Colaboración transversal: descubre el éxito en la gestión de proyectos

¿Has oído hablar de la colaboración transversal? Este concepto está de moda en la actualidad y es fácil comprender el porqué. Se trata de un excelente enfoque para abordar proyectos de gran envergadura que requieren de la cooperación de diferentes departamentos de una empresa.

Ahora bien, si gestionar equipos puede presentar desafíos, imagina buscar la colaboración interdisciplinaria. Sin lugar a dudas, debes estar preparado para enfrentarte a situaciones complejas, causadas por la diversidad que, bien conducida, tantos beneficios puede brindar. ¿Te gustaría descubrir cómo aplicar eficazmente la colaboración transfuncional en la gestión de proyectos? Continúa leyendo.

FAQ

10 consejos para aplicar la colaboración transfuncional y alcanzar las metas compartidas

La empresa es un ente compuesto por diversos departamentos que, en mayor o menor medida, interactúan entre sí. En el pasado, era bastante habitual que las actividades se considerasen propias de uno u otro departamento. Sin embargo, hoy en día, los expertos han comprendido que la mejor manera de alcanzar el éxito es a través de la creación de metas compartidas que marquen el rumbo a seguir. Básicamente, es imposible concebir un proyecto que pueda llevarse a cabo de manera aislada solo por un departamento. En general, la colaboración en equipo es lo que logra que los proyectos lleguen a buen puerto. Pero ¿cómo puedes conseguir que los diversos departamentos, con sus hábitos y formas de hacer las cosas, confíen los unos en los otros y se desempeñen como un verdadero equipo? 

La respuesta a esta pregunta tiene nombre: el secreto es fomentar la colaboración transversal, también conocida como colaboración transfuncional. Esta metodología busca que los diferentes departamentos trabajen mejor juntos. Como puedes imaginar, conseguir que estos equipos, que probablemente tengan formas únicas de desempeñarse y herramientas preferidas para hacerlo, actúen como un solo grupo, puede ser extremadamente difícil. No obstante, no debes dejar de intentarlo porque la colaboración de equipos transfuncionales puede ser lo que necesitas para obtener soluciones innovadoras que satisfagan a tus clientes y al mercado, a la vez que contribuyen al crecimiento empresarial. ¿Tienes curiosidad? Toma nota de estas recomendaciones.

1. Establece metas compartidas que aúnen al equipo

Al hablar de equipos transfuncionales, hacemos referencia a un grupo de profesionales que provienen de diversas áreas de especialización. Esto implica que poseen diferentes formas de pensar, de actuar, de comunicarse y, también, de llevar a cabo sus tareas. Por lo tanto, redactar una meta alcanzable, medible, clara, relevante y específica a cumplir en un periodo determinado es esencial. Puedes invitar a los miembros del equipo a refinar en conjunto los objetivos de cada estadio del proyecto para que cada participante se sienta dueño del mismo.

Sin embargo, no solo es necesario que prepares un objetivo que indique la dirección a seguir por todos los departamentos participantes, sino también que expliques a cada uno de ellos cómo su labor contribuirá a la consecución de dicha meta. Si logras que todos los especialistas participantes comprendan la importancia de lo que están haciendo, aumentarás su compromiso y facilitarás la colaboración transversal. Asimismo, sería interesante que tomases nota de los entregables reales necesarios para lograr ese objetivo. 

2. Adopta una perspectiva holística para comprender cada parte del proyecto

Una vez conozcas el objetivo central del proyecto, tendrías que planificar de forma holística. No pienses en lo que realizaría cada departamento. Enfócate en tomar nota de los procesos, las tareas y las subtareas a realizar, entendiéndolas como partes integrales de un proceso transversal más grande. Así, podrás lograr una comprensión profunda de cómo cada tarea contribuye al éxito del proyecto y del negocio.

Reflexionar de esta manera te permitirá encontrar una forma más eficiente de organizar cada paso a seguir. Podrás identificar la presencia de redundancias y optimizar los flujos de trabajo. En caso de descubrir durante tu investigación que existen silos departamentales, o grupos de personas caracterizados por encontrarse aislados del flujo de información empresarial (es decir que no aportan su opinión ni conocimientos, ni tampoco se benefician de los de los demás), deberás incidir en cada uno de ellos para fomentar la colaboración transversal a la que aspiras en última instancia.

3. Organiza el proyecto y determina quiénes formarán parte del mismo

Tras analizar el proyecto como una unidad, llega el momento de asignar tareas. En este punto, ya sabrás cuáles debería ejecutar cada departamento. Si tienes alguna duda, solamente debes tomarte un momento para evaluar quién tiene la experiencia y el conocimiento adecuados para brindar la máxima calidad con el mejor uso de recursos. Los equipos transfuncionales se benefician de la combinación única de habilidades y talentos que cada miembro aporta. Por eso, como gerente de proyecto, asegúrate de contar con los profesionales idóneos para lograr el objetivo. 

A fin de evitar conflictos, no olvides implementar una aplicación de gestión de tareas que te permita delimitar claramente las responsabilidades de cada participante, los recursos asignados y la fecha límite de entrega. Establecer roles claros contribuye a que los empleados trabajen de forma transversal con otros equipos para hacer el trabajo, lo que lleva a una toma de decisiones más inteligente y sostenible.

4. Construye la confianza entre los miembros de los equipos transfuncionales

¿Deseas lograr una colaboración eficaz en los procesos interdepartamentales? Entonces, debes preocuparte por cimentar la confianza entre los miembros de los diversos departamentos. Para ello, estructura todo intercambio sobre la base del respeto. Sin respeto, no puede construirse la confianza. Ten en cuenta que cada departamento puede tener maneras diferentes de interactuar o una terminología especializada que podrían ser malinterpretadas por otras áreas. Por lo tanto, no está de más que regles las comunicaciones con un manual de conducta. Esto minimizará el riesgo de malentendidos.

Asimismo, podría ser interesante invertir en acciones de construcción de equipo, mezclando a los miembros; es decir, intercalando profesionales de distintos departamentos para ayudar a que se conozcan. Esto no quita que, como líder, deberías intentar mantener una conversación uno a uno con todos los miembros del equipo para, así, poder brindarles apoyo y guiarles de la mejor manera posible.

5. Implementa herramientas de colaboración para contribuir a la comunicación fluida dentro del equipo de proyecto

La comunicación es uno de los pilares esenciales de la gestión de proyectos, más aún cuando se busca fomentar la colaboración transversal. Abrir canales de comunicación, tanto formales como informales, es la mejor forma de asegurarte de que los datos fluirán y los diversos departamentos participantes del proyecto no se comportarán como silos, dificultando el avance hacia la meta. El uso regular del chat, las llamadas, las videollamadas y las videoconferencias te permitirá mantener a todos los miembros del equipo informados, a la vez que facilita el intercambio de datos y opiniones. Sin embargo, ¿cómo puedes comprobar que todos colaboran verdaderamente fuera de su departamento?

Para ello, debes llevar a cabo un cambio de mentalidad. Los miembros del equipo deben concebir a la colaboración transversal como una manera de alcanzar excelentes resultados, pero principalmente como una forma de hacer mejor su propio trabajo. Remarcar exactamente cuáles son los roles de cada profesional y cómo impactan en el resultado final es algo que no deberías dejar de hacer. Asimismo, organiza reuniones regulares para verificar que el proyecto esté avanzando como se espera. Por otra parte, usa regularmente una plataforma que permita el trabajo en grupo en tiempo real. De este modo, los trabajadores podrán editar documentos en conjunto, compartir comentarios y lograr, así, un resultado final colaborativo. 

6. Habilita la posibilidad de fracasar como un estadio hacia el aprendizaje

Seguramente, te estés preguntando por qué abordamos el fracaso en un artículo cuya temática central es la colaboración transversal como escalón hacia la cima del éxito. Pues bien, a menudo, el fracaso se ve como algo negativo, pero esto es un error conceptual que no deberías cometer: el fracaso es una oportunidad para el crecimiento y el avance. 

Crea una cultura organizacional que no le tema al fracaso. Promueve para ello la experimentación. Permite que los equipos transversales exploren nuevas ideas y enfoques. Alienta los procesos iterativos y fomenta un entorno libre de riesgos para probar diferentes soluciones y aprender de los errores cometidos en el camino. Estos brindan valiosas lecciones que ayudan a los equipos a desarrollar una mentalidad de mejora continua y a descubrir nuevas formas de abordar problemas. La variedad de habilidades de estos equipos contribuye a que las soluciones buscadas sean innovadoras y sumamente creativas.

7. Prepárate para la resolución de conflictos y las situaciones complicadas

No hay dudas de que el conflicto en el lugar de trabajo es común, más aún cuando un equipo de proyecto reúne a profesionales de diferentes sectores y con diversas habilidades. Algunos departamentos están acostumbrados a trabajar de manera aislada. Otros, a señalarse entre sí y repartir culpas en lugar de trabajar de manera colaborativa.

La creación de equipos transfuncionales a menudo puede dar lugar a que las personas compitan por el poder, la influencia y los recursos que, en general, son limitados. Como líder de proyecto, tienes que estar preparado para aceptar y gestionar estos conflictos. Las diferencias de opinión pueden ser concebidas como oportunidades o disparadores de nuevas formas de hacer las cosas.

8. Desarrolla un cronograma visual para el proyecto

Sin planificación, ningún proyecto podría concluirse según lo esperado, por muy básico o sencillo que fuere. En el caso particular de los proyectos basados en la colaboración transversal, el plan debe ser extremadamente detallado y, de ser posible, muy visual. Las aplicaciones disponibles en el mercado, como Bitrix24, ofrecen plantillas de gestión de proyectos que podrías adaptar según tus necesidades.

En el caso particular de Bitrix24, la plataforma ofrece la posibilidad de emplear, además del gestor de tareas, el Tablero Kanban o el Diagrama de Gantt. El primero le permitirá a los equipos de cada departamento visualizar las prioridades de trabajo y los plazos a través de una serie de tarjetas móviles y columnas específicas. Esta manera de ver el flujo de trabajo puede simplificar hasta el proyecto más complejo. Por su parte, el diagrama de Gantt es la opción ideal para proyectos extensos con líneas de tiempo superpuestas porque permite ver la correlación temporal entre las diferentes etapas y tareas. ¿Ya has elegido cuál implementarás?

9. Monitorea los procesos y realiza cambios de ser necesario

Uno de los beneficios más destacables de la colaboración de equipos transfuncionales es su agilidad, entendida como la capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios. En general, los proyectos transversales adoptan un enfoque ágil para garantizar que el trabajo sea verdaderamente colaborativo y transparente. Así, se emplean herramientas colaborativas que simplifican el control de los avances y, también, la detección de problemas.

Evalúa continuamente el desempeño. Refina procesos de ser necesario. Toma decisiones informadas. Implementa nuevas herramientas que fomenten la colaboración efectiva en toda la empresa. Verás cómo tu equipo, constituido por profesionales con múltiples habilidades diferentes, es capaz de adaptarse en un abrir y cerrar de ojos, modificando su actuar para alcanzar el éxito.

10. Implementa el uso de calendarios grupales para facilitar la consecución de las metas compartidas

¿Quieres promover la colaboración transversal y lograr metas compartidas en la gestión de proyectos? Emplea, entonces, calendarios de equipo. Estos permiten una organización y una coordinación más eficientes entre los miembros al proporcionar una visión clara de los eventos y las tareas programadas. Mejorarás la comunicación y evitarás conflictos de horarios, lo que facilitará la planificación y la ejecución de proyectos.

En este contexto, el calendario de Bitrix24 destaca como una de las mejores opciones en el mercado. Intuitivo y versátil, permite programar eventos tanto para toda la empresa como para grupos específicos o, incluso, personales. Además, ofrece la opción de configurar eventos como públicos o privados, garantizando la privacidad cuando se trabaja en proyectos sensibles. Elige el horario para un evento observando las horas disponibles para cada participante y minimiza, así, las posibilidades de conflictos de horarios. Además, Bitrix24 se sincroniza con MS Outlook y Google Calendar; ¡cualquier cambio realizado se refleja automáticamente en otras aplicaciones y viceversa! Esto asegura que todos los miembros del equipo estén actualizados y al tanto de los eventos programados, sin importar la plataforma que utilicen o el departamento al que pertenezcan.

La colaboración transversal puede ser determinante para el éxito del proyecto

La colaboración transversal permite unir los conocimientos y los recursos de diferentes departamentos en busca de metas compartidas. Para lograr una colaboración en equipo efectiva, es importante establecer metas claras que aúnen al equipo. Asimismo, hay que adoptar una perspectiva holística al analizar el proyecto y, posteriormente, organizar las tareas para asignar a los profesionales adecuados. Sin embargo, nada de esto impulsará el proyecto si el mismo no se cimienta sobre la confianza y el respeto. ¡Presta atención a este punto!

El uso de herramientas de colaboración y comunicación podría ayudar a alcanzar los objetivos comunes, así como a promover una cultura positiva que brinde seguridad a los empleados. Por supuesto, gestionar a un equipo tan heterogéneo te planteará variados desafíos. No te dejes sorprender por ellos. Monitorea los avances y toma decisiones según sea necesario. Por último, quizá te interese crear un programa de reconocimiento y recompensas para aquellos profesionales que destaquen por su labor colaborativa, ya que es una estrategia efectiva para mejorar el rendimiento y la eficiencia. Al ofrecer incentivos, le brindas a los miembros del equipo una motivación adicional, más allá de los resultados generales de la empresa. 

Si bien llevar a la práctica la colaboración transversal puede resultar complejo, es un camino que merece la pena al conducir a soluciones más creativas y eficientes, y fomentar el aprendizaje y la adaptabilidad frente a los cambios. ¿Estás preparado para aplicar estos diez consejos y mejorar la productividad de tu empresa?