Gestión de viajes sin complicaciones: 7 consejos de expertos para empresas que manejan viajes de clientes y eventos

Lleva la gestión de viajes y eventos al siguiente nivel

1. Diseña una experiencia personalizada para los viajeros

2. Emplea un servicio de conserjería

3. Evalúa de qué manera sacar el mayor provecho posible del viaje

4. Garantiza la seguridad de los viajeros

5. Implementa un software de gestión de viajes y gastos

6. Brinda atención al viajero 24/7

7. Crea un calendario de viajes

Administrar viajes de clientes y empleados nunca había sido tan sencillo

En la actualidad, la gestión de viajes de negocios se ha convertido en una tarea cada vez más compleja y exigente. Los gerentes de viajes corporativos o eventos son los encargados de supervisar todo el proceso, desde la planificación de itinerarios hasta la reserva de boletos y la optimización de los mismos. Su objetivo principal es garantizar que estos desplazamientos patrocinados por la empresa sean rentables y cumplan con las políticas de gastos establecidas.

Sin embargo, esto puede ser un gran desafío, ya que los viajeros esperan experiencias más personalizadas y un proceso de viaje sin complicaciones, que incluya, por ejemplo, rutas preferidas, mayor capacidad de equipaje o un soporte al cliente más extenso. Es importante que todos estos aspectos sean considerados para garantizar que la experiencia del viajero de negocios sea lo más fluida posible y satisfacer así sus necesidades. 

Si quieres que tu empresa perfeccione la gestión de eventos y viajes, sigue leyendo. Hoy te presentamos algunos consejos de expertos que te ayudarán en el día a día.

FAQ

Lleva la gestión de viajes y eventos al siguiente nivel

Para muchas empresas, la gestión de viajes es un proceso complejo que requiere mucho tiempo y recursos. Por este motivo, no es extraño que deleguen esta tarea en una agencia de viajes o una compañía especializada. Ahora bien, llevar la gestión de viajes al siguiente nivel significa simplificar y optimizar el proceso para obtener mejores resultados. Para administrar viajes de clientes o eventos comerciales de manera efectiva, es importante tener un plan sólido y contar con las herramientas de apoyo necesarias. 

¿No sabes por dónde empezar para organizar viajes dentro de presupuesto que satisfagan las expectativas de los viajeros? ¿Quieres descubrir cómo coordinar todas las tareas sin que nunca pierdas la visión de ninguna de ellas? A continuación, compartimos contigo los mejores consejos para administrar viajes de clientes de forma efectiva.

1. Diseña una experiencia personalizada para los viajeros

En el pasado, los viajeros de negocios se conformaban con llegar a tiempo a sus compromisos y no exigían mucho más que eso. Sin embargo, en la actualidad, esperan una experiencia de viaje personalizada que se ajuste a sus necesidades y preferencias. Al administrar viajes para tus clientes o empleados, deberías tomar en consideración sus expectativas y gustos. Para ello, podrías corroborar los antecedentes de viaje. ¿El viajero ha escogido volar en pasillo? ¿Solicita siempre comidas vegetarianas? ¿Qué clase de hoteles prefiere? Prestar atención a los hoteles y las aerolíneas preferidos, los planes de alimentación y las elecciones de asientos puede mejorar significativamente el viaje.

Por otra parte, la personalización también tiene un impacto positivo en la relación entre los viajeros y tu empresa. Seguramente, eres consciente de que un viaje tranquilo y sin sobresaltos es capaz de mejorar el estado de ánimo y, por lo tanto, repercutir en el nivel de productividad. Busca lograr la satisfacción general a través de pequeñas decisiones que favorezcan la comodidad de quien se desplaza. Tus clientes serán fieles a tu empresa y tus empleados serán más leales a tu compañía.

2. Emplea un servicio de conserjería

¿Has escuchado hablar de los servicios de conserjería? Si no es así, ha llegado el momento de que los descubras y evalúes cómo pueden ayudarte a simplificar los viajes de eventos y negocios. Estos servicios incluyen una amplia gama de asistencia relacionada con los viajes, como el alquiler de coches o la reserva de taxis, el seguro de viaje, la asistencia con visas y divisas, y las recomendaciones de hoteles. Contar con estas herramientas puede minimizar el estrés para los viajeros, a la vez que te ayuda a ti a llevar a cabo una gestión de viajes más eficiente. 

En el mercado, es posible encontrar una gran variedad de empresas que ofrecen estos servicios. Por supuesto, también puedes organizar todos estos detalles tú mismo, sin necesidad de tercerizarlos. Lo más importante es que le quites a los viajeros el peso de investigar por sí mismos cómo moverse de un sitio a otro, dónde comer o dónde desempeñar su labor, en caso de precisar trabajar durante el desplazamiento. Así, lograrás que los viajeros de negocios ahorren tiempo y esfuerzo valiosos, que podrían traducirse en un mejor rendimiento. 

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3. Evalúa de qué manera sacar el mayor provecho posible del viaje

Al administrar viajes de clientes o empleados, tienes la responsabilidad no solo de garantizar su privacidad y comodidad, sino también, y sobre todo, su conveniencia. Para lograr este objetivo, deberías implementar diversas estrategias de gestión de eventos y viajes que pueden colaborar para mejorar la experiencia de hotel y vuelo de los viajeros de negocios. Uno de los aspectos más cruciales es reservar alojamiento en un hotel cómodo. En este punto, merece la pena señalar que cada empleado debería tener su propio espacio. Compartir habitaciones podría generar conflictos. Por otra parte, es aconsejable reservar hoteles cerca del destino de la reunión o evento para reducir lo máximo posible el tiempo de desplazamiento.

En términos de vuelos, escoge aerolíneas de renombre y, si es posible, asientos en clase ejecutiva para garantizar mayor tranquilidad. No intentes ahorrar en vuelos con múltiples escalas. Recuerda que esto puede resultar en un desperdicio de tiempo laboral, así como en posibles retrasos, pérdida de equipaje y un mayor desgaste del viajero. Los vuelos directos son siempre los preferidos. ¡Tenlo en cuenta y contribuye, así, a un viaje de negocios exitoso y productivo!

4. Garantiza la seguridad de los viajeros

Entre tus responsabilidades, ya sea que te desempeñes como Gerente de Viajes o de Eventos, se encuentra velar por la seguridad de los viajeros. Tu rol no solo implica la organización del traslado y el alojamiento. También, debes asegurarte de evaluar los riesgos y tomar precauciones al respecto. Algunos países o determinadas ciudades tienen problemas de seguridad. Otros exigen vacunas específicas o el cumplimiento de ciertas exigencias para ingresar legalmente. Debes conocer toda esta información y tomar los recaudos requeridos para que el viaje se lleve a cabo sin inconvenientes. 

Analiza el grado de riesgo asociado con todos los aspectos del viaje, como la ubicación, las condiciones de la carretera, el clima, los brotes de enfermedades locales y la salud de los empleados o clientes que van a realizar el viaje. Comprueba que cada viajero cuenta con el seguro adecuado y no olvides informarles debidamente sobre los protocolos de seguridad y las pautas que deben seguir si enfrentan algún problema durante su viaje. Brinda información detallada sobre el destino y los números de contacto de emergencia para su seguridad. Por último, es importante que rastrees a cada viajero para asegurarte de que ha llegado bien y, en caso de algún problema, poder actuar de forma proactiva para solucionar el conflicto.

5. Implementa un software de gestión de viajes y gastos

Una de las mejores maneras de administrar viajes de eventos comerciales o cualquier viaje de tus clientes o empleados es utilizando un software de gestión de viajes y gastos. Estas aplicaciones centralizan todos los pequeños detalles de cada viaje en un único lugar. Nunca volverás a olvidarte de nada. Todas las tareas que debes completar estarán detalladas y correctamente organizadas dentro del gestor de tareas. Podrás acceder con un par de clics a los datos de viaje de cada uno de tus clientes o empleados y, también, descubrir si alguna tarea está demorada y cómo afecta esto a las demás actividades.

No solo eso. Si le das acceso a una cuenta personal dentro de este software, cada viajero podrá cargar recibos esté donde esté. De este modo, será mucho más sencillo mantener el control de los gastos, sin perder de vista ninguno, por más pequeño que sea. En Bitrix24, podrás acceder a informes de gastos completos y ver cómo evoluciona cada viaje en tiempo real. Recurre a su potente CRM para encontrar información de contacto y almacenar las preferencias de cada viajero. Controla el presupuesto y el itinerario. Mejora la eficiencia en la gestión de viajes hoy mismo al crear una cuenta en la solución más completa para administrar viajes de eventos, clientes o personal.

6. Brinda atención al viajero 24/7

¿Te preguntas cómo puedes garantizar la satisfacción y la seguridad de los viajeros de negocios? Para ello, nada mejor que ofrecer soporte en tiempo real las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Quienes viajan por trabajo o placer se enfrentan a situaciones impredecibles que pueden arruinar su itinerario o poner en riesgo su seguridad. En caso de retrasos de vuelos, emergencias climáticas, problemas con el alojamiento o la documentación, o extravío de equipaje, es fundamental que los viajeros reciban ayuda inmediata.

Para brindar un soporte 24/7, podrías recurrir a una empresa de gestión de viajes (TMC) que ofrezca soporte en tiempo real por medio de llamadas, mensajes o correo electrónico. No obstante, quizá la mejor opción sea desarrollar tu propio contact center. ¡No es tan complejo como puedes pensar! De hecho, Bitrix24 es una plataforma omnicanal que te permite contactar con tus clientes y empleados a través de diferentes medios, como el correo electrónico, el chat, las llamadas y las videollamadas en HD. Prevé dentro de la gestión de viajes aquellas problemáticas que podrían ocurrir y estate preparado. Entrena a agentes de atención al cliente para administrar viajes de clientes y asistirles en todo aquello que necesiten. ¡Tus clientes y empleados lo agradecerán!

7. Crea un calendario de viajes

Idealmente, podrías generar un itinerario base que, más tarde, puedas actualizar para cada viajero. De este modo, podrás aunar toda la información importante en un único lugar. En internet, hay diferentes plantillas que podrían serte de utilidad. Ahora bien, no basta con tener un itinerario. Mejor, apuesta por plasmarlo claramente en un calendario que permita a cada viajero saber exactamente qué debe hacer en cada momento. En Bitrix24, puedes crear tantos calendarios como desees. 

Lo mejor de esta solución es que puedes configurar, también, calendarios de grupo. Así, podrías gestionar en conjunto los viajes de grupo y asentar las variaciones particulares en los calendarios individuales. Planifica todas las reuniones y los eventos a los que asistirán, y guarda la información en el calendario. No dejes de incorporar los datos de cada vuelo o traslado, los almuerzos e, incluso, el momento adecuado para realizar el check in online. Luego, programa recordatorios para que cada viajero los reciba en su teléfono inteligente. 

Administrar viajes de clientes y empleados nunca había sido tan sencillo

En el vertiginoso mundo empresarial actual, la gestión de viajes tanto para clientes como para empleados se ha vuelto cada vez más compleja. Sin embargo, con las herramientas y las estrategias adecuadas, puedes simplificar los viajes de eventos y negocios. Optimiza todo el proceso, desde la organización del itinerario hasta las reservas de billetes de avión, traslados, alojamiento y todo lo necesario para lograr que el viaje sea confortable para los viajeros.

Bitrix24 puede ser lo que necesitas para administrar viajes para tus clientes y empleados de manera sencilla, llevando a cabo un seguimiento y un control exhaustivo de todas las tareas, el proceso y los gastos. Incrementa tu productividad a la vez que le das un verdadero impulso a la satisfacción de los viajeros.