Para anticiparte a los posibles contratiempos de un proyecto no hay mejor opción que elaborar un análisis de riesgos detallado. Así, puedes identificar de forma proactiva los aspectos con mayor probabilidad de salir mal. Sin embargo, ¿qué sucede con los riesgos ocultos de un proyecto?
Los riesgos desconocidos en proyectos son aquellos no evidentes; es decir, los peligros que no son fácilmente identificables. Justamente, esta característica los convierte en sumamente peligrosos porque al materializarse podrían poner en grave peligro el resultado del proyecto. Para llevar a cabo una eficiente gestión de riesgos, deberías conocer cuáles son los menos detectables para, así, reconocerlos rápidamente y actuar en consecuencia.
Toma nota de los 9 riesgos ocultos de un proyecto que pueden desencadenar su fracaso
Al aceptar un proyecto, toda empresa elabora un análisis de riesgos de proyecto que le permite planificar sobre la base de información fehaciente. Dicha planificación facilita el descubrimiento de potenciales cuellos de botella y riesgos asociados que podrían poner en peligro el cumplimiento de las metas. No obstante, existen los llamados riesgos ocultos del proyecto que son difícilmente detectables y pueden empujarlo a la ruina.
Los riesgos latentes son peligros que no son fácilmente visibles durante la fase inicial del proyecto. Son menos obvios y a menudo no se consideran durante el proceso de gestión de riesgos en proyectos hasta que emergen y lo amenazan. La identificación temprana de estos riesgos puede ayudarte a minimizar su impacto. Por eso, continúa leyendo y descubre cuáles son los más habituales.
1. Subestimar la resistencia de los stakeholders
Sin lugar a dudas, la resistencia de los stakeholders, entendida como la oposición a la ejecución del proyecto por parte de uno o más grupos interesados, es uno de los principales riesgos desconocidos en proyectos. Habitualmente, se mapea a los stakeholders para determinar quiénes pueden impactar sobre el proyecto; no obstante, pocas veces se consideran las razones que podrían llevar a su resistencia, como el temor al cambio, la falta de comprensión de los beneficios asociados, la percepción de pérdida de control o, incluso, conflictos personales. En general, se toman medidas para afrontar los riesgos, aunque la mejor óptica es llevar a cabo una gestión de riesgos en proyectos que valore los condicionantes de los stakeholders, entre otras variables.
La resistencia de los diferentes grupos puede causar conflictos, retrasos, costes adicionales y, también, rotación de empleados, situaciones que podrían empujar el proyecto hacia el fracaso. Por eso, no deberías conformarte con la identificación de riesgos de proyecto: da un paso más allá y sé proactivo. Busca comprender cómo el proyecto impacta en cada parte interesada. Luego, pon en práctica estrategias de gestión del cambio, como la educación y la comunicación efectiva, la implicación de los stakeholders en la toma de decisiones, la escucha activa, la formación y la capacitación, las recompensas y la gestión de conflictos. Por supuesto, para que todo se lleve a cabo de manera eficiente es imprescindible un liderazgo comprometido que respalde el proyecto y guíe el rumbo.
2. Depender de un único proveedor o recurso
Tener un único proveedor o depender de un determinado recurso para llevar a cabo las actividades empresariales es uno de los riesgos ocultos más grandes de un proyecto. Si el proveedor se enfrentase a problemas, como potenciales retrasos en la entrega, disminución de la calidad o interrupciones en la producción, el proceso se vería afectado. Los retrasos en el cronograma y los costes adicionales son las dos consecuencias directas de esta situación. Frente a dicho panorama, es fácil imaginar que sería imposible cumplir con los objetivos tal cual como han sido planteados al inicio del proyecto.
Para minimizar riesgos y problemas en proyectos, se recomienda diversificar las fuentes de suministro y los recursos, siempre que sea posible. Evita los cuellos de botella al emplear diferentes proveedores. Desarrolla planes de contingencia en caso de que el recurso, por algún motivo, no pueda obtenerse a tiempo. Almacena datos de contacto de proveedores alternativos en tu CRM para cumplir con los plazos de entrega del proyecto. Asimismo, realiza un seguimiento regular de la calidad y el desempeño de los proveedores. No esperes a recibir quejas: mantente atento para tomar medidas en caso de inconvenientes. Al seguir estos consejos, reducirás el potencial impacto de los cuellos de botella originados por la dependencia de proveedores y materiales.
3. Realizar múltiples cambios durante el proyecto que afectan el presupuesto y las fechas de las entregas
Las múltiples modificaciones, por más pequeñas que sean, se consideran riesgos ocultos del proyecto, a pesar de que todo aquel que preste atención podría inferir la importancia de su impacto en el mediano plazo. El Scope Creep's Slippery Slope, por su nombre en inglés, es una tendencia que implica la extensión del alcance de un proyecto fuera de sus límites, de forma no planificada, mediante la ejecución de cambios mínimos, cuya acumulación puede poner en peligro los plazos y los presupuestos. Básicamente, esta situación genera una acción similar a la de una bola de nieve: la acumulación gradual desencadena problemas cada vez mayores que resultan difícil de detener una vez se hacen presentes.
Un buen manejo de riesgos en proyectos debería ser capaz de evitar la inclusión de cambios, sin medir cómo repercutirán en términos de presupuesto, cronograma, complejidad y calidad. Al fin y al cabo, cuanto más crece el alcance, más difícil resulta gestionar el proyecto. Asimismo, se presentan desviaciones de presupuesto, aumenta el riesgo de errores y problemas de calidad, y, también, se puede extender el proyecto más allá de la línea de tiempo estipulada. Esto no significa que sea imposible introducir cambios en un proyecto ya iniciado, sino que cada solicitud debería ser cuidadosamente evaluada. Elabora un análisis de riesgos en proyectos al detalle, que incluya su impacto en todas las áreas mencionadas. A continuación, comunica las implicaciones de los cambios a los stakeholders y, finalmente, obtén la aprobación. Solamente mediante un proceso riguroso serás capaz de mitigar estos riesgos ocultos de un proyecto.
4. Mantener una comunicación pobre desde los directivos hacia el equipo de trabajo y entre colegas
La ineficiencia en la comunicación interna, entre directivos y subordinados o entre colegas, puede desencadenar falta de comprensión, duplicación de esfuerzos y desalineamiento de objetivos; es decir, la incapacidad de lograr los resultados deseados de manera oportuna. En algunos casos, estos riesgos ocultos del proyecto aparecen debido al uso de jerga técnica y acrónimos que no son comprendidos por todos los participantes. El exceso de información también podría impedir la entrega clara de un mensaje, mientras que la falta de la misma dificultaría la toma de decisiones. Pero estas no son las únicas causas. Algunos profesionales se concentran en sus propias tareas, sin colaborar realmente con sus colegas; otros no cuentan con las habilidades necesarias. Finalmente, cabe señalar que algunas empresas no poseen las herramientas adecuadas para fomentar una comunicación bidireccional regular.
La buena noticia es que poner en práctica estrategias de mitigación de riesgos comunicacionales no es complejo. En primer lugar, deberías desarrollar un plan de comunicación sólido, que responda a las preguntas quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. El mismo debe revisarse regularmente para ajustarlo en caso de ser necesario. Asimismo, podrías capacitar a todos los miembros de tu equipo para que sepan cómo escuchar activamente y comunicarse asertivamente. El plan debe ser revisado regularmente para que pueda mantener la alineación con los objetivos cambiantes del proyecto. Invierte en una solución de comunicación como Bitrix24, app que simplifica las relaciones entre trabajadores, incluso a distancia. Ofrece chat, llamadas, videollamadas en HD, email y videoconferencias. El uso regular de estas herramientas y una regulación de la comunicación minimizará el riesgo.
En el mercado, existen diferentes herramientas tecnológicas que pueden ayudar a identificar los riesgos ocultos de un proyecto y a gestionarlos. También, la evaluación de riesgos de un proyecto es posible empleando estas aplicaciones. Asigna tareas fácilmente, automatiza aquellas repetitivas, genera complejos flujos de trabajo en cuestión de minutos, crea dependencias, notificaciones y recordatorios. Las opciones son infinitas y todas ellas pueden resultar beneficiosas para la gestión de proyectos, siempre y cuando se empleen de manera razonable y medida. No obstante, un exceso de confianza en las nuevas tecnologías podría causar el efecto contrario al esperado.
Uno de los potenciales riesgos y problemas en proyectos se deriva de la gestión integral mediante tecnologías punta. Cuando se usan asistentes de inteligencia artificial de manera habitual, los trabajadores van perdiendo, poco a poco, la capacidad de reaccionar de manera individual frente a los conflictos. Así, si la tecnología no pudiese corregir una situación, los empleados podrían necesitar de una guía para resolver por sí mismos lo que acontece, perdiendo velocidad de reacción. Piensa, por ejemplo, en las herramientas complejas o recién lanzadas al mercado. ¿Hasta qué punto se puede confiar en la calidad que entregan? Depender totalmente de ellas y fiarse de los resultados brindados puede conducir al fracaso del proyecto. No dejes que este riesgo se haga realidad: evalúa las tecnologías a implementar, lleva a cabo pruebas piloto y establece políticas de uso. Recuerda que hay actividades que no pueden ser reemplazadas totalmente por las máquinas.
6. No reconocer el síndrome de burnout y, por ende, no reaccionar a tiempo
Hace ya una década que el estrés y el bienestar en la oficina han pasado a ocupar un rol central en las preocupaciones de los líderes organizacionales. Sin embargo, con la expansión del trabajo remoto e híbrido, algunas fronteras se han desdibujado y, así, muchos trabajadores se han visto sobrepasados por la carga laboral. Tienen dificultades para establecer horarios de descanso y al estar siempre en línea, reponer fuerzas y desconectar la mente se convierte en una misión casi imposible. A su vez, la distancia se ha convertido en un obstáculo que impide a los gerentes determinar cuándo se cruza esa línea y, por lo tanto, también actuar de manera proactiva para evitar que el síndrome de burnout haga acto de aparición.
De este modo, es necesario abordar la dificultad para reconocer los síntomas del síndrome de burnout como uno de los riesgos desconocidos en proyectos. El agotamiento extremo, que no solo es físico, sino, y principalmente, mental, puede reducir el rendimiento de los trabajadores y, en consecuencia, la calidad de las entregas del proyecto. Por otra parte, esta situación puede entorpecer la comunicación dentro del equipo de trabajo, generando conflictos y malentendidos. O incrementar el abandono de proyecto, impactando en el mismo al contar con menos profesionales para llevarlo a buen puerto y, en paralelo, aumentando el riesgo de que los demás empleados sufran de sobrecarga laboral. Por último, el burnout repercute económicamente en el proyecto, justamente debido a la mala gestión de recursos y tiempo.
La prevención de estos riesgos de proyecto se basa en la observación de las actitudes de los trabajadores, la apertura de la comunicación, las reuniones periódicas y el establecimiento de límites realistas para las tareas. En este punto, el uso de un gestor de tareas como Bitrix24 puede ser lo que necesitas para visualizar fácilmente la carga laboral de cada subordinado. La asignación y reasignación de tareas nunca ha sido tan sencillo; además, podrás estar al tanto de las demoras y actuar con iniciativa para reducir que los riesgos ocultos del proyecto terminen impulsándolo al fracaso. Finalmente, ten en mente que la capacitación en manejo de estrés, la conciliación laboral-familiar y el apoyo emocional pueden ayudar a tus trabajadores a mantenerse motivados y satisfechos.
7. Asumir como ciertas las suposiciones en lugar de basar el proyecto en investigación y datos fiables
Entre los riesgos ocultos del proyecto, las suposiciones inexactas son de los más difíciles de detectar y, por lo tanto, de mitigar. Esto se debe, sencillamente, a que estas creencias, expectativas o valoraciones son aceptadas y compartidas por los líderes, los stakeholders y los miembros del equipo de trabajo. Así, descubrir que pueden ser imprecisas o incorrectas resulta muy complejo. Merece la pena aclarar que las suposiciones pueden hacer referencia a cualquier aspecto del proyecto, desde los requisitos esperados por el cliente y los recursos disponibles, hasta los plazos o las habilidades del equipo. Algunos ejemplos de estas suposiciones que podrían perjudicar el proyecto son las siguientes:
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Los empleados podrán desempeñarse de manera efectiva en todas las tareas asignadas.
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Los clientes estarán dispuestos a brindar todas las respuestas necesarias y a reunirse cuando sea solicitado.
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Las actualizaciones del sistema se llevarán a cabo sin problemas, en el momento previsto.
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Los costes indirectos no sobrepasarán el presupuesto.
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Los costes fijos y variables se mantendrán estables, sujetos a una tasa de inflación anual predecible.
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Las dependencias, como la obtención de aprobaciones, no retrasarán la producción de los entregables.
Como puedes imaginar, las suposiciones no verificadas pueden causar un impacto de enormes dimensiones en la consecución de los objetivos. Las principales estrategias de mitigación de riesgos asociados a las suposiciones incluyen un análisis de riesgos en proyectos que enumere las creencias y las expectativas. Sobre la base del mismo, se debería desarrollar un documento que no solo las recoja, sino que también aborde planes de acción. Asimismo, mantener un proceso de gestión de cambios sólido colaboraría para adaptarse a los cambios en las suposiciones a lo largo del tiempo. Por último, el uso efectivo de herramientas de comunicación online y un gestor de proyectos favorecen el monitoreo continuo para identificar los riesgos cuando comienzan a volverse realidad.
8. Verse sorprendido por cambios en regulaciones, leyes y otras variables
Aun cuando lleves a cabo una evaluación de riesgos de proyecto detallada, es posible que algunos se escapen al análisis. Las modificaciones inesperadas en las regulaciones, leyes y normativas locales pueden afectar el desarrollo normal de tu proyecto y, en algunos casos, paralizarlo por completo, impidiendo su conclusión en tiempo y forma. Las modificaciones pueden exigir el cumplimiento de nuevos requisitos que no se habían tenido en cuenta en la planificación original. De este modo, se originarían costes asociados a un mayor uso de recursos y la extensión del proyecto en el tiempo. Pero eso no es todo. Las variaciones en las regulaciones repercuten también en la posibilidad de recibir sanciones legales o ver suspendido el proyecto debido a su incumplimiento.
Para enfrentarte a estos riesgos ocultos del proyecto, es fundamental que, en primer lugar, analices en profundidad todas las leyes que pueden aplicarse al mismo. Mantente actualizado: ¿qué sucede en el entorno? ¿Qué posibilidades hay de que los cambios regulatorios se lleven a cabo en medio del proyecto? Una buena manera de hacer frente a estas situaciones imprevistas es ser proactivo y planificar con cierta flexibilidad, diseñando plazos que permitan la introducción de cambios en caso de ser necesario. Asimismo, trabajar con expertos legales es recomendable en todo proyecto que tenga el potencial de verse afectado por los cambios en regulaciones. Del mismo modo, contar con una reserva de contingencia presupuestaria puede permitirte abordar los costes extra sin condenar el proyecto.
9. Ignorar el incremento de costes asociados a la escalabilidad de un proyecto
La identificación de riesgos de proyecto se lleva a cabo antes de iniciarlo. Por lo tanto, es altamente probable que no se tomen en consideración los posibles incrementos de costes relacionados con el crecimiento del proyecto. Cuando esto sucede, el gerente de proyectos y la empresa pueden verse sobrepasados por una situación que se escapa de sus manos al no contar con los recursos necesarios para hacerle frente. La escalabilidad es, sin dudas, uno de los riesgos ocultos del proyecto de los que menos se habla y, sin embargo, de los más peligrosos. Al fin y al cabo, un rápido crecimiento podría generar una escasez crítica de recursos que impidiese afrontar las necesidades del mismo. Frente a esta circunstancia, la compañía contrataría nuevos empleados, generando aún mayores costes asociados a su capacitación.
Por otra parte, la suma de nuevos miembros al equipo de trabajo podría requerir la ampliación de las suscripciones a plataformas tecnológicas o la inversión en sistemas más avanzados o completos, así como la compra de dispositivos y mobiliario. Igualmente, la incorporación de nuevos profesionales podría causar un cambio en la cultura organizacional, haciendo que se tambaleasen los valores compartidos y afectando la motivación y el compromiso. Un experto en manejo de riesgos de proyecto sostendría que estos riesgos son aceptables y, por ende, merece la pena seguir adelante con el proyecto, ya que el crecimiento siempre es deseable. No obstante, se podrían generar planes de inversión y escalabilidad, monitorear el impacto del crecimiento y diversificar ingresos para mitigar riesgos financieros.
Aplica la prevención de gestión de riesgos en proyectos de manera eficiente
Los riesgos ocultos en proyectos son unas corrientes subterráneas que pueden minar la estabilidad y el éxito. Si bien pasan desapercibidos al principio, pueden ser devastadores si no se gestionan adecuadamente. La prevención de riesgos de proyecto implica contar con una mentalidad proactiva, pero también llevar a cabo una identificación temprana de riesgos y fomentar la comunicación efectiva. Además, deberías mantenerte siempre actualizado y ser capaz de adaptarte a las circunstancias cambiantes para mantener el proyecto en el camino correcto.
La gestión de riesgos no solo evita sorpresas que podrían ser sumamente negativas y costosas, sino que también fortalece la toma de decisiones, mejora la eficiencia y aumenta la confianza de los stakeholders. Prepárate para lo inesperado y avanza con mayor confianza hacia el cumplimiento exitoso de los objetivos.
FAQ
¿Cómo identificar riesgos ocultos en un proyecto?
Para identificar riesgos ocultos en un proyecto deberías:
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Comprender el contexto de la empresa.
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Descubrir cuáles son los puntos débiles a través de un análisis FODA.
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Entender cómo se interrelacionan los potenciales riesgos.
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Realizar encuestas y entrevistas regulares con trabajadores, directivos, stakeholders y proveedores.
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Pon en práctica la lluvia de ideas.
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Revisar posibles riesgos externos.
¿Cuál es la importancia de conocer los riesgos ocultos en la gestión de proyectos?
Conocer los riesgos ocultos en la gestión de proyectos es importante porque:
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Evita sorpresas costosas al ayudar a prevenir problemas imprevistos.
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Mejora la toma de decisiones y la planificación de respuestas adecuadas.
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Aumenta la confianza de los interesados.
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Reduce la incertidumbre.
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Incrementa la eficiencia en la ejecución del proyecto.
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Garantiza el éxito del proyecto.
¿Qué estrategias son efectivas para mitigar los riesgos ocultos una vez identificados?
Las cuatro estrategias que son efectivas para mitigar los riesgos ocultos una vez identificados son:
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Evitar: implica no participar en actividades que puedan desencadenar el riesgo, ya que el impacto sería demasiado alto.
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Reducir o controlar: se toman medidas para minimizar las probabilidades de que el riesgo se produzca o para limitar su impacto.
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Transferir: se protege a la organización a través del traslado de las consecuencias de los riesgos a terceros.
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Aceptar: se reconocen y se aceptan los riesgos porque se consideran aceptables o porque su mitigación es más costosa que el impacto potencial.
