Gestión eficiente de equipos híbridos: 6 consejos indispensables

El liderazgo en un contexto híbrido demanda cambios y estrategias claras para el trabajo de modo simultáneo en entornos virtuales y presenciales. El objetivo principal es ofrecer flexibilidad sin sacrificar la calidad ni la productividad. Para ello, es necesario el uso de herramientas de gestión remota y la implementación de nuevas reglas para mantener a todo el equipo alineado con la misión y visión de la empresa.

FAQ

6 consejos para trabajar con equipos híbridos  

Los equipos híbridos son la evolución natural al trabajo remoto. Esta modalidad considera la situación de cada individuo y/o puesto de trabajo, ofreciendo flexibilidad al empleado, a la vez que facilita y fortalece su compromiso con la empresa. Sin embargo, aunque parece una situación ideal, pone sobre la mesa varios retos; en especial para el supervisor o líder de equipo. ¿Cómo gestionar la situación para brindar igualdad de oportunidades a quienes trabajan a distancia respecto a quienes trabajan desde la oficina?

La administración de equipos híbridos requiere de políticas claras y el uso de estrategias específicas para gestionar el desempeño y asignar tareas. A continuación, hemos recopilado 6 consejos que contribuyen acertadamente a gestionar equipos híbridos. ¡No pierdas detalle!

1. Garantiza una comunicación fluida

Entre las mejores prácticas para administrar equipos híbridos en 2022 se encuentra, en primer lugar, la comunicación fluida y constante de todos los miembros del equipo. El mercado ofrece diversas herramientas que facilitan la interacción centralizando los recursos. Bitrix24 abre a los usuarios la posibilidad de contar con múltiples canales para promover el intercambio de ideas, realizar consultas y compartir datos en forma de documentos, mensajes, fotos, videos y demás recursos útiles.

Todo esto es posible mediante el uso de herramientas de videoconferencia, chats, llamadas de voz,  correos electrónicos y sistema de gestión de documentos, complementado con una red social privada para uso exclusivo de los trabajadores. Cada miembro del equipo tiene acceso a la información que necesita y sabe a quién contactar para obtener respuestas o aclaraciones. Los usuarios pueden ser contactados en cualquier momento para compartir dudas, facilitando el avance de los proyectos.

El manejo de un calendario compartido con los miembros del equipo permite ver los compromisos, asociándolos a uno o varios responsables. Todos conocen sus metas y cómo su aporte puede influir en la evolución de otras actividades, sin importar en donde se encuentren.

Centralizar y facilitar la comunicación por diferentes medios dentro de la misma plataforma permite recopilar y acceder a datos que simplifican el seguimiento de los proyectos. La asignación de tareas, revisión de los avances, detección de nudos críticos y culminación actividades contribuye a gestionar equipos híbridos de forma exitosa.

2. Mantente atento a cambios de comportamiento  

El trabajo, incluso para empleados remotos, puede ser abrumador y, si bien cada empleado tiene sus propios recursos para el manejo de sus emociones, es necesario mantenerse atento. Al encontrarse en espacios diferentes, puede ser complicado detectar cambios, pero no imposible.

Una persona puede pasar de ser muy comunicativa a no expresarse en absoluto o viceversa y, en ambos casos, debe ser una señal de alerta. Quizás el trabajador tenga sobrecarga de actividades o se encuentre abrumado por alguna tarea asignada fuera de sus habilidades y/o conocimientos. Cualquiera sea el caso, puede que solo una pequeña guía marque la diferencia.

Si un miembro del equipo se encuentra fatigado, como supervisor puedes orientarlo a establecer prioridades y enfocarse solo en lo necesario, liberando un poco la tensión y reconociendo cada meta alcanzada. De esta forma, el trabajador percibirá el avance en sus labores y fortalecerá la confianza en sus capacidades para desempeñar las actividades asignadas. Agregando un poco de empatía a esta fórmula es mucho lo que se puede evitar.

Asimismo, identificar momentos de tensión y estrés, y abrir espacios para el esparcimiento contribuye a reforzar la motivación. Tomar espacios libres dentro de la agenda para compartir y divertirse puede evitar el desgaste. Estos momentos pueden ser también una gran oportunidad para conocer aspectos personales que quieran compartir dentro del equipo y fortalecer la integración.

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3. Aplica prácticas que apunten hacia reuniones eficaces  

Una reunión convencional, con diferentes participantes en un mismo espacio, siempre se puede tornar muy participativa. Pero, sin una agenda clara, también puede promover la dispersión de los participantes y convertirse en un evento improductivo. Este riesgo está aún más presente al gestionar equipos híbridos, ya que debe mantenerse un balance de oportunidad de participación entre todos. En este sentido, es necesario establecer normas de comunicación que funcionen para todos. Cualquier miembro del equipo, sin excepción, debe poder presentar sus aportes o dudas, en un tiempo razonable y siempre centrándose en los puntos a tratar y su importancia.

Una reunión eficaz se estructura en base al público y los recursos disponibles con el objetivo de facilitar el intercambio fluido de información. Es importante tener en cuenta que los participantes remotos solo pueden ver y/o escuchar parte de lo que sucede en vivo. Considerar esto al coordinar las herramientas a utilizar permite mantener la atención de todo el equipo.

Lo recomendable en estos casos es que los facilitadores ofrezcan un espacio digital para incluir los aportes de los integrantes del equipo remoto. Aunado  Sumado a esto, preparar un resumen de los diferentes aspectos tratados y los acuerdos del equipo de trabajo siempre es una buena práctica, incluso en reuniones 100% presenciales.

Sin duda, es fundamental la acertada selección de los canales de intercambio dependiendo del tipo de reunión y aspectos a tratar. Es posible que el recurso visual no sea necesario en ocasiones, pero siempre debe estar dentro de las opciones. La información se debe clasificar para reconocer aquellos mensajes que deben y/o pueden ser transmitidos a través del correo electrónico.

4. Capacita al personal para el uso de los recursos tecnológicos

Administrar equipos híbridos requiere de gran capacidad de organización, pero también precisa de habilidades para sacar el mejor provecho de las herramientas en función de los objetivos. Todo el personal debe estar correctamente preparado para trabajar desde casa o en la oficina y manejar los recursos que tenga a disposición.

Sumado a la capacitación inicial para familiarizarse con las diferentes herramientas, incluir el entrenamiento constante para refrescar conocimientos o adquirir nuevas destrezas siempre es necesario. Estas destrezas contribuyen al crecimiento profesional de los trabajadores y su compromiso con la empresa. Pero además, maximizan el desempeño de todo el equipo, reflejándose en un incremento en la productividad.

Esta capacitación del personal debe estar en sincronía con los recursos informáticos que disponga la compañía. La oportunidad debe estar abierta tanto a trabajadores remotos como locales, determinando primero el nivel de conocimientos que tiene cada trabajador. Esto permite definir las necesidades de modo particular y captar la oportunidad de formar grupos con el fin de capacitarlos según las exigencias de la firma.  

La suma de las herramientas digitales de la empresa, además de la adecuada preparación del recurso humano, hacen posible obtener el máximo provecho del personal y el software disponible. La idea es preparar al equipo para que en todo momento pueda identificar y aplicar la estrategia más apropiada para la solución de problemas.

5. Construye una cultura sólida basada en la confianza

Crear una cultura en un espacio de trabajo híbrido implica reconocer los logros, fomentar la comunicación y participación, establecer reglas claras para facilitar la interacción y favorecer el respeto. Gestionar equipos híbridos implica empoderar a las personas, encontrar puntos de unión con motivos de encuentro y determinar áreas de especialización. Todos estos aspectos son actividades orientadas a la construcción de la cultura organizacional.

El manager o líder de equipo debe establecer un balance en la interacción con su equipo. Demostrar confianza en sus habilidades y dar cierto grado de libertad para la toma de decisiones puede aportar mejores resultados. Ofrecer una guía con metas específicas es más productivo que encasillar a los profesionales a solo seguir instrucciones. Abrir esa puerta da la oportunidad de crear nuevas formas de trabajo que ofrezcan un equilibrio y permitan al empleado trabajar de forma cómoda, sin sacrificar la calidad del producto.

Todo ello no implica renunciar a la supervisión, sino transformarla en un monitoreo a distancia. Siempre se deben planificar momentos de diálogo para conocer incomodidades y obstáculos para el desarrollo de sus actividades, con el propósito de ofrecer soluciones. Estos espacios también sirven de medio para evaluar avances y corregir la dirección de ser necesario.

Al gestionar equipos híbridos, los líderes deben involucrar a todos los participantes en cada reunión. Deben fortalecer el sentido de pertenencia resumiendo los logros y planteando nuevas metas.

6. Establece rutinas para la integración del equipo

Liderar equipos híbridos consiste en lograr un espacio de trabajo íntegro y equitativo, donde todos puedan sentirse productivos. Sin embargo, puede ser un gran reto generar situaciones donde se asegure que todos tengan la misma oportunidad de participar estando en diferentes espacios. Para ello, dejar claros los espacios de toma de decisiones es muy importante. 

El gestor de equipos remotos debe conseguir que cada trabajador se sienta parte del mismo; esto se consigue ofreciéndole el apoyo necesario. La integración se materializa disponiendo de un entorno digital amigable donde los participantes puedan expresar ideas o exponer propuestas. La intranet de Bitrix24, por ejemplo, permite la interacción y realización de anuncios que todos puedan consultar.

El proceso de inclusión puede comenzar con revisión e ideas para solucionar problemas del trabajo y terminar con propuestas de actividades y juegos del equipo en un ambiente virtual. Esta estrategia promueve la integración, estrecha vínculos entre los miembros del equipo y favorece la colaboración entre ellos.

La retroalimentación frecuente y mantener muy claras las responsabilidades de cada miembro del equipo contribuye al reconocimiento de todos como parte necesaria para alcanzar los objetivos. También, es posible crear una comunidad virtual, donde se puedan compartir intereses en común, asociados o no a lo laboral. Limitado por ciertas reglas básicas de convivencia, estos espacios de intercambio contribuyen a generar un sentido de pertenencia, lo que se ve reflejado en una mayor productividad y estabilidad en la plantilla de profesionales de la empresa.