Los responsables del departamento de marketing de una compañía tienen a su cargo un sinfín de pequeñas tareas que deben ser ejecutadas en tiempo y forma para obtener los resultados esperados. Gestionar proyectos de marketing, entonces, puede resultar más complejo de lo esperado, a menos que se cuente con las técnicas y las herramientas necesarias para automatizar y simplificar los procesos.
Para que los proyectos de marketing alcancen el éxito, resulta fundamental llevar a cabo, en primer lugar, una investigación que señale los principales inconvenientes a los que se enfrentan los responsables del área y, en segundo lugar, organizar las actividades e invertir en herramientas de software que contribuyan a facilitar los procedimientos.
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¿Cuál es la relevancia de la gestión de proyectos de marketing?
La gestión de marketing engloba todas aquellas actividades que buscan promover un negocio, unos productos o unos servicios, a la vez que se identifican oportunidades de crecimiento y, posteriormente, estas se aprovechan en pro de la organización. Asimismo, incluye la relación con los consumidores actuales y la captación de nuevos potenciales clientes.
La gestión de proyectos de marketing es importante porque ayuda al gerente del área a organizar, comunicar y llevar a cabo diferentes campañas en paralelo con una visión global. La optimización de cada uno de los proyectos permite que cada campaña sea entregada en el tiempo acordado y dentro del presupuesto asignado.
9 consejos de gestión de proyectos de marketing
Sin lugar a dudas, tu empresa debería contar con todas las herramientas para la gestión de proyectos de marketing necesarias para cumplir con los objetivos. El uso de una plataforma integral como Bitrix24 favorece la planificación de tareas, el control del avance de un proyecto y la visualización del desempeño individual y grupal.
Ahora bien, ¿cuáles son los mejores consejos de gestión de proyectos de marketing? Lo cierto es que podrás encontrar las recomendaciones más variopintas, pero aquí hemos recopilado los consejos más valiosos para que administres el trabajo de manera ordenada y eficiente, minimizando el despilfarro de recursos y las comunicaciones reiterativas con los clientes.
1. Elabora objetivos SMART
Los objetivos SMART son metas que permiten gestionar proyectos de marketing de manera eficiente, a la vez que posibilitan que el equipo conozca qué se espera de ellos y por qué. La elaboración de objetivos es un paso que no deberías saltar para evitar confusiones o desconexiones por parte de tu equipo.
Particularmente, los objetivos SMART son cortos y específicos, deben ser medibles y alcanzables, y tener una clara fecha de consecución, además de ser consensuados con los miembros de tu grupo de trabajo y, por último, deben ser relevantes para la meta general de la empresa.
2. Prepara un plan de marketing
Para una gestión de proyectos de marketing sencilla es esencial confeccionar un plan de marketing detallado, que recoja los objetivos mencionados en el punto anterior. Esta estructura evitará la improvisación y ahorrará tiempo al determinar una guía de ruta a seguir.
Como norma general, este plan especifica las estrategias y acciones a llevar a cabo con el fin de alcanzar las metas determinadas dentro de un plazo de tiempo establecido. Por supuesto, el mismo implica, también, un análisis completo de la situación para determinar amenazas y oportunidades que puedan repercutir en la creación de estrategias y tácticas de mercadeo, un presupuesto y un sistema de control.
3. Crea tareas y subtareas
Uno de los problemas más habituales a la hora de gestionar proyectos de marketing es centrarse en el pensamiento a largo plazo. Si bien es cierto que la empresa debe tener una meta a largo plazo que guíe sus pasos, como responsable del departamento de marketing deberías pensar en los objetivos a mediano y a corto plazo para cada uno de los proyectos.
Una vez determinadas las metas, puedes asignar tareas con fechas de entrega dentro de períodos cortos. Esto ayuda a que los miembros del equipo se mantengan concentrados y enfocados en sus responsabilidades. El uso de sprints, o tareas con deadlines cortas, ha demostrado generar mayor compromiso que el uso de tareas a largo plazo.
4. Centraliza la información
Gestionar proyectos de marketing es mucho más fácil cuando cada uno de los participantes tiene acceso a toda la información que precisa para llevar adelante sus tareas. Para ello, no hay mejor opción que optar por una plataforma como Bitrix24 que facilita el almacenamiento y la compartición de los datos.
El sistema de gestión documental de Bitrix24 organiza la información para que los empleados puedan acceder a ella fácilmente a través de una intranet, siempre de acuerdo a los permisos que se les hayan otorgado. Además, esta app permite la edición compartida de documentos en línea y almacena los cambios para que tú, como líder, puedas corroborar el trabajo de cada empleado y verificar los intercambios de opiniones de manera sencilla.
5. Automatiza tareas repetitivas
Toda empresa lleva a cabo tareas repetitivas que consumen bastante tiempo por parte de los empleados y que podrían automatizarse para liberar horas/hombre que puedan ocuparse en tareas de mayor importancia. Una cuestión de marketing y comunicación que puede automatizarse fácilmente es el envío de correos comerciales a medida que un prospecto avanza por el canal de ventas.
Una plataforma integral como es el caso de Bitrix24 te permite crear reglas y triggers para que el envío de estos correos electrónicos se produzcan de manera directa frente a cualquier respuesta específica por parte del potencial cliente. Asimismo, el software facilita la creación de newsletters sobre la base de plantillas totalmente personalizables para minimizar el tiempo que conlleva la creación de estas comunicaciones organizacionales.
6. Usa un tablero Kanban
Si nunca has utilizado un tablero Kanban para organizar tus responsabilidades y las de tus subordinados, no sabes lo que te has estado perdiendo. Esta herramienta es sumamente visual y, por este motivo, resulta muy favorable para aquellas personas a cargo de múltiples tareas, ya que permite detectar de un simple vistazo cuáles son las que requieren atención prioritaria.
El tablero Kanban de Bitrix24 facilita la división de un proyecto en etapas, con la correspondiente visualización del encargado de cada tarea. Se diferencia de otras herramientas de gestión porque posibilita la inclusión de variados colores por participante o clase de tarea. Así, podrás detectar el avance de cada uno de tus proyectos de marketing en un abrir y cerrar de ojos.
7. Opta por la automatización de flujos de trabajo
Cada uno de tus proyectos de marketing implica una determinada secuencia de actividades que podrían estructurarse como tareas primarias y secundarias, siendo las primeras dependientes de las segundas; es decir, que solo podría finalizarse una tarea primaria cuando las subtareas estuviesen finalizadas.
A este respecto, Bitrix24 facilita la creación de tareas y subtareas con designación tanto de dependencias como de prioridades. Así, al cumplimentarse las tareas subyacentes, se avanzaría hacia la “tarea madre”, pero si hubiese alguna demora en la entrega de alguna de las primeras, el tiempo de entrega o finalización de la tarea principal se modificaría de forma automática.
8. Implementa un software de gestión de proyectos
El área de marketing suele gestionar proyectos de marketing múltiples al mismo tiempo. Por este motivo, la utilización de un software de gestión de proyectos se convierte en una de las piedras angulares para la organización y la planificación del departamento.
En el mercado, existen diferentes opciones, pero ninguna como Bitrix24. Esta es la mejor de las herramientas para la gestión de proyectos de marketing, ya que centraliza el know-how de la compañía, simplifica la asignación de tareas, responsabilidades y recursos con su determinada fecha de entrega, y posibilita la automatización de las actividades repetitivas, así como el envío de newsletters o comunicaciones comerciales, según reglas determinadas por el administrador.
9. Controla el rendimiento de cada proyecto
Como ves, es posible gestionar proyectos de marketing sin volverse loco. Solamente, necesitas planificación y organización, además de contar con un software de calidad como Bitrix24 que centralice la información y ayude a mantener bajo control todas las actividades del equipo de marketing, en un único lugar, así como los datos de desempeño de cada empleado involucrado en el proyecto.
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Bitrix24 recopila un sinfín de datos de rendimiento detallados de los empleados que permiten evaluar el desempeño al finalizar un proyecto determinado, en relación con los objetivos, el uso de recursos y el trabajo personal. Indiscutiblemente, esto te ahorrará tiempo a la hora de brindar a tus trabajadores una valoración de su desempeño para, posteriormente, hacer las correcciones necesarias e incrementar la productividad.
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