¿Tienes una PYME en línea? Dispara tu productividad con estas 6 funcionalidades

¿Quién dijo que gestionar una pyme era fácil? Si alguna vez has tratado de mantener la productividad y competitividad de una empresa en línea, sabes que es un desafío constante. Entre la competencia feroz y los recursos limitados, las pymes necesitan cada ventaja posible para mantenerse a la vanguardia. Aquí es donde Bitrix24 entra en juego.

Durante los últimos años, hemos visto un verdadero auge en el mundo de las pymes. Gracias a la tecnología y al comercio electrónico, pequeñas y medianas empresas están logrando cosas que nadie creía posibles. Pero, ¿cómo mantener esa racha de éxito? ¿Cómo asegurarse de que tu empresa no solo sobreviva, sino que prospere? La respuesta está en el uso inteligente de herramientas CRM como Bitrix24, diseñadas específicamente para incrementar la productividad.

Bitrix24 no es solo otro software en el mercado; es un aliado estratégico. Con funcionalidades que van desde la automatización de tareas hasta la gestión de clientes, esta herramienta es vital para cualquier pyme que busque optimizar su operación. Imagina tener todo en un solo lugar: comunicación interna, gestión de proyectos, seguimiento de clientes y mucho más. Todo esto se traduce en una cosa: más tiempo para enfocarte en lo que realmente importa, hacer crecer tu negocio.

¿Cómo se posicionan las pymes en la economía actual?

Vamos a dar un poco de contexto para entender la importancia de las pymes. Las pymes no son sólosolo pequeñas empresas; son los motores que impulsan la economía global. ¿Sabías que crean cerca del 70% de los empleos y del PIB mundial? En Europa, por ejemplo, casi dos tercios de los empleados trabajan en una pyme, y estas producen más de la mitad del valor añadido en la economía europea. No es de extrañar que las pymes sean esenciales para la estabilidad y el crecimiento económico.

Ahora, en esta era digital, sorprende que casi un tercio de los negocios aún no tengan un sitio web. Hoy en día, construir y mantener un sitio web es más fácil y asequible que nunca, así que no hay excusa para no lanzar un negocio online. Además, depender únicamente de las redes sociales no es la estrategia más recomendable, ya que millones de personas prefieren usar Google para descubrir negocios; desde decidir dónde cenar hasta elegir el mejor automóvil.

Por otro lado, el comercio electrónico sigue en auge, con más del 25% de las transacciones comerciales realizándose en línea. La pandemia aceleró esta tendencia, llevando a más consumidores a la web para todo, desde ropa hasta medicamentos. Y no olvidemos que el 76% de los compradores en línea visitan un sitio web antes de dirigirse a una tienda física. Así que, tener presencia en línea no es una opción, sino una necesidad.

Una de las principales razones para emprender es el deseo de ser su propio jefe. Sin embargo, ser el capitán de tu propio barco no es tarea fácil. Los datos muestran que una de cada cinco empresas fracasa en el primer año, y la mitad no llega a los cinco años. Esto subraya lo crucial que son los primeros años para cualquier nueva aventura empresarial, a la vez que deja ver la importancia de adoptar las herramientas correctas para poder prosperar.

¿Qué impacto tienen las herramientas de gestión para las PYMEs?

Gestionar una pyme puede ser una actividad estresante y demandante, especialmente si intentas hacerlo todo por ti mismo. Más de la mitad de los dueños de pequeñas empresas trabajan seis o siete días a la semana, y el 62% dedica más de 50 horas semanales a sus negocios. Coordinando operaciones diarias, liderando equipos, planificando proyectos, gestionando flujos de caja, contratando personal y asignando recursos, todo mientras intentan comercializar tus productos y servicios. La lista es interminable.

¿Cómo puedes aligerar estas tareas tediosas? La respuesta es simple: implementar la tecnología adecuada. Las herramientas de gestión, especialmente los CRM sólidos como Bitrix24, pueden tener un impacto significativo en la productividad de las pymes en línea. Según una encuesta global, el 66% de las organizaciones habían adoptado o estaban probando la automatización de al menos uno de sus procesos empresariales.

Con un CRM robusto, puedes automatizar tareas repetitivas, mejorar la comunicación interna, gestionar mejor los proyectos y mantener un seguimiento detallado de las interacciones con clientes. ¿El resultado? Más tiempo para enfocarte en el crecimiento y la innovación de tu negocio, en lugar de quedar atrapado en la rutina diaria. Pero veamos cuáles son algunas de las funcionalidades clave que impulsan la productividad.

6 funcionalidades esenciales para PYMEs

En la era digital, las soluciones modernas pueden transformar tu pyme en línea, brindándote múltiples ventajas. ¿Te imaginas ahorrar tiempo y dinero mientras elevas la calidad de tu servicio al cliente? Las herramientas de gestión pueden hacerlo posible. Con un software dedicado, puedes enfocarte en las tareas que realmente impulsan tu negocio hacia adelante.

¿Quieres mejorar la retención de clientes? Un CRM puede ayudarte. ¿Necesitas tener un control claro de tus flujos de efectivo? Las soluciones de gestión de flujo de caja te proporcionan insights valiosos. ¿Te preocupa cometer errores costosos o perder información crucial? Las herramientas de gestión de documentos te ofrecen seguridad. ¿Buscas incrementar la productividad de tu equipo? Las soluciones de programación y seguimiento de tiempo son la respuesta.

Además, estas herramientas están alineadas con las nuevas tendencias empresariales de interacción limitada en persona y operación remota, ayudando a tu negocio a mantenerse competitivo y en cumplimiento con las normativas actuales.

Ahora que conoces las ventajas, exploremos más a fondo las siete funcionalidades esenciales que Bitrix24 ofrece para transformar tu pyme.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es esencial para cualquier pyme que busque mejorar su productividad y eficiencia. Si manejas múltiples tareas al mismo tiempo, el software de gestión de proyectos es tu mejor aliado. Herramientas como Bitrix24 pueden generar y enviar recordatorios automáticos para tareas y eventos próximos, manteniendo a todo el equipo al tanto de los detalles importantes como horarios, ubicaciones y presupuestos.

¿Qué metodología de gestión de proyectos prefieres? Bitrix24 se adapta a todas. Puedes elegir entre el tablero Kanban, el diagrama de Gantt, Scrum, el calendario o una simple lista de tareas. No importa cuál sea tu preferencia, esta herramienta tiene todo lo que necesitas para gestionar tus proyectos de manera efectiva.

¿Te preocupa la planificación de proyectos? El asistente de IA de Bitrix24, CoPilot, es indispensable. Con solo una indicación, CoPilot puede crear descripciones claras de tareas o convertirlas en listas de verificación. Además, Bitrix24 permite automatizar una amplia gama de operaciones rutinarias, desde la creación de tareas hasta el envío de notificaciones, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

CRM (Gestión de clientes)

No podíamos dejar las funcionalidades CRM fuera de esta lista. Un buen CRM ofrece un centro neurálgico donde puedes gestionar y medir el desempeño en todos los puntos de contacto del viaje del cliente. Imagina poder rastrear quién visita tu sitio web, quién abre y lee tus correos electrónicos, y tener toda esta información organizada y accesible desde una plataforma central. Bitrix24 CRM hace esto y más.

Este CRM está repleto de herramientas de ventas, marketing y análisis. Con Bitrix24, puedes adquirir leads, convertirlos en negocios, recibir pagos, gestionar inventarios, firmar documentos electrónicos, ejecutar campañas de marketing, incrementar la participación de clientes y mejorar la retención de estos. Además, puedes seguir métricas de ventas detalladas, todo desde una única plataforma.

Las capacidades de automatización de Bitrix24 son impresionantes. Puedes configurar notificaciones automáticas a clientes vía SMS o correo electrónico, utilizar disparadores personalizables para mover leads o negocios a través del pipeline de ventas y configurar notificaciones automáticas para tus representantes de ventas basadas en el estado de los leads o negocios.

Además, Bitrix24 cuenta con CoPilot, un asistente de ventas impulsado por IA que puede crear textos de marketing atractivos, generar nuevas ideas y transcribir llamadas telefónicas directamente en tu CRM, completando automáticamente los campos en los respectivos leads o negocios. La herramienta de puntuación de IA te ayudará con la previsión de ventas.

La comunicación omnicanal es otra ventaja clave. No importa cómo te contacte un cliente (formulario web, correo electrónico, chat en vivo, redes sociales, mensajería, telefonía), su mensaje será procesado en el Centro de Contacto y automáticamente convertido en un lead en tu CRM. Desde ahí, puedes continuar la conversación o establecer una nueva relación comercial.

Comunicación interna

A medida que tu negocio crece, la comunicación interna se vuelve vital para mantener la productividad. Las herramientas de comunicación digital moderna permiten a tu equipo mantenerse en contacto mediante chat y compartición de archivos. Aplicaciones como Slack, Skype, WhatsApp y Viber facilitan la comunicación instantánea, permitiendo intercambiar texto, imágenes, videos, archivos o enlaces web con otros miembros de la empresa.

La videoconferencia es otra opción crucial, especialmente en entornos de trabajo remoto. Es un sustituto efectivo de las reuniones presenciales y ayuda a mantener a tu equipo en la misma sintonía. Con Bitrix24, puedes elegir cómo deseas ser accesible y mantenerte conectado con una amplia gama de opciones.

Comparte reacciones, mensajes y actualizaciones de estado instantáneamente en el sistema de mensajería interna. Evita malentendidos y asegura que todos estén en la misma página con chats grupales o el Feed. Utiliza llamadas de voz y video en tiempo real para construir conexiones más profundas y llamar a cualquier parte del mundo con la telefonía integrada.

Estas herramientas no solo mejoran la comunicación, sino que también aumentan la cohesión y la colaboración del equipo, lo que se traduce en una mayor productividad para tu pyme en línea.

Software de recursos humanos

Como dueño de una pyme, podrías pensar que invertir en un software de recursos humanos es redundante. Sin embargo, independientemente del tamaño de tu equipo, aún debes manejar tareas de RR.HH. que pueden consumir tu productividad y tiempo. El software de RR.HH. es la herramienta ideal para agilizar el proceso de reclutamiento y contratación, además de facilitar la incorporación, formación y gestión de beneficios de los empleados. Por otro lado, si tu empresa se encuentra en plena etapa de expansión, tener funcionalidades que permitan gestionar la productividad de tus empleados es vital.

Bitrix24 integra a las personas, herramientas e información de la manera más intuitiva y productiva, permitiéndote construir y gestionar tu equipo eficientemente. La gestión de empleados en Bitrix24 incluye perfiles de empleados, estructura de la empresa, permisos de acceso y autenticación única (Single Sign-On). Además, ofrece herramientas de gestión laboral como informes de tareas, gestión de cargas de trabajo, KPI y seguimiento del tiempo de trabajo.

Creación de cotizaciones y estimados

La rapidez y precisión en la creación de cotizaciones y estimados pueden marcar la diferencia entre ganar o perder un cliente potencial. Las herramientas de facturación deben ser capaces de, obviamente, generar facturas, pero también de generar un historial progresivo sobre tus finanzas que te permita medir el crecimiento de tu organización. Con Bitrix24, puedes crear estimados y cotizaciones de manera rápida y eficiente, mejorando la productividad de tu negocio.

Cuando un cliente muestra interés en tus productos o servicios, debes actuar rápidamente. Bitrix24 te permite crear cotizaciones con un solo clic, vinculándolas a negocios o leads específicos. Puedes visualizar las cotizaciones en vista Kanban y utilizar plantillas personalizables y automatizaciones para simplificar el proceso.

Cada cotización en Bitrix24 se integra con tu CRM, permitiéndote vincularla a contactos, negocios o empresas. La historia de las interacciones con tus clientes, incluyendo las cotizaciones, se guarda automáticamente, facilitando el seguimiento y la gestión.

La creación y envío de cotizaciones es sencilla. Al generar una cotización desde un negocio, se completan automáticamente datos como el nombre del cliente, productos y monto del negocio. Solo tienes que hacer clic en "Enviar".

Las plantillas y la automatización te ahorran tiempo. Puedes crear plantillas para los estimados más comunes y configurar reglas y disparadores para enviar cotizaciones automáticamente cuando un cliente completa un formulario en tu sitio web.

Finalmente, cuando una negociación llega a su conclusión lógica, es hora de facturar al cliente. Con Bitrix24, puedes crear y enviar facturas directamente desde un negocio en el CRM, haciendo que cerrar tratos sea más fácil y eficiente.

Gestión de documentos

Bitrix24 ofrece una solución gratuita de gestión de documentos que permite almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos de manera segura, facilitando también la colaboración.

Imagina poder colaborar en tiempo real con tu equipo, controlando el acceso a documentos sensibles y manteniendo un historial de revisiones para evitar la confusión de múltiples versiones. Con Bitrix24, puedes hacerlo. Su software de gestión de documentos te permite organizar archivos en diferentes unidades según tus necesidades: una para tu trabajo personal, otra para tu equipo y una más para toda la empresa.

La colaboración en documentos es fundamental. Con Bitrix24, puedes ver en tiempo real las ediciones de tus colegas, asegurando precisión y eficiencia. Además, puedes configurar permisos de acceso para mantener ciertos documentos privados dentro de una unidad compartida, evitando accesos no autorizados y cambios accidentales.

La automatización es otro punto fuerte de Bitrix24. Configura flujos de trabajo que envíen notificaciones automáticamente cuando se completen tareas, integrando la gestión de proyectos con la gestión documental. Además, puedes integrar Bitrix24 con aplicaciones populares como Dropbox, Google Drive y OneDrive, manteniendo todos tus documentos sincronizados y actualizados.

Con su aplicación móvil, Bitrix24 te permite acceder, modificar y revisar documentos desde cualquier lugar, asegurando flexibilidad y eficiencia en el trabajo remoto. Ya sea en Windows, Mac, iOS o Android, Bitrix24 te ofrece una solución completa para la gestión documental de tu pyme.

Bitrix24: todo lo que necesita tu empresa en un solo lugar

Las herramientas de gestión modernas, como Bitrix24, ofrecen soluciones integrales que van más allá de la simple automatización. Desde la gestión de proyectos hasta la creación de cotizaciones y la gestión documental, cada funcionalidad está diseñada para optimizar tu negocio y liberar tiempo para lo que realmente importa: hacer crecer tu empresa.

¿Te imaginas un día en el que no tengas que preocuparte por tareas repetitivas y puedas enfocarte en estrategias que impulsen tu negocio? Con Bitrix24, eso es una realidad. No solo te permite gestionar eficientemente todas las áreas de tu pyme, sino que también mejora la colaboración y la comunicación interna, factores esenciales para mantener a tu equipo alineado y motivado.

Además, Bitrix24 es más que una herramienta; es un aliado estratégico que te proporciona una visión completa de tu negocio y te ayuda a tomar decisiones informadas. La integración con otras aplicaciones y la automatización de procesos garantizan que cada aspecto de tu operación sea tan eficiente como sea posible.

¿Listo para llevar tu pyme al siguiente nivel? Con Bitrix24, tienes a tu disposición una plataforma robusta y versátil que te ayudará a alcanzar tus objetivos de productividad y crecimiento. No esperes más, descubre cómo Bitrix24 puede transformar tu manera de hacer negocios y posicionarte como líder en el mercado.

FAQ

1. ¿Qué es Bitrix24 y cómo puede ayudar a mi pyme? Bitrix24 es una plataforma integral que ofrece herramientas de CRM, gestión de proyectos, comunicación interna, y gestión documental, entre otras. Está diseñada para mejorar la productividad y eficiencia de las pymes en línea, facilitando la automatización de procesos y la colaboración en equipo.

2. ¿Es Bitrix24 adecuado para empresas pequeñas? Sí, Bitrix24 es ideal para empresas de todos los tamaños, incluyendo pequeñas y medianas empresas. Ofrece funcionalidades escalables que se pueden adaptar a las necesidades específicas de cualquier negocio, permitiéndote crecer sin problemas.

3. ¿Cómo mejora Bitrix24 la gestión de proyectos? Bitrix24 ofrece herramientas como tableros Kanban, diagramas de Gantt, Scrum, y más. Estas herramientas permiten planificar, asignar y supervisar tareas de manera eficiente, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados y al tanto del progreso del proyecto.

4. ¿Qué beneficios ofrece el CRM de Bitrix24? El CRM de Bitrix24 ayuda a gestionar las relaciones con los clientes de manera efectiva, centralizando toda la información en un solo lugar. Puedes automatizar tareas, seguir interacciones con clientes, crear cotizaciones y facturas, y utilizar herramientas de análisis para mejorar las estrategias de ventas y marketing.

5. ¿Cómo facilita Bitrix24 la comunicación interna? Bitrix24 incluye funciones de chat, videollamadas, conferencias, y mensajería interna, lo que mejora la comunicación y colaboración en tiempo real. Esto es especialmente útil para equipos remotos o distribuidos, asegurando que todos estén conectados y bien informados.

6. ¿Qué funcionalidades de gestión de documentos ofrece Bitrix24? Bitrix24 permite almacenar, gestionar y colaborar en documentos de manera segura. Ofrece múltiples unidades de almacenamiento para diferentes equipos, control de acceso, historial de revisiones, y automatización de flujos de trabajo, lo que garantiza una gestión de documentos eficiente y ordenada.

7. ¿Es Bitrix24 accesible desde dispositivos móviles? Sí, Bitrix24 cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android, permitiendo a los usuarios acceder y gestionar tareas, documentos y comunicaciones desde cualquier lugar, asegurando flexibilidad y continuidad en el trabajo.

8. ¿Puedo integrar Bitrix24 con otras aplicaciones? Sí, Bitrix24 se integra con diversas aplicaciones populares como Dropbox, Google Drive y OneDrive. Esto facilita la sincronización de documentos y el uso de herramientas ya familiares, asegurando que toda la información esté actualizada y accesible.

9. ¿Cómo puedo comenzar a usar Bitrix24 en mi empresa? Puedes registrarte en Bitrix24 y comenzar a explorar sus funcionalidades de manera gratuita. La plataforma permite añadir usuarios ilimitados y ofrece almacenamiento en la nube gratuito, lo que facilita la implementación y el escalado según las necesidades de tu empresa.

10. ¿Qué soporte ofrece Bitrix24 a sus usuarios? Bitrix24 ofrece una amplia gama de recursos de soporte, incluyendo documentación en línea, tutoriales, foros de usuarios y asistencia técnica. Esto asegura que puedas resolver cualquier duda o problema de manera rápida y eficiente.