¿Cómo crear un calendario de ejecución de proyecto? 7 cosas importantes a tener en cuenta

La desorganización es una de las principales problemáticas a la que se enfrentan las empresas. La falta de estructura y coordinación entre los diferentes miembros de un equipo de trabajo pueden repercutir en una malversación de recursos y una baja productividad. Si tu compañía se enfrenta a dificultades para cumplir con los proyectos, no lo dudes: la implementación de un calendario de ejecución de proyecto es lo que necesitas.

Esta herramienta ayudará a que cada empleado conozca exactamente cuáles son sus tareas y qué prioridad tiene cada una de ellas, a la vez que permite al project manager controlar el avance de cada proyecto. Así, el calendario de gestión de proyectos contribuye a visibilizar el trabajo pendiente, detectar los hitos críticos, señalizar la asignación de las responsabilidades y los recursos, y las fechas de entrega previstas.

¿Qué es un calendario de ejecución de proyecto?

Un calendario de ejecución de proyecto es una herramienta que centraliza en un único lugar toda la información relacionada con el trabajo a realizar. El mismo brinda una vista generalizada de todo el proyecto que es accesible a cada uno de los miembros del equipo.

De esta manera, tanto tú como líder de la empresa o del proyecto como tus empleados podrán mantenerse informados sobre los avances que se llevan a cabo. Asimismo, es una solución de gran utilidad para la organización de responsabilidades, recursos y fechas de entrega, especialmente en aquellos proyectos complejos que implican la participación de actores múltiples que ejecutan tareas encadenadas.

¿Cómo crear un calendario de proyecto?

El éxito de cualquier proyecto radica en su ejecución, pero también, y principalmente, en su planificación. A pesar de que las tareas se lleven a cabo con maestría, si se efectúan fuera de tiempo y no se respetan las deadlines no es posible hablar de éxito ni de excelencia. Por este motivo, el calendario de planificación de proyectos cobra tanta importancia.

Esta práctica herramienta engloba toda la información vital para el equipo de trabajo y, por ende, facilita la focalización en las tareas, aumenta el compromiso con las tareas por parte de los participantes, mejora el seguimiento por parte de los líderes, optimiza el uso de los recursos y simplifica la introducción de cambios. Ahora bien, ¿cómo crear un calendario de proyecto? Te daremos las claves a continuación.

1. Implementa un software calendario

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No es necesario que te sientes durante horas a diseñar un calendario, solamente debes optar por una plataforma integral que te ofrezca la posibilidad de elaborar un calendario de planificación de proyectos con solo unos clics, como es el caso de Bitrix24.

Esta aplicación permite la creación de calendarios grupales para mantener a todos los miembros de su equipo sincronizados. De hecho, incluye también calendarios personales y la posibilidad de tener acceso a calendarios múltiples, en el caso de que un determinado empleado participe en más de un proyecto. Los eventos señalados en el calendario pueden ser marcados como públicos o privados, según las necesidades específicas del proyecto.

2. Desglosa tareas y subtareas

Una vez hayas optado por un determinado calendario de gestión de proyectos, debes cargar la información sobre las tareas “madre” y, luego, desglosar poco a poco las tareas intermedias que deben llevarse a cabo para lograr la consecución del objetivo en tiempo y forma.

En Bitrix24, a la hora de crear una tarea, puedes ponerle un nombre para identificarla fácilmente e incorporar una descripción de la misma. Asimismo, es posible elaborar listas de verificación que se asocian directamente con la tarea; estas sirven de gran ayuda, sobre todo en tareas de alta complejidad, para corroborar que se han llevado a cabo todos los pasos requeridos. Finalmente, se determina la fecha de inicio y finalización, y la duración estimada de la tarea.

3. Asigna las tareas

Cuando tengas definidas las tareas y las subtareas, llega el momento de asignar las responsabilidades. Este es un paso de vital importancia, ya que de él depende en gran medida el éxito del proyecto. Esta asignación incluye, también, la determinación de los recursos con los que contará cada empleado y la fecha en la que se deberá dar por concluida cada tarea.

Una de las grandes ventajas del software Bitrix24 es la posibilidad de asignar diferentes roles a cada tarea, más allá de la persona responsable, es decir, del empleado a cargo de cumplirla. En este caso, podrás agregar participantes en el caso de tareas que deben completarse en grupo; observadores o usuarios capaces de dejar comentarios o notificaciones; y un creador de la tarea, que será quien confirmará su finalización.

4. Determina prioridades

Cada miembro del equipo de trabajo tiene que comprender exactamente qué se espera de él y para cuándo. Por eso, no solo es importante desarrollar las tareas y subtareas en el calendario de planificación de proyectos, sino también tomarse el tiempo necesario para determinar prioridades.

Si bien la creación de subtareas con fechas de inicio y finalización en sí misma supone una priorización, Bitrix24 incorpora una opción llamada “Prioridad alta”. La misma puede ser activada con un simple clic y es la manera más sencilla de darle a entender al responsable la importancia que la tarea tiene.

5. Automatiza todo lo que sea posible

La mejor manera de automatizar todo lo referido a las tareas es a través de la creación de dependencias de las tareas, es decir, de relaciones entre tareas que determinan el orden en el cual cada una de ellas debe ser ejecutada. Así, es posible hablar de tareas principales y secundarias.

El completo software de Bitrix24 permite la configuración de dependencias tanto dentro del formulario mismo de cada tarea, como de manera sumamente sencilla al arrastrar y soltar la línea de dependencia dentro del gráfico de Gantt. Sea cual sea la metodología que escojas, las tareas quedarán unidas de tal manera que al ser modificada una, la fecha de entrega de la tarea dependiente se modificará automáticamente.

6. Utiliza los recordatorios

La principal función del calendario de gestión de proyectos es favorecer que cada tarea se cumpla en tiempo y forma para, de este modo, cumplimentar los proyectos de la manera más eficaz. A este fin, no hay mejor opción que emplear recordatorios de tareas.

Al crear una tarea en Bitrix24, simplemente incorpora un recordatorio a través de mensaje instantáneo o correo electrónico para que sea imposible que se produzcan demoras. Esta opción puede configurarse con fecha y hora exacta o con fecha límite, esto es cuántos días u horas antes del deadline debería aparecer el recordatorio.

7. Prepara diferentes maneras de visualizar el calendario del proyecto

Un calendario es una maravillosa herramienta organizativa, sobre todo para evitar superposiciones de tareas o incumplimientos de fechas límites que generen demoras en los proyectos o despilfarro de recursos, afectando así la productividad. No obstante, puede resultar necesario generar diferentes vistas del mismo para facilitar la comprensión por parte de los participantes.

Las diferentes herramientas disponibles en el mercado ofrecen variadas posibilidades que van desde los calendarios convencionales hasta los tableros Kanban o los diagramas de Gantt. En Bitrix24 tendrás la opción de generar las tres versiones, según sea de tu conveniencia.

Bitrix24, el mejor calendario de ejecución de proyecto

¿Aún te preguntas cómo crear un calendario de proyecto? Apuesta por la implementación de una plataforma que incluya plantillas calendario para facilitar la tarea. Recuerda que la automatización es una de las principales claves para alcanzar la mejor productividad y, por ende, maximizar las ganancias.

Bitrix24 se alza como la mejor opción del mercado al ser mucho más que un calendario de gestión de proyectos. Se trata de un verdadero software de solución integral para empresas que incluye un gestor de tiempos, de ventas, de marketing y de recursos humanos, variadas herramientas de comunicación, una intranet, un contact center, un potente CRM y un creador de landing pages, entre otras muchas funcionalidades. Crea una cuenta en Bitrix24 y organiza tu empresa de la A, a la Z con un calendario de ejecución de proyectos a medida.