10 alternativas eficaces a las plataformas tradicionales de colaboración en la nube

Las soluciones de colaboración en la nube tradicionales han sido, durante mucho tiempo, una pieza clave en la gestión de proyectos, al simplificar la compartición de la información y la coordinación de las tareas. Sin embargo, estas herramientas pueden no ajustarse exactamente a las crecientes necesidades de flexibilidad de tu empresa. Por eso, ha llegado el momento de que explores alternativas de colaboración en la nube.

Las mismas centralizan la información, mejoran la comunicación y contribuyen a incrementar la productividad. Además, cuentan con funciones avanzadas de seguridad, mayores opciones de personalización y son escalables. Suena bien, ¿verdad? Continúa leyendo y descubre las mejores herramientas de colaboración en equipo en la actualidad.

1. Bitrix24

Bitrix24 es una de las alternativas de colaboración en la nube más versátiles del mercado. A diferencia de otras herramientas, integra almacenamiento, gestión de tareas y proyectos, herramientas de comunicación y CRM en un único ecosistema. Este enfoque unificado elimina la necesidad de cambiar de una aplicación a otra para llevar a cabo las labores diarias y permite que los equipos colaboren fluidamente, al centralizar procesos y garantizar que las tareas se realicen de forma coordinada.

A nivel comunicacional, brinda acceso a chats, llamadas, videollamadas y videoconferencias, agilizando el intercambio de opiniones en entornos distribuidos. Además, los calendarios personales, grupales o de empresa de Bitrix24 simplifican la organización de reuniones y la planificación de actividades. Nunca antes fue tan sencillo planificar eventos y gestionar agendas centralizadamente.

Asimismo, su herramienta de gestión de tareas y proyectos impulsada por IA ofrece varias vistas diferentes, incluyendo listas, diagrama de Gantt y cuadro Kanban. Crea tareas, subtareas y dependencias entre ellas, prioriza actividades y asigna responsabilidades. Registra el tiempo trabajado con el reloj en línea, y revisa y aprueba los datos ingresados. Bitrix24 es una de las soluciones de gestión de proyectos online más completas. Supera a las plataformas tradicionales gracias a sus características de automatización robótica de procesos que optimiza tareas repetitivas y personaliza flujos de trabajo, además de posibilitar el monitoreo continuo de los avances.

Otro punto fuerte es la administración de documentos, ya que en Bitrix24 puedes editar en línea de manera colaborativa y compartir archivos, así como comentar directamente sobre ellos, revisar cambios o recuperar versiones. Por otra parte, la solución cuenta con almacenamiento en la nube y también se integra con una amplia variedad de aplicaciones de terceros que, probablemente, tus empleados utilicen a diario, como Google Drive y Microsoft OneDrive.

La base de conocimientos y el CRM son características que rara vez se encuentran en las plataformas para colaboración remota tradicionales. Ambas herramientas facilitan el acceso centralizado a la información, incrementando la eficacia y mejorando la relación con los clientes. Bitrix24 cuenta con múltiples integraciones que puedes descubrir en el Bitrix24.Market y es totalmente escalable; de hecho, está disponible con plan gratuito y varios planes de pago, con funcionalidades extendidas.

2. Slack

Entre las alternativas de colaboración en la nube más populares del momento, destaca Slack, plataforma que reúne en un único lugar la comunicación y el flujo de trabajo. Si bien es cierto que, principalmente, Slack es un canal de mensajería, sus integraciones con múltiples aplicaciones aumentan su potencial colaborativo.

Las interacciones se organizan en Slack en canales, que estructuran las conversaciones por departamentos, temas o proyectos. Estos pueden ser públicos para todo el equipo o privados, brindando flexibilidad y manteniendo la información accesible o protegida según lo necesites. Por supuesto, también puedes chatear directamente con una persona, compartir documentos, enviar un clip de audio o vídeo, o llevar a cabo una reunión en vivo, opciones ideales para los equipos distribuidos.

Como ya hemos mencionado, Slack se conecta con otras aplicaciones como las soluciones de gestión de proyectos online Trello o Asana, ampliando así sus posibilidades de colaboración. Asimismo, puedes automatizar tareas rutinarias con la ayuda de la inteligencia artificial. Por ejemplo, puedes solicitarle al bot que te recuerde realizar una determinada publicación o labor.

Slack puede utilizarse gratuitamente, con características limitadas. En caso de necesitar funciones específicas, podrías optar por una suscripción de pago.

3. Trello

Al pensar en soluciones de colaboración en la nube, Trello suele hacer acto de presencia debido a su enfoque visual e intuitivo en la gestión de proyectos. A diferencia de las alternativas tradicionales de colaboración en la nube, que pueden resultar rígidas, aquí podrás organizar las tareas y los proyectos en tableros, listas y tarjetas, para una experiencia más personalizada.

El principal diferencial de Trello es su capacidad de adaptación a cualquier clase de proyecto, sin importar su complejidad o tamaño. El equipo puede comenzar a desempeñar sus funciones casi de manera inmediata, empleando las plantillas predefinidas y personalizando los flujos de trabajo. La interfaz es tan intuitiva que no son necesarios grandes conocimientos técnicos, ni siquiera para automatizar tareas rutinarias. Solo configura reglas automáticas, recordatorios y asignaciones, y presta atención a lo verdaderamente importante.

Trello tiene múltiples vistas disponibles, como el calendario, los tableros y las líneas de tiempo, para que la información esté centralizada y el equipo alineado, pero cada profesional pueda escoger la forma en que visualizar sus tareas. Por otra parte, estas diversas perspectivas ayudan a identificar posibles cuellos de botella o retrasos, permitiéndote modificar el rumbo para evitarlos. Trello se integra con Slack, Google Drive y otras apps, y tiene un plan gratuito con tarjetas ilimitadas y hasta 10 tableros por espacio de trabajo, así como planes más avanzados y de pago.

4. Asana

Otra de las plataformas para la colaboración remota más usadas hoy en día es Asana, herramienta que se distingue por sus robustas capacidades de gestión de proyectos. Gestiona tareas y proyectos vinculándolos a los objetivos estratégicos de la empresa y verifica que los equipos se mantengan funcionales y alineados.

Automatiza flujos de trabajo y aprovecha la inteligencia artificial integrada para priorizar tareas, identificar cuellos de botella y optimizar procesos. Visualiza el estado real de los proyectos, incrementando la transparencia, y recibe actualizaciones en tiempo real. Puedes, también, compartir y coordinar el trabajo entre departamentos, eliminando los procesos fragmentados.

Asana no incluye opciones de comunicación, más allá de los comentarios en los que puedes etiquetar a los otros miembros del equipo. No obstante, es una de las alternativas de colaboración en la nube que deberías tomar en cuenta, ya que es muy flexible y puede enlazarse con más de 300 herramientas empresariales populares. Esto garantiza una colaboración más fluida al centralizar las apps en un lugar.

Asana cumple con las normativas de protección de datos y cuenta tanto con plan gratuito (para equipos de hasta 10 personas, con características limitadas) como con planes de pago.

5. Mural

Alternativas de colaboración en la nube hay muchas, pero pocas han sido íntegramente diseñadas para promover la creatividad. Visualiza proyectos y colabora de forma interactiva empleando Mural. Podrás usar pizarras digitales, diagramas, mapas mentales y otras poderosas herramientas visuales que simplifican la comprensión de los proyectos. Sus funciones de inteligencia artificial automatizan tareas, como por ejemplo la agrupación de notas adhesivas por temas o la creación de resúmenes automáticos. Además, Mural cuenta con una amplia biblioteca de plantillas para que estructurar las sesiones de trabajo sea cuestión de un abrir y cerrar de ojos.

Haz que tus reuniones sean más ágiles y, también, atractivas con su característica para enfocar a los participantes y activar temporizadores. La primera opción te permitirá llamar la atención de los participantes hacia una parte específica del tablero de trabajo en Mural, algo muy práctico si observas que alguien está distraído o trabajando en una sección diferente. Los temporizadores, por su parte, establecen límites de tiempo para las etapas o ciertas actividades dentro de un encuentro, como la lluvia de ideas. Así, mantendrás la reunión dentro del cronograma.

Mural cumple con las normativas actuales de protecciones de datos (CCPA y GDPR) y se integra con ecosistemas de software famosos, como Microsoft y SAP. El plan gratis de Mural para usuarios ilimitados incluye 3 murales y funciones básicas. Si necesitas organizar mayor cantidad de proyectos o acceder a características avanzadas, deberás suscribirte.

6. Notion

¿Te gustaría encontrar entre todas las plataformas de colaboración remota una que combine la toma de notas con la gestión de tareas y, además, ofrezca funcionalidades de base de datos? Notion puede ser una buena opción, ya que facilita la creación y edición conjunta de documentos, así como la planificación y la gestión de proyectos.

Captura ideas e intercambia comentarios con los miembros del equipo. Estructura la información como te convenga, utilizando uno de los 100 tipos de contenido posibles. Observa las tareas pendientes en diferentes formas, como calendarios, tableros o vistas personalizadas. Automatiza aquellas repetitivas e incrementa, así, la eficiencia del equipo.

Notion integra inteligencia artificial dentro de los documentos para asistir en la creación de texto y en proyectos para dar respuesta a preguntas asociadas a los mismos. Asimismo, puedes crear Teamspaces diferentes, para organizar mejor los datos y protegerlos de miradas indiscretas. Puedes conectar Notion a Google Drive, GitHub y Slack, entre otras herramientas. Disponible con plan gratuito o planes de pago.

7. ClickUp

ClickUp es una solución de gestión all-in-one con notables características personalizables, lo que le permite adaptarse a negocios de todos los tamaños y escalar según sea necesario. Su flexibilidad se refleja en las 15 vistas diferentes que ofrece, como tableros, diagramas de Gantt y listas, entre otras opciones.

Ahora bien, ¿por qué ClickUp es considerada una de las alternativas de colaboración en la nube más completas en comparación con las tradicionales? Sencillamente, porque va más allá de la gestión básica de tareas. Los equipos pueden centralizar en la app sus comunicaciones, colaborar en la elaboración de documentos y planificar mediante pizarras digitales interactivas. Comparte ideas y trabaja en equipo en tiempo real estés donde estés.

Como muchas de las soluciones de proyectos online modernas, ClickUp ha adoptado la inteligencia artificial para potenciar la productividad. Así, puedes acelerar los proyectos mediante automatizaciones y sugerencias, optimizando el flujo de trabajo y reduciendo el tiempo dedicado a tareas repetitivas. ClickUp tiene un plan gratuito con almacenamiento limitado y suscripciones de pago con herramientas avanzadas.

8. Figma

Los equipos de diseño y desarrollo de productos tienen una clara preferencia por Figma, entre todas las demás alternativas de colaboración en la nube y, al investigar sobre sus funciones, es fácil comprender el porqué. Dicha herramienta no solo posibilita diseñar interfaces de usuario colaborativamente, sino que también incluye un conjunto de funciones para potenciar todo el proceso y conectarlo con el desarrollo.

Centraliza la labor del equipo en un único archivo compartido para colaborar sin barreras, llevando a cabo lluvias de ideas, y elaborando diagramas y borradores que permitan explorar variaciones con rapidez. Revisar y ajustar en tiempo real nunca antes fue tan sencillo. Quizá su elemento más destacable sea Dev Mode. Los desarrolladores pueden acceder al código de los componentes y ver detalles específicos en una vista de enfoque, lo que garantiza una coherencia entre el diseño y el desarrollo.

Además, en Figma podrás crear bibliotecas de componentes reutilizables, alinearlos entre diseño y desarrollo, hacer ediciones avanzadas e interactuar directamente dentro de la aplicación. Las funciones de comentarios, mensajes de audio y chat ayudan a que la comunicación fluya. Sigue el progreso y las actualizaciones mediante los “estados claros” de la plataforma. Esta transparencia y alta trazabilidad hacen de Figma una de las mejores herramientas de colaboración en equipo para diseñadores. Está disponible con plan gratuito, que incluye 3 archivos de diseño colaborativo, y suscripciones de pago.

9. Airtable

Si te consideras un defensor acérrimo de las hojas de cálculo, te encantará Airtable porque combina la facilidad de uso y la familiaridad de esta herramienta con las capacidades de vanguardia de una base de datos. Continúa interactuando con los datos de forma sencilla e intuitiva, aprovechando también la posibilidad de relacionar registros entre tablas y filtrar y organizar la información.

Airtable puede ayudarte a construir aplicaciones empresariales modernas para gestionar y automatizar procesos. Arrastra y suelta para adaptar los recursos a las necesidades de tu negocio. La tecnología de IA incluida te servirá para integrar las funciones de automatización en los flujos de trabajo, realizando acciones recurrentes.

Y si hablamos de la colaboración, Airtable conecta procesos empresariales para que los departamentos y equipos puedan desempeñar sus funciones de forma alineada. Prueba de esto es el CRM incluido y las ventas con flujos de trabajo inteligentes y datos conectados para mejorar la captación de clientes y fomentar la lealtad de marca. En Airtable, podrás también gestionar presupuestos, automatizar reportes y priorizar proyectos. La suscripción gratis incluye bases ilimitadas con 1000 registros por base y hasta 5 editores.

10. Monday.com

Por último, queremos presentarte Monday.com, una de las alternativas de colaboración en la nube preferidas por equipos de diversas industrias, como IT y desarrollo de software, al ser un sistema operativo flexible. Lo que distingue a Monday.com de las herramientas tradicionales es que brinda una visión detallada y panorámica de todos los aspectos de un proyecto.

Configura tableros personalizados para rastrear los avances, cronogramas y presupuestos, todo de un simple vistazo. De este modo, podrás tomar decisiones informadas y más acertadas para mantener cada proyecto en curso. La colaboración es, por supuesto, uno de sus puntos fuertes. Asigna y prioriza tareas, comparte archivos y mantente siempre al tanto de quién está trabajando en qué. Cada cambio se sincroniza directamente y se envían notificaciones a todos los miembros del equipo.

Monday.com tiene múltiples integraciones; entre ellas, con Slack, Jira y Google Drive. Asimismo, tiene una API abierta para que puedas personalizar aún más el flujo de trabajo. Esto sí, ten en mente que Monday.com no incluye chat ni funciones avanzadas de comunicación disponibles en otras soluciones de colaboración en la nube. Su plan sin coste está disponible para dos usuarios, con características limitadas.

Evalúa las diversas alternativas de colaboración en la nube

Las nuevas alternativas de colaboración en la nube han revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus procesos. Si quieres facilitar la comunicación, la organización de tareas y la gestión de proyectos en equipos presenciales, híbridos y remotos, no dudes en analizar en profundidad las diferentes soluciones de colaboración en la nube y escoger la que mejor se adapte a tus necesidades.

Como has podido ver, hay herramientas enfocadas en la gestión visual, en la creatividad y, también, sistemas más completos con altísimas capacidades de automatización y control de datos. Al abordar las mejores herramientas de colaboración en equipo, Bitrix24 sobresale gracias a su propuesta integral.

Bitrix24 combina herramientas de comunicación con gestión de tareas y proyectos, CRM, almacenamiento de documentos y edición conjunta de los mismos. Olvídate de contar con una aplicación diferente para llevar a cabo cada una de las actividades que tu negocio requiere. Centraliza todo en Bitrix24 y simplifica, gracias a la IA, el flujo de trabajo.

Esta plataforma es altamente personalizable debido a sus integraciones y, además, es escalable. Incrementa la eficiencia de tus operaciones con Bitrix24 hoy mismo. Prueba su plan gratuito.

FAQ

¿Cuáles son las alternativas más efectivas a las plataformas tradicionales de colaboración en la nube?

Las alternativas más efectivas a las plataformas tradicionales de colaboración en la nube son:

• Bitrix24.

• Slack.

• Trello.

• Asana.

• Mural.

• Notion.

• ClickUp.

• Figma.

• Airtable.

• Monday.com.

¿Qué alternativas de colaboración en la nube son ideales para equipos remotos?

Las alternativas de colaboración en la nube ideales para equipos remotos incluyen herramientas que combinan la gestión de proyectos con el almacenamiento seguro de documentos y la comunicación en tiempo real. Asimismo, facilitan la edición simultánea de archivos y la interacción entre los miembros del equipo, a la vez que soportan múltiples dispositivos, lo que favorece el trabajo en desplazamiento.

¿Cómo mejoran las alternativas de colaboración en la nube la productividad y flexibilidad?

Las alternativas de colaboración en la nube mejoran la productividad y la flexibilidad al:

• Permitir la colaboración en tiempo real y la edición simultánea de documentos.

• Facilitar una comunicación fluida desde cualquier ubicación.

• Centralizar la gestión de proyectos y documentos, reduciendo intercambios de archivos.

• Soportar múltiples dispositivos, favoreciendo el trabajo remoto y en movimiento.

• Optimizar los tiempos y fomentar la adaptabilidad de los equipos a distintas dinámicas laborales.