Gestión de documentos en línea: 11 consejos para administrar documentos en línea fácilmente

En el pasado, los documentos de una empresa se guardaban cuidadosamente en carpetas y estas, a su vez, se colocaban en grandes estanterías. Esto ha quedado en desuso debido al uso de las nuevas tecnologías. Actualmente, cada vez más empresas optan por la gestión de documentos en línea y es fácil comprender el porqué.

El sistema de gestión de documentos en línea permite un acceso rápido a la información sin que el mismo esté restringido a una oficina. Es decir, que toda persona con los permisos necesarios puede consultar un documento desde cualquier lugar del mundo. Esto, sumado a una reducción de costos, han convertido a los gestores documentales en línea en la nueva tendencia organizativa para empresas. ¿Quieres sumarte? Te damos los mejores consejos para administrar documentos en línea fácilmente.

FAQ

11 consejos fundamentales para la gestión de documentos en línea

Los documentos de tu empresa son esenciales para el correcto funcionamiento de la misma. Por este motivo, recurrir a una gestión de documentos en línea puede ser la mejor manera de proteger los datos de cara al futuro. Al fin y al cabo, los archivadores en papel son susceptibles de sufrir toda clase de accidentes, además de estar expuestos al desgaste causado por el tiempo y el ambiente. Y, ¿qué sucedería si tu sistema documental se viese irremediablemente dañado? Sin lugar a dudas, cambiar a un sistema de gestión de documentos en línea puede ser lo que necesitas. Por un lado, protegerás la integridad de los datos y, por el otro, facilitarás el acceso a la información. 

Asimismo, contar con un servidor para centralizar todos los documentos es una buena manera de ahorrar. ¿Cómo? Piensa en el espacio que dejarás de necesitar, así como la tinta, el papel, las carpetas y los archivadores. Se trata, básicamente, de una excelente forma de disminuir costos y, a la vez, contribuir a una mayor productividad empresarial. Al fin y al cabo, reducirás el tiempo de búsqueda y la burocracia relacionada con la solicitud de datos a la persona encargada de la gestión documental. Si trasladas tus documentos a la nube, todo empleado podrá acceder a ellos sin importar si está en la oficina o en su hogar. Continúa leyendo para descubrir los 11 mejores consejos para administrar documentos en línea fácilmente.

1. Centraliza todos los documentos en un único lugar

En algunas empresas, aún en la actualidad la gestión de documentos en línea coexiste con un sistema documental físico. Esto solamente genera mayores gastos para la compañía. El traspaso de los archivos en papel a documentos digitales lleva tiempo y, por supuesto, una inversión acorde. No obstante, es la mejor manera de incrementar la eficiencia de cara al futuro. Ahora bien, los documentos online no deberían almacenarse en cualquier lugar, sino en el específicamente diseñado a tal fin.

Centralizar todos los documentos ayudará a que el acceso a la información sea más fácil y organizado. Para ello, se recomienda recurrir a un software de gestión documental en la nube. Estas herramientas permiten que los empleados puedan consultar cualquier documento al que tengan acceso desde donde se encuentren. Evita que tus empleados guarden documentación esencial de tu empresa en sus ordenadores. Recuerda que si estos se estropean, también perderás la información. Algo similar sucede con los alojamientos online personales para archivos. Si bien compartir documentos es muy sencillo, mantener un orden de los mismos es, prácticamente, imposible a menos que se use un servidor empresarial único.

2. Elabora una guía de gestión de documentos en línea

La única manera de acceder rápidamente a la información es mediante la estructuración de la organización. Básicamente, esto se refiere a la documentación del sistema de gestión de proyectos en línea. Toda empresa debería elaborar una detallada guía de gestión de documentos en línea. En la misma, deberían asentarse todas las indicaciones necesarias para que cada miembro de la plantilla organice los documentos de la misma manera. En definitiva, el objetivo último de la instauración de un sistema de esta magnitud es clasificar correctamente los archivos para que ubicarlos y utilizarlos sea más sencillo.

Al igual que un bibliotecario, es importante que generes un sistema adaptado a tu empresa. ¿Qué datos deberían figurar en el nombre de cada archivo y en qué posición deberían ubicarse? Si tu servidor cuenta con secciones, ¿para qué se utilizará cada una de ellas? ¿Quién tendrá acceso a las mismas? Tu guía debe recoger una explicación detallada de la manera en la que se espera que cada empleado gestione los documentos. Solo mediante el uso de una organización centralizada lograrás mantener el orden en los documentos empresariales. 

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3. Crea carpetas y subcarpetas dentro de tu servidor en la nube

Ya sea que optes por una herramienta de almacenamiento en la nube tradicional o por un completo software de gestión de documentos, como Bitrix24, organiza la información en secciones. Dividir las temáticas de los posibles documentos simplifica las búsquedas y mantiene una coherencia a lo largo de los años. Evalúa concienzudamente cuáles deberían ser los grupos a crear. Podrías, por ejemplo, generar carpetas específicas para cada departamento u optar por carpetas por proyecto.

Lo cierto es que la organización depende de tu comodidad. Algunas empresas optan por estructurar la gestión de documentos en línea en carpetas anuales y, dentro de ellas, con subcarpetas por proyectos o departamentos. Otras, por su parte, invierten esta situación generando carpetas temáticas y, dentro de ellas, apartados temporales. Escoge la variante que se adapte a las necesidades de tu organización y no dudes en producir subcarpetas. Estas se vuelven esenciales a medida que crece el volumen de documentos a manejar.

4. Utiliza el sistema de gestión de documentos con un sistema temporal invertido

Otro de los temas que deberías tomar en consideración al desarrollar un sistema de gestión de documentos en línea es el orden temporal. Todo documento debería explicitar su fecha de creación o de inicio de su validez. Esto permite que se visualice rápidamente su utilidad, así como simplifica la búsqueda. En pocas palabras, podría ser indicado que cada vez que se cree un documento se deje constancia de la fecha en la primera parte de su nombre al guardarlo. No obstante, esto no debería llevarse a cabo de cualquier manera.

Si buscas una forma eficiente de hacerlo, opta por la asignación de fechas invertidas; es decir que deberías asentar en primer lugar el año, luego el mes y, por último, el día. La practicidad de este método se hace evidente al momento de ordenar automáticamente los archivos por nombre. El sistema clasificará los documentos siguiendo el orden alfabético o, mejor dicho, numérico. Así, colocará los archivos de forma descendente (o ascendente) siguiendo las fechas estipuladas en sus nombres.

5. Aboga por la conservación organizada de todos los datos

Como ya hemos señalado, para administrar documentos en línea fácilmente necesitas contar con una puntillosa organización. La misma debe estar bien explicada en una guía detallada al alcance de cada miembro de la plantilla. Principalmente, es importante determinar la manera en la que los documentos se conservarán. Más allá de almacenarlos en la carpeta y subcarpeta adecuada, cada archivo debe adaptarse a una estructura para garantizar el orden.

Ten en cuenta que el nombre escogido para cada documento debe ser breve; esto significa que deberías verse completo en la previsualización de archivos. A la vez, debería ser descriptivo. Para este fin, resulta primordial el uso de palabras claves. Las mismas transmiten la naturaleza del documento en un segundo. Además, ayudan a que el mismo esté disponible al realizar cualquier búsqueda relacionada dentro del software de gestión documental. Resumiendo, podrías generar una estructura similar a esta: año-mes-dia-temática. El tema debe expresarse en no más de tres palabras claves como, por ejemplo, contrato-grupo-JPG. Evita, además, el uso de conectores y colora guiones entre una palabra y la otra. 

6. Realiza copias de seguridad regulares

La gestión de documentos en línea brinda una seguridad frente a imponderables superior a la que poseen los archivos en papel. Esto se debe, principalmente, a la posibilidad de ejecutar copias de seguridad periódicas. Las mismas protegen todos los datos en caso de un fallo del sistema. Si esto sucediese, sería posible recuperar todos los documentos apelando a la última copia.

Por este motivo, no deberías descuidar la copia de seguridad. Idealmente, la misma debería llevarse a cabo una vez a la semana. De este modo, si sucediese un imprevisto, podrías acudir a la copia y hacerte con una versión bastante actualizada de los documentos. Para ello, puedes copiar todos los datos en un dispositivo físico que se utilice con este único fin.

7. Evita borrar documentos

Existe la tendencia a eliminar aquellos documentos que, por algún motivo, han caído en desuso. Este es un error del que puedes arrepentirte en algún momento. ¿Por qué? Sencillamente, porque es imposible saber si no necesitarás consultar algún determinado dato en algún momento del futuro. Esto no significa que debas dejar los archivos inactivos o desactualizados junto con los documentos que los miembros de tu empresa utilizan regularmente. Por el contrario, deberías buscar la manera de conservarlos organizadamente.

Las opciones para organizar estos documentos son múltiples. Por ejemplo, podrías crear carpetas específicas para los archivos de clientes inactivos. Otra opción es guardar las nuevas versiones, o evoluciones de los archivos antiguos con un sufijo al final que indique cuál es la última (v1 para versión 1 y v6 para versión 6). El almacenamiento en la nube te da la posibilidad de flexibilizar la organización de datos en cuestión de horas. Solo debes crear una carpeta nueva y movilizar archivos. No dejes de hacerlo según la estructura determinada y verás cómo siempre mantienes tu sistema de gestión de documentos organizado.

8. Mantén escrupulosamente el orden de tu sistema de gestión de documentos en línea

Uno de los mayores problemas que presenta el sistema de gestión de documentos en línea es mantener el orden. Eso puede parecer una paradoja, ya que su fin último es, justamente, la máxima organización de los documentos. No obstante, es fácil comprender que algún empleado almacene incorrectamente un documento en algún momento o no utilice correctamente las palabras clave.

Para remediar esta problemática, podrías asignar la responsabilidad de mantener la salud de la gestión de documentos en línea a un empleado de tu confianza. Dicha persona, o departamento si contases con uno de IT, podría revisar de manera periódica los nuevos archivos y corroborar el formato de sus nombres y la ubicación dentro del servidor. Frente a un error relacionado con la estructura documental empresarial, podría contactar con el creador del documento para informar del mismo y evitar que vuelva a cometerse.

9. Revisa semanalmente tu disco en búsqueda de documentos

Entre los mejores consejos para una saludable gestión de documentos en línea se encuentra la revisión semanal del disco personal de tu ordenador. De manera mandataria, cada miembro de tu empresa debería inspeccionar su ordenador antes de iniciar el fin de semana. 

Así, es posible enmendar errores de almacenamiento marcados, por ejemplo, por guardar documentos únicamente en el disco interno del ordenador en lugar de en el servidor de la empresa. Frente a esta situación, solamente sería necesario proceder a copiar y guardar el documento en la carpeta adecuada y con el formato estipulado. Sin dudas, es una excelente forma de evitar que se traspapelen documentos o se pierda el acceso a alguno de ellos.

10. Genera encriptaciones y protecciones por contraseña

Seguramente, no todos tus empleados pueden acceder a todos los documentos de tu empresa. De hecho, es altamente probable que solo tú, como líder empresarial, tengas un acceso total a los mismos. Esto puede ser una preocupación para ti al optar por un sistema de gestión de documentos en línea. Pero no debería serlo. ¿Sabías que es posible generar permisos para cada documento dentro de la nube?

Si bien cada software de gestión documental funciona de manera diferente, en general todos permiten la creación de permisos de acceso o protección con contraseña. Así, te aseguras que ningún miembro de tu compañía podrá acceder a información restringida por su rango. Por otra parte, muchas herramientas ofrecen, también, la encriptación de los archivos para protegerlos frente a los ataques cibernéticos.

11. Comparte archivos desde la nube

El último consejo para administrar documentos en línea fácilmente es almacenar los archivos que se comparten habitualmente con proveedores o clientes. Nos referimos a aquellos archivos que se envían como adjuntos por correo electrónico. En general, muchos empleados los almacenan en su propio ordenador o, simplemente, lo buscan en su casilla cuando lo necesitan y lo reenvían desde allí.

Como puedes imaginar, esto genera una gran ineficiencia y merma la productividad. Para minimizar pérdidas de tiempo y de información, estos archivos deberían almacenarse, al igual que todos los demás documentos, dentro del servidor en la nube de tu empresa. Así, todo empleado tendrá acceso rápido a los mismos para adjuntarlos por correo electrónico o, mejor aún, compartir el enlace para que el receptor lo chequee online.

Apuesta a un sistema de gestión de documentos en línea para tu empresa

Administrar documentos en línea fácilmente es posible si elaboras una estructura guía para cimentar cada paso que den al respecto tus empleados. No dejes al azar la organización de los datos de tu empresa. Implementa un verdadero sistema que permita encontrar lo que necesitas en cuestión de unos clics.

Recuerda que guardar los archivos en la nube libera espacio físico en tu compañía y, también, protege la información de diferentes imponderables. No temas al acceso sin autorización, ya que las diversas herramientas ofrecen cifrados y contraseñas para los documentos. ¿Aún no tienes un software de gestión documental? ¡Prueba Bitrix24 hoy mismo!