A diferencia de lo que ha sucedido en otros momentos de la historia, los cambios en la actualidad se producen de manera muy rápida; de hecho, podemos hablar de una rapidez sin precedentes. Para sobrevivir, las empresas deben ser capaces de adaptarse y, para ello, nada mejor que optar por una metodología de trabajo agile.
Los métodos de trabajo agile permiten que los equipos de trabajo reaccionen de forma dinámica a las modificaciones de las circunstancias y esto favorece que hagan frente a cualquier desafío de una manera más adecuada y con una mayor productividad. Ahora bien, ¿qué es un lugar de trabajo ágil y cuáles son sus ventajas y desventajas?
Implementar la metodología de trabajo agile en tu empresa
La metodología de trabajo agile nació en la industria del software, un sector donde los cambios son extremadamente rápidos y, por lo tanto, el tipo de trabajo tradicional quedaba desfasado y solamente contribuía a los retrasos en las entregas. De manera sucinta, los métodos de trabajo agile conforman una verdadera filosofía que supone un modo de encarar los proyectos diferente al habitual. ¿Suena bien?
De esta manera, deberías dividir cada proyecto en porciones más pequeñas, es decir, en subproyectos o subtareas que deben concluirse en un plazo de tiempo determinado. Esto permite que cada equipo de trabajo responda eficientemente a cualquier cambio que surja en el camino, ya que se trabaja sobre una porción del proyecto y no sobre su totalidad. Por supuesto, para que esta metodología sea exitosa en tu empresa es imprescindible la instauración de un lugar de trabajo ágil.
¿Qué es un lugar de trabajo ágil?
La agilidad hace referencia a la habilidad que permite realizar cambios con rapidez y claridad. Por lo tanto, podría inferirse que un lugar de trabajo ágil sería una empresa con la capacidad de trabajar de modo productivo, veloz, fluido y coherente con sus valores y metas, aún en condiciones de cambios continuos.
Si bien todo lo anterior es correcto, un lugar de trabajo ágil es mucho más, ya que engloba un acceso total a la información sin importar el lugar físico exacto en el que se encuentran los empleados. Así, este concepto se relaciona claramente con el teletrabajo y, por supuesto, con la tecnología. En conclusión, tu empresa debería brindar a sus empleados la posibilidad de reaccionar rápidamente a los cambios de manera ágil desde cualquier sitio del mundo gracias a la implementación de las tecnologías de la información, representadas por una plataforma de trabajo cooperativo completa como Bitrix24.
Pros y contras del lugar de trabajo ágil
La instauración en las organizaciones de la metodología de trabajo agile es una tendencia en amplio crecimiento impulsada, por un lado, por la necesidad empresarial de incrementar la capacidad de reacción a los cambios manifestados por los clientes y potenciales clientes, y, por otro lado, por la demanda de un ambiente laboral positivo que favorezca una integración total de la vida profesional y familiar por parte de los trabajadores.
En resumen, el lugar de trabajo ágil:
● Permite aprovechar el horario de mayor productividad de los empleados al favorecer la flexibilidad laboral.
● Fomenta la colaboración al aplanar las estructuras jerárquicas.
● Aumenta la satisfacción de los empleados al generarse una mejor conciliación familiar-profesional.
● Reduce los gastos fijos de tu compañía al apostar por el teletrabajo.
No obstante, su implementación supone un verdadero desafío para los líderes de la empresa quienes deben adaptarse a una nueva manera de gestionar tareas y proyectos, delegar, comunicarse y controlar los avances, a la vez que la implementación de plataformas integrales como Bitrix24 se vuelve mandataria.
¿Cómo trabajar la agilidad?
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Si te estás preguntando cómo implementar una metodología de trabajo agile, tranquilo, porque te daremos los consejos necesarios para que puedas poner a prueba esta nueva tendencia que promete convertirse en la nueva forma de gestión de pymes y grandes empresas.
Antes de descubrir las recomendaciones, ten en cuenta que deberías llevar a cabo un completo análisis de tu compañía para determinar cuáles son los principales departamentos, procedimientos o sitios en los que deberías incidir para alcanzar la agilidad deseada.
1. Apuesta por la libertad de expresión
Las empresas verdaderamente ágiles permiten que sus empleados compartan sus dudas, incertidumbres e ideas de manera sincera y sin tapujos. Al fin y al cabo, estos planteamientos pueden ayudar a mejorar procesos e, incluso, ser el detonante de una mejora que repercuta en la productividad.
Fomentar la libertad de expresión ayuda, además, a generar sentimiento de pertenencia y un buen ambiente de trabajo. Una excelente opción al respecto puede ser utilizar una intranet social donde los empleados puedan conversar entre sí y poner en común sus pensamientos. Por supuesto, también resulta importante fomentar una relación cordial y comunicacionalmente abierta entre subordinados y superiores.
2. Empodera a tus empleados
La jerarquía es, en algunos casos, necesaria, pero en otros puede transformarse en un verdadero lastre. Imagina que un empleado se enfrenta a un pequeño inconveniente en un proceso de trabajo o una tarea concreta, y para afrontarlo debe solicitar la aprobación de su superior y este, a su vez, del director de la empresa. No es posible hablar de agilidad ni de rapidez en este caso.
Empoderar a tus empleados y darles la posibilidad de tomar sus propias decisiones contribuye a una mayor eficiencia y una mejor respuesta a los problemas. A este fin, es relevante que inviertas en capacitación para tus empleados y les brindes los lineamientos y la confianza necesaria para que sean capaces de actuar por sí mismos. Verás cómo esto aumenta también su nivel de satisfacción y su motivación.
3. Sienta las bases de la comunicación bidireccional
La metodología de trabajo agile se basa, también, en la comunicación bidireccional. La facilidad de comunicarse entre sí facilita la toma de decisiones, aún en caso de empleados que trabajan de forma remota. En este sentido, deberías pensar en implementar una plataforma de comunicación integral.
Bitrix24 te ofrece un sistema de chat entre dos o más participantes, sistema de correo electrónico, llamadas y videollamadas, e incluso videoconferencias en HD para hasta 24 participantes, ideales para las reuniones de equipo. De esta manera, la comunicación será fluida y permitirá el intercambio de opiniones y consejos en un abrir y cerrar de ojos fomentando, así, la agilidad.
4. Promueve la colaboración
La única manera de convertir a tu compañía en una empresa ágil es a través de la colaboración entre empleados, sin importar su rango jerárquico. El fin último de todos los miembros debe ser alcanzar los objetivos a través de la excelencia y, para ello, deben ser capaces de conformar un verdadero equipo. Sin lugar a dudas, otro de los principales efectos del trabajo de velocidad y agilidad es la imperiosa necesidad de contar con herramientas desarrolladas para simplificar la colaboración entre empleados y departamentos.
El uso de un software de gestión compartida de datos supone un diferencial vital. En Bitrix24, tendrás un CRM centralizado junto a toda la información relevante de la empresa que puede almacenarse tanto en premisa como en la nube. Asimismo, la app incluye el tratamiento de documentos en línea para un mejor trabajo colaborativo. De esta forma, los miembros de un mismo equipo pueden editar documentos en tiempo real y conversar entre ellos a través de comentarios. Por otra parte, el administrador tiene acceso a todos los cambios y puede, incluso, restaurar una versión anterior del archivo.
5. Implementa las últimas tecnologías
Sin lugar a dudas, los métodos de trabajo agile requieren de una inversión en tecnología para, por un lado, gestionar adecuadamente la asignación de tareas y recursos y, por otro lado, poner toda la información de la empresa al alcance de los miembros de la empresa para una toma de decisiones más eficaz.
Bitrix24 es un potente gestor de tareas y proyectos que simplifica la determinación de responsables de tareas y subtareas, además de permitir la creación de dependencias entre las mismas para que las modificaciones en las tareas hijas afecten directamente a la tarea madre. Asimismo, incluye calendarios compartidos para equipos de trabajo con notificaciones y, también, recopila informaciones sobre el desempeño de cada miembro del equipo de trabajo.
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Bitrix24 es la plataforma más completa del mercado al ofrecer una solución de 360º para las empresas ágiles a través de funciones de comunicación, gestión documental, calendarización, asignación de tareas, deadlines, responsables y recursos, y también la recopilación de datos para la evaluación de los empleados y la mejora de los procedimientos.
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