Antes de elegir un agile CRM: 10 cosas que debes saber

Antes de elegir un agile CRM: 10 cosas que debes saber

Una herramienta agile CRM le sirve a la empresa en diferentes áreas, pero principalmente lo usarán los equipos de marketing y ventas. Marketing se encarga de la parte de captación de leads, mientras que el departamento de Ventas se encarga de cerrar la venta hasta convertir el lead en cliente.

Con un agile CRM, los usuarios tienen una plataforma unificada que reúne toda la información en una sola página, agilizando sus tareas, mejorando la comunicación y la colaboración, aumentando la productividad y el rendimiento tanto a nivel individual como colectivo. Como puedes observar, el agile CRM va más allá de una herramienta ya que este ayuda también en la automatización de procesos. Por esto, antes de elegir un agile CRM es muy importante entender qué parte del proceso quiere automatizar tu empresa.

Si estás valorando qué CRM elegir y no sabes muy bien por dónde empezar, estos 10 aspectos te ayudarán a tomar una decisión mucho más razonada en base a las necesidades reales de tu compañía.

1. Analizar cuántas personas hay implicadas en ambos equipos

Es esencial entender qué necesidades tienen las personas que trabajan en el departamento de Marketing y el departamento de Ventas, y en qué partes del proceso trabajan conjuntamente o de forma individual. Por ello, es fundamental realizar reuniones para anotar y comprender cuáles son sus peticiones en el proceso de trabajo. Este trabajo previo, te ayudará a elegir un agile CRM adecuado a las expectativas del equipo.

2. Plasmar el flujo de trabajo entre equipos de forma gráfica

Comprendidas las necesidades de las personas y equipos que forman parte del proyecto, es necesario plasmar el flujo de trabajo a nivel visual. De esta manera es posible comprender los puntos de contacto que se establecen entre los diferentes equipos y establecer flujos, procesos o workflows.

3. Establecer una lista de prioridades que debe cubrir el CRM

Una vez evaluadas las necesidades y el flujo de trabajo entre los equipos, es recomendable establecer las prioridades básicas. Es posible que la herramienta CRM no cubra el 100% de las aspiraciones que tenga tu equipo, por lo que debes priorizar aquellas necesidades que indiscutiblemente debes satisfacer.

Una de las dificultades a la hora de elegir un agile CRM es precisamente decidir qué es relevante para el negocio. Teniendo claro qué se quiere solventar y los principales motivos para la adquisición de la herramienta la elección es mucho más sencilla.

4. Realizar un estudio de herramientas disponibles en el mercado

Una vez establecidos los criterios y prioridades, ha llegado el momento de realizar una investigación de mercado de soluciones de software. En esta fase es interesante anotar todas las posibilidades disponibles e ir marcando el número de características deseadas que cumplen. De esta forma se pueden establecer entre tres o cuatro herramientas finalistas para empezar a realizar una comparativa de CRM más detallada.

5. Comparar las herramientas de software finalistas

En la etapa de comparación en la que han resultado finalistas tres o cuatro herramientas agile CRM, entran en juego dos factores: funcionalidades y precio. Si entre las tres o cuatro que han llegado a la etapa de selección final todas cuentan con las mismas características, entonces será interesante valorar las condiciones económicas. Hay herramientas de agile CRM gratuitas con muchas posibilidades.

Bitrix24 es un agile CRM gratuito que proporciona los beneficios de la automatización para equipos de ventas y marketing. La automatización de los embudos de ventas, administración de canales, informes de ventas, cálculo automático del ROI, son solo algunas de sus funcionalidades. Además, ofrece multitud de herramientas para la gestión integral de tu negocio.

6. Tener en cuenta las reseñas de los usuarios 

En ocasiones, las dudas sobre cómo elegir el CRM más adecuado se resuelven con el apoyo de reseñas de usuarios externos. De hecho, los comentarios que ha dejado otro comprador previamente sobre una herramienta de software afectan de forma considerable en la fase de compra. Acceder a portales web, como Capterra, que comparan herramientas de software y ofrecen opiniones de otros clientes puede servir de guía para tomar una decisión más razonada. Además, estas plataformas comparadoras permiten filtrar por número de reseñas y ayudan a elegir un agile CRM basándose en un volumen amplio de opiniones.

7. Valorar la posibilidad de realizar una demo comercial

Elegir un CRM es mucho más sencillo si se coordina una breve reunión con un especialista comercial de la compañía. Poder contar con una demo antes de la compra es vital para entender cómo realmente esta herramienta puede ayudar al negocio. Las demos que incorporan materiales de vídeo y se realizan con el acompañamiento de un comercial ayudan a eliminar dudas y a entender la mayoría de funcionalidades. Dedicar entre 30 minutos o una hora a la presentación de la demo será una acción a considerar para comprender si el producto de software se adapta a las necesidades de tu negocio.

8. Solicitar un periodo de prueba gratuito

Asegurarse de cómo elegir un CRM adecuado a la estructura de la empresa, en ocasiones, pasa por solicitar una versión de prueba gratuita durante 30 días. Las empresas creadoras de software son conscientes que elegir un agile CRM no es tarea sencilla debido a la complejidad del producto. Algunas soluciones de software como Bitrix24 permiten instalar el producto de forma local o en la Nube durante un periodo de tiempo determinado para que los empleados de diferentes equipos puedan familiarizarse con la herramienta. Esta es, sin duda, una de las mejores formas de asegurarse que la herramienta encaja con tu negocio y el equipo antes de realizar una inversión tecnológica.

9. Revisar las integraciones con otras otras aplicaciones

Otro aspecto que no deberías olvidar en la fase de investigación es la posibilidad de integración con otras herramientas del mercado. En el caso que la empresa ya cuente con una serie de programas, tanto a nivel de ventas como de marketing, deberías verificar las compatibilidades. Además, si pretendes escalar el negocio y conseguir que se integre la web con el agile CRM debes escoger una herramienta de software que cuente esta posibilidad.

Herramientas como la de Bitrix24 están enfocadas a estrategias de growth hacking permitiendo crear landing pages, captación de leads y creación de campañas de email marketing, entre otras. Estas posibilidades de automatización facilitan la escalabilidad de los proyectos mejorando el rendimiento global de la empresa.

10. Verificar la satisfacción del servicio de atención al cliente

Que el servicio de soporte de atención al cliente sea rápido y eficiente es una de las claves para escoger una buena herramienta de agile CRM. Llegado el caso que un responsable de la compra de software siga dudando sobre cómo elegir CRM, uno de los criterios más efectivos es tener en cuenta el servicio de helpdesk que ofrecen. Elegir un agile CRM que cuente con un servicio al cliente que conteste a todas las preguntas y en un periodo de tiempo muy breve, es un factor definitivo para tomar la decisión de inclinarse por la compra de un software u otro.