Comunicación en proyectos: 10 consejos para construir equipos sólidos y entregar resultados

¿Quieres contribuir a la creación de equipos sólidos que alcancen los objetivos o, incluso, los sobrepasen? Pues, entonces, debes concentrarte en el desarrollo de una estrategia de comunicación en proyectos completa. Al enfrentarnos a un nuevo proyecto, solemos analizar los riesgos, las expectativas, la calidad y muchos otros factores, pero la comunicación queda, en algunos casos, en un último lugar y ese es un error que no deberíamos permitirnos.

Descuidar la gestión de la comunicación del proyecto puede desencadenar diferentes problemáticas que, en última instancia, afecten al cumplimiento de los objetivos planteados. ¿Quieres evitar estas dificultades? Entonces, ponte manos a la obra. Nuestros consejos sobre cómo debe comunicarse un equipo de proyecto te permitirán generar un ambiente laboral positivo que será la base del éxito. 

FAQ

Top recomendaciones para una eficiente gestión de la comunicación del proyecto

Aquellos profesionales con experiencia en la gestión de proyectos te asegurarán que prestar especial atención a la comunicación en proyectos puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Habitualmente, nos enfocamos en la determinación y la asignación de tareas; no obstante, no deberíamos olvidar que la comunicación del equipo es tan vital como las actividades que cada empleado debe cumplir. ¿Por qué? Pues, sencillamente, porque cuando la comunicación falla, la calidad de los entregables se ve afectada y, con ello, la satisfacción de los clientes. 

Por ese motivo, no dudes en dedicar tiempo a la elaboración e implementación de estrategias de comunicación para los proyectos. La falta de planificación, de herramientas efectivas o de transparencia son algunas de las consecuencias que tiene minimizar la inversión en la comunicación de un proyecto. No caigas en esta trampa. Continúa leyendo para descubrir cómo debe comunicarse un equipo de proyecto y cuál es tu rol como gerente del mismo. ¿Estás preparado?

1. Diseña el plan de comunicación para el proyecto concreto

Indudablemente, el primer paso es preparar un plan de comunicación para un proyecto que guíe la manera en la que interactuarán todos los miembros del mismo. Esto implica no solamente regular la comunicación formal; es decir, la información que brindarás, a quién, en qué momento y de qué manera; sino también delinear las bases y los límites de los contactos entre colegas. ¿De qué manera se deben gestionar las solicitudes de datos? ¿Algunas informaciones deberían compartirse regularmente a todos los interesados? ¿Cuál será el método y el periodo escogido? Estas son tan solo algunas de las preguntas que deberías responder en la etapa de planificación.

De manera breve, este proceso de planificación de la gestión de la comunicación del proyecto debería:

• Definir los objetivos comunicacionales. 

• Dejar en claro dónde se centralizará toda la información referida al proyecto.

• Escoger herramientas de colaboración que simplifiquen la interacción, tanto formal como informal.

• Especificar un flujo de trabajo que explique cómo se transmitirán las comunicaciones del proyecto.

• Establecer funciones para cada etapa del proyecto.

2. Asigna responsabilidades en los procesos de comunicación

Una gestión de la comunicación del proyecto correcta implica plantear múltiples preguntas, como las siguientes. ¿Quién garantizará que la información fluya entre los miembros del equipo? ¿Y quién se asegurará de que las partes interesadas estén informadas de los avances y los desafíos del proyecto? Asignar responsabilidades específicas en la comunicación del proyecto evita confusiones. Pero eso no es todo. También, involucra a los miembros del equipo en esta función y genera un mayor compromiso con la misma.

Considera las habilidades de cada miembro del equipo y sobre la base de las mismas, define quién será el punto de contacto principal para las partes interesadas externas; es decir, quién hablará con los proveedores, los clientes y otros stakeholders. Esto te permitirá desarrollar una comunicación externa coherente y alineada con los objetivos del proyecto. A nivel interno, considera, por ejemplo, implementar una reunión quincenal para que cada trabajador informe sus avances y la obligación de compartir un vídeo de menos de dos minutos un determinado día de la semana comentando en qué está trabajando.

3. Utiliza herramientas de colaboración en línea para facilitar la comunicación

Una vez hayas trazado la estrategia de comunicación para el proyecto, llega el momento de bajar a la realidad lo que has plasmado en papel. En este momento, debes investigar y escoger las herramientas necesarias para lograr una entrega del proyecto exitosa. ¿Has determinado anteriormente que necesitarías correo electrónico, chat y videollamadas? Verifica las especificaciones técnicas de cada solución y elige la que más se ajuste a las necesidades de tu empresa y tamaño del equipo de trabajo. Cuando cuentes con la herramienta, define el uso que se le dará.

En este punto, deberías establecer el medio principal de comunicación entre todos los integrantes del proyecto. ¿Deseas crear un chat de grupo para el proyecto? ¿Prefieres que las comunicaciones regulares se lleven a cabo por email? ¿Tienes en mente implementar reuniones online regulares? Toda comunicación debe estar reglada para que los miembros del equipo comprendan qué se espera de ellos. Si el chat es para comunicaciones informales, no deben realizarse solicitudes formales por este medio. Escribe las normas a seguir y recuerda almacenarlas en la base de conocimientos de tu compañía para posteriores consultas.

4. Comparte los objetivos del proyecto con todos los miembros del equipo

Resulta imposible hablar de una buena comunicación en proyectos sin mencionar la imperiosa necesidad de alinear a todos los trabajadores en pos de una gran meta. Por supuesto, esta debería estar diseccionada en objetivos más pequeños y manejables en el corto plazo. Si bien esta presentación se lleva a cabo al comenzar el proyecto, debe existir una actualización regular de los mismos.

Como bien sabes, los objetivos pueden sufrir pequeñas modificaciones, ya sea por solicitud del cliente o por motivos relacionados con demoras externas o internas. Por lo tanto, no estaría de más que los comuniques cada cierto tiempo para comprobar, también, que las tareas se alinean a los mismos. Asimismo, puedes brindar la oportunidad a los profesionales de compartir ideas sobre cómo alcanzarlos de manera más eficiente y con mayor calidad. 

5. Escucha a tu equipo con atención

Entre las técnicas de gestión de proyectos más extendidas y apreciadas por los expertos, está la escucha activa y es fácil comprender el porqué. Si realmente quieres construir un equipo productivo, capaz de brindar excelentes resultados en cualquier proyecto al que se enfrente, es imprescindible que tú, como líder, estés dispuesto a escuchar lo que cada miembro tiene para aportar. Abre la puerta de tu oficina e invítales a conversar contigo. Las reuniones en persona o uno a uno virtuales son buenas maneras de lograr que fluya la comunicación. 

Prestar atención a las opiniones de los empleados es crucial para una buena comunicación en proyectos;  solo así podrás comprender los desafíos a los que se enfrentan y tomar decisiones para facilitar su tarea y, principalmente, lograr un resultado satisfactorio para el cliente. Ahora bien, escuchar activamente no significa solamente oír, sino comprender y analizar la información que se recibe, sin importar si se trata de una crítica. De hecho, si un trabajador señala una deficiencia, no la ignores. Enfócate en descubrir qué hay de cierto en lo indicado y busca maneras de solventarla. De este modo, le demostrarás a los miembros de tu equipo que los valoras y los respetas. Esto fortalecerá, por un lado, tus habilidades de liderazgo y, por otro, la cohesión del equipo. 

6. Fomenta la comunicación abierta y transparente entre todos los miembros del equipo

¿Cómo podemos construir equipos sólidos si no nos comunicamos de manera abierta y honesta? Fomenta que los miembros del equipo compartan ideas, preocupaciones y soluciones de manera franca. Para ello, todo intercambio debe estar basado en el respeto, la colaboración y el compromiso con el objetivo común. ¿Qué mejor manera de construir un equipo exitoso que a través de la confianza y la transparencia en la comunicación?

La transparencia en la comunicación en proyectos minimiza los malentendidos y los conflictos innecesarios porque, al compartir información relevante y actualizaciones, todos los miembros del equipo tienen una visión clara del panorama general. ¡No hay sorpresas negativas e inesperadas! Por otra parte, permite que cada empleado comprenda cómo su trabajo se relaciona con el proyecto en su conjunto, fomentando un sentido de pertenencia y motivación. Todo esto repercute en un entorno de trabajo positivo, donde se alienta el compartir diversas perspectivas para contribuir al mejoramiento continuo y al logro de resultados exitosos en el proyecto.

7. Sé flexible al implementar y utilizar herramientas de comunicación

En la actualidad, hay muchas posibilidades a implementar en la comunicación en proyectos. De hecho, cada vez es más normal escuchar comentarios insinuando que tal o cual herramienta es fundamental. No obstante, esto varía de una empresa a otra porque cada equipo de trabajo tiene sus propias necesidades y preferencias. Por lo tanto, mantente flexible.

Prueba tantas herramientas como desees hasta encontrar la que mejor funcione para tu equipo de trabajo, sin importar las tendencias ni las opiniones de personas ajenas al grupo. Si una solución de moda no aporta beneficios para tu equipo, no dudes en eliminarla. Recuerda: prioriza la eficiencia ante todo. 

8. Monitorea el desempeño de cada trabajador

Para garantizar la entrega exitosa del proyecto, es imprescindible monitorear los avances de cada trabajador para verificar que los objetivos y las tareas han sido adecuadamente comunicadas y comprendidas. Asegúrate de que cada miembro del equipo esté cumpliendo con sus responsabilidades y contribuyendo de manera efectiva al resultado final. ¿Te preguntas cómo hacerlo? Muy sencillo: supervisa el desempeño individual, más allá del rendimiento grupal. ¿Todos los trabajadores están cumpliendo con los plazos establecidos? ¿Están logrando los objetivos de calidad y eficiencia? Para responder a esto, tienes que establecer métricas y criterios de evaluación al inicio del proyecto.

Por supuesto, estos KPI deben ser adecuadamente comunicados y comprendidos. De hecho, sería recomendable que estas métricas se desarrollasen en conjunto entre el líder del proyecto y cada trabajador. Toma en consideración que un error en la comunicación de las expectativas del proyecto o en las métricas para evaluar el desempeño podría desencadenar un fracaso de las tareas. Básicamente, si los empleados no entienden qué se espera de ellos y de qué manera se les evaluará, se multiplican los riesgos de malentendidos, incumplimiento de tareas o, incluso, mala ejecución de las mismas. Algunas herramientas colaborativas, como Bitrix24, recopilan continuamente datos de rendimiento y elaboran informes completos que pueden ayudarte a este fin. Verifica que estén trabajando según lo esperado, pero también identifica oportunidades para mejorar la eficiencia mediante la automatización. Si notas que algún trabajador no se atiene a lo esperado, no esperes al fin del proyecto. Habla con él de forma inmediata, recuérdale los objetivos y, también, los KPI acordados. Solo así el proyecto llegará a buen puerto.

9. Proporciona retroalimentación constructiva y reconocimiento por el trabajo bien hecho

La retroalimentación, o feedback por su nombre en inglés, es uno de los máximos pilares de la comunicación en proyectos. Está íntimamente relacionada con el control del desempeño, pero va un paso más allá porque implica hablar libremente y siempre con respeto sobre lo que está sucediendo con cada trabajador. Así, es posible que debas reconocer un trabajo de excelencia o, por el contrario, buscar soluciones para aumentar la productividad o la calidad de la entrega del proyecto.

Al generar un flujo de comunicación abierta sobre el desempeño, podrás abordar diversas oportunidades de crecimiento, fortaleciendo tanto al individuo como al equipo en general. También, podrías sugerir posibilidades de capacitación para pulir habilidades o adquirir nuevas, según lo observado en los informes de rendimiento. En última instancia, pero no por ello menos importante, la retroalimentación es esencial para garantizar que todos los trabajadores se sientan motivados para dar lo mejor de sí y alcanzar los objetivos. No dudes en reconocer públicamente a quienes han realizado bien su labor. Los premios en metálico o regalos son relevantes, pero también lo es la apreciación de cara los compañeros.

10. Evalúa regularmente la efectividad de la comunicación del proyecto

¿Aún te preguntas cómo construir equipos sólidos en el largo plazo? Implementar técnicas de gestión de proyectos y un plan de comunicación en un proyecto son dos de los tres pilares básicos. El tercero es la evaluación continua. Ninguna acción es intocable. De hecho, debería ser obligatorio tomarse el tiempo para estudiar de qué manera funciona la planificación.

¿Cómo se sienten los miembros del equipo? ¿Están cómodos con las herramientas de comunicación implementadas? ¿Todos comprenden de qué manera gestionar las interacciones? ¿Contribuyen los diversos canales de comunicación a un ambiente laboral positivo? ¿Se ha mejorado la colaboración? Analiza cada pequeña arista que pueda verse mejorada o afectada por la comunicación y toma decisiones para refinar, cada vez más, la efectividad de la comunicación del proyecto.

Alcanza la excelencia al poner en práctica estos consejos de comunicación en proyectos

Como líder, probablemente prestas especial atención a la formación eficaz de equipos, escogiendo miembros que puedan aportar un diferencial al proyecto. Sin embargo, descuidar la gestión de la comunicación puede dar lugar a problemas y dificultades que afecten el cumplimiento de los objetivos, aun en grupos de trabajo altamente especializados y con experiencia. 

¿Deseas minimizar los malentendidos y los errores humanos que estos causan? Una comunicación en proyectos efectiva es un factor crucial para ello. Diseña un plan de comunicación y asigna responsabilidades comunicacionales. Escoge una buena herramienta de colaboración en línea y comparte los objetivos del proyecto no solo de manera personal, sino también a través de las soluciones tecnológicas implementadas. Escucha activamente a los miembros del equipo, fomenta una comunicación bidireccional y transparente, y sé flexible. Crea un ambiente laboral positivo y promueve la alineación y el compromiso del equipo. Monitorea el desempeño individual y proporciona retroalimentación.

Comienza a implementar estos consejos hoy mismo y establece una base sólida para el éxito del proyecto. Verás cómo incrementa la satisfacción del cliente al poner la comunicación del proyecto como prioridad. ¿Por qué? Pues porque tu equipo trabajará realmente de manera conjunta y entregará resultados de excelencia que sobrepasarán las expectativas de los clientes.