.

¿Qué es el Flujo de Trabajo?

Un flujo de trabajo, en su esencia, es la definición, ejecución y automatización de procesos empresariales donde las tareas, la información y los documentos se transfieren de un punto a otro según un conjunto de reglas procedimentales. Este sistema asegura que el trabajo realizado por una o más personas transforme eficientemente materiales, información o servicios, para ser aprovechados por el siguiente departamento o el cliente final. Entender y optimizar estos flujos es crucial para cualquier empresa que aspire a la eficiencia y al éxito en el competitivo mercado actual.

Sin embargo, la optimización de los flujos de trabajo enfrenta varios desafíos que pueden impactar significativamente la productividad.

Obstáculos que impiden la optimización de flujos de trabajo

Al aumentar el tamaño de las organizaciones, existe la tendencia de que ciertos procesos se petrifiquen, lo cual hace difícil cambiarlos o incluso convencer al equipo de que deben ser eliminados. Veamos los más comunes que se presentan en las PYMES y empresas grandes.

Procesos heredados: son prácticas arraigadas que algunos miembros del equipo prefieren mantener. Se establecen tras años de aplicación o tradición. Mientras más tiempo tenga una práctica establecida, mayor resistencia al cambio provocará. El problema es que muchas veces estas prácticas responden a desafíos que ya han sido superados. Sin embargo, las personas a cargo de su observancia pueden haber olvidado la razón por la cual se establecieron dichas prácticas, pero siguen aplicándolas porque es su deber.

Procesos de terceros: los proveedores o socios tienen sus propias maneras de operar. Esto puede generar descoordinación y dificultades para mantener a todos los involucrados en sintonía. A la hora de optimizar procesos, necesitaremos tomar en cuenta los flujos de trabajo de terceros, incluso cuando es obvio que ellos mismos no están optimizados. Hay varias maneras de aproximarse a este desafío: Si nuestra organización es lo suficientemente robusta, se puede evaluar la creación de un equipo que provea el producto o servicio desde dentro. Esto es muy común cuando se trata de servicios de marketing, creación de contenido, o desarrollo web. Alternativamente, se puede abrir la búsqueda de otros proveedores externos que se adapten a nuestros flujos de trabajo de manera más eficiente.

Falta de procesos establecidos: Esto puede ser una ventaja o un desafío, dependiendo de la actitud de los involucrados hacia el establecimiento de normas y procesos. Hay equipos o proveedores que valoran su libertad de trabajar a sus propios ritmos, pero esto implica una menor disposición a adherirse a un flujo de trabajo y mayor conflictividad. Otros estarán abiertos a aprender y madurar, pudiendo adaptarse a nuevos y más eficientes flujos de trabajo, e incluso querrán ser parte esencial del proceso de optimización.

Procesos vinculados a herramientas específicas: Las herramientas disponibles pueden limitar la adaptabilidad, ya que algunos equipos dependen exclusivamente de las capacidades y limitaciones de dichas herramientas. Esto se vuelve de vital importancia cuando los equipos se sienten cómodos usando funcionalidades específicas de manera rutinaria, pero comienzan a requerir soluciones específicas de su industria o nicho.

Dada esta complejidad, la adopción de una solución como Bitrix24 puede ser transformadora. Nuestra plataforma no solo facilita la creación y gestión de flujos de trabajo eficientes, sino que también ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a las variadas necesidades tanto de PYMES como de empresas grandes, integrando todas las funciones necesarias para superar los desafíos mencionados y mejorar continuamente los procesos. Bitrix24 establece canales directos entre proveedores y departamentos, facilitando la comprensión de procesos internos y abriendo mayores posibilidades de optimización. Bitrix24 también ofrece una capacidad de integración sin precedentes, lo cual permite añadir o personalizar funcionalidades sin recurrir a herramientas externas. Optimizar su flujo de trabajo se convierte en una tarea menos ardua y más integrada, permitiendo que su empresa no solo sobreviva sino que prospere en el dinámico entorno empresarial.

Diseño de un Flujo de Trabajo Óptimo

Diseñar un flujo de trabajo que no sólo cumpla con los requerimientos de la organización, sino que impulse su negocio hacia adelante, requiere una estrategia meticulosa y previsora. El primer paso para crear un flujo de trabajo efectivo es visualizar claramente el resultado deseado. Esto significa pensar en el futuro, no solo en cómo se hacen las cosas actualmente, sino cómo deberían realizarse para maximizar la eficiencia y la productividad. Tener la vista puesta en cómo debería funcionar un flujo de trabajo ideal permite poner en relieve los aspectos que debemos modificar para que nuestra visión se cumpla.

1. Evaluación de los procesos actuales: Antes de implementar cualquier cambio, es necesario entender a fondo los sistemas, flujos de trabajo y procesos existentes. Esto incluye identificar los puntos fuertes que se deben conservar y las deficiencias que requieren mejoras. Mientras más grande es la organización, más complejas serán las interdependencias entre procesos y departamentos. La claridad en esta fase inicial sienta las bases para las transformaciones que seguirán.

2. Estudio de las mejores prácticas: Informarse sobre las mejores prácticas del sector es esencial. Esto no solo proporciona una perspectiva sobre lo que otros están haciendo bien, sino que también ayuda a elevar los estándares internos de su empresa. La integración de estas prácticas debe ser adaptativa, asegurando que complementen y enriquezcan sus procesos existentes.

3. Creación de listas de verificación: Las listas de verificación son herramientas fundamentales para el seguimiento y la evaluación del progreso de la optimización. Deben ser específicas, medibles y realistas, facilitando una verificación clara de cada etapa del proceso de optimización.

4. Interacción continua con el equipo: Es vital formular las preguntas correctas a aquellos que están en el terreno ejecutando las tareas diarias. La formulación de interrogantes inteligentes puede poner de manifiesto preocupaciones, problemas o soluciones que podrían estarse pasando por alto. Además, su participación activa es crucial para el éxito de la implementación de nuevos flujos de trabajo.

5. Involucramiento de socios estratégicos: Identificar y comprometer a los socios adecuados es clave. Esto incluye desde proveedores, clientes y todos los departamentos afectados. Desarrollar estrategias de aceptación y colaboración con estos socios garantiza que todos estén alineados y comprometidos con los nuevos procesos.

Cada uno de estos pasos no solo prepara a su empresa para implementar cambios efectivos, sino que también asegura que estos cambios sean sostenibles y apoyados por todas las partes involucradas.

Implementación y automatización de flujos de trabajo

Una vez diseñado un flujo de trabajo óptimo, el siguiente paso esencial es su implementación y automatización efectiva. Esta fase es crucial para transformar los planes y las estrategias en acciones concretas que realmente impulsen la productividad y la eficiencia de su empresa. En esta sección, detallaremos cómo definir claramente los resultados deseados, confirmar la necesidad del proceso para alcanzar esos resultados, y cómo simplificar, optimizar y, sobre todo, automatizar esos procesos.

Establecer objetivos claros

Definir con claridad los resultados esperados es fundamental en el proceso de optimización y automatización de flujos de trabajo. Al establecer metas específicas, su organización puede mapear procesos de manera que cada acción esté intencionadamente alineada con estos objetivos. Esto no solo clarifica el propósito de cada tarea, sino que también guía la simplificación de los procesos.

Es aconsejable reconsiderar y, si es necesario, descartar los flujos de trabajo grandes y complicados. Reemplazarlos con plantillas nuevas y más eficientes puede parecer una inversión considerable de tiempo al principio, pero es fundamental considerar el tiempo que se ahorrará a largo plazo. Identifique los cuellos de botella y las restricciones que impiden la fluidez del trabajo y elabore diagramas de flujo que ilustren cómo las tareas se transfieren de una persona a otra, involucrando activamente a quienes realizan el trabajo. El objetivo de optimizar los flujos de trabajo es aumentar la productividad, eliminar errores, reducir el estrés y mantener la consistencia en todas las operaciones.

Reconfirmar

Reconfirmar la necesidad del proceso para alcanzar los resultados deseados es crucial antes de implementar cualquier cambio significativo en sus flujos de trabajo. Establecer expectativas claras no solo define lo que usted espera lograr con cada proceso, sino que también asegura que cada paso es esencial y contribuye directamente a los objetivos finales de su empresa.

Antes de seguir adelante, es fundamental preguntarse: ¿Es realmente necesario este proceso? Analizar y planificar meticulosamente puede prevenir la inversión de tiempo en métodos de trabajo que no aportan valor. Recuerde que incluso los profesionales más experimentados pueden cometer errores si no consideran las posibles complicaciones futuras. Pensar proactivamente en los problemas que podrían surgir en el camino y cómo los procesos pueden abordar estos retos es clave para mantener la eficiencia operativa y evitar esfuerzos innecesarios. En última instancia, cada proceso debe justificar su existencia verificando cómo contribuye a los resultados estratégicos de la organización.

Simplificar

Simplificar u optimizar los flujos de trabajo puede ser tan crucial como establecerlos. Comience simplificando su enfoque: planifique su flujo de trabajo y reserve tiempo en su calendario para tareas específicas. Sin embargo, evite complicar demasiado su flujo de trabajo. Considere la posibilidad de tener flujos de trabajo más pequeños y separados, lo que permite pasar rápidamente de uno a otro, facilitando la gestión y la ejecución.

Para optimizar, enumere sus tareas más importantes y verifique que estén en el orden correcto de importancia. También revise si todas las tareas son necesarias al delinear un proceso completo. A menudo, se nos enseña a responder preguntas sin cuestionarlas, pero un paso crucial en la optimización es preguntar si la pregunta, o en este caso el proceso, es realmente necesario. ¿Es esencial elaborar un flujo de trabajo para un proceso que podría ser superfluo o innecesario?

Optimice sus procesos utilizando plantillas efectivas que ayuden a estructurar estas evaluaciones, garantizando que cada elemento de su flujo de trabajo contribuya significativamente a los objetivos empresariales sin redundancias.

Reducir

Reducir el tiempo de finalización de las tareas es un paso esencial para optimizar los flujos de trabajo sin comprometer los resultados deseados. Un enfoque eficaz es concentrarse en una tarea a la vez, en lugar de intentar realizar múltiples tareas simultáneamente. Esta práctica no solo aumenta la calidad del trabajo realizado, sino que también asegura que se invierta tiempo y esfuerzo en las tareas correctas.

En Bitrix24, facilitamos este proceso mediante el uso de integraciones que permiten agilizar su flujo de trabajo. Al conectar Bitrix24 a cientos de aplicaciones, eliminamos los cuellos de botella permitiendo que su flujo de trabajo continúe sin interrupciones, sin la necesidad de ejecutar procesos en aplicaciones separadas. Estas integraciones están diseñadas para que usted pueda centrarse en las tareas más importantes, garantizando un uso eficiente del tiempo y un aumento en la productividad general de su equipo.

Automatizar

Automatizar los flujos de trabajo no solo ahorra tiempo, sino que también elimina la necesidad de contratar personal adicional para tareas que pueden ser gestionadas por software. La belleza de la automatización reside en su capacidad para conectar sus procesos de trabajo con aplicaciones eficientes como DocuSign, Google Sheets, Jira y Slack, entre otros.

Por ejemplo, con Bitrix24, si necesita actualizar constantemente una hoja de cálculo cada vez que adjunta una factura, este proceso puede ser completamente automatizado. Así, usted puede permanecer en su aplicación mientras Bitrix24 actualiza automáticamente su hoja de cálculo por usted.

Esta optimización mediante la automatización no solo reduce la carga de trabajo del personal de recursos humanos, permitiéndoles concentrarse en áreas críticas como el compromiso de los empleados, sino que también minimiza la entrada manual de datos. Los procesos recurrentes como la incorporación de empleados, la contratación, los planes estratégicos y las solicitudes de vacaciones se agilizan significativamente. Además, al automatizar sus flujos de trabajo, se optimiza su accesibilidad, permitiendo que se acceda a ellos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, un cambio que muchos equipos de RRHH ya han implementado para evitar perder tiempo en procesos obsoletos.

Como hemos visto, la optimización y automatización de flujos de trabajo no son solo medidas de eficiencia; son estrategias esenciales que transforman la manera en que su empresa opera y prospera en un mercado competitivo. Bitrix24 ofrece una plataforma robusta y adaptable que se integra sin problemas en su estructura empresarial, facilitando desde la simplificación de procesos hasta la automatización completa de tareas repetitivas.

Invitamos a los gerentes, tanto de PYMES como de grandes organizaciones, a explorar cómo Bitrix24 puede ser la solución a muchos de los desafíos operativos y estratégicos que enfrentan diariamente. Adoptar nuestra plataforma no solo agiliza las operaciones, sino que también libera a su equipo para que se concentre en lo que realmente importa: crecer y fortalecer su negocio. Dé el paso hoy para transformar sus procesos y ver cómo su empresa alcanza nuevos niveles de eficiencia y productividad con Bitrix24 .