Bloqueo de tiempo para gerentes de proyecto: cómo hacerlo funcionar

El bloqueo de tiempo se ha convertido en una estrategia fundamental para los gerentes de proyecto en su búsqueda por optimizar la gestión del tiempo y aumentar la productividad. ¿Es este tu objetivo, pero no sabes cómo lograrlo? Nuestro artículo te brindará las claves que necesitas para realizar una organización más eficiente de tus responsabilidades diarias.

Esta estrategia de gestión de tiempo te brinda una estructura sólida y, a la vez, adaptable para la planificación de tu flujo de trabajo. Ahora bien, para implementarla tienes que comprender profundamente las necesidades y las prioridades de cada proyecto. ¿Preparado para descubrir los mejores consejos para gerentes de proyecto?

FAQ

Cómo poner en práctica la gestión de proyectos con bloques de tiempo de forma eficiente

Deja de preguntarte qué es el bloqueo de tiempo y prueba esta estrategia que ha conquistado a profesionales a lo largo del mundo. Anímate a determinar periodos de trabajo cada día para minimizar las distracciones y fomentar la máxima concentración. Al agrupar tareas, serás capaz de enfocarte al 100 % en cada temática y, de ese modo, desempeñarte de manera más productiva.

Muchos gerentes de proyecto han comenzado a implementar el time blocking, o bloqueo de tiempo, para abandonar de una vez y para siempre la multitarea, tan extendida en el mundo laboral actual. Aprende a gestionar tu energía de manera consciente y aprovecha tu tiempo. Cumplir con los objetivos y, a su vez, disfrutar del tiempo libre es posible. Continúa leyendo y descubre los mejores consejos para aplicar esta popular estrategia de gestión del tiempo y obtener todos los beneficios que puede aportarte.

1. Prioriza las tareas y determina cuáles debes realizar cada día

Entre los mejores consejos para gerentes de proyecto, destaca la priorización de las tareas como la forma más eficiente de organizar el día a día. Como líder, seguramente se acumulan sobre tu escritorio cientos de documentos, además de múltiples correos electrónicos, chats, planificaciones que llevar a cabo, reuniones y muchas otras actividades. Frente a esta situación, es fácil sentirse desmotivado y sobrepasado, y esto, justamente, afecta a tu productividad y, por ende, a la consecución de los objetivos. Deja de llevar a cabo tareas según te las solicitan o las recuerdas. Tómate un tiempo cada semana para estructurar una lista de acciones que debes llevar a cabo.

¿Quieres crear un cronograma de bloqueo de tiempo exitoso? Entonces, enumera todas las tareas que debes completar, incluyendo la fecha de entrega de cada una de ellas. Luego, priorízalas. Recuerda tomar en consideración su importancia, más allá de su urgencia. Los gerentes de proyecto deberían enfocarse principalmente en la planificación estratégica y la toma de decisiones. Por lo tanto, no dudes en delegar y automatizar todo lo que te sea posible. La priorización te permitirá abocarte a lo verdaderamente significativo de cara al objetivo. Así, si un día no logras cumplir con todo lo planeado, dejarás para el día siguiente tareas que puedes postergar.

2. Divide las tareas complejas en partes más manejables

¿Cuántas veces te has sentado a comenzar tu día laboral y te has encontrado con una tarea por delante que, debido a su magnitud, no sabías cómo abordar? Para que la gestión de proyectos con bloques de tiempo sea eficaz, se recomienda dividir cada tarea compleja en partes más pequeñas y abordables. Esto te ayudará a que cada labor sea más accesible y manejable. Siéntate en tranquilidad y desglosa cada tarea en actividades pequeñas que simplifiquen tu día a día.

Puede resultar interesante que tomes nota del tiempo estimado que necesitas para ejecutar cada una de ellas. Esta estimación facilitará la programación del bloqueo de tiempo en tu agenda. En este punto, merece la pena señalar que no debes subestimar las tareas. Incluso aquellas actividades consideradas sencillas, como una investigación en internet, puede requerir más tiempo de lo que piensas. Para evitar demoras, siempre cuenta con un pequeño margen de error en tus cálculos. De este modo, evitarás que se retrase, dentro de lo controlable, tu cronograma.

3. Analiza en qué momento del día eres más productivo

Una vez hayas determinado la prioridad de tus tareas pendientes, tienes que definir en qué momento del día las llevarás a cabo. Antes de iniciarte en la estrategia de bloqueo del tiempo, debes considerar en qué momento del día tienes mayor capacidad de concentración. Hay personas diurnas y otras, nocturnas. Algunos profesionales aseguran que la creatividad se despierta por la mañana, mientras que otros prefieren las horas a la luz de la luna para estas actividades.

La realidad es que cada persona es diferente y, por lo tanto, tienes que conocerte bien para saber en qué momento tienes mayor energía. Durante esos periodos, conviene que programes las acciones que exigen más de ti y dejes para otro momento las repetitivas o sencillas, como responder a emails. ¿Te sientes energizado tras el almuerzo o, por el contrario, te resulta difícil mantener los ojos abiertos sin una taza de café? Al llevar a cabo la programación de proyectos y tareas, ten en cuenta estas variaciones de energía. Planifica las tareas más importantes para los momentos de mayor rendimiento y las más fáciles para el resto del día.

4. Bloquea momentos del día para actividades que requieran tu máxima concentración y desactiva todas las notificaciones

Diversos estudios empíricos han demostrado que, en promedio, un profesional tarda entre 20 y 25 minutos en recuperar la atención plena frente a una distracción. Por este motivo, cuando consultas tus redes sociales, miras el WhatsApp o el chat empresarial, o, simplemente, conversas con un compañero de trabajo, pierdes productividad. La respuesta para evitar esta problemática es sencilla: emplea el bloqueo de tiempo total una vez al día o, al menos, un par de veces por semana.

En este caso, no nos referimos a la estrategia de bloqueo de tiempo tal como la hemos desarrollado hasta el momento, sino a un bloque dentro de la agenda que impida toda clase de interrupciones. Durante un determinado periodo de tiempo, desconecta las notificaciones, solicita que no te pasen llamados y coloca un cartel “No molestar” en la puerta de tu oficina. Cierra todas las aplicaciones que no se relacionen totalmente con la tarea que tienes por delante y concéntrate. Verás cómo logras mayores avances en este tiempo que cuando trabajas en modo multitarea. 

5. Agrupa las reuniones para reducir la pérdida de tiempo

Habitualmente, tendemos a distribuir las reuniones a lo largo del día, con un tiempo de planificación o trabajo en la oficina entre ellas. Ahora bien, ¿has pensado cuánto tiempo desperdicias de esta manera? ¿Sabías que los expertos sostienen que las personas tardamos alrededor de media hora en concentrarnos entre una tarea y otra? Esto considerando que las tareas consecutivas varíen notablemente, por ejemplo, una reunión seguida de una hora de planificación. Por este motivo, quizá te convenga agrupar las reuniones al implementar el bloqueo de tiempo.

Esta técnica recibe el nombre de batching de tareas. Básicamente, se considera que al agrupar un tipo de actividad, tu cerebro se adaptará más rápido entre una tarea y otra, minimizando la cantidad de minutos necesaria para alcanzar la máxima concentración. Asimismo, al organizar tus compromisos con otras personas en bloque, tendrás más tiempo libre para cumplir con tus otras obligaciones. ¡Olvídate de dejar una tarea a la mitad porque tienes una reunión! Por supuesto, puedes dejar 10 o 15 minutos entre una reunión y otra para recargar energías, beber un café, estirar las piernas, o ir al baño.

6. Incluye en tu agenda periodos de descanso o tiempo libre

El bloqueo de tiempo no solo te ayudará a llevar a cabo una buena programación de tus días en la oficina, sino también a diagramar momentos de descanso y tiempo libre. El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es esencial para mantener un buen desempeño de manera sostenida. El exceso de trabajo puede producir el síndrome de burnout. Por lo tanto, ¡no dudes en determinar momentos para practicar deporte o un pasatiempo!

Esta estrategia de gestión del tiempo puede ayudarte a que cumplas con esas actividades personales que tanto deseas realizar y para las cuales no encuentras el momento adecuado. Programa tu horario de almuerzo, bloques de descanso, un horario para hacer ejercicio o para asistir a un curso o capacitación. Ahora bien, no saltees estos bloques si ves que estás retrasado con los compromisos laborales. El tiempo libre es tan necesario como el que dedicas a tu profesión. De hecho, te aconsejamos programar, también, tiempo libre, sin ninguna actividad asociada. Seguramente, encontrarás algo que desees hacer llegado el momento.

7. Prevé tiempo a asignar en caso de tareas imprevistas o urgentes

Si crees que el bloqueo de tiempo resolverá todos tus problemas organizativos, lamentamos decirte que esto no es del todo cierto; al menos no todos los días. Como bien sabes, se producen situaciones inesperadas que requieren la atención de los gerentes de proyecto y que no puedes delegar ni dejar para mañana. Estas afectan la programación de tu agenda y pueden impactar generando importantes demoras en la consecución de tus objetivos.

Sin embargo, ¿qué dirías si te contáramos que puedes prever estas situaciones? Si bien es cierto que nunca sabrás en qué momento pueden acontecer estos imprevistos (de ahí su nombre), puedes programar un bloque de tiempo flexible en tu día. Así, podrías mover un bloque en caso de tener que atender a una reunión de último minuto o resolver una urgencia. También, tendrías la posibilidad de contar con tiempo extra para realizar esas tareas que no contemplabas. Excelente idea, ¿verdad? Por último, analiza la tarea inesperada y actúa sobre ella en función de su importancia y urgencia.

8. Recuerda que la adaptabilidad y la flexibilidad son esenciales, incluso al emplear el bloqueo de tiempo

El sistema de bloqueo de tiempo no se presenta como una estrategia flexible. Sin embargo, en un mundo en continua evolución, la flexibilidad debe formar parte intrínseca de toda gestión empresarial, incluso al hablar de la gestión de proyectos con bloques de tiempo. 

No dupliques tu agenda porque incluso si tus tareas no cambian de una semana a la otra, probablemente sí lo hagan tus prioridades. Cada viernes, tómate el tiempo para organizar la próxima semana. Lleva a cabo el análisis paso a paso que te hemos presentado y programa cada día para alcanzar tu máxima productividad. 

9. Utiliza una solución tecnológica para visualizar rápidamente tu programación de proyectos y de tu tiempo libre

La última recomendación que queremos darte para que el uso del bloqueo de tiempo te ayude a alcanzar el éxito es que, en paralelo, implementes un software que te deje ver en cuestión de segundos todo lo que tienes por delante cada día y cada semana. En el mercado, existen muchas herramientas que podrían cumplir con este requisito. Entre ellas, destaca Bitrix24 como una de las más completas.

En Bitrix24, no solo puedes utilizar un calendario personal y otro para tu equipo de proyectos. Además de múltiples calendarios, la herramienta ofrece otras soluciones, como el Cuadro Kanban o el Diagrama de Gantt. Estas dos posibilidades emplean tarjetas y colores para que visualizar lo que hay por hacer sea mucho más sencillo. También, podrías emplear su completo gestor de tareas y proyectos para, por un lado, organizar tu día a día, incorporando todos los detalles que necesitas para llevar a cabo cada tarea, y, por otro, delegar, asignar tareas y controlar los avances. 

El bloqueo de tiempo contribuye a aumentar la productividad

Toma nota de todas las tareas que tienes por delante. ¿Cuáles son delegables y cuáles, tu responsabilidad? ¿Qué prioridad tiene cada una? Cuando sepas esto, podrás comenzar a programar el bloqueo de tiempo de tu agenda. Por supuesto, tomando en consideración tus momentos de mayor concentración y agrupando reuniones siempre que sea posible. No olvides delimitar tiempo de descanso y, también, para imprevistos. 

Evita distracciones y busca alcanzar la atención plena para disminuir el tiempo que debes dedicar a cada tarea para su conclusión. Confía en una herramienta de gestión de tiempo como Bitrix24. De este modo, podrás organizar tus días en un abrir y cerrar de ojos, llevar a cabo modificaciones en un clic y monitorear el avance de los proyectos siempre que lo desees. ¿Aún no tienes tu cuenta? Prueba Bitrix24 hoy mismo.