12 formas de mejorar tus habilidades en la gestión de tareas

Gestionar eficientemente las tareas es clave para convertir los planes en acciones concretas, medibles y abordables. Contar con sólidas habilidades en gestión de tareas te permitirá administrar tu tiempo de manera efectiva, cumplir con tus responsabilidades y, también, designar recursos correctamente para su máximo aprovechamiento.

Si estás buscando formas de aumentar tu productividad, has llegado al sitio correcto. A continuación, podrás descubrir los métodos avanzados en gestión de tareas, que te permitirán organizar, priorizar y coordinar tus actividades para potenciar tu eficiencia. ¿Preparado para llevar tus habilidades en la gestión de tareas al próximo nivel?

1. Prioriza tus tareas en relación con su urgencia e impacto

Para mejorar tus habilidades en gestión de tareas, debes comenzar por comprender cuáles son prioritarias y cuáles pueden ser pospuestas, delegadas o, incluso, eliminadas de tu listado. Para ello, puedes emplear la Matriz de Eisenhower, uno de los métodos avanzados en gestión de tareas que permite clasificar las actividades en:

• Urgentes e importantes: son aquellas tareas críticas que requieren de atención inmediata.

• Importantes, pero no urgentes: entre ellas se cuentan, por ejemplo, las actividades de desarrollo profesional y personal, la planificación estratégica, el networking y la investigación de mercado.

• Urgentes, pero no importantes: deben ser resueltas a la brevedad, pero pueden ser delegadas o automatizadas.

• Ni urgentes ni importantes: pueden posponerse o, directamente, eliminarse.

Evalúa cada una de las tareas en tu listado según su urgencia e impacto; es decir, no solo en relación con el plazo de entrega, sino también con la meta principal. Una vez finalizado, podrás organizar tu día. La priorización y la gestión del tiempo eficiente son las dos caras de una misma moneda. Cuando hayas llevado a cabo la primera, notarás que tu rutina se vuelve más llevadera y tienes más disponibilidad para lidiar con tareas estratégicas.

Algunos expertos recomiendan abordar al inicio del día tareas necesarias, aunque pequeñas, como la revisión del correo electrónico o la asignación de tareas a tus empleados, para experimentar rápidamente un sentido de logro, liberar espacio mental de tareas menores e impulsar la concentración hacia tareas más complejas. Luego, podrías continuar por aquellas de primera prioridad.

2. Define objetivos claros y alcanzables para cada tarea que debas realizar

La determinación de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) es una de las mayores habilidades en gestión de tareas. Sin metas claras, no tendrás un camino a seguir y, por lo tanto, es posible que ocupes tu día con actividades no alineadas con los objetivos y pierdas valioso tiempo.

Incrementa la productividad a través de la gestión de tareas orientada a los objetivos. Para ello, no solo deberías definir un objetivo general por proyectos, sino objetivos secundarios por tarea para, así, focalizar tus esfuerzos en el rumbo adecuado. Asimismo, las metas específicas alinean el trabajo individual y te ayudan a priorizar tareas en relación con su contribución al logro de los objetivos.

3. Divide las tareas principales en otras más pequeñas para abordarlas de manera más eficiente

Entre aquellas prácticas óptimas para dominar la gestión de tareas, destaca la división de tareas principales en otras más pequeñas para abordarlas de forma más efectiva. Enfrentarte a una tarea de grandes dimensiones puede resultar abrumador. Sin embargo, cuando la segmentas en una serie de pasos manejables, disminuyes la probabilidad de procrastinación y el estrés asociado.

Cuando te encuentres con una tarea enorme, es el momento de poner a prueba tus habilidades en gestión de tareas: divídela, identifica prioridades, reconoce el camino crítico y cuáles deben completarse primero. Asigna recursos y tiempo, delega y automatiza. La descomposición de tareas te brinda mayor claridad y control sobre el progreso, además de reducir el riesgo de burnout. Asimismo, esta manera de proceder te permitirá notar un aumento de la eficiencia en la gestión de tareas.

4. Emplea herramientas digitales para la organización de tareas a fin de planificar mejor tu tiempo

En el mercado, puedes encontrar una gran variedad de herramientas digitales para organización de tareas que pueden ayudarte a tener siempre presente qué debes hacer cada día. Las posibilidades son múltiples, desde soluciones para planificación hasta monitoreo y recordatorios de tareas. Sin lugar a dudas, son un excelente apoyo a tus habilidades en gestión de tareas.

Coordina tus actividades en función de tus horas más y menos productivas. Organiza tu día con un calendario personal, como el de Bitrix24, que se puede asociar directamente a tu herramienta de proyectos. Asimismo, esta plataforma te permite crear calendarios grupales para mantener a todo tu equipo alineado. Establece bloques de tiempo para reuniones, deep work y tareas rutinarias. De este modo, podrás distribuir tus esfuerzos de manera equitativa y visualizar fácilmente las prioridades.

El empleo de la solución de gestión de Bitrix24 te permitirá crear tareas y asignarlas a diferentes miembros de tu equipo (incluido tú mismo). Establece recursos y plazos de entrega. Genera dependencias entre ellas para ver rápidamente el camino crítico de cada proyecto. Además, esta app te permitirá controlar los avances y obtener informes de desempeño, si fuese necesario. Configura recordatorios y notificaciones para nunca más volver a olvidar una entrega. Por otra parte, en Bitrix24 puedes automatizar diversas tareas, como el envío de correos electrónicos, el avance de los prospectos por el canal de ventas y acciones de recursos humanos, como los procesos de aprobación.

5. Concéntrate totalmente en una única tarea evitando el multitasking

En el pasado, se creía que el multitasking era una ventaja a la hora de trabajar. Al fin y al cabo, de esa manera se podían abordar varias temáticas al mismo tiempo. No obstante, los expertos sostienen que esta forma de realizar las tareas implica una mayor inversión de tiempo para finalizarlas correctamente.

Al adoptar la concentración total, también llamada trabajo pleno, centras tu atención en una única tarea a la vez. De este modo, tienes un enfoque más profundo y preciso que redunda en un aumento de la eficiencia en la gestión de tareas. Esta técnica, combinada con las estrategias para manejo eficiente de tareas abordadas anteriormente, contribuye al incremento de tus habilidades en gestión de tareas y, también, a un mejor desempeño.

6. Establece plazos de entrega posibles, siempre en relación con tu carga laboral

Si alguna vez te has visto superado por las circunstancias y has notado que tenías pendientes más tareas de las que podías llevar a cabo, ha llegado el momento de mejorar tus habilidades en gestión de tareas. Al priorizar las tareas, das el primer paso hacia la gestión eficiente. Sin embargo, para realmente apostar a la eficacia, debes ser prudente al establecer plazos de entrega. Plantear deadlines demasiado ajustados puede comprometer la calidad de tu trabajo, al obligarte a finalizar las cosas a la brevedad, sin tiempo para revisar lo que has realizado. Por el contrario, los plazos demasiado extendidos pueden mermar tu motivación.

Como ves, deberías buscar un equilibrio entre lo que desea el cliente y lo que puedes hacer. Busca un plazo que sea desafiante, pero posible. Considera el tiempo que deberás dedicar a cada tarea para obtener los estándares esperados y no olvides evaluar tu carga laboral. Esta práctica, considerada una de las técnicas efectivas en organización de tareas, contribuye, por un lado, a mantener una entrega de calidad consistente y, por otro, a prevenir el agotamiento laboral.

7. Monitorea tus tareas y tus avances, y no dudes en realizar cambios en caso de ser necesario

Las tendencias del mercado, los deseos del cliente y muchísimas otras variables pueden sufrir cambios a lo largo del tiempo. Por lo tanto, resulta imprescindible que supervises regularmente tus tareas para, así, estar al tanto de potenciales cambios en tus prioridades debidas a circunstancias inesperadas. El seguimiento continuo de los avances y la reevaluación de tu lista de pendientes debería formar parte de tus habilidades en gestión de tareas, ya que te brinda la flexibilidad necesaria para ajustarte a las cuestiones emergentes.

Frente a ellas, no dudes en realizar cambios, como reorganizar el orden de las tareas o reasignar recursos. Incluso, puede resultar necesario posponer algunas actividades. Eso sí, antes de realizar modificaciones, recuerda la máxima mencionada en el punto uno: priorización y gestión del tiempo. Esto significa que deberás volver a priorizar las tareas para planificar tu día de la mejor manera posible.

8. Delega siempre que te sea posible para dedicarte a tareas más estratégicas

La priorización explicada en el punto uno te permitirá identificar aquellas tareas que pueden ser delegadas a otros miembros del equipo o colaboradores. Se trata de actividades que no son estratégicas, pero que revisten cierta urgencia, como la recopilación de datos para informes y presentaciones, la actualización de registros, el calendario de redes sociales o la resolución de problemas técnicos básicos. Todos los especialistas en estrategias para manejo eficiente de tareas sostienen que la delegación es esencial para liberar tiempo para concentrarte en tareas más estratégicas. Asimismo, aprovechas el talento y la experiencia de tu equipo.

Este enfoque no solo alivia tu carga laboral, sino que también colabora en el desarrollo profesional de todo el equipo; y es esencial para optimizar la eficiencia y mejorar la productividad a través de la gestión de tareas.

Ahora bien, para que no se produzcan malentendidos al momento de asignarlas, es vital que comuniques efectivamente. El uso de una herramienta de gestión de tareas puede ser lo que necesitas para conocer la disponibilidad, asegurarte de que todos saben lo que deben hacer, qué recursos pueden emplear y cuándo es el plazo de entrega o finalización de la tarea en cuestión. Además, podrás verificar los avances rápidamente.

9. Organiza tu lugar de trabajo para llevar a cabo tus tareas sin interrupciones

El mejor aprovechamiento de tu tiempo no depende únicamente de tus habilidades en gestión de tareas. La creación de un entorno libre de distracciones es vital para mejorar la concentración y la eficacia. Por eso, deberías tomarte el tiempo de analizar tu lugar de trabajo. Presta atención a la comodidad, el ruido y otras particularidades que podrían afectar tu desempeño.

Por ejemplo, un espacio desorganizado puede generar distracciones visuales, además de complicar la búsqueda de materiales necesarios. Asimismo, puede ser recomendable determinar zonas específicas para tareas diferentes, como una zona de trabajo y una sala de reuniones. Por otra parte, retira aquellos elementos que no se relacionan con la tarea sobre la cual estás trabajando para evitar caer en la tentación de la multitarea. Cierra las ventanas de tu navegador y el correo electrónico. Solicita que no te pasen llamadas y quita el volumen y las notificaciones de tu móvil. Si tu oficina es ruidosa, utiliza auriculares con cancelación de ruido. Estos pequeños cambios pueden derivar en un mejor desempeño.

10. Aprende a rechazar aquellas tareas que pueden afectar tu rendimiento

Otro de los métodos avanzados en gestión de tareas es tan sencillo como aprender a decir “No” de manera asertiva. Al negarte a asumir tareas adicionales que podrían perjudicar tu productividad o no son prioritarias, estableces límites saludables para preservar tu concentración, tu eficacia y tu alto rendimiento.

Sabemos que decir que no puede resultar difícil. Por eso, te aconsejamos que antes de aceptar, respires profundo y analices tu calendario. Si no estuvieses en condiciones de afrontar dicha tarea, explica de manera clara y directa el porqué. Para suavizar la situación, puedes sugerir alternativas. Recuerda: no se trata de abarcar muchas tareas, sino de llevar a cabo aquellas que se relacionan íntimamente con la meta, con calidad y en tiempo y forma.

11. Establece una rutina consistente en tu día a día

La gran mayoría de las personas funciona mejor con rutinas. La posibilidad de conocer qué debes hacer en cada momento no solo te dará paz mental, sino que también colaborará en que llegues a cumplir con todo lo planificado. Sin dudas, se trata de una de las más importantes habilidades en gestión de tareas que puedes desarrollar.

Diseña un patrón diario o semanal que te brinde una estructura para abordar tareas de forma eficiente y predecible. Esta repetición regular te aportará un sentido de estabilidad emocional y te familiarizará con las actividades cotidianas, minimizando la procrastinación. Además, la predictibilidad reduce la incertidumbre y el estrés asociado, generando un ambiente laboral más relajado.

Por ejemplo, en relación con todo lo expuesto anteriormente, considera establecer una hora fija cada mañana para revisar tus tareas y prioridades del día. Este hábito podría incluir la revisión de tu calendario, la actualización de tu lista de tareas pendientes, y la definición de tres objetivos clave que deseas lograr antes del final del día. Esta simple acción matutina te ayudará a encaminar tu día con un propósito claro, asegurando que te enfoques en lo que realmente importa. Además, al convertirlo en una rutina, comenzarás tus días con una mentalidad organizada, lo que te permitirá manejar tu tiempo de manera más efectiva y reducir la sensación de estar abrumado por las obligaciones diarias.

12. Evalúa tu rendimiento de manera periódica para buscar la mejora continua

En el camino hacia la eficiencia, tienes que analizar tu desempeño regularmente. Las revisiones te permiten detectar tus fortalezas y, también, incongruencias en tu accionar para, luego, mejorar tus habilidades en gestión de tareas. Examina si estás empleando las prácticas óptimas para dominar la gestión de tareas. Reconoce tus logros y tus éxitos, así como los desafíos. En este último punto, estudia cómo has reaccionado a ellos para obtener una visión completa de tu desempeño.

Piensa qué podrías haber hecho mejor o qué modificarías. Conversa con colegas y mentores. Escucha lo que tengan para decir sobre tu actuar. Establece, entonces, objetivos para refinar tus habilidades en gestión de tareas. Ajusta tus métodos de manera acorde a los mismos. Esto podría incluir cambios en la planificación, la adopción de nuevas herramientas digitales para la organización de tareas o la implementación de estrategias específicas. Tras realizar las modificaciones, evalúa el impacto y en caso de no estar conforme, toma nuevas decisiones.

Invierte tu tiempo en el desarrollo de tus capacidades en planificación de tareas

A lo largo de este artículo, te hemos presentado técnicas efectivas para mejorar la organización de tareas que pueden tener un impacto positivo en tu rutina diaria. Para que las mismas funcionen como es debido, deberías considerar la implementación de herramientas especializadas y, en este contexto, Bitrix24 emerge como la mejor solución integral.

Por supuesto, para maximizar el potencial de Bitrix24 es necesario que, primero, inviertas tiempo y recursos en el desarrollo de tus capacidades en planificación de tareas. Capacítate para priorizar tareas de manera eficiente, comunicar de forma efectiva y escuchar asertivamente. Así, no solo podrás organizar tus tareas, sino también gestionar adecuadamente aquellas que delegas. Por otra parte, no solo deberías conocer las funciones de Bitrix24: busca comprender cómo sacarles el mejor provecho según tus necesidades y expectativas.

Bitrix24 es una plataforma versátil que puede acompañarte durante todo el camino mientras perfeccionas tus habilidades en gestión de tareas. Incrementa tu productividad con una gestión de tu flujo de trabajo más eficiente. ¡Regístrate hoy mismo!

FAQ

¿Cuáles son los componentes clave de habilidades efectivas en la gestión de tareas?

Los componentes clave de habilidades efectivas en la gestión de tareas son:

• Organización para planificar y estructurar el trabajo.

• Comunicación efectiva para comprobar que tu equipo se encuentra en la misma página.

• Priorización para abordar las tareas más importantes primero.

• Capacidad de adaptabilidad para ajustarse a los cambios inesperados.

¿Cómo se pueden desarrollar y mejorar las habilidades en la gestión de tareas?

Las habilidades en la gestión de tareas pueden desarrollarse y mejorarse a través de:

• El uso de herramientas de gestión de proyectos y tareas.

• La aplicación de métodos de priorización, como la matriz de Eisenhower o listados con puntuación.

• La estimación adecuada del tiempo.

• La delegación y la automatización.

• La comunicación eficiente.

• La reflexión para llevar a cabo ajustes siempre que fuera necesario.

• La capacitación constante.

¿Cuáles son los obstáculos comunes en la gestión de tareas y cómo superarlos?

Existen diversos obstáculos en la gestión de tareas. Los más comunes y cómo superarlos se describen a continuación:

• Procrastinación: divide las tareas en otras más pequeñas y manejables.

• Falta de priorización: enfócate en lo importante, en lugar de en lo urgente.

• Interrupciones constantes: establece momentos de concentración total.

• Aceptación de compromisos que no se pueden cumplir: aprende a decir que no.

• Falta de delegación y automatización: no trates de hacer todo tú solo; reparte responsabilidades y emplea herramientas para automatizar tareas repetitivas.

• Ineficiencias en la comunicación: presenta expectativas claras y usa herramientas colaborativas para establecer canales de comunicación bidireccional abiertos.

• Nula actualización: no dudes en implementar cambios.

• Pocas habilidades técnicas: busca capacitación para mejorar estas habilidades y optimizar tu flujo de trabajo.