Si trabajas online y colaboras con un equipo, seguramente ya has utilizado alguna herramienta para gestionar tareas. Y, entre ellas, la app Trello es una de las más conocidas por varias razones, principalmente debido a su capacidad para organizar tareas y trabajar en tableros visuales.
Independientemente de cuán buena algunas personas piensen que es esta aplicación, a veces vale la pena hacerse preguntas y ver si hay otros productos que puedan satisfacer mejor nuestras necesidades específicas de cada proyecto y de cada organización.
Si deseas combinar herramientas y ver si existe un software orientado a tareas que se adapte mejor a tus necesidades, en este artículo queremos contarte más detalles sobre el software de gestión de proyectos, como Brainly. La siguiente es una lista seleccionada de algunas de las mejores alternativas de Trello del mercado y cada una tiene sus pros y contras. ¡Vamos a empezar!
¿Qué es Trello exactamente?
Trello es un software muy fácil de usar que fue pensado para facilitar la colaboración empresarial entre personas y así gestionar distintos proyectos, ya sean personales o empresariales. Lo puedes usar tanto desde su aplicación como desde el escritorio y en cada tarjeta se puede subir:
-
texto,
-
checklists,
-
cálculos de matemáticas,
-
una foto,
-
links y mucho más.
Como puedes ver, la idea es que todos los recursos que se necesitan para cada proyecto queden organizados dentro de una tarjeta a la que todos tienen acceso.
Trello obtiene la mayor parte de su poder gracias a su capacidad de incluir aplicaciones de terceros además de los "potenciadores", como por ejemplo conectar otras aplicaciones o crear listas. Sin embargo, estos potenciadores tienen un coste adicional de casi 9,99 dólares por usuario.
¿Cuáles son las principales limitaciones de Trello?
Es posible que esté utilizando Trello para sus necesidades de gestión de tareas y gestión de proyectos. Sin embargo, existen algunas limitaciones con este software y no podemos dejarlas pasar, sobre todo si manejas volúmenes grandes de datos y quieres saber más sobre su precio o tiempos de respuesta. Estas son algunas de las principales limitaciones de Trello app:
1. No está pensado para proyectos grandes
Trello tiene un pequeño gran defecto que tienes que tener en cuenta: no está particularmente diseñado para proyectos grandes y complejos. Le faltan varias funcionalidades y características a la aplicación para que sea más sencillo colaborar con otros y llevar un seguimiento de las listas de tareas.
Por esta razón es que es posible que Trello no sea la mejor solución para una organización complicada con tantas tareas que requieran una gran cantidad de tableros Kanban, tareas, subtareas, listas y tarjetas (manejar demasiados tableros en la app puede ser confuso y traer problemas a largo plazo).
2. Los complementos no son gratuitos
Los usuarios de Trello deben pagar por complementos como diagramas de Gantt, calendarios y prioridades. Esta es una limitación bastante grande porque una herramienta de gestión de proyectos ya debe proporcionar estos complementos sin pedir dinero, sobretodo considerando que esta herramienta de gestión de proyectos ya tiene un plan pago.
3. Diseño de interfaz de usuario limitado
Si bien el diseño fácil de usar de Trello es uno de sus principales puntos de venta, la vista del tablero Kanban es la única opción que los usuarios pueden explorar. Tiene limitaciones en términos de revelar el flujo de trabajo general, incluidas las prioridades, lo que hace que la gestión de proyectos sea un desafío para los directores de proyectos en lugar de facilitar la visualización y la colaboración.
No mostrar dependencias de tareas
El hecho de que Trello no muestre las dependencias de las tareas puede generar muchos malentendidos y confusión durante el proyecto. Los gerentes de proyectos requieren dependencias de tareas para adquirir información de la ruta que el proyecto tendría que decir. Veamos el ejemplo de una escuela, en el mundo de la educación. Si el director de la escuela necesita seguir un proyecto educativo, debería poder ver qué tarea está haciendo cierto profesor y cómo depende esa tarea de las otras.
A los miembros del equipo puede resultarles difícil coordinar, planificar y realizar un seguimiento de tareas específicas sin el uso de un diagrama de Gantt. De hecho, los diagramas de Gantt son necesarios para planificar proyectos, actualizar cronogramas, enfatizar rutas cruciales y visualizar el trabajo en una vista de línea de tiempo.
Las 6 Mejores Alternativas a Trello
Entonces, si estás buscando organizar tus tareas pendientes y tus listas de tareas, siempre puedes usar software como Notion o Basecamp para tener tu vida en orden. Pero si lo que deseas es colaborar, compartir archivos con otros miembros del equipo, subir fotos, definir fechas y organizar, en suma, proyectos empresariales, entonces hay varias apps para hacer tareas que son especiales para esto. Veamos en detalle cómo te pueden ayudar.
1. Bitrix 24
Otra de las mejores aplicaciones para hacer tareas que puedes usar para organizar tus flujos de trabajo es Bitrix 24. Además de ser un excelente CRM, este software te da muchas funcionalidades para que tengas un excelente manejo de las tareas y de tu tiempo (y también el del equipo). Uno de los mejores ejemplos es que puedes crear un calendario grupal, organizar reuniones de equipo y enviar recordatorios a todos los asistentes para que nadie se pierda ningún plazo o deadline.
Estas son algunas funcionalidades que lo distinguen de Trello:
-
Fácil coordinar reuniones y enviar recordatorios relevantes.
-
Es posible setear eventos recurrentes para no tener que hacerlo cada vez que sea necesario.
-
También se puede manejar vacaciones y otros días libres.
-
Ordenar tareas en orden de prioridad y de jerarquía.
2. Asana
Asana, similar a Trello, se encuentra entre las herramientas de gestión de proyectos más comunes. Es ampliamente utilizado por diferentes equipos no técnicos para monitorear quién hace qué y cuándo.
Asana tiene varias vistas, como tableros, listas y calendario, que permiten a los equipos monitorear su trabajo.
La diferencia es que es muy fácil intercambiar:
-
archivos adjuntos,
-
notas,
-
seguir y dar me gusta a tareas,
-
insertar fechas de entrega
-
y recibir notificaciones por correo electrónico cuando se le confía una tarea o si alguien de su equipo ha realizado modificaciones en el proyecto o tarea.
Asana simplifica la inserción de archivos en las tareas, tiene un tamaño de hasta 100 MB para subir archivos y la mejor parte es el almacenamiento sin límite. Con muchas integraciones de terceros como Dropbox, Zendesk, Hipchat, Jira y muchas más, Asana mejora tu productividad y te ayuda a administrar todas tus operaciones desde una sola herramienta.
¿Por qué preferir Asana a Trello?
-
Múltiples tareas con dependencias
-
Vista de lista para ver tus tareas
-
Interactivo para usar
-
Integraciones variadas
-
Vista del panel
3. Monday
Monday es bastante más compleja que Trello y se considera una plataforma escalable, pensada para empresas con proyectos más grandes. Esta plataforma de trabajo puede ser utilizada tanto por pequeñas empresas como por grandes empresas, pero ten en cuenta que tiene la capacidad de manejar y monitorear procesos complejos. La herramienta ofrecerá información sobre la carga de trabajo, el presupuesto, el progreso del proyecto.
Características:
-
Puedes importar tus proyectos desde Trello.
-
Habrá una sincronización constante de datos en tiempo real.
-
El panel le permitirá monitorear el progreso, evaluar la carga de trabajo y administrar presupuestos.
¿Por qué utilizar Monday.com en lugar de Trello?
Monday.com ofrece diferentes opciones para analizar, organizar, ver y ejecutar los proyectos, mientras que Trello se centra en la técnica Kanban. Trello ofrece soporte a través de tickets y capacitación, mientras que monday.com brinda soporte a través de teléfono, tickets, soporte en vivo, correo electrónico y capacitación.
4. Bonsai
Y si quieres llevar el juego al siguiente nivel, no puedes ignorar a Bonsai. Además de tener un esquema más profesional y adecuado para todo tipo de negocios, tiene plantillas que son adaptables fácilmente incluso para personas que no tienen conocimientos del diseño. Bonsai también ofrece una variedad de soluciones para ayudarte a administrar su negocio de manera más eficiente, incluido:
-
el seguimiento del tiempo,
-
la gestión de tareas,
-
facturas,
-
formularios,
-
complementos con otras herramientas,
-
automatización y mucho más.
La principal audiencia para Bonsai son los diseñadores gráficos y otros artistas, pero esto no significa que no puedan utilizarlo otros freelancers u otros equipos también. Además de manejo de tareas, vas a encontrar propuestas, contratos, templates para facturas, integraciones y otras funciones muy útiles como el seguimiento del tiempo, que no está disponible en Trello.
Entonces, la mejor ventaja que te ofrece Bonsai es que puedes hacer minuciosamente un seguimiento de casi todos los aspectos que tienen que ver con manejar un proyecto, y no sólo manejar todo con tarjetas y checklists.
5. ClickUp
Y hay otra alternativa que se ha estado volviendo más popular, especialmente para las personas que gustan de usar software en inglés: ClickUp (aunque esto también puede ser una desventaja, el hecho de que no haya una versión totalmente en español).
Lo bueno que tiene son sus estados personalizados, plantillas de listas de verificación, múltiples formas de asignar tareas, dependencias de tareas, listas de verificación repetidas, vista ágil del tablero, y más. Este software es excelente para cualquier equipo porque está diseñado para equipos de diferentes tamaños y sectores y es totalmente personalizable.
Y otra cosa que puede ser de gran ayuda es que tiene una versión gratis, osea que lo puedes probar a ver si va a funcionar para ti o para tu equipo sin tener que pagar al principio. Así, puedes intentar organizar distintos flujos de trabajo, por más que no tenga la capacidad que necesitas en la versión gratuita, y luego optar por el plan pago si ves que es necesario para tus necesidades.
En la parte menos positiva, tiene demasiadas funciones y características, y entonces un principiante puede sentirse un poco perdido ante tantas funcionalidades. Otra consecuencia de estos add-ons es que a veces puede provocar errores o bugs, y entonces la app no funciona tan bien como debería. De esta manera, los líderes de un equipo deben estar preparados para dedicar mucho tiempo a incorporar el software antes de poder utilizarlo.
6. Notion
Todo el mundo habla de Notion hoy y parece que lo usan para todo: para planear viajes, hacer recetas, mostrar sus trabajos como diseñador y, como te puedes imaginar, para manejar proyectos. Si bien comenzó como una herramienta para tomar notas, ha recorrido un largo camino desde sus inicios, tratando de ser un "espacio de trabajo todo en uno" para equipos y tratando de reemplazar muchas otras herramientas.
Al igual que Trello, Notion tiene un tablero Kanban, pero es solo una de las muchas formas en que puedes organizar visualmente tu contenido en Notion. Esto ofrece posibilidades casi ilimitadas:
-
puedes crear una wiki,
-
documentar recetas,
-
organizar notas de reuniones,
-
publicar un blog,
-
hacer un portfolio,
-
mostrar distintas jerarquías en las tareas,
-
y mucho más.
¿Por qué Notion puede ser mejor que Trello?
-
Notion es más flexible y personalizable que Trello, con un conjunto de funciones más extenso.
-
Notion se puede utilizar no solo como herramienta de gestión de proyectos, sino también como wiki y base de datos, lo que le permite reemplazar múltiples herramientas de colaboración.
-
Algunos usuarios encuentran que la simple interfaz de Notion es más moderna y elegante.
-
También es muy sencilla para comenzar a usar. No necesitas hacer una gran inversión de tiempo para aprender, salvo que quieras usar alguna función avanzada o adaptar plantillas.
Conclusión sobre las alternativas de Trello
Entonces, después de todo este análisis: ¿Cómo elegir la alternativa de Trello correcta para tu equipo? No hay una respuesta correcta, pero se deberían considerar algunas cosas antes de elegir la herramienta, como:
-
Flujo de trabajo del proyecto
-
El tamaño del equipo
-
Tiempo y costo de instalación.
-
Comodidad de la incorporación
En suma, la mejor alternativa a Trello debería mantener unidas a las personas para cooperar y trabajar de manera eficiente. Entonces, cuando busques alternativas a Trello, hay muchas soluciones presentes; simplemente tienes que tener bien en claro qué es lo que necesitas y con cuánto presupuesto cuentas. Con suerte, una de las mejores listas de alternativas se adaptará perfectamente a tus necesidades
