10 alternativas a DocuSign para firmar contratos y documentos

La dinámica empresarial ha experimentado una transformación significativa en los últimos cinco años, principalmente debido al auge del trabajo remoto y el incremento en el uso de herramientas de colaboración digital. Estos cambios han alterado la gestión cotidiana de las empresas. Un aspecto crucial de esta evolución es la adopción de la firma electrónica para contratos y documentos, lo cual ha revolucionado la administración empresarial, ofreciendo una simplificación y agilización sin precedentes.

Aunque DocuSign se destaca como una de las soluciones más reconocidas para la firma electrónica, existen otras opciones en el mercado que podrían ser de tu interés. Si aún no las has explorado, ahora es un excelente momento para considerar las alternativas a DocuSign que puedan satisfacer las necesidades específicas y ajustarse al presupuesto de tu empresa.

1. Bitrix24.Sign

Existen muchas plataformas similares a DocuSign, sin embargo, entre todas ellas, destaca Bitrix24.Sign como una de las más completas y sencillas de utilizar. En primer lugar, merece la pena señalar que Bitrix24 es mucho más que una alternativa a Docusign. Se trata de una plataforma que te permitirá simplificar la gestión de documentos digitales, pero también tu empresa de forma integral, desde los recursos humanos a la gestión de tareas y proyectos, marketing y ventas, o la atención al cliente.

Obtener una firma electrónica en Bitrix24.Sign es muy sencillo. Crea un documento, empleando una plantilla o subiendo un archivo desde tu ordenador. Escoge un destinatario dentro de tu CRM o escribe el nombre de uno de los empleados. El sistema rellenará los datos de tu compañía de manera automática. Puedes añadir nuevas secciones o editar detalles dentro del documento. Incluso, es posible incluir datos almacenados en el CRM, como el título laboral o la fecha de nacimiento. Una vez que estés conforme con el documento, llega la hora de determinar dónde se ubicará la firma.

Una de las ventajas de Bitrix24.Sign por sobre otras soluciones para firmar online es la posibilidad de indicar un color específico para la firma. Esto permite certificar la compleción de la misma. Tras determinar todos los detalles necesarios, envía el documento por email, SMS o WhatsApp. La contraparte podrá firmar desde su teléfono inteligente. En ese momento, un proceso específico será creado de manera directa en tu cuenta de Bitrix24.Sign para visualizar rápidamente el estado del documento. Bitrix24.Sign ofrece máxima seguridad en la firma digital, al contar con una herramienta de verificación de la integridad de los documentos. Esta te permite ver si el receptor ha realizado algún cambio. Escanea el código QR y deja que el software determine si se ha llevado a cabo una modificación no autorizada tras la firma.

A diferencia de lo que sucede con otras alternativas a DocuSign, la firma electrónica está disponible con cualquier plan de Bitrix24, incluida la suscripción gratuita. Emplea las plantillas para crear documentos, solicita firmas y almacena archivos sin límite. Solo debes considerar que los planes de pago permiten el envío de documentos por email, SMS y WhatsApp, además de incluir las notificaciones a través de más canales y no únicamente el correo electrónico.

2. Acrobat Sign

Acrobat Sign se presenta como una de las opciones de firma electrónica más adecuadas para quienes emplean regularmente las herramientas de Adobe. Este software intuitivo te ayudará en la gestión de documentos digitales, su seguimiento y su actualización. Con él, no solo podrás obtener firmas digitales, sino también crear, editar y convertir PDF.

Prepara un archivo y envíalo directamente desde la plataforma. Configura recordatorios automáticos por correo electrónico y notificaciones instantáneas para que ningún archivo sobrepase el plazo estipulado. Además, cada vez que se firme un documento, recibirás una notificación automática por email. Incluso, podrás consultar el informe para verificar el historial paso a paso.

Agrega contraseñas a los documentos para fortalecer su seguridad, reemplaza firmantes o cancela un proceso siempre que fuera necesario. Una característica interesante de Acrobat Sign es su potente buscador, que simplifica el proceso de rastreo gracias a su completo filtro. La herramienta está disponible solamente con suscripción de pago, para individuos u empresas, y se integra con las aplicaciones de Microsoft 365, Workday, Salesforce y ServiceNow, entre otras. Los planes más avanzados incluyen la recaudación de pagos mediante Braintree, entre otras funcionalidades.

3. Dropbox Sign

Dropbox adquiere en 2019 HelloSign, uno de los grandes competidores de DocuSign en firma digital, para entrar en el espacio de firmas electrónicas y la automatización de los flujos de trabajo de documentos. Actualmente conocido como Dropbox Sign, la herramienta permite crear documentos en solo unos clics y solicitar la firma digital en minutos. El diferencial principal de Dropbox Sign frente a otras alternativas a DocuSign es que no solo puedes crear un documento respondiendo a los lineamientos generales de tu marca, sino también emplear la API eSignature para incorporar un formulario en tu sitio web, si fuese necesario. Así, tus clientes podrían firmar documentos desde la comodidad de su cuenta personal.

Por otra parte, al integrarse con una herramienta de gestión de ventas, los equipos de trabajo pueden concentrarse en cerrar acuerdos y, luego, simplemente enviar el contrato completado con la información almacenada en el CRM. Asimismo, puedes crear documentos de onboarding y contratación con firma digital y almacenarlos como plantillas para su uso reiterado.

Puedes solicitar múltiples firmas a la vez y la plataforma se asegurará de que todas ellas se almacenen de manera segura y de acuerdo con las normas legales existentes. Al igual que la mayoría de las soluciones para firmar online, Dropbox Sign cuenta únicamente con planes de pago, cuyas funcionalidades se incrementan junto con el precio. Se integra con Google Drive, Microsoft Word y HubSpot, entre otras aplicaciones.

4. airSlate SignNow

Entre las mejores alternativas a DocuSign para equipos de trabajo pequeños, se encuentra airSlate SignNow. La curva de aprendizaje es mínima debido a su interfaz totalmente intuitiva. Crea documentos dentro de la cuenta o sube archivos desde el ordenador. Configura tu eSign (firma digital), escogiendo entre las diversas tipografías almacenadas en la aplicación; carga una imagen con tu firma real o, simplemente, tipea tu nombre completo.

Agrega espacios para rellenar con información personal dentro de tus contratos en PDF, con colores diferenciados para cada una de las partes. Estas funciones pueden configurarse para su uso en documentos enviados, CRM, website o una aplicación personalizada para tu negocio. Enruta documentos para su firma en cuestión de segundos y almacena, también, plantillas de documentos para su uso en un futuro.

Al igual que otras soluciones de firma digital como DocuSign, airSlate SignNow facilita la colaboración en documentos y plantillas, y permite protegerlos con contraseña o autentificación de dos pasos. Personaliza cada contrato o archivo con los colores y el logo de tu empresa, añade los datos a rellenar y envíalo en un par de minutos. Puedes probar el servicio durante un mes de manera gratuita, pero después deberás optar por su suscripción de pago para continuar firmando documentos o enviándolos vía link.

5. PandaDoc

PandaDoc es una de las alternativas a DocuSign más utilizadas porque es una herramienta integral. Esto significa que permite diseñar, editar y convertir en plantilla cualquiera de tus documentos. Por supuesto, luego puedes enviarlos directamente a los destinatarios, cuyas firmas necesites.

Ofrece más de 1000 plantillas que puedes modificar con su editor drag-and-drop y cumple con las normativas internacionales de seguridad en la firma digital. Más allá de esto, PandaDoc se presenta como una manera de transformar los documentos digitales en maneras de incrementar la conversión. Por eso, ofrece una interesante automatización de documentos para su firma.

Al igual que otras herramientas de verificación de firmas, PandaDoc se integra con diversas aplicaciones, como Canva o SalesForce, y permite el seguimiento y control de los documentos enviados para su firma electrónica. Para usar esta plataforma, deberás suscribirte a uno de sus planes de pago, tras probarla gratis durante 14 días. Otra opción es escoger el pago por documento, una posibilidad interesante si tienes un pequeño emprendimiento, ya que abonarás solamente por uso.

6. Foxit eSign

Conocido anteriormente como eSign Genie, Foxit eSign es uno de los competidores de DocuSign en firma digital más sencillos. De hecho, la compañía indica que firmar los documentos empleando su herramienta implica un 30 % menos de clics. Esto simplifica la obtención de firmas y minimiza el abandono del documento, algo muy interesante para tu empresa.

Elabora documentos desde cero o usa alguna de sus plantillas predefinidas, y personalízala. Encontrarás plantillas de memorandos de acuerdo, declaraciones de HIPAA y mucho más. Comparte archivos con equipos de cualquier parte del mundo y almacénalos, e integra la app con los sistemas actuales de tu compañía.

Merece la pena señalar que si bien se trata de una herramienta de interfaz sencilla, exige una revisión de las firmas múltiples que puede ralentizar el proceso de aprobación de un documento. Puedes probar las funciones de esta alternativa a Docusign por 14 días sin costo. Tras este periodo, si deseas continuar utilizándola, deberás elegir una de sus suscripciones de pago.

7. Zoho Sign

El funcionamiento de la mayoría de las alternativas a DocuSign es el mismo: seleccionas una plantilla y la editas a tu gusto o cargas un archivo desde tu ordenador. Personalizas el documento siguiendo las normas de tu marca, determinas dónde se integrará la firma y la envías al destinatario o a un grupo de ellos.

Pues bien, Zoho Sign no sorprende en este sentido, pues ofrece las mismas funcionalidades. No obstante, sí facilita la automatización del envío de documentos para tareas repetitivas, minimizando la carga laboral de los empleados. Supongamos que necesitas obtener la firma de un proveedor cada mes o de un empleado. Puedes crear un flujo de trabajo automatizado y solicitarla/recibirla de manera directa.

Asimismo, permite realizar un seguimiento sobre todo el proceso, para asegurarte de cuándo se ha visto el documento, si ha sido modificado o firmado. Zoho Sign tiene un plan gratuito, aunque limitado. Es posible enviar solo cinco documentos por mes. De este modo, puede ser una opción a considerar si recién estás empezando con tu empresa. Si requieres de mayor poder de envío, deberás escoger entre sus tres planes de pago.

8. SignRequest

A diferencia de otras alternativas a DocuSign, SignRequest permite la carga y posterior firma de cualquier tipo de archivo, ya sea Word, PDF o Excel. Así, facilita la labor de tu equipo, permitiéndole escoger el formato con el que trabaja habitualmente, sin tener que convertir documentos.

Simplifica la gestión de documentos digitales creándolos, modificándolos, enviándolos y almacenándolos en un único lugar. Si en algún momento tienes dudas sobre un documento, solo deberás consultar el historial para obtener respuestas. Por otra parte, puedes crear grupos de trabajo y asignar permisos de acceso.

SignRequest se integra con herramientas populares como Google Apps y Slack, y con otras múltiples apps a través de Zapier. Un diferencial interesante es la posibilidad de generar tu firma de diversas maneras: cargar una imagen; firmar con el mouse y mejorar el resultado automáticamente; o escribir tu nombre y generar una firma digital. Está disponible únicamente con suscripción de pago.

9. Nitro Sign

También Nitro Sign se encuentra entre las mejores alternativas a DocuSign. Más allá de sus posibilidades de edición de PDF, destaca por ser una de las herramientas de verificación de firmas más completas. No solo por su alto nivel de seguridad, sino también por ofrecer completos informes para descubrir la conversión de los contratos enviados.

Si abordamos sus funcionalidades, notaremos que, en líneas generales, cumple con las mismas que las demás alternativas a DocuSign. Crea y edita PDF, almacénalos en la aplicación o descárgalos para tener una copia en tu ordenador. Una función interesante es la posibilidad de combinar archivos o dividirlos según tu conveniencia, algo ideal si necesitas realizar modificaciones.

Nitro Sign no tiene versión gratuita. Para utilizar esta plataforma, deberás suscribirte, ya sea escogiendo la licencia para Windows o el paso mensual para Windows, Mac e iOS. Sea cual sea tu elección, obtendrás asistencia 24/7 para cualquier duda que pueda surgir.

10. DocHub

Quizá la funcionalidad más destacable de DocHub sea la posibilidad de incluir comentarios dentro de un PDF para iniciar una discusión o solicitar cambios. De esta forma, es más fácil generar un documento de manera colaborativa y asegurando que no se escape ningún detalle.

Por otro lado, DocHub, entre todas las alternativas a DocuSign, se integra directamente con Google Workspace, permitiendo que la firma de documentos se realice directamente allí. Además, también puedes generar PDF y enviarlo a los destinatarios por fuera de esta aplicación, a través del email, el fax o una URL de DocHub, que puedes colocar donde desees.

Elabora documentos sobre la base de las plantillas existentes y modifícalas, agregando campos o, incluso, crea campos nuevos con cuadros a tildar, iniciales de nombres y más. En cuanto a la seguridad, no solo puedes asignar roles y permisos, sino también una contraseña y autentificación de dos factores. Puedes usar DocHub gratis hasta 5 firmas personales por mes y 3 solicitudes de firma/mes. Para empleo ilimitado, opta por el plan de pago.

Escoge una de estas 10 soluciones de firma digital como DocuSign

Como habrás comprobado, hay muchas opciones de firma electrónica, aparte de DocuSign. La mayoría brinda funcionalidades parecidas y, por eso, se han convertido en fuertes competidores de DocuSign en firma digital. A la hora de tomar una decisión, te aconsejamos evaluar las necesidades de tu negocio y el presupuesto que puedes destinar a las herramientas de verificación de firmas.

La gran mayoría de las plataformas similares a DocuSign ofrecen periodos de prueba que pueden ayudarte a escoger la aplicación que mejor se adapte a tu empresa. No dudes en probarlas para asegurarte de que te ofrecen las funcionalidades que realmente requieres.

Entre la diversidad de alternativas a DocuSign, Bitrix24.Sign se alza como la más completa. Al crear tu cuenta en Bitrix24, no solo podrás generar toda clase de documentos personalizados y adaptados a la personalidad de tu empresa en cuestión de minutos para enviarlos de manera segura y obtener la firma del destinatario. También, podrás preparar flujos de trabajo, gestionar clientes y proveedores, así como los recursos humanos. Centraliza la gestión de tu empresa en un único lugar.

¿Sientes curiosidad? Abre tu cuenta de Bitrix24 y prueba sus diferentes herramientas. Su cuenta gratuita te está esperando para que descubras cómo llevar tu negocio al siguiente nivel. Comienza a usar Bitrix24.Sign hoy mismo.

FAQ

¿Cuáles son las principales características a buscar en una alternativa a DocuSign?

Las principales características a buscar en una alternativa a DocuSign son las siguientes:

• Seguridad y legalidad del proceso de firma digital.

• Interfaz intuitiva y sencilla de comprender y usar.

• Fácil envío de documentos para su firma.

• Capacidad de personalización y adaptación de plantillas y documentos.

• Integración con otras herramientas usadas por la empresa.

• Escalabilidad.

• Prueba gratuita, en el caso de ofrecer solamente suscripciones de pago.

¿Cómo pueden las alternativas a DocuSign mejorar la eficiencia en la firma de contratos?

Las alternativas a DocuSign pueden mejorar la eficiencia en la firma de contratos al:

• Permitir la firma online, eliminando la necesidad de imprimir, firmar, escanear y reenviar documentos.

• Enviar notificaciones y recordatorios a las partes para reducir retrasos.

• Conectarse con otras aplicaciones para mejorar el flujo de trabajo y evitar la duplicación de esfuerzos.

• Ofrecer plantillas, minimizando el esfuerzo de creación de documentos.

¿Qué alternativas a DocuSign ofrecen la mejor relación calidad-precio?

Las alternativas a DocuSign que ofrecen la mejor realidad calidad-precio son:

• Bitrix24.Sign.

• Acrobat Sign.

• Dropbox Sign.

• airSlate SignNow.

• PandaDoc.

• Foxit eSign.

• Zoho Sign.

• SignRequest.

• Nitro Sign.

• DocHub.