Domina la gestión de tareas con CRM: organiza actividades de ventas y aumenta la productividad

¿Sientes que la gestión de tu equipo de ventas podría ser más organizada y eficiente? La gestión de tareas con CRM puede ser la solución para optimizar los procesos y garantizar que cada actividad se lleve a cabo en el momento perfecto.

Hoy en día, los equipos de ventas se enfrentan a múltiples desafíos y es, justamente, aquí donde un buen CRM puede hacer la diferencia al posibilitar la fácil asignación de tareas y la automatización de ventas, centralizar datos y monitorear el avance, entre otras posibilidades. A continuación, te contaremos cómo puedes incrementar la productividad de tu equipo con unos simples ajustes en la gestión de actividades de ventas.

1. Configurar recordatorios automáticos de tareas

Los equipos de ventas realizan una enorme cantidad de tareas en su día a día. Por eso, una de las funcionalidades más valiosas de la gestión de tareas con el apoyo de un CRM es la posibilidad de configurar recordatorios y alertas. Minimiza los olvidos y aumenta la conversión asegurándote de que ningún paso crítico del proceso de ventas pase desapercibido.

Al implementar un CRM de calidad, como Bitrix24, tus vendedores podrán concentrarse en hacer lo que mejor saben hacer: construir relaciones con los clientes y cerrar acuerdos, en lugar de intentar recordar cuándo deben realizar un seguimiento. Este tipo de software permite programar recordatorios para diversas actividades, desde plazos de propuestas, tareas inactivas o en el momento que una oportunidad alcanza una fase clave. Podrás configurarlos manualmente (por ejemplo, para contactar a un determinado lead), incluyendo cuándo y de qué manera quieres recibirlos, o determinar reglas automáticas para que las alertas se envíen sobre la base de criterios predefinidos (como tres días después de una reunión inicial con un potencial cliente).

Sin dudas, el uso de recordatorios automáticos es una de las grandes ventajas de gestionar tus tareas con un CRM. Optimiza la organización del equipo de ventas, garantizando que cada actividad está bien planificada y no se pasará por alto.

2. Asignar y rastrear actividades de ventas

Una gestión de actividades de venta eficiente implica asignar responsabilidades y monitorear los avances. Para ello, el CRM puede ser tu gran aliado, ya que podrás distribuir las tareas en unos simples clics, tomando en consideración las habilidades, la experiencia y la carga laboral de cada agente. De este modo, todos los miembros del equipo sabrán exactamente qué deben hacer y en qué momento.

Asimismo, como el CRM almacena cada interacción, es mucho más sencillo para los líderes del equipo conocer el progreso en tiempo real. Solo es necesario ingresar en la plataforma para descubrir cuándo se realizó el primer contacto, cuántas llamadas o correos electrónicos se han intercambiado, si se han producido reuniones o no y en qué etapa del proceso se encuentra cada prospecto.

Este registro pormenorizado ayuda también a evitar duplicidades y a prevenir cuellos de botella. Nunca más el mismo cliente será contactado por dos vendedores ni se estancará el proceso de ventas debido a una tarea demorada porque podrás visualizar rápidamente los potenciales problemas y modificar el rumbo. Como ves, la gestión de tareas con CRM brinda un mayor control sobre el flujo de trabajo, al tiempo que mejora la eficiencia y facilita la toma de decisiones oportunas.

3. Priorizar tareas según los plazos

Durante los últimos años, la organización de tareas en el CRM se ha convertido en una estrategia que cada vez más empresas ponen en práctica. Esta herramienta simplifica el proceso de ventas al priorizar las tareas del equipo de ventas de manera automática según las fechas límites. Por supuesto, un CRM potente posibilita que los usuarios lleven a cabo dicha priorización sobre la base de diferentes criterios. Por ejemplo, puedes asignar un nivel de urgencia o importancia a cada tarea, como las llamadas de seguimiento o el envío de propuestas, más allá del plazo preestablecido.

De esta manera, los vendedores podrán planificar su semana con antelación y confiar en que el CRM guiará su accionar, indicando qué pasos deben realizar. Un ejemplo claro de cómo impacta el CRM en la productividad se ve en el manejo de los prospectos. Supongamos que un agente tiene varios clientes que deben ser contactados. En este caso, el CRM podría organizar las tareas de acuerdo con los plazos más cercanos o la relevancia del cliente (aquellos con mayores probabilidades de conversión serían priorizados).

4. Monitorear el progreso con actualizaciones en tiempo real

Si hay algo que caracteriza al mercado actual es el dinamismo. Los cambios son moneda corriente y la mejor forma de no quedarse atrás es estar informado para poder reaccionar rápidamente. Justamente, la gestión de tareas con CRM puede contribuir a esta flexibilidad y mayor capacidad de adaptación al ofrecer actualizaciones constantes sobre el estado de cada una de las tareas asignadas.

Las distintas actividades realizadas por el equipo de ventas se reflejan al instante en la plataforma, brindando una visibilidad total de todas las tareas en el CRM. Así, como líder del equipo, podrás verificar en cualquier momento cuáles están en proceso y cuáles han sido completadas e, incluso, cuáles tienen el potencial de generar un bottleneck e impactar negativamente en el proceso de ventas. El acceso a estos datos mejora la capacidad de respuesta del equipo, contribuyendo a que todos estén 100 % alineados.

5. Integrar la gestión de tareas con calendarios

¿Te gustaría potenciar aún más la organización y la eficiencia de tu equipo de ventas? Entonces, integra la gestión de las actividades de ventas con los calendarios. Los agentes de ventas podrán programar y gestionar sus reuniones y llamadas de seguimiento dentro de la herramienta de gestión de tareas, y estas se replicarían en el calendario, y viceversa, facilitando una coordinación fluida.

En el mercado, existen herramientas de CRM para equipos de ventas que se integran con los calendarios de uso más extendido, como Google Calendar y Outlook. Ahora bien, podrías dar un paso más allá y optar por una aplicación que no solo se conecte con ellos, sino que también incluya calendarios.

Crea calendarios personales y grupales en Bitrix24. Estos últimos sirven para coordinar plazos, reuniones e, incluso, el progreso de los proyectos. Incorpora recordatorios automáticos y simplifica la organización de reuniones de equipo. Sincroniza automáticamente las citas con los prospectos y otras tareas en los calendarios personales y grupales, según la configuración. Merece la pena destacar que es posible incluir notas dentro del calendario para centralizar la información. Asimismo, estos calendarios incorporan datos sobre vacaciones, enfermedades y permisos para que las tareas puedan reasignarse fácilmente y avancen sin interrupciones. El impacto del CRM en la productividad es, entonces, fácil de comprender, ¿verdad?

6. Generar informes sobre tasas de finalización de tareas

Medir la eficiencia de las tareas de ventas con el CRM no solo es posible, sino, y principalmente, recomendable. Los informes sobre las tasas de finalización indican claramente cuántas de las actividades pautadas se finalizan a tiempo. Analizar estos datos es esencial para la gestión de tareas con CRM, ya que ayuda a encontrar las ineficiencias dentro del proceso de ventas para, más tarde, abordarlas y hacer ajustes en la carga de trabajo, en la planificación o en cualquier otra variable que se vea afectada por ellas.

Además, podrás determinar qué tareas suelen demorarse, cuáles son los imprevistos que impactan en las tareas o qué agentes tienen problemas para completar sus asignaciones a tiempo. Identificar estas situaciones te permitirá poner en marcha acciones para reorganizar prioridades, reasignar recursos, ajustar expectativas o cambiar procesos.

7. Emplear la inteligencia artificial para obtener análisis predictivo

La inteligencia artificial ha revolucionado muchos aspectos del mundo empresarial; entre ellos, la gestión de tareas con el CRM. En este contexto, la IA automatiza procesos, pero también puede generar análisis predictivos para anticipar problemas y aprovechar oportunidades. Las capacidades de la IA son extensas, pudiendo evaluar lo que ha ocurrido y prever lo que sucederá, impulsando una visión más proactiva a nivel de las ventas.

Entre sus aplicaciones, la inteligencia artificial puede analizar enormes volúmenes de información sobre las tareas de ventas almacenadas en el CRM e identificar patrones. El sistema podría descubrir retrasos repetidos en una determinada etapa o una tendencia negativa por parte de algún vendedor. Asimismo, la IA puede sugerirle al equipo de ventas en qué prospectos concentrar los esfuerzos, tras analizar su comportamiento y sus probabilidades de convertirse en clientes, o cuándo llevar a cabo un contacto, basándose en interacciones previas y el comportamiento histórico de las ventas.

8. Colaborar con los miembros del equipo en tareas compartidas

La colaboración efectiva es un pilar vital para cualquier equipo de trabajo, incluyendo el de ventas. Gracias a la implementación de herramientas de CRM para equipos de ventas, el trabajo conjunto es mucho más sencillo, ya que varios miembros del equipo pueden participar de una misma tarea o proyecto. Asigna responsabilidades claras, comparte información y documentos, y mantén a todos involucrados de manera rápida y sencilla.

Un software de gestión de tareas con CRM incluido como Bitrix24 permite que los usuarios intercambien comentarios, coeditar archivos y reciban actualizaciones sobre otras tareas sin salir de la aplicación. La organización de tareas en el CRM minimiza la necesidad de reuniones, tanto presenciales como virtuales, y el intercambio de emails, agilizando el flujo de trabajo y facilitando una respuesta rápida ante cualquier cambio o necesidad.

9. Crear flujos de trabajo personalizados para tareas repetitivas

La personalización de los flujos de trabajo contribuye, por un lado, a mantener alineado al equipo con los objetivos y, por otro, a sentar las bases de la estandarización de procesos. Mediante la organización de tareas con CRM adaptada a las necesidades específicas de tu equipo de ventas, es posible estructurar los pasos de cada flujo según la naturaleza del prospecto o el tipo de venta.

Cuando los agentes de ventas se desempeñan de forma uniforme y siguen siempre un mismo esquema, los clientes reciben una experiencia consistente, sin importar si varía la persona que les atiende. De este modo, puedes alcanzar una mayor calidad del proceso de ventas, eliminando la incertidumbre sobre qué paso sigue y simplificando el onboarding de nuevos empleados y su incorporación rápida al grupo.

10. Llevar a cabo la automatización de tareas de ventas y liberar tiempo para tareas más estratégicas

Si analizamos los beneficios de la gestión de tareas con CRM, no podemos dejar de mencionar el diseño y la automatización de tareas de ventas rutinarias. Los CRM modernos pueden liberar tiempo del equipo de ventas al adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades específicas y encargarse automáticamente de acciones repetitivas como el envío de correos electrónicos de seguimiento o la actualización de la información de los leads, prospectos y clientes.

Deja atrás la necesidad de actualización manual y confía en un software CRM como Bitrix24 para recibir recordatorios para contactar a los prospectos tras una reunión inicial, enviar correos de agradecimiento o almacenar directamente nuevos datos recogidos sobre un cliente. Todas estas acciones, y muchas más, se activan de forma automática, permitiendo que los agentes de ventas se concentren en tareas de mayor valor, incrementando su productividad.

11. Sincronizar datos de tareas en múltiples dispositivos y plataformas

Los agentes de ventas trabajan en muchas ocasiones en movimiento continuo. En el pasado, esto implicaba múltiples horas de ingreso manual de datos en la oficina, situación que ha cambiado drásticamente en la actualidad con las herramientas de gestión de tareas con CRM que pueden emplearse on-the-go. Tu equipo de ventas podrá acceder a toda la información necesaria, desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de escritorio, una tableta o un teléfono inteligente, como desde variadas plataformas.

Esta conectividad continua y sin interrupciones garantiza que todos los usuarios puedan ver las actualizaciones al momento, sin depender de su ubicación física. La sincronización mejora la flexibilidad del equipo y refuerza la colaboración, ya que todos pueden estar al tanto de cómo ha salido una reunión casi al instante.

12. Gamificar las tareas de ventas con el CRM

La gamificación es una tendencia que ha ganado mucho terreno durante los últimos años, como estrategia para potenciar la motivación y, por ende, la productividad. ¿Quieres aumentar las ventas de tu negocio? Entonces, evalúa gamificar el cumplimiento de objetivos de ventas. Emplea elementos lúdicos, como los puntos, los ránkings y las recompensas para incentivar el logro de resultados.

Transforma cada actividad del proceso de ventas en un reto. Por ejemplo, los vendedores podrían ganar puntos al completar determinadas tareas, como el seguimiento de leads o el cierre de acuerdos, y recibir un premio, que podría ser físico (monetario) o virtual (insignia en la red social corporativa) al alcanzar la meta. La gamificación aplicada a la gestión de tareas con CRM transforma el cumplimiento de las obligaciones en un desafío atractivo que entretiene y, a la vez, mantiene a los agentes enfocados.

Eleva la gestión de tareas con CRM en el área de ventas

Apostar a la gestión de tareas con CRM en ventas es una decisión estratégica que puede traducirse en una mayor productividad y eficiencia. La automatización de ventas reduce el tiempo dedicado a procesos repetitivos y minimiza errores, permitiendo que los agentes se centren en la construcción de relaciones sólidas con los clientes. Además, las herramientas de CRM para equipos de ventas priorizan, organizan y monitorean el progreso de cada tarea de ventas, sosteniendo la alineación del equipo con los objetivos.

Si estás evaluando manejar las tareas diarias con un CRM, no busques más. Bitrix24 incluye todas las soluciones necesarias para asignar tareas, seguir las actividades, crear flujos personalizados y automatizar procesos. Recibe informes personalizados sobre la base de datos históricos y descubre tendencias. Asimismo, su interfaz intuitiva ayudará a que tus trabajadores inicien sus labores sin demora ni necesidad de largas horas de capacitación.

Bitrix24 se sincroniza automáticamente, brindando acceso instantáneo a información actualizada, y puede emplearse tanto en ordenador como en dispositivos móviles. ¿Listo para probar Bitrix24?

FAQ

¿Cómo puede el CRM ayudar en la gestión de tareas de ventas?

El CRM puede ayudar en la gestión de tareas de ventas al:

• Centralizar todas las actividades de ventas en una única plataforma.

• Asignar tareas eficientemente.

• Realizar un seguimiento detallado del progreso.

• Simplificar la automatización de tareas rutinarias.

• Mejorar la organización general del equipo.

• Coordinar el trabajo.

• Brindar acceso a datos en tiempo real.

• Agilizar la toma de decisiones.

• Mejorar el rendimiento.

¿Cuáles son las mejores prácticas para usar el CRM y aumentar la productividad?

Las mejores prácticas para usar el CRM y aumentar la productividad son:

• Configurar recordatorios y notificaciones.

• Asignar y rastrear las actividades de ventas.

• Priorizar las tareas.

• Monitorear el progreso con actualizaciones en tiempo real.

• Integrar la gestión de tareas con los calendarios

• Generar informes sobre las tasas de finalización de tareas

• Obtener análisis predictivos para incrementar la eficiencia.

• Colaborar en tareas compartidas.

• Crear flujos de trabajo personalizados para tareas repetitivas.

• Automatizar tareas.

• Sincronizar los datos en múltiples dispositivos y plataformas.

• Gamificar las tareas de ventas.

¿Qué características debe tener un sistema CRM para la gestión efectiva de tareas?

Las características que debe tener un sistema CRM para la gestión efectiva de tareas son:

• Interfaz intuitiva y baja curva de aprendizaje.

• Automatización de tareas y flujos de trabajo.

• Alertas y recordatorios.

• Asignación y seguimiento de tareas.

• Integración con calendarios.

• Actualizaciones en tiempo real.

• Personalización de los flujos de trabajo.

• Análisis predictivos.

• Generación de informes de desempeño.

• Sincronización con múltiples dispositivos y plataformas.

• Colaboración en equipo.

• Integración con herramientas de comunicación.

• Alta seguridad y protección de datos.