La gestión de facturas para pequeñas empresas debe estar bien estructurada, considerando el importante rol que tiene para mantener un flujo de caja positivo. En general, se asocia al procedimiento implementado para el control, pago y cobranza de cuentas con proveedores y clientes. Para ello, se deben llevar a cabo procesos de validación, pagos y registros necesarios para controlar los ingresos y egresos.
Cumplir con los compromisos contraídos con proveedores garantiza a la empresa el uso de materiales, bienes y servicios necesarios para operar adecuadamente. Mantener un control y balance en las cuentas asegura un nivel financiero que apoye el crecimiento de la empresa, en base a una relación sana y estable con el entorno.
FAQ
¿Qué datos debe contener una factura?
Las facturas deben incorporar la información relacionada con los datos siguientes:
- Nombre y dirección de tu empresa
- Nombre y dirección del cliente
- Número único de identificación fiscal de ambas partes
- Fecha de emisión
- Condiciones de pago
- Fecha de vencimiento
El cuerpo de la factura debe contener el listado de código, descripción, precio unitario, precio total por rubro, tasas, monto total de la factura y nombre del contacto en la empresa, a ser posible...
¿Qué decir cuando se envía una factura?
Cuando se envía una factura es necesario dejar clara la información sobre el departamento y/o persona de contacto ante cualquier duda y el tiempo límite para la cancelación del compromiso de pago. Asimismo, es indispensable colocar todos los datos del cliente y una descripción clara del motivo del importe solicitado.
¿Qué departamento envía las facturas?
Para el envío de las facturas debe existir un departamento de cuentas por cobrar, contabilidad o finanzas, o un responsable de la gestión de las facturas para pequeñas empresas. Dada la importancia del proceso de facturación en el flujo de caja de la empresa, contar con un área dedicada a ello asegura el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
¿Cómo facturar a los clientes?
Existen dos formas de facturar a los clientes: manual o automatizada. La primera modalidad requiere más tiempo, es propensa a errores y precisa de un medio confiable para el envío y recepción del documento. Lo más recomendable es automatizar y digitalizar el proceso, implementando un software de gestión de facturas para pequeñas empresas como Bitrix24.
¿Cómo ayuda la gestión de facturas basada en la web?
Disponer de un software de gestión de facturas basado en la web permite visualizar y dar seguimiento a los pagos de modo oportuno. Las aplicaciones web pueden sincronizarse con calendarios, fijando recordatorios en relación a los compromisos pendientes. Además, toda la información puede compartirse a discreción en la nube con los responsables de cada área, optimizando el flujo de trabajo.
Cómo optimizar la gestión de facturas de clientes
Las pequeñas empresas deben cuidar el flujo de caja porque, en general, manejan reservas limitadas de efectivo. Es por ello que deben mantener un balance de ingresos y egresos para poder honrar sus compromisos dentro de los plazos establecidos. La implementación de un sistema integral para la gestión de facturas para empresas pequeñas, contribuye con la estabilidad y crecimiento de la compañía.
Existen diversas estrategias que incluyen aspectos claves, simplifican la gestión y que, además, pueden implementarse de forma gratuita o con una inversión mínima. Cualquier mecanismo que permita automatizar procesos siempre debe ser considerado con el fin de disminuir la posibilidad de errores.
Una administración transparente, con términos claros, conforma la base de una buena gestión de facturas en pequeñas empresas. Esto, sumado a los consejos presentados a continuación, permitirán construir un sistema estable y confiable que garantice la operatividad de tu empresa.
1. Automatiza el proceso de facturación
La gestión de facturas manual requiere mayor tiempo de procesamiento y deja cabida a errores humanos, además de limitar la velocidad de respuesta. Esto conduce a circunstancias no deseadas que, a su vez, conllevan retrasos y afectan la imagen de la empresa ante clientes y proveedores. En este sentido, la automatización de procesos representa una gran ventaja.
Mantener un registro actualizado de proveedores, fechas de pago e incluso la programación de pagos recurrentes, simplifica la actividad y asegura la disponibilidad de recursos operativos. Todo esto se traduce en la posibilidad de mantener el ritmo de producción adecuado que, al mismo tiempo, permite realizar la entrega a tiempo del producto o servicio ofrecido.
La implementación de un software de gestión de facturas para pequeñas empresas como Bitrix24, evita la duplicidad de documentos. Adicionalmente, permite programar recordatorios y programar el envío de facturas por servicios recurrentes de forma automática, minimizando los tiempos en cada gestión.
2. Crea un calendario de facturación apropiado para el flujo de caja
La mejor manera de llevar la gestión de facturas para empresas pequeñas es disponer de un calendario con la planificación de cada evento. Un software especializado facilita la programación de alarmas y el cumplimiento de las tareas. Asimismo, un cronograma de pagos permite visualizar y planificar a futuro, en función de los ingresos esperados. También, se pueden establecer programas de facturación y pagos periódicos con intervalos razonables.
Utilizando el calendario compartido es posible presentar la información actualizada a todo el equipo contable, a fin de facilitar la coordinación y garantizar la ejecución de tareas según lo planificado. De esta forma, cada miembro del departamento tendrá prioridades y funciones claramente establecidas, delimitadas por un marco de tiempo específico. También, ayuda a coordinar la programación de pagos en fechas convenientes que excluyan períodos de vacaciones o similares.
3. Acuerda, desde el inicio, las condiciones de pago
Manejar términos y condiciones claras desde el primer momento es fundamental en toda relación comercial, independientemente de los montos que se manejen. Esto permitirá mantener una interacción armónica con clientes y proveedores de principio a fin y crear relaciones sólidas que den estabilidad al negocio.
Ante compromisos de pago que representan importantes sumas de dinero, puede ser necesario flexibilizar algunos términos que permitan llegar a un acuerdo de pago fraccionado. Los pagos parciales pueden ser semanales, mensuales o según convenga para facilitar el cumplimiento de los compromisos. Cada pago puede manejar fechas límite diferentes, que deben estar previamente acordadas y ser comunicadas al departamento contable. También, se puede contemplar la división de un proyecto y sus pagos en etapas asociadas a la ejecución, de conformidad con la contraparte.
Ya sea a través de pagos parciales o un pago total, el acuerdo debe ser registrado y cada pago debe llevar un seguimiento para asegurar la fluidez del proyecto. Asentar cada movimiento, incluyendo plazos de entrega o recepción contemplando previsiones es parte de una eficiente gestión de facturas para pequeñas empresas.
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4. Dispón de un resumen con la información de cada factura
Aunque los detalles son importantes, en muchos casos, la posibilidad de obtener un listado con datos básicos de cada compromiso puede brindar respuestas rápidas a situaciones puntuales. El número y fecha de la factura, las condiciones de pago, fecha de vencimiento, nombre del contacto y el monto total de la factura son suficientes para visualizar la situación de cuentas por pagar en un período de tiempo específico.
Organizar los datos por fecha de vencimiento simplifica la visualización del monto de los compromisos a menor plazo y ayuda a establecer prioridades. En base a esta información. Es posible identificar y asignar las tareas necesarias para completar los procesos según las políticas propias y del cliente.
Un CRM con la gestión de facturas integrada abre la posibilidad de realizar consultas rápidas y organizar los datos de la forma más conveniente. Asimismo, se puede obtener el valor total de las cuentas por pagar y conseguir todos los detalles de los compromisos comprendidos en un rango de fechas o para algún día en particular.
5. Crea mecanismos de control de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Si bien automatizar procesos es de gran ayuda, se requiere de una constante supervisión y procedimientos claros en lo que refiere a las cuentas por cobrar y pagar. Es necesario verificar las condiciones del flujo de caja y asegurar que el balance siempre sea positivo para la empresa. El equipo encargado debe auditar el envío de facturas a clientes y pagos a proveedores con cierta regularidad.
Cada miembro del departamento debe tener muy claras sus funciones dentro de la cadena y ejecutarlas dentro del tiempo previsto. De presentarse algún inconveniente, cada empleado debe conocer el procedimiento a seguir en la búsqueda de soluciones, así como las responsabilidades de otros trabajadores para saber a quién consultar.
Revisar las condiciones de pago con frecuencia puede abrir puertas a conseguir beneficios y/o evitar sanciones por retrasos en los pagos. Cuando se puede optar por descuentos como incentivo por pagos anticipados, planificar en el calendario la ejecución del pago a la brevedad puede ser una gran ventaja.
6. Selecciona el método de pago más conveniente
Existe diversidad de métodos de pago que pueden favorecer el intercambio comercial y es conveniente elegir sabiamente el que más favorezca la transacción. El objetivo es mantener un movimiento de caja muy fluido que permita cumplir con los compromisos y reinvertir en el negocio para impulsar el crecimiento. Algunas plataformas permiten programar pagos automáticos, lo que resulta una gran ventaja para gastos recurrentes, pero también exige un gran control de gastos.
Lo ideal es tener líneas de crédito con proveedores frecuentes. Cada línea de crédito representa un alto nivel de confianza que debe ser tratado con cuidado y responsabilidad. En caso de no contar con el beneficio, será necesario evaluar el uso de efectivo y otros métodos que siempre serán más restringidos.
La gestión de facturas en pequeñas empresas también pueden llevarse a cabo haciendo uso de métodos de pago tradicionales. Es así como, siempre estarán disponibles las transferencias, pagos con tarjetas de débito y crédito y efectivo, aunque no siempre resultan la opción más favorable. Los monederos electrónicos, todavía no tan populares en muchas empresas, amplían las fronteras de la realización de operaciones, por lo que es bueno contar con este medio, en especial para transacciones internacionales.
7. Establece un proceso contable de acuerdo al volumen de facturas de tu empresa
Aunque el número de facturas y compromisos de pago mensual no sea muy elevado, siempre es conveniente migrar procesos a un software de gestión de facturas para pequeñas empresas. No obstante, las necesidades de un emprendimiento serán mucho más sencillas que las de una empresa que se maneje a gran escala.
Lo anterior plantea la ventaja de poder implementar un plan gratuito para iniciar operaciones en el mundo digital y mantener las cuentas en orden. Con los procesos claros y la información en orden, es más sencillo proyectar tu empresa a futuro, evaluando posibilidades de expansión.
Cuando se busca automatizar, modernizar o cambiar el sistema contable y de facturación de un emprendimiento, la programación de facturas puede no ser tan indispensable. Sin embargo, el uso de calendarios, alertas, plantillas de facturas, y demás facilidades que agilicen los procesos de pago deben estar presentes. El objetivo siempre será optimizar la gestión de facturas para pequeñas empresas, por lo que, involucrar funciones que en lugar de aportar se conviertan en un obstáculo, debe evitarse por todos los medios.
8. Contrata un asistente virtual
Aunque parezca completamente desconectado, el proceso de gestión de facturas resulta medular dentro de una empresa. De forma indirecta, mantener al día los pagos permite que todas las demás labores se desarrollen de forma regular.
Es común que muchos emprendedores desarrollen gran parte de las tareas con un equipo muy reducido dado el pequeño margen de flujo de caja que manejan. Contratar un asistente virtual para dar seguimiento a la gestión de facturas para empresas pequeñas se traduce en mayor tranquilidad y disponer de más tiempo para atender otros asuntos de la empresa. Será su responsabilidad, la elaboración de facturas, el envío y la gestión de los compromisos atrasados.
El asistente virtual está capacitado para crear plantillas de facturas para reutilizarlas, enviar recordatorios de pago y hacer el seguimiento y registro de los ingresos y egresos. La comunicación se puede realizar a través de chat, mensajes de texto, videollamadas o correo electrónico. El uso de esta herramienta, abre caminos hacia el crecimiento de las empresas que se fijan grandes objetivos.
