Gestión del tiempo: 7 técnicas para empresarios y managers
El tiempo es un recurso de enorme valor, tanto a nivel personal como profesional. De hecho, invertirlo de manera correcta aumenta la eficacia en la consecución de los objetivos sean de la índole que fueren. Por este motivo, las técnicas de gestión del tiempo son fundamentales a la hora de optimizar el uso de recursos para maximizar las ganancias de la empresa.
Muchas veces, las horas del día no parecen suficientes para llevar a cabo todas las tareas pautadas. Ahora bien, ¿esta percepción es real o se trata de una malversación de tiempo que podría revertirse con una correcta planificación y organización del mismo?
Definición de gestión del tiempo
La gestión del tiempo es un proceso que abarca el análisis de cada tarea para determinar el tiempo que se emplea en ella, la planificación de posibles maneras de optimizarlas, la adopción de herramientas que permiten dicha mejora y la evaluación continua para determinar si los cambios llevados a cabo son o no eficaces.
El objetivo último es aumentar el rendimiento de cada trabajador y cada departamento de la organización. Al fin y al cabo, un adecuado manejo del tiempo es el pilar fundamental de la productividad y la efectividad empresarial que redundan en mayores ganancias.
7 técnicas para la gestión del tiempo y la planificación de tareas
La gestión de equipos de trabajo y la administración del tiempo son dos de las principales tareas de los empresarios y los managers. De hecho, los líderes suelen utilizar muchas horas en estos procesos, tiempo que podrían dedicar a la toma de decisiones o a buscar nuevos nichos de mercado.
Al utilizar las diferentes técnicas de gestión del tiempo, colaborarás a una palpable mejora de los procedimientos internos y externos de la compañía, ya que una mayor eficiencia repercute de manera positiva tanto en los empleados como en la empresa en general.
Beneficios de la adecuada gestión del tiempo en el trabajo
Una optimización de la gestión del tiempo disminuye los niveles de estrés y el riesgo de no cumplir con las expectativas de los clientes ni con sus fechas límite de entrega, además de contribuir a una mejor reputación profesional y favorecer que los equipos de trabajo puedan tener mayores oportunidades de crecimiento y avance.
Una correcta gestión del tiempo en el trabajo incrementa el rendimiento personal y departamental, permite conseguir los objetivos con un esfuerzo menor y permite el desarrollo de estrategias más efectivas en el corto, mediano y largo plazo. Para lograrlo, puedes poner en práctica estas 7 técnicas para empresarios y managers.
1. Analiza la situación de la empresa
Antes de implementar cambios es necesario investigar dónde se producen fugas de recursos que pueden ser optimizadas a través de una eficaz gestión del tiempo. Para ello, se debe analizar cada uno de los procesos organizacionales, desde los involucrados en la compra de insumos hasta los procesos de ventas.
Una vez identificados, cada uno debe dividirse para su correcto análisis en tareas más pequeñas y sencillas y, luego, es fundamental proceder con la realización de preguntas: ¿el tiempo invertido en la tarea es acorde a su dificultad?, ¿existe alguna manera de optimizarlo?, ¿cómo?
2. La planificación es el pilar de la efectividad
El líder es el encargado de tomar decisiones y, como tal, su responsabilidad es delegar tareas para enfocarse en aquellas de mayor impacto general en la empresa. Esto implica la determinación de tareas específicas con sus respectivos responsables y fechas de inicio/finalización del proyecto.
El uso de herramientas de planificación de proyectos
como las que ofrece Bitrix24 es la opción perfecta para que cada persona involucrada tenga una visualización rápida de sus responsabilidades así como también de los deadlines y cualquier modificación o retraso en el proyecto. Acceder rápidamente a toda la información de una tarea aumenta, sin dudas, la eficacia general.
3. Elimina las distracciones
En la actualidad, existen muchos ladrones de tiempo diferentes, como los llamados telefónicos, el WhatsApp, las redes sociales o, incluso, el e-mail. Si tú o tus empleados trabajan expuestos a estas distracciones, seguramente el rendimiento será menor.
El establecimiento de plazos de entrega reales y la determinación de responsables de cada tarea es una forma bastante efectiva de minimizar las distracciones. Una persona que se sabe a cargo de uno u otro proceso estará más concentrado en terminarlo en la fecha estipulada que aquel que se sabe parte de un equipo a cargo de dicha tarea.
4. Establece prioridades
A la hora de organizar tus tareas o, incluso, de delegarlas, resulta vital que las categorices según el orden de importancia. De esta manera, se establece una prioridad alrededor de la cual se puede organizar el día de manera más eficiente.
Una correcta jerarquización de las tareas es vital para evitar posibles retrasos que demoren la entrega de un proyecto. Al comenzar por la tarea más urgente, se elimina la inversión de un tiempo valioso en tareas que tienen poca o nula importancia.
5. Divide las tareas complejas en pasos
Uno de los principales errores relacionados con la gestión de equipos de trabajo y la administración del tiempo es la planificación de una tarea compleja con una única fecha de entrega; es decir, que se organiza un proceso complicado con un deadline único y no se controla hasta ese momento.
Por el contrario, lo más adecuado sería dividir las tareas complejas en otras más sencillas, con fechas de entregas intermedias. Esto favorece la consecución de los objetivos al permitir la realización de ajustes intermedios y correcciones. Asimismo, disminuye el estrés de los empleados a cargo y mejora su productividad, ya que al deber presentar avances de forma continua no dejarán la carga para el último momento.
6. Fomenta la comunicación bidireccional
Permitir el flujo de comunicación bidireccional es esencial para minimizar los errores de comunicación que pueden desembocar en un derroche de tiempo y otros recursos invertidos en una tarea o proyecto.
Las plataformas de comunicación interna, como Bitrix24, ofrecen soluciones que colaboran a la hora de mejorar la relación entre managers y subordinados e, incluso, entre departamentos. Así, los empleados podrán utilizar las herramientas para compartir pantalla, el chat, las llamadas de audio y video, y los chats grupales (públicos/privados) para evacuar las dudas y seguir adelante libres de errores.
7. Evita el modo multi-tarea
En la actualidad, se suele alabar el multi-tasking. Sin embargo, realizar varias tareas a la vez puede atentar contra la concentración y, por tanto, contra la productividad. La mejor manera de optimizar la gestión del tiempo es dedicarse a un determinado trabajo hasta concluirlo.
En este punto, es posible utilizar aplicaciones de gestión de tiempo
como Bitrix24 donde con un simple clic se comience a medir el tiempo invertido en cada tarea por cada trabajador. Además, esta app permite obtener informes de rendimiento que son muy útiles para ajustar la gestión de recursos.
Automatiza procesos
Muchos de los procesos de una empresa son repetitivos y requieren de una importante inversión de tiempo. La mejor opción es optar por la automatización de estos procesos, por ejemplo, el envío de correos electrónicos masivos, el análisis y los informes analíticos para los canales, o el CRM.
Bitrix24 ofrece soluciones para empresas pequeñas, medianas y grandes al contribuir a la automatización de estos procesos a través, por ejemplo, de las respuestas automatizadas o las plataformas de análisis de CRM que permiten detectar los prospectos más acordes a cada propuesta comercial. Así, se ahorra tiempo y recursos que pueden invertirse en actividades más redituables.
La gestión de equipos de trabajo y la administración del tiempo son dos de las ocupaciones más importantes de los empresarios y los managers. La adopción de soluciones informáticas adaptadas a las necesidades de cada empresa puede conllevar una importante optimización de recursos a medio y largo plazo.
