¿Cómo crear una cultura de responsabilidad en la colaboración del equipo de proyecto?

Con el fin de que tu organización prospere, es crucial que motives a tus trabajadores para que cultiven una cultura de responsabilidad dentro del lugar de trabajo. ¿No sabes por dónde comenzar? Estás de suerte, porque te contaremos paso a paso cómo puedes fomentar la asunción de la responsabilidad en tu equipo. ¿Preparado?

FAQ

9 consejos imprescindibles para construir una cultura de responsabilidad dentro del equipo de trabajo

¿Te gustaría que tus empleados se mantuviesen continuamente enfocados en lograr los resultados deseados? En ese caso, deberías implementar una cultura de responsabilidad que maximice el compromiso y la búsqueda de soluciones, en lugar de las quejas, la determinación de culpables y la pérdida de tiempo asociada. Si la responsabilidad no está profundamente arraigada en la cultura de tu organización, te enfrentarás a múltiples desafíos que pueden perjudicar el crecimiento de tu empresa.

Por lo tanto, deja tus dudas de lado y comienza el camino hacia la prosperidad. Haz que la responsabilidad no sea solamente una manera de actuar, sino también una forma de concebir el día a día en el lugar de trabajo. Busca que cada empleado, sin importar su puesto jerárquico, sea responsable de su accionar y verás cómo mejora la satisfacción, el ambiente laboral y la productividad de la empresa. ¿Estás listo para experimentar el cambio? Pon en práctica estos consejos para construir una cultura de responsabilidad.

1. Define expectativas y objetivos claros para crear una verdadera cultura colaborativa

El primer paso para crear una cultura de responsabilidad es dejar en claro lo que se espera desde el primer día. Los trabajadores deben ser conscientes de cuáles son tanto sus objetivos personales como los empresariales. Asimismo, deberías tomarte el tiempo, como líder, para explicarles de qué manera su trabajo colabora con el alcance de las metas de la compañía. Solo así los empleados sentirán la responsabilidad de desempeñarse al 100 % de su capacidad y esfuerzo porque entenderán que su labor tiene repercusiones en sus colegas y en el crecimiento general de la organización. Así, contribuirás a una cultura colaborativa.

Discute las metas personales con cada trabajador. Pregúntale si se ve capaz de alcanzarlas y qué apoyo necesitaría para incrementar su rendimiento. Pregunta y repregunta hasta estar conforme con las respuestas. Pero no te quedes allí. Pon los objetivos y las expectativas por escrito para que sean fácilmente consultables siempre que fuese necesario. Además, deberías determinar en conjunto con cada profesional los KPI que se emplearán para juzgar el desempeño. Cuanto más claramente describas las expectativas por adelantado, menos tiempo se perderá más tarde reiterando y aclarando o, peor aún, discutiendo sobre la falta de progreso. Al encontrarse todo por escrito, los empleados saben que deben responsabilizarse de sus actos, pues no tendrán manera de negar que han incumplido con lo que se esperaba de ellos.

2. Plantea la responsabilidad como un valor no solo del proyecto, sino de toda la empresa

Todo experto en gestión de proyectos sabe que es esencial buscar la alineación entre los valores y las metas organizacionales y aquellos del proyecto. En los casos en los que esta correlación es inexistente, resulta más sencillo que los trabajadores pierdan el rumbo y, por consiguiente, no respondan a lo que se espera de ellos. Si buscas la construcción de una cultura de responsabilidad, no lo dudes: ser responsable tiene que ser uno de los valores básicos de la empresa.

Esto significa que se debe atesorar la responsabilidad sobre los propios actos, valorando a quienes vencen sus miedos y en lugar de buscar excusas, aceptan sus errores, sus olvidos y sus malentendidos. Demuestra que tu empresa valora esta actitud ante todo. Para ello, no castigues a quienes enfrentan las problemáticas con la cabeza en alto; por el contrario, felicítales y bríndales acompañamiento para resolver los conflictos existentes. Esas personas cumplen con un valor organizacional central y merecen tu apoyo.

3. Establece un precedente a través de las propias acciones

No es ninguna novedad que la mejor manera de liderar es a través del ejemplo. De hecho, el principal consejo que los gurús del liderazgo suelen compartir es, justamente, demostrar con acciones que se cree en lo que se pregona. Las actitudes y los hechos son mucho más valiosos que lo que se dice. No en vano los niños aprenden de lo que ven más que de lo que escuchan. Y esto podría extrapolarse al ser humano en general. Si presentas la responsabilidad como un eje central de la empresa, pero el CEO u otros miembros de la cúpula directiva no se comportan de manera acorde, entonces no estarás en posición de exigirle a los demás trabajadores que sean responsables.

Cada uno de los líderes de tu empresa debe aceptar el rol que le toca en este asunto. La cultura de responsabilidad se construye entre todos, y esto incluye a quienes lideran los departamentos y la empresa en su totalidad. En lugar de culpar a sus equipos, los líderes deben hacerse cargo de los problemas. Asumir la responsabilidad puede parecer sencillo; no obstante, es una tarea compleja porque implica reconocer una equivocación o un error de juicio. Hacerlo no te hace menos profesional; por el contrario, te presenta como un ser humano que puede tropezar, pero sabe levantarse y continuar hacia adelante. No hay mejor líder que quien puede hacer esto y mostrárselo a sus empleados.

4. Contribuye al desarrollo del sentimiento de pertenencia de los trabajadores

¿Te preguntas cómo puedes lograr que los empleados adopten el proyecto como algo propio? Este sentimiento ayuda a que crezca la responsabilidad y, asimismo, contribuye a la colaboración del equipo de proyecto. ¿Cómo? Pues la respuesta es muy sencilla: cuando un empleado puede experimentar todos los aspectos de un producto o servicio, involucrarse con las opiniones de los clientes, aportar ideas y trabajar codo a codo con otros profesionales en la búsqueda del éxito, se muestra más involucrado. Básicamente, deberías comprobar que los trabajadores no solo se implican con sus tareas, sino con el resultado final esperado.

No hay duda de que las personas siempre trabajarán más duro por algo de lo que sienten que son dueños. Por supuesto, deberás asignar tareas al inicio del proyecto, para que cada trabajador sea consciente de qué es responsable. Pero fomenta la colaboración a través de reuniones, brainstorming y otras estrategias. Permite que los profesionales se ayuden e interactúen regularmente entre sí. Para construir la responsabilidad en equipos, primero debes cimentar la confianza y el respeto entre los miembros del grupo de trabajo. Las actividades de team building pueden colaborar con esta finalidad.

5. Deja que los trabajadores tomen decisiones por sí mismos

La cultura de responsabilidad se basa en la libertad. Se espera que los empleados puedan tomar decisiones correctas; es decir, adecuadas para la consecución de los objetivos. Por supuesto, esto no significa que no ofrezcas tu opinión ni tu guía. Por el contrario, tu rol de líder implica estar disponible para ayudar siempre que fuese necesario. No obstante, debes evitar la microgestión y dejar que cada trabajador asuma su responsabilidad.

En el desarrollo de las actividades diarias, siempre existe el riesgo de que el rumbo se tuerza. No intercedas inmediatamente; deja que el profesional a cargo busque el mejor enfoque para abordar el problema, siempre bajo los estándares establecidos. Otorgar esta libertad de maniobra a los trabajadores es vital para que, por un lado, se sientan dueños del proyecto y, por otro, se responsabilicen tanto de lo que sale bien como de lo que sale mal. Delega responsabilidades siempre que sea posible y deja espacio para que los trabajadores tomen sus propias decisiones. Verás que este voto de confianza repercutirá en mayor implicación y, en última instancia, mayor productividad y menos errores.

6. Aboga por una comunicación bidireccional, clara y transparente que colabore en la construcción de la confianza

Sin una comunicación clara y transparente resulta imposible crear una cultura de trabajo positiva. Los empleados que no interactúan entre sí no desarrollan la confianza en el otro. Esto mina la colaboración y, también, el sentimiento de pertenencia del que hemos hablado en el punto cuatro. Por lo tanto, la dirección correcta para la construcción de una cultura de responsabilidad implica implementar herramientas que fomenten la comunicación regular, tanto formal como informal.

El uso de una plataforma como Bitrix24, que ofrece tanto correo electrónico como chat, llamadas, videollamadas en HD y videoconferencias, puede ser lo que necesitas para simplificar el intercambio de información, ideas y opiniones. Permite que los trabajadores se ayuden, incluso aliéntalos a hacerlo. Un verdadero equipo interactúa de manera habitual y trabaja de conjuntamente para alcanzar los objetivos. No existen celos ni egoísmos: cada uno se responsabiliza de sus tareas y contribuye, así, a alcanzar la cima.

7. Invierte en el desarrollo del talento

Así como los empleados deben asumir sus actos en la cultura de responsabilidad, también deben hacerlo los gerentes de proyecto e, incluso, los demás directivos. Comprende que los trabajadores requieren de capacitación para cumplir con sus tareas, pulir sus conocimientos o adquirir nuevos. Frente a un mal desempeño, no caigas en la crítica. Por el contrario, busca soluciones. ¿Es posible que el empleado no sepa cómo llevar a cabo la tarea de la manera más eficiente posible? En ese caso, ha llegado la hora de invertir en capacitación.

En este punto, no nos referimos únicamente a los cursos de formación. Por supuesto, estos son esenciales y deberían ser parte integral de tu estrategia de retención de talento e incremento del rendimiento del equipo. No obstante, muchas veces los directivos olvidan un activo sumamente valioso: los trabajadores expertos. La mentoría es una excelente manera de ayudar a los empleados nuevos o más jóvenes a adquirir nuevas habilidades. ¿Has analizado iniciar un programa de mentores? ¿Ofreces oportunidades de formación y crecimiento profesional? ¡Ponte manos a la obra hoy mismo!

8. Monitorea regularmente los progresos y brinda retroalimentación

Monitorear los avances regularmente te permite visualizar al momento si es necesario implementar alguna modificación para lograr finalizar el proyecto en tiempo y forma. Ante alguna dificultad, puedes tomar decisiones informadas y evitar un impacto nefasto sobre el entregable. La medición del rendimiento del equipo, así como del desempeño individual, permitirá encontrar aquellos pequeños errores que han podido generar demoras, pérdidas de recursos o cualquier otra problemática. El éxito a largo plazo depende del funcionamiento fluido de las tareas. Es decir, que cada trabajador debe dar lo máximo de sí mismo para colaborar en la consecución de un objetivo mayor. Para ello, es necesario verificar los progresos durante el proyecto y todo el proceso tras la conclusión del mismo.

¿Qué se ha llevado a cabo de la manera esperada o, incluso, ha superado las expectativas? ¿Hay algo que podría mejorarse? ¿Ha habido algún empleado que no ha cumplido con el rendimiento acordado? ¿Se han solucionado eficientemente los problemas? Organiza reuniones de retroalimentación. Indica los errores e invita a los trabajadores a aceptar su rol en lo acontecido y, por supuesto, no dudes en hacer lo mismo respecto a tu implicación. Esto infundirá confianza en tu liderazgo y fortalecerá las bases de la cultura de responsabilidad que tanto deseas implementar.

9. Recompensa a aquellos profesionales que toman responsabilidades

Algunas personas asumen de manera natural la responsabilidad de sus acciones. Sin embargo, para otros empleados puede resultar más difícil hacerlo. Un programa de reconocimientos y recompensas puede ser la manera más sencilla de animarlos a mejorar su productividad y, sobre todo, a aceptar cuando su desempeño no ha sido el esperado, sin presentar excusas de ninguna clase.

Al implementar la cultura de responsabilidad, debes estar dispuesto, también, a premiar el desempeño excepcional y, sobre todo, a reconocer abiertamente a quienes se responsabilizan tanto de las victorias como de los fracasos. Por supuesto, cuando el trabajo se encuentre por debajo de los KPI estipulados, da un paso al frente y, como gerente de proyectos, ayuda a corregir errores, a buscar soluciones y a demostrar cómo mejorar para el futuro próximo. Los empleados que se sienten valorados continuarán por el buen camino y, en paralelo, aquellos que no han asumido tanta responsabilidad podrían sentirse alentados a hacerlo al ver cómo se recompensa a los primeros.

Involucra a toda la empresa en la creación de una cultura de responsabilidad

Tras este análisis, te habrá quedado claro que construir una cultura de responsabilidad es una tarea colaborativa; esto significa que todos los miembros de la empresa deben implicarse para que se convierta en una realidad. No es posible obligar a una persona a asumir la responsabilidad. Solo quien desea hacerlo lo hará. Por eso, es tan importante que este término se presente como un valor innegociable para la compañía y que cada directivo demuestre con su propio accionar el nivel de compromiso existente al respecto.

Al poner en práctica estos consejos, empezarás a empoderar a los trabajadores. Por un lado, les permitirás delimitar objetivos y expectativas en conjunto contigo. Podrán tomar decisiones, contando con tu apoyo y guía, y el de sus compañeros. Tendrán la posibilidad de capacitarse para mejorar continuamente, aportando así al crecimiento de la empresa, pero también, y principalmente, a su propio desarrollo profesional. Vivirán cada tarea como esencial para el proyecto y al convivir en un entorno de confianza y respeto, sentirán un mayor compromiso hacia el equipo al que pertenecen.

Todas estas variables impactan en la confianza que los trabajadores tienen en sus propias habilidades y, también, en su manera de asumir la responsabilidad de lo realizado. Saber que cuentan con tu apoyo y que les ayudarás a progresar debido a que conoces y secundas su compromiso les ayudará a responsabilizarse de sus equivocaciones, para aprender de ellas y no cometerlas nuevamente. Haz que la cultura colaborativa basada en la responsabilidad sea una realidad y no una meta. ¡Los beneficios son múltiples!