Equilibrio en la gestión de equipos: cómo ser flexible y mantener la estructura

El mercado ha cambiado y continúa haciéndolo día a día. Frente a esta circunstancia, cada vez más empresas viran hacia la flexibilidad con la esperanza de adaptarse y no ceder terreno frente a la competencia. No obstante, no son pocos los profesionales que se preguntan si la estructura de equipos eficiente que tan bien ha funcionado en las últimas décadas, podría verse dañada. ¿Es realmente posible mantener el equilibrio en la gestión de equipos?

Sin lugar a dudas, es factible fusionar la organización y la flexibilidad en la gestión y, en este artículo, te contaremos cómo puedes hacerlo de manera efectiva sin renunciar a la estructura que ha demostrado ser eficiente.

7 estrategias de gestión de equipos que protegen la estructura a la vez que fomentan la adaptabilidad al entorno

La flexibilidad y la estructura en equipos a menudo se perciben como dos conceptos opuestos, pero ambos son cruciales para el éxito de un equipo y la organización en su conjunto. La flexibilidad permite adaptarse a las situaciones cambiantes, tan habituales en el mercado actual, y aprovechar las oportunidades inesperadas. Por otro lado, la estructura proporciona un marco de trabajo claro y garantiza que los equipos estén alineados con los objetivos empresariales.

Sin embargo, encontrar el equilibrio en la gestión es un enorme desafío para los líderes y los gerentes de proyecto. Al fin y al cabo, la falta de flexibilidad podría hacer que un equipo se vuelva rígido y no se adapte a los cambios del entorno, mientras que un exceso de flexibilidad podría llevar al caos y la falta de dirección.

Aunar la organización y la flexibilidad en la gestión asegura que tu empresa funcione eficientemente y, por ende, los objetivos se cumplan. ¿Te gustaría descubrir cómo lograr el equilibrio en la gestión de equipos? Toma nota de las siguientes estrategias.

1. Fomenta la comunicación abierta para mantener el equilibrio en la gestión de equipos

La comunicación abierta es uno de los pilares de un ambiente de trabajo positivo, en el cual los trabajadores se sientan cómodos, protegidos y comprendidos. Además, la efectividad en la comunicación asegura que exista una total alineación entre los objetivos y los valores de la empresa y los personales, así como un conocimiento profundo de las motivaciones de la compañía. De este modo, se fomenta un total compromiso por parte de los empleados, quienes no dudan en brindar su mayor esfuerzo para lograr el éxito empresarial.

En este entorno, los empleados se sienten libres y, por lo tanto, pueden compartir sus ideas y sus preocupaciones, además de ofrecer sugerencias que podrían mejorar los procesos generales de la organización. La continua retroalimentación de los directivos hacia los subordinados y viceversa ayuda a realizar aquellos ajustes necesarios para mantener la estructura del equipo y, al mismo tiempo, adaptarse a las necesidades cambiantes planteadas por el mercado o el entorno. Pero eso no es todo. Una comunicación basada en el respeto permite abordar los conflictos de manera constructiva para encontrar soluciones que beneficien a todos los implicados y a la empresa en general.

2. Promueve una cultura orientada a los resultados y a las personas

La cultura empresarial define la identidad y el comportamiento de tu empresa, y se proyecta externamente en consonancia con las creencias y los valores organizacionales. Para disminuir la rotación de empleados, deberías trabajar en el desarrollo de una cultura atractiva para el talento. En el pasado, la gran mayoría de las empresas cultivaba culturas orientadas al poder o a las normas. La primera tenía como meta la competitividad empresarial, impulsando el trabajo individual, y limitando el intercambio y colaboración entre áreas. Por su parte, la cultura orientada a las normas buscaba la seguridad de la compañía a través de rígidas reglas, sanciones, protocolos y procedimientos inamovibles. En la actualidad, las empresas que buscan construir una estructura de equipos eficiente escogen culturas orientadas a los resultados y a las personas.

En este caso, se pone el foco en los resultados finales, pero también en la posibilidad de desarrollo de los profesionales y su nivel de satisfacción. Así, se alienta a los equipos a alcanzar los objetivos sin micro-gestionarlos. Por el contrario, se les brinda la libertad de tomar decisiones dentro de un marco de responsabilidades y metas claro. Esta aproximación contribuye al equilibrio en la gestión de equipos al permitirles desempeñarse de manera autónoma a la vez que mantienen una estructura y una dirección. Si quieres instaurar una cultura orientada a los resultados, respetando a las personas, es importante que establezcas el rol del liderazgo de equipos. Al fin y al cabo, serán los líderes quienes pondrán en marcha la modificación cultural al asignar tareas, recursos y fechas de entrega, establecer expectativas de rendimiento y supervisar los avances. Un buen líder debería ser capaz de adoptar un rol de consultor o guía, confiando en los miembros del equipo para solucionar conflictos de manera creativa y sobre la base de su experiencia. El resultado será un equipo motivado, innovador y eficiente.

3. Ofrece flexibilidad en los contratos para incrementar la satisfacción del personal

Los expertos sostienen que los trabajadores satisfechos con su puesto de trabajo evidencian un rendimiento superior, superando las expectativas y entregando resultados. Sin lugar a dudas, a esto deberías aspirar, ya que solo así tu empresa alcanzará sus objetivos a medio y largo plazo. Ahora bien, para lograr dicha satisfacción e, incluso, atraer nuevo talento y conservarlo en el tiempo, quizá sea hora de apostar a una mayor flexibilidad laboral regulada. Durante los últimos años, el trabajo remoto y el trabajo híbrido han pasado de ser tendencias a convertirse en demandas habituales por los miembros de las nuevas generaciones que se han incorporado al mercado. Demuestra tu flexibilidad en la dirección de equipos al adoptar las horas flexibles y brindar la posibilidad de desempeñarse a distancia. De este modo, tu empresa se adaptará a las necesidades particulares de los miembros del personal y tus trabajadores lo agradecerán.

Esta flexibilidad favorece la conciliación profesional y familiar, lo que podría repercutir en una mayor productividad y, por ende, en mayores beneficios para tu empresa. Sin embargo, para evitar que comprometa la estructura del equipo, es necesario establecer pautas y directrices a seguir. Por ejemplo, deberías definir las expectativas y las normas que regirán el trabajo híbrido y remoto, así como el horario flexible. Entre ellas, sería importante definir la manera en la que se compartirá la disponibilidad de los empleados para organizar reuniones o colaborar en tiempo real. El uso de herramientas como los calendarios compartidos, el chat, las videollamadas y la edición conjunta de documentos puede resultar esencial en este punto. No olvides, además, definir KPI para evaluar el desempeño y llevar a cabo reuniones uno a uno para ajustar lo que fuera necesario y cuidar, así, el equilibrio en la gestión de equipos.

4. Implementa herramientas de colaboración y gestión de proyectos para facilitar la labor de todos

En un mundo en constante evolución, donde el entorno, los clientes y las circunstancias pueden modificarse rápidamente, la flexibilidad en la dirección de equipos no es solo una necesidad, sino una obligación. Un líder incapaz de visualizar en tiempo real el avance de un proyecto carecerá de los datos necesarios para tomar decisiones acertadas, pudiendo perder oportunidades de crecimiento o cayendo en la reacción frente a riesgos potenciales que han logrado materializarse. Para evitar estas circunstancias, resulta imprescindible implementar las nuevas tecnologías. Estas permiten preservar una estructura de equipos eficiente aun cuando los miembros se encuentran en diferentes países y desempeñan sus funciones en horarios contrapuestos.

La administración flexible de equipos basada en un software de colaboración como Bitrix24 mantiene la transparencia, facilita la colaboración en entornos virtuales o híbridos, optimiza el tiempo, favorece la coordinación eficaz y, en última instancia, simplifica la toma de decisiones informadas. Las herramientas de colaboración en línea permiten que los miembros de un equipo intercambien información, resuelvan dudas y trabajen en conjunto estén donde estén. Al mismo tiempo, esta flexibilidad se encuadra dentro de una asignación de responsabilidades clara que se maneja con un software para la gestión de proyectos. De este modo, existe un proceso coherente que hace que los equipos se mantengan enfocados y, en paralelo, el líder puede verificar el progreso.

Por otra parte, la centralización de los documentos, los archivos y las facturas en un único lugar simplifica el acceso a la información. En Bitrix24, es posible proteger dichos datos con contraseñas y permisos para que solo los trabajadores autorizados puedan consultarlos. La app ofrece también un potente CRM para que los diversos departamentos puedan contactar con los clientes, potenciales clientes y proveedores de manera fácil y rápida. La combinación de todas estas herramientas simplifica la gestión de equipos y colabora para que sea más eficiente.

5. Adopta las metodologías ágiles para la gestión de equipos

Lograr una verdadera armonía entre la flexibilidad y la estructura en equipos es posible mediante la adopción de metodologías ágiles, como Scrum o Kanban. Esta clase de metodologías facilitan la rápida adaptación al entorno mientras proporcionan una organización sólida del trabajo. Al dividir el trabajo en tareas más pequeñas y, por ende, manejables, priorizarlas y fomentar la retroalimentación constante, los equipos se mantienen en la dirección correcta y tienen mayores posibilidades de actuar rápidamente para asumir los cambios. Ambas estrategias de gestión de equipos fomentan la colaboración continua entre todos los miembros del equipo e, incluso, de los demás stakeholders. De este modo, se produce una verdadera sinergia entre los objetivos de las diversas partes.

La división del trabajo, por su parte, garantiza que tus empleados sepan exactamente qué se espera de ellos, mientras que la priorización asegura que las tareas primordiales se cumplimenten primero, eliminando los potenciales cuellos de botella. Las revisiones periódicas, la comunicación diaria y la retroalimentación, y las entregas incrementales frecuentes son otros factores que convierten a las metodologías agile en las mejores opciones para garantizar el equilibrio en la gestión de equipos. Los equipos pueden ajustar sus procesos y prioridades a medida que avanza el proyecto, de manera tal de responder a los posibles cambios solicitados por el cliente o exigidos por el mercado.

6. Propicia la autogestión de los equipos de trabajo

Los equipos autoorganizados tienen una gran autonomía, como ya hemos señalado en el punto dos de este artículo. De hecho, podrían considerarse como una de las mejores formas de poner en marcha un plan de organización y flexibilidad en la gestión. Si bien los mismos mantienen una jerarquía, la misma es bastante horizontal, motivo que permite que todos los miembros participen activamente de la toma de decisiones. El líder, aquí, actúa como la cabeza visible de la gestión de equipos, pero no impone sus opiniones, sino que guía la discusión para obtener soluciones innovadoras y la mayor eficiencia posible. El empoderamiento de los trabajadores repercute en autoestima, confianza y compromiso, variables que no deberías dejar de considerar para alcanzar la cima.

En general, la participación en la determinación de objetivos, las estrategias y las tácticas a ejecutar genera un ambiente de colaboración superior al de otros equipos de trabajo. Los trabajadores no consideran a sus compañeros competidores; por el contrario, son colegas que merecen confianza y respeto. El entorno laboral mejora y, a su vez, la coordinación de las tareas, ya que todos están comprometidos con lo que deben hacer para no defraudar a sus compañeros.

7. Toma decisiones basadas en el análisis de datos

Lograr el equilibrio en la gestión entre estructura y flexibilidad es mucho más sencillo cuando cuentas con datos fehacientes en tiempo real. Emplea una herramienta como Bitrix24 que recabe información sobre el desempeño de los trabajadores. Configura los parámetros de los informes para que se adapten a los indicadores claves estipulados. Mide así la productividad y lleva a cabo ajustes para incrementarla regularmente.

La recopilación de datos y su posterior evaluación te ofrecerá una visión global de las necesidades y la dinámica de tu equipo, facilitando que te adaptes a ellas más rápidamente. Asimismo, podrás detectar tendencias y tomar medidas para responder a ellas de manera efectiva. Así que no lo dudes: el uso de datos analíticos es el camino a seguir para sostener la organización y la flexibilidad en la gestión.

El equilibrio en la gestión de equipos depende de tu visión estratégica

El liderazgo de equipos representa un papel esencial para alcanzar un verdadero equilibrio entre la estructura y la flexibilidad. Como gerente de proyectos o líder de la compañía, serás el responsable de guiar a los empleados para alcanzar este objetivo. Tu visión estratégica será determinante para trazar el rumbo a seguir y dirigir al personal a través de entornos cambiantes.

La comunicación abierta, la promoción de una cultura orientada a resultados y a las personas, la flexibilidad en las prácticas laborales, el uso de herramientas tecnológicas, la implementación de metodologías ágiles, la autogestión de equipos y la toma de decisiones basada en datos son estrategias clave para lograr el equilibrio en la gestión de equipos. No dudes en poner en práctica estas estrategias para, de esta forma, responder mejor a las necesidades de los clientes, los trabajadores y el mercado en general. ¿Estás preparado para iniciar el camino de la administración flexible de equipos?

FAQ

¿Por qué es vital encontrar un equilibrio en la gestión de equipos?

Encontrar un equilibrio en la gestión de equipos es vital porque:

• Permite optimizar el uso de recursos.

• Fomenta la innovación y la creatividad.

• Motiva a los miembros del equipo de trabajo.

• Mejora la capacidad de adaptación a los cambios del entorno.

• Garantiza los estándares esperados de calidad.

• Contribuye al desarrollo profesional.

• Colabora en una mejor satisfacción del cliente.

¿Cómo se puede mantener la estructura del equipo sin sacrificar la flexibilidad?

Para mantener la estructura del equipo sin sacrificar la flexibilidad, se pueden establecer directrices y responsabilidades claras, pero promoviendo que los empleados se desempeñen de manera autónoma. Anímalos a que tomen decisiones creativas y utilicen herramientas tecnológicas para alcanzar los objetivos.

¿Qué prácticas pueden ayudar a mantener un equilibrio en la gestión de equipos?

Entre las principales prácticas que pueden ayudar a mantener un equilibrio en la gestión de equipos, destacan las siguientes:

• Comunicación abierta.

• Cultura orientada a los resultados y las personas.

• Flexibilidad laboral regulada.

• Uso de herramientas colaborativas y de gestión.

• Metodologías ágiles.

• Autoorganización de los equipos de trabajo.

• Recopilación de información para la toma de decisiones.