La modalidad de trabajo digital ha demostrado ser una alternativa de gran valor para mejorar la productividad y reducir costes operativos. Un espacio de trabajo en línea representa, en este sentido, un entorno de gestión integral de comunicación y organización que promueve la transparencia y facilita la ejecución de las actividades diarias.
Desde la posibilidad de administrar documentos, para que todos los usuarios puedan utilizarlos de acuerdo a sus permisos de acceso, hasta una gran variedad de medios de comunicación y facilidad en la gestión de tareas. La selección de una solución con herramientas colaborativas correctas es la clave para dar a tu empresa ventajas competitivas difíciles de superar.
Descubre, a continuación, los 7 beneficios invaluables que un espacio de trabajo colaborativo en línea ofrece a tu empresa.
7 ventajas del uso de un espacio de trabajo en línea para tu empresa
1. Reducción de costes
Disponer de un área de trabajo en la nube disminuye costes operativos directos e indirectos. Bien sea en modalidad totalmente remota o cuando se planifica el nivel de ocupación de una oficina bajo un criterio híbrido, se pueden disminuir los costes de alquileres, suministros de oficina y otros gastos. En cualquier caso, el espacio de trabajo virtual representa un punto de encuentro mucho más económico y este recurso puede redireccionarse en la inversión del crecimiento de la empresa.
Existen alternativas gratuitas que pueden ser implementadas de forma parcial o total según las necesidades de la compañía. Adicionalmente, las opciones de pago para acceder a funciones más específicas dentro de este tipo de plataformas suelen ser manejables y la recuperación de la inversión es considerablemente rápida.
2. Espacio de almacenamiento ilimitado
El espacio de almacenamiento es un aspecto de vital importancia para la conservación de documentos e información importante. Sin embargo, archivar documentos requiere condiciones de humedad mínima en el ambiente y un espacio físico de uso exclusivo. Por el contrario, la nube es un espacio de trabajo en línea con una capacidad de almacenamiento casi ilimitada. La administración de esta área de trabajo habilita el manejo de permisos de acceso personalizables.
Desde un ambiente como éste, un usuario puede enviar enlaces a otros usuarios para que puedan acceder a carpetas o archivos específicos sin tener que adjuntarlos en un correo electrónico. Es una excelente alternativa para compartir videos y archivos de gran tamaño. Además, los documentos se pueden sincronizar para todos los dispositivos, o sólo para algunos, y mantener copia de seguridad en la nube.
3. Mayor seguridad en el manejo de los datos
Otra de las ventajas de los espacios de trabajo en línea como Bitrix24 es el nivel de seguridad que ofrece la encriptación de datos. La implementación de una nube privada, no deja cabida a la posibilidad de accesos maliciosos que contaminen el entorno de trabajo. Esto se debe a un control estricto del intercambio con recursos externos como medida de protección.
Los espacios de trabajo en línea mantienen un registro privado de todos los movimientos y modificaciones realizadas por los diferentes miembros del equipo, lo que representa otra medida de seguridad. Esto es posible debido a que todos los empleados deben registrar su ingreso con su usuario y contraseña.
4. Sincronización de versiones y acceso a información actualizada
La adecuada administración de los permisos de usuarios permite compartir y acceder a la información y archivos para visualizarlos o actualizarlos. Un espacio de trabajo en línea facilita el mantener la coherencia de los datos sin mayores problemas debido a la sincronización en tiempo real, donde los equipos trabajan con una misma versión desde una fuente única.
Esta es una de las características de un espacio de trabajo en línea que garantiza que todo el equipo pueda ver la información más reciente. Todo esto ocurre sobre la base de que el sistema mantiene todas las revisiones, siempre se puede conocer quién ha realizado cada cambio y se puede volver a versiones anteriores. No obstante, es evidente que la ausencia de internet, imposibilita su uso/acceso, y esta es una de las más importantes desventajas de los espacios de trabajo en línea.
5. Facilidad de expansión de tu empresa
La nube mantiene abierta la puerta que conduce a la expansión de tu empresa a nivel nacional e internacional. Siempre es posible habilitar una oficina virtual en cualquier parte del mundo, de forma sencilla. Esta es una de las características de un espacio de trabajo en línea que también libera a la empresa de los altos costes que implica una solución local. Como consecuencia, la organización disminuye la implementación de recursos que, en ocasiones, pueden representar un riesgo económico.
El espacio de trabajo en línea diluye los límites geográficos y abre las puertas para el crecimiento acelerado de tu empresa. Es posible tener presencia en todo el mundo, contratando talentos en una modalidad remota.
6. Accesibilidad 24/7
A diferencia de un espacio físico, el espacio de trabajo en línea permite el acceso a esta oficina virtual en cualquier momento del día. La modalidad digital hace posible descartar dispositivos físicos de almacenamiento, manteniendo un fluido intercambio de información entre los usuarios en el momento requerido. Resulta muy conveniente, en especial en lo que refiere a la atención al cliente, donde, implementando recursos de automatización, se puede extender el horario de atención.
Además, el espacio de trabajo en línea permite movilidad a los trabajadores, flexibilizando el manejo de sus horarios, con la información y el acceso a los recursos disponibles las 24 horas del día. Con solo ingresar un usuario y contraseña, el empleado podrá desempeñar sus labores a conveniencia, ver tareas asignadas y fechas de entrega.
7. Máximo rendimiento de los trabajadores
El esquema de trabajo en la nube también incluye la implementación de la modalidad home office. Este modo de trabajo se traduce en libertad de actuación por parte de los trabajadores, que se ven en la necesidad de organizar sus labores y gestionar el tiempo, separando la vida personal de la profesional. Están en un entorno virtual, que les ofrece metas concretas y claras, junto con un reporte actualizado de las expectativas y plazos de entrega de cada tarea y cada proyecto.
Trabajar a distancia, en un espacio de trabajo en línea, promete un rendimiento máximo cuando se desarrolla la autodisciplina y una rutina de trabajo estructurada y persistente. La empresa recoge el beneficio de una mayor productividad por parte de los trabajadores, y el logro de objetivos dentro de los plazos programados. Todo ocurre mientras las personas también evitan el desgaste del tránsito diario que, en muchos casos, produce estrés y afecta el rendimiento.
