¿Las tareas se amontonan sobre tu escritorio? ¿Sientes que no avanzas aun cuando trabajas duro? Si te preguntas cómo ser más rápido en el trabajo, los consejos prácticos que compartiremos contigo te vendrán como anillo al dedo.
El truco para lograr cumplir con los deadlines sin morir en el intento es trabajar de forma más inteligente y eficaz. Así es: no necesitas trabajar hasta el hartazgo, sino organizar tus tiempos laborales de manera más eficiente. ¿Te gustaría descubrir cómo trabajar más rápido?
¿Cómo ser más rápido en el trabajo?
Uno de los principales errores es enfocarse en cómo conseguir trabajo más rápido en lugar de en cómo llevar a cabo las tareas de forma más eficiente primero y, luego, buscar nuevos clientes o proyectos de los que hacerse cargo. Cuando las tareas laborales superan el tiempo que se puede dedicar a cada una de ellas, se presenta una receta perfecta para el estrés.
A fin de minimizar las cuotas de estrés laboral y alcanzar las metas pautadas, cumpliendo con los clientes, es imprescindible que tomes en consideración los 7 consejos que te presentaremos a continuación. Verás que al ponerlos en práctica lograrás una mayor concentración y, por lo tanto, un palpable aumento de tu productividad.
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1. Crea una lista de tareas
¿Cómo trabajar más rápido? Sencillo: empieza por elaborar una lista de tareas para no olvidarte de nada. Además, esta técnica te permitirá realizar priorizaciones y determinar qué deberías llevar a cabo primero, qué luego y qué cosas pueden dejarse para otro día en caso de ser necesario.
Para una mejor planificación, puedes utilizar una plataforma online que se integre a todos tus dispositivos, como es el caso de Bitrix24. Allí, podrás programar tu trabajo, seguir el avance de las tareas de tus subordinados, gestionar los proyectos e, incluso, comunicarte con tus colegas a través del e-mail, el chat o las videollamadas, además de acceder a toda la información centralizada de la organización.
2. Empieza por lo más difícil
La mayor parte de las personas suele sentirse con más energía al iniciar la jornada laboral e ir perdiendo impulso a medida que la misma avanza. Por este motivo, puede ser recomendable que te ocupes de los asuntos prioritarios y más complejos primero, para que puedas dedicarles toda tu atención.
Por otra parte, el natural correr de la jornada laboral puede verse modificado por posibles imprevistos que te obliguen a cambiar tus actividades. Esto significa que deberías dejar lugar para los imponderables. ¿No te parece, entonces, mejor llevar a cabo las prioridades más difíciles antes de que todo pueda cambiar?
3. Evita las distracciones
En un mundo cada día más interconectado, es habitual que recibas estímulos constantes de diferentes medios, como el correo electrónico, el WhatsApp, las llamadas telefónicas o las redes sociales. Si realmente quieres responder a la cuestión “cómo ser más rápido en el trabajo”, deberías dejar las distracciones de lado.
Pon tu móvil en silencio y déjalo fuera de tu alcance, evita abrir las redes sociales y configura la bandeja de entrada de tu correo electrónico para que no se abran globos ni tiras en el ordenador para avisarte de la entrada de un email mientras trabajas. Dejar de lado las distracciones reducirá vitalmente el tiempo desperdiciado y evitará que debas volver a concentrarte tras una interrupción.
4. Concentra tu mente en una única cosa
El multitasking está de moda y cada vez son más las personas que aseguran ser más eficientes gracias a esta técnica. No obstante, realizar varias tareas de manera simultánea aumenta el tiempo necesario para cada una de ellas, al menos para la gran mayoría de la población.
Cuando te sientes a trabajar en una tarea o con una respectiva temática, evita hacer otras actividades en paralelo. Verás que al enfocarte al 100 % en lo que tienes entre manos lograrás disminuir el tiempo requerido para concluir la tarea. Asimismo, la concentración total en una labor reduce los riesgos de equívocos y accidentes.
5. Benefíciate de las aplicaciones para trabajar más rápido
Si bien las nuevas tecnologías pueden dificultar la concentración debido al gran número de estímulos que cada persona recibe por hora, también es cierto que pueden simplificar el modo de trabajar. De hecho, las aplicaciones para trabajar más rápido pueden ser lo que necesitas para mejorar tu productividad.
¿Cuánto tiempo pasas cada día en actividades rutinarias que pueden ser automatizadas? El envío de emailings, la respuesta automática a chats en la página web, la conversión de prospectos a contactos o negociación y algunos aspectos de la facturación pueden ser generados de manera automática por sistemas integrales como Bitrix24. Sin lugar a dudas, ahorrarás tiempo en tu día a día y te despreocuparás de algunas tareas cotidianas.
6. Pon fecha límite para tus tareas
Para mejorar tu productividad deberías plantearte metas alcanzables y concretas. No merece la pena que hagas listas infinitas de tareas si no les asignas una fecha de finalización o entrega. Las fechas límite te ayudan a organizarte y a priorizar lo que debes llevar a cabo cada día.
¿Cómo trabajar más rápido? Sin lugar a dudas: organizándote. La planificación permite que cumplas con las expectativas laborales en tiempo y forma. No obstante, deberías tener en cuenta que lo ideal es no dejar las actividades para el último momento, sino trabajar siempre con un periodo de seguridad por si por algún motivo se generase alguna demora.
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7. Planifica el día siguiente
El último gran consejo práctico que te facilitará responder a la pregunta cómo ser más rápido en el trabajo es la planificación del día siguiente. Termina tu jornada laboral preparando tu siguiente día de trabajo. Esto evitará que pierdas tiempo al llegar a la oficina, a tu espacio coworking o mismo a tu despacho en casa.
Preparar una lista de tareas priorizadas permitirá que comiences tu jornada sin dilaciones y sin el estrés que puede generar tener que evaluar compromisos y actividades a primera hora del día. La estructuración, siempre con un margen de maniobra para imprevistos, es vital para aumentar la eficiencia laboral.
Cómo ser más rápido en el trabajo: la organización es la clave
El primer paso para trabajar más rápido y mejor es cambiar los viejos hábitos por otros más saludables y eficaces. Abandonar el multitasking, evitar las distracciones y focalizar la mente son los tres primeros pasos para el éxito.
Estos pueden, y deberían, apoyarse en el uso de aplicaciones para trabajar más rápido; es decir, software diseñados para automatizar tareas rutinarias y repetitivas que solamente insumen tiempo y no requieren de un análisis diario para llevarse a cabo. Bitrix24 puede ser la solución que estás buscando, ya que aúna en una única plataforma un gestor de tareas y proyectos, calendarios personales y compartidos, contact center, CRM y todo lo necesario para que tu empresa centralice la información y trabaje de forma más eficaz. ¡Pruébalo ahora!
