Las 8 herramientas de gestión de personal para el éxito en RR. HH.

Las empresas que aspiran a la eficiencia operativa y la satisfacción de su plantilla deberían invertir en herramientas de gestión de personal. Más allá de la automatización de tareas administrativas, ofrecen una visión panorámica actualizada y basada en datos fiables para la toma de decisiones informadas. Por este motivo, son esenciales para el éxito del departamento de Recursos Humanos.

Las plataformas de formación y desarrollo, así como los portales de autoservicio para empleados y las herramientas de compromiso de empleados, juegan un papel fundamental en este objetivo; pero no son las únicas que deberías tener en cuenta. A continuación, te contaremos cuáles son las soluciones de software para RR. HH. que tu empresa necesita, sin importar su tamaño.

Cuáles son las soluciones de software para RR. HH. que pueden mejorar la gestión integral del personal en tu empresa

Un entorno laboral positivo, con oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional, contribuye a la satisfacción de los empleados y una mayor productividad. Si deseas atraer y retener el talento, no lo dudes: tienes que buscar maneras de gestionar los recursos humanos eficazmente. Y para ello no hay mejor opción que invertir en herramientas de gestión de personal que simplifiquen el día a día de este departamento.

No es novedad que el departamento de Recursos Humanos tiene un sinfín de obligaciones, que van desde la selección de trabajadores hasta su desvinculación, pasando por el pago de nóminas, la gestión de vacaciones y bajas, la capacitación y mucho más. Las diversas soluciones de software para RR. HH. colaboran en este sentido al automatizar tareas rutinarias, brindar información en tiempo real y agilizar los diferentes procesos del departamento.

A continuación, descubrirás las aplicaciones que pueden ayudar a tu empresa a dar un verdadero salto de calidad en lo que a tu plantilla se refiere.

1. El directorio empresarial centraliza todos los datos de los trabajadores

Las empresas almacenan una gran cantidad de datos, no solo documentos, facturas y contratos, sino toda clase de información sobre sus trabajadores. Ahora bien, cuando no existe una centralización de los datos, estos se encuentran dispersos y, por ende, resultan difícilmente accesibles. Al emplear herramientas de gestión de personal, puedes desarrollar un directorio empresarial que recoja toda la información vital sobre los empleados y la organice, facilitando así diversas funciones dentro del departamento de RR. HH.

En primer lugar, el directorio empresarial permite comprender el funcionamiento de la empresa, al clarificar el puesto que ocupa cada persona y sus responsabilidades. Así, facilita que los especialistas de RR. HH. detecten fallos estructurales y los solucionen.

Por otro lado, también almacena desde la información de contacto hasta los detalles sobre las habilidades, las capacitaciones y la experiencia laboral de cada miembro de la plantilla. De este modo, es posible identificar habilidades específicas y mejorar la gestión de la fuerza laboral, al asignar tareas según el conocimiento para, así, optimizar los recursos.

Los profesionales de RR. HH. pueden acceder a esta información de manera rápida y precisa, facilitando la toma de decisiones. Formular estrategias para impulsar el crecimiento y el desarrollo organizacional, cubrir puestos dentro de la compañía y aprovechar al máximo el talento humano nunca antes fue tan sencillo. Asimismo, la centralización de datos favorece la colaboración entre colegas al brindar una visión general de la empresa: todos saben a quién deberían contactar para solicitar asistencia.

2. Las aplicaciones de seguimiento de tiempo simplifican la gestión de vacaciones y ausencias, y el pago de nóminas

La gestión de ausencias, vacaciones, bajas (por enfermedad, paternidad o maternidad) y de horas trabajadas es una de las tareas más engorrosas para los profesionales de Recursos Humanos. Si deseas liberar su tiempo para que puedan asumir funciones estratégicas, como trabajar en la prevención de riesgos laborales o generar capacitaciones para impulsar el crecimiento empresarial, deberías escoger una las aplicaciones de seguimiento de tiempo disponibles en el mercado.

Estas soluciones de software para RR. HH. consolidan en un único lugar los procesos claves de la gestión de personal como la solicitud de vacaciones o bajas y el ingreso de días por enfermedad. Los trabajadores pueden solicitar este tiempo libre de manera autónoma, adjuntando incluso certificados médicos en caso de ser necesario, y recibir la aprobación a través de la app. Al mismo tiempo, los miembros del departamento de Recursos Humanos pueden visualizar en un calendario o gráfico de ausencias quiénes están disponibles para desempeñar sus funciones y encajar mejor las asignaciones para proyectos. Pero eso no es todo. La visualización dinámica del calendario permite a los empleados conocer fácilmente el estado de sus días de descanso, con detalles claros sobre días pendientes, disponibles, usados y totales. Esta transparencia promueve una gestión del tiempo más consciente y evita malentendidos.

Del mismo modo, esta clase de apps, como es el caso de Bitrix24, permite el registro de las horas trabajadas, incluyendo las horas extras y los viajes de negocio. Esto puede ser muy interesante en el caso de los negocios que tienen trabajadores a distancia, aunque sus beneficios se extienden también a quienes se desempeñan en la oficina. Tanto la empresa como los trabajadores tienen un mayor control del tiempo trabajado e invertido en cada tarea. En general, pueden conectarse con un software de gestión de nóminas y, así, se calculan directamente las retribuciones de acuerdo con las regulaciones y los acuerdos locales. Sin lugar a dudas, se trata de una excelente manera de reducir la carga administrativa de los empleados de Recursos Humanos, al igual que los errores de nómina. Además, se obtiene una visión clara del tiempo de trabajo efectivo. También, ayuda a planificar de manera más precisa sobre la base de la disponibilidad del personal y a visualizar patrones de ausencia para tomar medidas al respecto.

Por último, los portales de autoservicio para empleados les permiten gestionar de manera autónoma su información personal, modificarla de ser necesario, y acceder a datos relacionados con sus beneficios, salarios, seguros y otras compensaciones, sin requerir la participación directa de RR. HH. De este modo, los trabajadores de dicho departamento pueden encargarse de otros temas prioritarios.

3. Las apps de gestión de tareas y proyectos ayudan a coordinar el trabajo en equipo y monitorear el progreso

Quienes deseen potenciar el éxito de los Recursos Humanos, al tiempo que se incrementa la eficiencia del departamento, deben confiar en el poder de organización y planificación de una aplicación de gestión de tareas y proyectos. Como ya hemos mencionado en el punto uno, este departamento está a cargo de múltiples procesos y, por lo tanto, contar con una plataforma que centralice la información y permita visualizar en un abrir y cerrar de ojos las tareas pendientes, los responsables y las fechas de entrega es la mejor manera de evitar desviaciones de los objetivos.

Un buen gestor de tareas permite asignar tareas, recursos y responsabilidades, a la vez que rastrea el progreso. En Bitrix24, por ejemplo, es posible determinar dependencias entre tareas para que, de manera automática, al demorarse una, se modifique la fecha de entrega de la dependiente. Por otra parte, todos los trabajadores de RR. HH. podrán acceder a los diversos proyectos, estén donde estén, incluso si se desempeñan en diferentes husos horarios. Así, se favorece la colaboración y se logra una mayor cohesión en la gestión de las diferentes áreas del departamento. En un entorno donde el tiempo suele apremiar, la posibilidad de ordenar tareas, reasignar recursos y modificar las prioridades es una ventaja que no deberías desperdiciar. Por eso, las apps de gestión de tareas y proyectos son unas de las mejores herramientas de gestión de personal en las que podrías invertir para lograr un mayor nivel de eficiencia.

4. Un sistema de gestión de documentos organiza y almacena de forma segura

Durante los últimos años, cada vez más empresas han comenzado a digitalizar sus documentos, al darse cuenta de que el almacenamiento en la nube ofrece numerosas ventajas, como el acceso desde cualquier lugar y la reducción de costes. Si bien el software para la gestión de documentos es una solución básica y sumamente necesaria para todos los departamentos de la empresa, podría considerarse una de las herramientas de gestión de personal esenciales.

Al centralizar la información, se consolidan los datos relevantes, se evita la dispersión de documentos y se simplifica el acceso a los mismos. Esto implica, a su vez, una menor burocracia y un mejor rendimiento. En particular, las herramientas de gestión de documentos de RR. HH. funcionan como el eje central de las políticas y los manuales de procedimientos. Allí, se recopilan datos y archivos importantes para todos los miembros de la compañía, que funcionan como guía a consultar para el desempeño adecuado de su labor. Asimismo, estos datos centralizados pueden ser actualizados de manera más sencilla al encontrarse almacenados en un lugar concreto.

Por supuesto, estos no son los únicos beneficios del uso de estas soluciones de software para RR. HH.. La gestión digital de documentos añade una capa adicional de seguridad y privacidad. Los archivos se guardan cifrados y cuidados de accesos no autorizados. Asimismo, algunas aplicaciones, como Bitrix24, permiten la configuración de permisos de acceso y llevan a cabo copias de seguridad periódicas. De este modo, los datos confidenciales, como los contratos de los empleados, sus beneficios, o incluso su información personal (como registros médicos), se encuentran totalmente protegidos.

Por otra parte, los especialistas en gestión de personal podrán encontrar fácilmente el archivo necesario para tomar decisiones rápidas y precisas, ya que allí se almacenan desde los currículos hasta las revisiones de desempeño. También, pueden utilizar las plantillas de la app, personalizarlas y duplicarlas siempre que lo crean conveniente, facilitando así su rutina diaria. Incluso, podrían solicitar la firma online de documentos con solo un clic.

5. Las plataformas de adquisición de talento facilitan el proceso de selección y contratación

Encontrar talento, atraerlo a la empresa y retenerlo es uno de los principales objetivos del departamento de Recursos Humanos. En la actualidad, es posible invertir en plataformas de adquisición de talento que mejoran el proceso, al punto de compartir una búsqueda en una multitud de sitios web de empleo en cuestión de segundos y, al mismo tiempo, crear una bolsa de trabajo interna. Asimismo, pueden evaluar un gran volumen de aplicaciones de manera mucho más rápida que las personas. Los currículos recibidos son almacenados, permitiendo que se analicen nuevamente durante búsquedas futuras. Obtén, entonces, un listado de los mejores candidatos y deja que quienes mejor conocen a tu compañía lleven a cabo las entrevistas y escojan entre ellos.

Otra variable interesante es que muchas de estas aplicaciones permiten gestionar más eficientemente todo el proceso de contratación; por ejemplo, a través de técnicas de selección de personal como las scorecards o las killer questions, que pueden ayudar encontrar a los candidatos que cumplen realmente con los requisitos. Lleva a cabo videollamadas o entrevistas cara a cara y califica a los candidatos directamente dentro del software. Cada profesional puede dejar asentada su opinión para, después, tomar una decisión sobre la base de información fehaciente. Algunos sistemas, también, ofrecen pruebas psicológicas para garantizar la elección correcta.

Una vez decidido cuál el profesional más adecuado, estas plataformas actúan como herramientas de incorporación de empleados, colaborando durante todo el proceso de onboarding. Pueden automatizar tareas relacionadas con la incorporación, como la firma del contrato, y facilitar la entrega de los materiales necesarios para la capacitación. Además, permiten seguir su progreso y brindarles ayuda en caso de requerirlo.

6. Los sistemas de evaluación del rendimiento contribuyen a la identificación temprana de áreas de mejora

Controlar la productividad de los trabajadores resulta imposible cuando no se cuenta con sistemas de evaluación del rendimiento. Estas herramientas de software recogen continuamente información sobre las tareas que desempeña cada empleado, el tiempo que invierte y los recursos que emplea. En el caso del servicio de atención al cliente, por ejemplo, recoge datos sobre la resolución durante el primer contacto y la retroalimentación del cliente. Dentro del área de ventas, es posible observar la cantidad de leads y de conversiones obtenidas. Y así sucesivamente con cada departamento de tu compañía.

Las herramientas de gestión de personal miden, entonces, el rendimiento y permiten verificar que cada profesional cumple con sus obligaciones. Colaboran en la identificación del talento clave en la empresa y detectan necesidades de formación. Asimismo, podría decirse que contribuyen a fijar objetivos claros y, por lo tanto, simplifican el proceso de retroalimentación, ya que el encargado de RR. HH. cuenta con datos concretos para indicarle a cada trabajador por qué se ha tomado tal o cual decisión. Así, pueden brindar un feedback constructivo que beneficie tanto al empleado como a la empresa.

En muchos casos, estas soluciones permiten detectar insatisfacciones del personal, relacionadas con falta de capacitación o de proyección laboral. Una vez conocidas, los profesionales de Recursos Humanos pueden incidir sobre ellas. Al fin y al cabo, cuando los empleados están contentos en su puesto de trabajo, se desempeñan mejor y, por lo tanto, son más productivos. Las plataformas de formación y desarrollo desempeñan un papel crucial en abordar estas inquietudes, ofreciendo a los empleados oportunidades de aprendizaje continuo y crecimiento profesional. No solo proporcionan cursos y recursos educativos, sino que también permiten a los empleados establecer objetivos de desarrollo personalizados y realizar un seguimiento de su progreso.

Integrar las plataformas de formación y desarrollo con las opciones de recompensa de las herramientas de compromiso de empleados es una estrategia efectiva para motivarlos, ya que pueden ser reconocidos y recompensados no solo por sus logros laborales, sino también por su dedicación al aprendizaje y desarrollo continuo. En Bitrix24, por ejemplo, puedes compartir reconocimientos e insignias en la red social corporativa. Esto contribuye significativamente a la satisfacción general de los empleados, cultivando un entorno laboral propicio para el éxito individual y colectivo. Todo esto repercute directamente en el éxito de Recursos Humanos al incrementarse la retención de talento en el mediano y largo plazo.

7. Las plataformas de comunicación colaboran con el buen clima laboral y, por ende, en la satisfacción del personal

Otro de los grandes objetivos de Recursos Humanos es generar un clima laboral positivo, basado en el respeto y la confianza. Sin lugar a dudas, una empresa cuya cultura se base en estas máximas resultará atrayente no solo para sus empleados, sino también para el talento externo. Y esto es justamente lo que RR. HH. desea alcanzar: mostrar a la empresa como el sitio ideal para crecer profesionalmente. Para ello, no solo deben trabajar en compensaciones, nóminas y capacitaciones, sino también verificar que la comunicación se desarrolla de manera fluida. Es decir que todos los trabajadores se sienten escuchados. Para ello, se deben abrir suficientes canales de comunicación que unan no solo a los colegas de departamento, sino a los subordinados con los directivos y a las diferentes áreas de la empresa.

En este punto, las herramientas de gestión de personal como Bitrix24 son imprescindibles, ya que incluyen una serie de posibilidades de comunicación in-app que fomentan las interacciones. El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo el medio más empleado dentro de las compañías. Sin embargo, en los últimos años, el chat ha pasado a ocupar el lugar de preferencia para las consultas e, incluso, las conversaciones informales. Al mismo tiempo, ha nacido la intranet social y se ha convertido en una maravillosa manera de dar a conocer noticias, tanto del ámbito laboral como del personal (en este caso, hacemos referencia a cumpleaños, aniversarios laborales, nacimientos o bodas, entre otras posibilidades). Las videoconferencias y las videollamadas en HD, por su parte, han simplificado las reuniones de equipo y, también, los encuentros de los encargados de RR. HH. para brindar retroalimentación a cada trabajador.

Generar un intercambio regular de comunicación, entre pares y en dirección ascendente y descendente, es una de las mejores maneras de fomentar la conexión de los trabajadores con la empresa. Por este motivo, los especialistas en RR. HH. recomiendan implementar herramientas de comunicación dentro de los negocios. Regular su uso, indicando el medio más adecuado para comunicaciones formales, puede ser una excelente manera de que todos comprendan la mejor manera de solicitar información o intercambiar ideas.

8. Los análisis y reportes de RR. HH. favorecen la toma de decisiones oportuna

Para tomar decisiones correctas en el momento adecuado, se requiere de información fehaciente. Los análisis y reportes de RR. HH. brindan los datos necesarios para ello, al proporcionar una visión integral de diversas métricas y tendencias clave en el ámbito de Recursos Humanos. Ofrecen datos relacionados con la gestión del talento, la retención de empleados, la eficiencia operativa y otros aspectos cruciales que permiten comprender el panorama general de la fuerza laboral. Esta información no solo ayuda a abordar problemas inmediatos, sino que también respalda la planificación estratégica a largo plazo.

Evalúa el desempeño organizacional e identifica áreas de mejora. Anticipa, también, posibles desafíos al emplear herramientas analíticas avanzadas. El análisis predictivo muestra potenciales patrones y tendencias que colaboran al momento de tomar medidas proactivas para optimizar la gestión del personal. Gracias a los análisis y reportes de RR. HH. podrás decidir si necesitas contratar más personal, qué clase de talento, o quiénes serían los más adecuados para la sucesión en roles clave. Verificar la inclusión, el equilibrio en la carga laboral, la eficacia de los programas de mentoría y capacitación, o del programa de recompensas son otras decisiones que pueden llevarse a cabo sobre la base de estos datos.

Las herramientas de gestión de personal incrementan la productividad empresarial

Las herramientas de gestión de personal no solo automatizan tareas administrativas, sino que también proporcionan datos instantáneos para tomar decisiones informadas. Facilitan la comunicación interna, contribuyen a la retención del talento, simplifican la evaluación del desempeño y garantizan el cumplimiento de las regulaciones locales.

Si buscas la eficiencia y la satisfacción de los empleados, quizá deberías evaluar invertir en plataformas de formación y desarrollo o en portales de autoservicio para empleados. Las herramientas de compromiso de empleados también pueden contribuir a este objetivo. No obstante, si lo que realmente deseas es incrementar al mismo tiempo el éxito de tu departamento de Recursos Humanos, no lo dudes y busca una plataforma que englobe todas las herramientas descritas en este artículo.

Bitrix24 destaca como la herramienta más completa del mercado porque ofrece soluciones integrales que abarcan desde herramientas de comunicación y un sistema de gestión de documentos hasta un software de gestión del tiempo, tareas y proyectos, entre muchas otras posibilidades. Asimismo, permite crear un completo directorio empresarial en forma de organigrama y centralizar la información de los trabajadores. Simplifica la gestión de vacaciones y la coordinación del trabajo en equipo. Evalúa el rendimiento fácilmente y basa tus decisiones en análisis detallados, que puedes configurar según tus necesidades. Impulsa la productividad y el éxito general de Recursos Humanos con Bitrix24. Regístrate hoy mismo.

FAQ

Las herramientas de gestión de personal son aplicaciones diseñadas para facilitar la administración eficiente de los recursos humanos en una organización. Simplifican las tareas relacionadas con la gestión de empleados, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos internos, incluyendo la comunicación, las operaciones, la toma de decisiones y la satisfacción de la plantilla.

Las herramientas de gestión de personal son esenciales para los departamentos de RR. HH. modernos porque:

• Automatizan tareas administrativas, permitiendo que los profesionales de RR. HH. se centren en labores más estratégicas.
• Proporcionan datos al instante para una toma de decisiones informada.
• Facilitan la eficiente gestión del tiempo y de las cargas de trabajo, así como la comunicación interna, la retroalimentación y el acceso a la información.
• Contribuyen a aumentar la retención del talento.
• Simplifican la evaluación del desempeño y el cumplimiento de las regulaciones laborales.
• Permiten la gestión del personal y la colaboración incluso en entornos híbridos y remotos.
• Ofrecen análisis predictivos que pueden ayudar a generar planes de contingencia.
• Contribuyen a la rápida puesta en marcha de cursos de capacitación y permiten verificar el desarrollo profesional de cada trabajador.

Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse significativamente de las herramientas de gestión de personal. Estas herramientas simplifican el manejo integral de todos los procesos relacionados con la plantilla, desde las nóminas hasta la capacitación, entre otras variables; por lo tanto, son una inversión valiosa para toda empresa, independientemente de su tamaño.