Las reuniones con clientes pueden resultar estresantes, sobre todo al inicio de un nuevo proyecto. Sin embargo, existen algunos pasos que puedes seguir para lograr que el kick off meeting de un nuevo proyecto sea todo lo que el cliente espera ¡y más!
Para ello, debes preparar la reunión de inicio de proyecto a conciencia. Esto significa saber exactamente qué temáticas se abordarán, durante cuánto tiempo y quién será el responsable de cada una. Pero también tener en mente los datos imprescindibles a comunicar y dejar lugar a las preguntas. La meta es que todos se encuentren alineados para moverse en la misma dirección. ¿Quieres descubrir cómo lograrlo?
FAQ
¿Qué es un kick off meeting?
Un kick off meeting, o reunión de inicio de proyectos en español, es el primer encuentro entre el equipo de trabajo y el cliente antes de comenzar un proyecto. Permite obtener una comprensión amplia de los antecedentes y los impulsores comerciales, analizar el resumen del proyecto y discutir qué se considera éxito.
¿Cómo llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto exitosa?
Para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto exitosa, deberías:
- Ofrecer opciones para participar de la reunión.
- Preparar una agenda.
- Llevar a cabo las introducciones entre los participantes.
- Explicar la relación entre el proyecto y los objetivos de la compañía.
- Abordar la planificación del proyecto.
- Asignar responsabilidad y asegurarte de que todos comprenden su rol.
- Analizar las herramientas a emplear.
- Abordar las preguntas y los pasos a seguir.
¿Qué se debe cubrir en una reunión de inicio de proyecto con un nuevo cliente?
En una reunión de inicio de proyecto con un nuevo cliente, se debería cubrir:
- Las presentaciones entre todos los participantes del encuentro.
- El alcance del proyecto, la planificación, el cronograma y los entregables.
- La comunicación durante el proyecto.
- El seguimiento de los progresos.
- Las herramientas, métodos y técnicas a usar.
- La gestión de riesgos y problemas.
- La medición del éxito.
¿Por qué son importantes las reuniones iniciales en la gestión de proyectos?
Existen diferentes tipos de comunicación en los proyectos, entre ellos:
- Verbal: se produce en reuniones y conversaciones cara a cara.
- Escrita, a través de correos electrónicos, informes y otros documentos.
- Formal: engloba los documentos oficiales y los informes formales.
- Informal: mensajes instantáneos, chats o conversaciones personales.
- Vertical: entre niveles jerárquicos.
- Horizontal: entre miembros del mismo nivel.
- Externa: con partes interesadas externas al proyecto.
- Virtual: a través de herramientas de colaboración en línea.
Cómo organizar una reunión de inicio de proyectos perfecta con un nuevo cliente
Organizar una reunión de inicio de proyectos perfecta con un nuevo cliente puede ser un desafío. En primer lugar, la falta de claridad en los objetivos y las expectativas puede dificultar la alineación entre el equipo y el cliente. Además, la falta de preparación, la ausencia de un plan de acción detallado y la deficiencia de comunicación pueden afectar negativamente la reunión y el éxito del proyecto.
Si bien existen diferentes tipos de reuniones de inicio de proyecto, desde las netamente informativas y de presentación hasta las reuniones de planificación y toma de decisiones, te recomendamos optar por una que aúne información, planificación y retroalimentación. Como puedes imaginar, para que el kick off meeting con un nuevo cliente sea efectivo es imprescindible que te prepares adecuadamente. Investiga, analiza y planifica. Luego, organiza la reunión siguiendo estos pasos.
1. Brinda diferentes opciones para participar del kick off meeting
En los últimos años, las nuevas tecnologías han modificado la manera de trabajar. El trabajo remoto e híbrido ha ganado terreno hasta convertirse en una opción no solo aceptada, sino también deseada y motivada desde las empresas. Cada vez más trabajadores se desempeñan a distancia y, por lo tanto, más y más reuniones con clientes se organizan de manera virtual. No puedes dejar de tomar esta situación en consideración a la hora de comenzar a preparar la reunión de inicio de proyecto.
Si bien es sumamente posible que al tratarse del inicio de un nuevo proyecto, el cliente desee un encuentro cara a cara, debes estar preparado para llevar a cabo una reunión virtual. Quizás asista un representante y otros profesionales deseen participar de forma remota. Asegúrate de contar con un software de videollamadas en HD que te permita compartir pantalla, mirar a los ojos a los participantes, levantar la mano y enviar mensajes o documentos. Muy importante en este punto es escoger una plataforma que no te imponga un límite de tiempo. En Bitrix24, por ejemplo, puedes hablar tanto como desees, ya que ofrece un servicio de comunicación ilimitado, ya desde la suscripción gratuita.
2. Estructura la agenda de la reunión de inicio de proyecto
Una de las recomendaciones más extendidas al preparar reuniones con clientes o, incluso, reuniones internas de equipo es la redacción de una agenda. Comprender el porqué es muy sencillo: llevar a cabo este paso te permite sentar las expectativas de la reunión. Básicamente, la misma recoge los datos básicos que serán discutidos durante el encuentro; es decir que aborda las famosas 5 W: Who, What, Where, When and Why. Así, la agenda de la reunión de inicio de proyecto tiene que estipular:
Si bajamos estas cuestiones a la realidad, deberías generar un documento que recoja la información básica sobre cada punto a discutir y determinar el tiempo estimado para cada uno de ellos y la persona responsable del intercambio. En el mercado, hay diferentes plantillas que puedes utilizar. De hecho, las plataformas colaborativas suelen ofrecerte algunas variantes que podrías adaptar a las necesidades de tu compañía. Una vez tengas tu agenda lista, compártela con todos los participantes. De esta manera, estarán al tanto del propósito y el cronograma de la reunión, y llegarán en mejor forma para aportar a ella.
3. Lleva a cabo las presentaciones entre todos los asistentes
Al inicio de un nuevo proyecto, los miembros del equipo de trabajo y el cliente no se conocen, al menos no en profundidad. De hecho, es posible que solamente los gerentes de proyecto y de la compañía hayan tenido oportunidad de conversar. Por eso, el primer paso indicado en toda agenda de la reunión de inicio de proyecto es presentar a todos los presentes.
No te quedes solo con las introducciones. Este es el momento adecuado para comenzar a forjar lazos de confianza y colaboración. Ve un paso más allá. Deja que cada profesional presente dé a conocer su nombre y su función, además de algún dato extra sobre sí mismo. Emplea preguntas rompehielos para que el kick off meeting cumpla su función: permitir que todos los participantes se conozcan y puedan construir las bases de una relación cordial que empuje el proyecto hacia el éxito.
4. Expresa claramente cómo el proyecto se relaciona con los objetivos empresariales
¿Sabías que uno de los errores más comunes en la iniciación de proyectos es la falta de clarificación del impacto del proyecto? En general, todos los trabajadores reciben información sobre la meta a alcanzar y se esfuerzan para lograrla. No obstante, pocas veces son realmente conscientes de la relación que ese objetivo tiene con las metas empresariales. Esto podría resultar en dificultades para identificar tareas cruciales de otras complementarias y, por ende, complicar la priorización de las mismas, creando en última instancia cuellos de botella que podrían haberse evitado.
Tómate el tiempo de explicar de manera clara y concisa no solo qué persigue el proyecto, sino cómo se enlaza con la meta de la compañía. Así, pautas un camino a seguir definido que permitirá detectar prioridades y minimizará el riesgo de malentendidos. Si todos los empleados comprenden por qué y para qué llevan a cabo esas tareas, estarán en la misma sintonía para perseguir la consecución de los objetivos..
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5. Presenta y discute la planificación de inicio de proyecto
Antes del kick off meeting, deberías enviar la planificación de inicio de proyecto a todos los interesados. De esta manera, los asistentes tendrán tiempo de evaluarlo y anotar sus preguntas. Sin embargo, durante la reunión de inicio de proyectos, es tu deber presentar el plan punto por punto. Este abordaje te permitirá dejar en claro la manera en la que tu equipo trabaja.
El plan de proyecto recoge los objetivos y el alcance del proyecto. Comprueba que no solo se identifican los resultados esperables, sino también los criterios de éxito. Por otra parte, presentarás el cronograma detallado de actividades y los hitos, la asignación de recursos y el presupuesto. No olvides hablar de los posibles riesgos que implica el proyecto, su impacto potencial y diversos planes de contingencia. Luego, abre un espacio para que los presentes puedan efectuar preguntas y no dudes en refinar lo que fuera necesario.
6. Asigna responsabilidades y corrobora que las mismas son comprendidas
En realidad, las responsabilidades ya han sido asignadas durante la planificación de inicio de proyecto. Todos los miembros de tu equipo ya estarán al tanto de las tareas que llevarán a cabo. No obstante, para el cliente será una novedad descubrir, por un lado, las actividades que conforman el proyecto y, por otro, conocer a las personas que se responsabilizarán de ellas.
Calcula algunos minutos para abordar cada tarea de manera individual, ya que el cliente puede desear conocer los pormenores. Quizá, quiera saber la metodología que se aplicará o tenga dudas sobre el KPI estipulado. Por otra parte, el kick off meeting te da la oportunidad de corroborar que todos comprenden lo que deben hacer, cómo, cuándo y de qué manera se medirá su desempeño. Esto es válido también para el cliente. En caso de solicitarle colaboración o información, debería saber de qué manera se espera que participe y dentro de qué lapso de tiempo, ya que un retraso en su accionar podría repercutir en una demora en el avance del proyecto en su totalidad.
7. Aborda las herramientas que se emplearán para ejecutar el proyecto
Toda reunión de inicio de proyecto debería dejar en claro cuáles son las herramientas empleadas para llevar a cabo las tareas y, a su vez, monitorear los avances. Al fin y al cabo, estas herramientas desempeñan un papel fundamental en la eficiencia y la coordinación del equipo de trabajo. ¿Aspiras a una gestión efectiva de los procesos del proyecto? Pues, entonces, no lo dudes e identifica las soluciones tecnológicas que pueden ayudarte. El uso de una plataforma de colaboración y comunicación es esencial. En Bitrix24, puedes usar el correo electrónico, la mensajería instantánea, las llamadas y videollamadas e, incluso, las videoconferencias para que la comunicación fluya en tiempo real, esté donde esté el miembro del equipo o el cliente.
Asimismo, Bitrix24 ofrece un potente gestor de tareas y proyectos que facilita la asignación de tareas, la gestión de los plazos y recursos, y el seguimiento de los avances. Podrás monitorear el tiempo que invierte cada empleado en sus tareas, determinar dependencias, avistar cuellos de botella y reasignar recursos en un clic. Pero eso no es todo. Es aconsejable que reúnas todos los documentos y la información del proyecto en un único lugar para su fácil acceso por parte de todos los interesados. Con Bitrix24 puedes hacerlo en la nube. Así que ya sabes, si estás buscando una herramienta completa para gestionar íntegramente un proyecto y presentarla en el kick off meeting, echa un vistazo a Bitrix24.
8. Responde preguntas y asegúrate de que cada participante comprende los siguientes pasos del proyecto
Tras la presentación, el equipo del proyecto o el cliente podrían tener preguntas adicionales en relación con el alcance del proyecto, las tareas o cualquier otra temática. Contar con tiempo suficiente para responder a ellas y abordar detalles que no hayan quedado claros es fundamental. Recuerda planificar esto en la agenda de tu kick off meeting porque, a fin de cuentas, el objetivo de la reunión de inicio de proyectos es garantizar que todos los participantes estén alineados y preparados para comenzar la labor.
Una vez todos hayan quedado satisfechos, utiliza todavía algunos minutos para repasar los puntos más importantes conversados. Reitera si han quedado acciones pendientes surgidas de la reunión y haz una breve recopilación de tareas. No te despidas aún. Indica cuándo y cómo se compartirá la primera actualización del proyecto, y qué se espera de cada parte. De este modo, vuelves a asegurarte de que todos los presentes están en la misma página. Por supuesto, más tarde deberás compartir un documento resumen de la reunión de inicio de proyecto para sellar el compromiso acordado durante la misma.
Pon en práctica estos consejos y sácale el mayor partido a tu kick off meeting
El proceso de incorporación de clientes puede resultar agobiante si no cuentas con una estructura que facilite la puesta en marcha de un nuevo proyecto. Por este motivo, te invitamos a poner en práctica estas recomendaciones que son, en realidad, una guía paso a paso para lograr que tu kick off meeting con un nuevo cliente sea un verdadero éxito.
El secreto está en la planificación de inicio de proyecto, que debe ser detallada y cuidadosa. No obstante, también es crucial que durante la reunión estés dispuesto a escuchar al cliente, tomar nota de sus dudas y evaluar si tu plan requiere de algún ajuste para alinearse al 100 % con las expectativas de quien te ha contratado. Asimismo, este encuentro es el momento ideal para plantear límites de alcance y expectativas por ambas partes. Es la oportunidad perfecta para conocerse, comprenderse y comenzar a construir una relación mutuamente beneficiosa. ¡No la desperdicies!
Prepara tu agenda de reunión de inicio de proyecto y aborda cada tema de uno en uno, incluyendo las herramientas a utilizar durante el proyecto. Mantén el foco en lo importante y no dejes que la conversación se salga de rumbo. Tu objetivo es salir de la reunión con una total alineación entre los empleados y el cliente, y toda la información necesaria para alcanzar o sobrepasar las expectativas impuestas.
