Cómo duplicar las ventas con estas 10 técnicas de seguimiento de ventas

¿Sabías que el seguimiento de ventas es una de las técnicas más efectivas para aumentar los ingresos de tu empresa? Si aún no lo estás haciendo, es momento de que te sumes a esta práctica que te permitirá conocer mejor a tus clientes y tomar decisiones acertadas para cerrar más negocios.

Existen diversas herramientas que pueden ayudarte para este fin. Sin embargo, muchas empresas han dejado de usar las hojas de cálculo de seguimiento de ventas y apuestan, en la actualidad, por un software de seguimiento de ventas especializado. Una solución de este tipo permite conocer con mayor detalle el rendimiento de tu equipo, analizar el embudo de ventas de forma más precisa y detectar áreas de oportunidad para mejorar los procesos. Si, además, implementas las técnicas de seguimiento de ventas que compartimos contigo a continuación, podrás llevar a tu empresa al siguiente nivel. ¿Estás listo para duplicar tu facturación?

FAQ

Los mejores procedimientos para el seguimiento de la actividad de ventas de tu empresa

El seguimiento de la actividad de ventas de una empresa es, sin lugar a dudas, esencial para mantener un control y un análisis constante del rendimiento de las ventas. A través de las mejores técnicas para el seguimiento de ventas, las empresas pueden visualizar de manera clara y detallada cómo está funcionando su equipo de ventas. Ahora bien, para acceder a esta información que te permitirá tomar decisiones estratégicas y ajustar los procesos empresariales para lograr mejores resultados, es imprescindible implementar un software de seguimiento de ventas.

¿Te preguntas cómo puede ayudarte a llevar a cabo el seguimiento de las ventas? La explicación es muy sencilla. Estas plataformas simplifican la observación minuciosa de cada parte del proceso de ventas, facilitando el descubrimiento de potenciales áreas de mejora. De este modo, podrás aumentar la eficiencia de los representantes de ventas y, en última instancia, las ganancias de tu compañía. Pero eso no es todo. Un sistema de seguimiento de ventas puede también proporcionar información valiosa sobre el comportamiento de los clientes. No dudes en utilizar estos datos para mejorar el servicio de atención al cliente e incrementar la satisfacción de quienes contacten con el mismo. Continúa leyendo para descubrir cómo potenciar este proceso crucial e impactar en el éxito y el crecimiento de tu empresa.

1. Analiza la respuesta telefónica

La mayoría de las empresas emplean el teléfono como una de las formas principales de comunicarse con los clientes, por lo que es relevante asegurarse de que se está brindando un servicio de calidad. Así, analizar la respuesta telefónica es una técnica importante dentro del seguimiento de ventas. Puedes monitorear las llamadas para asegurarte de que los agentes de ventas estén brindando la información correcta, resolviendo todas las dudas y las preguntas de los clientes según los procedimientos estipulados. Al analizar la respuesta telefónica, se pueden detectar diversas problemáticas y, en consecuencia, capacitar a los trabajadores para mejorar la calidad del servicio.

Una buena idea podría ser implementar un software de seguimiento de llamadas para analizar tanto las entrantes como las salientes. No solo conocerás la cantidad de llamadas efectuadas, sino que, además, este tipo de herramienta permite grabar las llamadas para verificar las interacciones entre los representantes de ventas y los clientes. Obtendrás valiosos datos, como la duración de cada llamada y la forma en que se han implementado las técnicas de ventas, que podrán indicarte por qué cada profesional tiene una determinada tasa de respuesta y éxito. 

2. Estudia la actitud de los suscriptores por correo electrónico

¿Usas tu CRM para elaborar ofertas de ventas por correo electrónico? Pues, entonces, deberías comprobar de manera habitual cómo reaccionan los potenciales clientes a cada comunicación. Asegúrate de que los correos electrónicos se están enviando de manera efectiva y que estén generando una respuesta positiva. Presta especial atención a la tasa de apertura de los emails de ventas, pero también a la tasa de clics y la tasa de respuesta para asegurarte de que se está llegando al público objetivo con mensajes personalizados que despiertan su interés. 

Esto puede visualizarse al estudiar la tasa de spam; es decir, la cantidad de personas que han marcado como correo no deseado las comunicaciones de tu empresa. Un software de seguimiento de ventas como Bitrix24 te permitirá, asimismo, acceder, también, al número de clientes que se han dado de baja de los correos electrónicos comerciales de tu empresa. Si un alto porcentaje fuese considerado spam por los clientes o, directamente, algunos decidiesen borrarse de tu lista, esto podría indicar que los mensajes no están siendo bien direccionados. 

Estudiar la actitud de los suscriptores por correo electrónico puede proporcionar información de calidad para aumentar la tasa de respuesta. Por eso, ¡es una de las técnicas de seguimiento de ventas que no deberías descuidar!

3. Examina el desempeño del equipo de ventas en las reuniones cara a cara

Una de las tareas que más tiempo consume a los agentes de ventas son las reuniones cara a cara. Por este motivo, es esencial que realices un exhaustivo control del rendimiento de ventas asociado a estos encuentros. Los empleados no solo deberían programar y planificar estas reuniones, sino también registrar todos los detalles que favorezcan un posterior análisis. Una hoja de cálculo de seguimiento de ventas puede ser una buena alternativa para tomar nota en el momento del tiempo invertido en cada reunión, la respuesta del prospecto, los objetivos establecidos para la reunión y si se ha alcanzado o no la meta. 

Por supuesto, deberían tomarse en consideración asimismo los encuentros cancelados y las personas que no se presentaron a la reunión, ya que estos podrían ser indicadores de una mala gestión de la agenda o una falta de interés por parte del cliente. Una vez unificados todos los datos relacionados con las reuniones cara a cara, podrías obtener el nivel de éxito que tiene cada representante. Y este dato es básico para determinar si existe  alguna manera de incrementarlo.

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4. Recolecta información sobre el tiempo invertido en cada actividad

Una de las claves para mejorar el rendimiento de ventas es optimizar el tiempo de los trabajadores. Para ello, recolecta información sobre las horas que cada uno de ellos invierte en las diferentes actividades de ventas, como el envío de correos electrónicos y SMS, la realización de llamadas telefónicas o el ingreso de datos en las bases de datos. De esta forma, podrás tener una idea de cómo se está utilizando el tiempo de sus representantes de ventas y tomar decisiones para agilizar dichas tareas.

La implementación de una herramienta de seguimiento de ventas, que incluya un reloj registrador en línea, te proporcionará una visión general de las actividades de ventas que ejecuta representante y los patrones de uso de tiempo. Descubre las potenciales áreas en las que pueden ser necesarias mejoras en términos de productividad y eficiencia y toma cartas en el asunto. Un CRM podría, por ejemplo, ayudar a automatizar tareas y ahorrar tiempo, lo que permitiría a los representantes de ventas concentrarse en actividades más importantes, como cerrar ventas y generar ingresos.

5. Recoge métricas de comportamiento de los prospectos y potenciales clientes

Para llevar a cabo un seguimiento de ventas efectivo, deberías recolectar métricas de comportamiento de los prospectos y, asimismo, de los potenciales clientes. Las mismas le permiten al equipo de ventas entender su comportamiento, comprender mejor sus necesidades y tomar acciones específicas para mejorar la tasa de conversión. 

Algunas técnicas de seguimiento de ventas, como el uso de un software de seguimiento de ventas o un CRM, pueden ayudar a recopilar y analizar estas métricas de manera más efectiva. Estas herramientas permiten a los equipos de ventas rastrear y monitorear la actividad de los clientes potenciales, lo que a su vez favorece el ajuste de las estrategias de ventas y la mejora del rendimiento. Esfuérzate en captar cuáles son las necesidades, los deseos y los intereses de los prospectos, sus comportamientos y su respuesta, y adapta cada acción de ventas al resultado de tu análisis.

6. Compara los objetivos de ventas con los resultados obtenidos

Los equipos de ventas deben tener objetivos claros que guíen su actuar diario. No solo se trata de un importante KPI para medir el rendimiento de ventas, sino también de una influyente herramienta para la motivación y el compromiso de los agentes. Al establecer objetivos SMART y monitorear el progreso hacia ellos, los miembros del equipo pueden sentir un mayor sentido de propósito y logro. 

Por otra parte, al comparar los objetivos de ventas con los resultados obtenidos, los equipos pueden identificar oportunidades para mejorar el desempeño. Para ello, resulta imprescindible analizar el objetivo de ingresos totales, pero también las metas mensuales, semanales y diarias, así como los totales de ventas diarias y acumuladas. Un buen sistema de seguimiento de ventas centraliza toda la información e, inclusive, la presenta en informes visuales para que determinar el nivel de avance sea más sencillo. El reporte del rendimiento individual de Bitrix24 puede ser lo que necesitas para evaluar el trabajo de cada agente de ventas y visualizar fácilmente su aporte a las ventas globales. 

7. Individualiza la respuesta de los prospectos en cada etapa del proceso de ventas

¿Te gustaría duplicar las ventas de tu empresa? Para ello, debes llevar a cabo un seguimiento individualizado de la respuesta de los prospectos en cada etapa del proceso de ventas. Nada mejor, entonces, que contar con un software de seguimiento de ventas que almacene toda la información detallada sobre la actividad de ventas. De esta manera, se pueden obtener métricas en tiempo real sobre el progreso de cada acuerdo, como la velocidad del pipeline, la duración del ciclo de ventas y el crecimiento mensual de las ventas.

Además, las herramientas de seguimiento de ventas permiten realizar un rastreo más preciso de las oportunidades, simplificando la identificación de los prospectos más valiosos y la asignación de recursos a aquellas con mayores probabilidades de concretarse. Considera las oportunidades abiertas y, por lo tanto, con posibilidades de cerrarse en un futuro. Y, por supuesto, no dejes de estudiar las oportunidades perdidas e intenta descubrir por qué no se han convertido en realidad. ¿Es posible llevar a cabo alguna mejora? No dudes en tomar la decisión y aumenta tus ventas hoy mismo.

8. Observa el crecimiento en diferentes áreas de las ventas

Examinar el crecimiento en las diferentes áreas de ventas es clave para entender cómo está evolucionando tu negocio e, indudablemente, el seguimiento de ventas es una herramienta esencial para este propósito. Evalúa datos críticos como el win rate, la duración del ciclo de ventas y el crecimiento de las ventas mensuales. Utilizando una hoja de cálculo de seguimiento de ventas o un completo sistema de seguimiento de actividad de ventas, como Bitrix24, podrás desglosar la información del pipeline de ventas en secciones específicas y medir el rendimiento de cada una de ellas.

El win rate, o la tasa de victorias, es el principal indicador de la efectividad de su equipo de ventas. Al hacer un seguimiento de esta métrica, identificarás dónde tu equipo está teniendo éxito y dónde deberías realizar ciertos ajustes. Por su parte, la duración del ciclo de ventas te ayudará a entender cuánto tiempo lleva convertir a un cliente potencial en una venta. Descubre los cuellos de botella y enfócate en eliminarlos. Finalmente, el crecimiento de las ventas mensuales se presenta como un indicador del rendimiento general de la empresa. Por último, la comparación de datos de mes a mes indica tendencias y oportunidades de crecimiento.

9. Determina el rendimiento de ventas

Más allá de monitorear los objetivos generales del equipo de venta y los ingresos obtenidos, quizá sería importante que mires un poco más allá y te centres específicamente en las diversas actividades de ventas. No te quedes solamente con los datos de apertura de los correos electrónicos, la tasa de respuesta de los SMS si tu empresa utiliza esta técnica de ventas habitualmente, o la cantidad de llamadas ejecutadas. 

Realiza un seguimiento de cuántas demostraciones de productos resultaron en una venta, o cuántos correos electrónicos de seguimiento fueron necesarios para obtener una respuesta. Empleando una herramienta de seguimiento de ventas, es posible identificar preferencias e inclinaciones, que favorezcan la optimización de todo el proceso en su conjunto.

10. Detalla los resultados del seguimiento del embudo de ventas

Analiza las llamadas métricas clave, como el número de clientes potenciales que han ingresado a la base de datos y aquellos que han egresado de la misma; la cantidad de clientes potenciales calificados por mes; y la tasa de conversión en cada etapa del proceso. Esto significa que obtendrás tasas de conversión para cada etapa del pipeline.

Si el seguimiento del embudo de ventas revela que hay una tasa de conversión baja en una determinada etapa, esto puede indicar un problema específico que requiere atención inmediata. Revisa estas métricas todos los meses y efectúa los ajustes necesarios para incrementar la tasa global de conversión. 

Emplea estas 10 técnicas de seguimiento de ventas y aumenta tus ganancias

¡Ahora estás listo para aplicar estos consejos y llevar tu proceso de ventas al siguiente nivel! Y para hacerlo aún más fácil, te recomendamos que pruebes Bitrix24, una de las mejores herramientas de software de seguimiento de ventas en el mercado.

¿Y por qué indicamos que se encuentra entre las más destacables? Sencillamente, porque ofrece todo lo que una herramienta excepcional debe brindar. En primer lugar, un software de seguimiento de ventas tiene que permitir el rastreo de las oportunidades de ventas; es decir, el acceso rápido y sencillo a la información del cliente y la actividad de venta en tiempo real. Además, tiene que contar con un potente CRM y la capacidad de crear informes y análisis para ayudar a los equipos de ventas a identificar tendencias y oportunidades de mejora. La automatización de tareas repetitivas, la gestión de la cartera de clientes y la integración con otras aplicaciones son otras funciones vitales. ¡Y Bitrix24 te brinda todo esto mucho más!

En definitiva, con Bitrix24, podrás automatizar tu proceso de ventas, mantener un seguimiento detallado de cada oportunidad y cliente, y analizar tu rendimiento de ventas. Descubre qué podrías hacer mejor y pon las modificaciones pertinentes en marcha en un abrir y cerrar de ojos. Estar al tanto de todo lo que sucede en cada etapa del pipeline nunca había sido más fácil. Automatiza tareas repetitivas, centraliza todas las interacciones de los clientes con tu empresa y nunca más pierdas una oportunidad de vista.