8 formas de monitorear a los empleados que trabajan desde casa

Un software de monitoreo de empleados completo permite determinar las horas trabajadas e, incluso, las tareas abordadas. Asimismo, evalúa regularmente el desempeño individual y busca opciones que permitan mejorarlo. 

En este artículo, te presentaremos 8 maneras de monitorear a los empleados remotos que seguro favorecerán la colaboración y el trabajo en tu empresa e incrementarán el rendimiento de forma considerable.

FAQ

Cómo monitorear los empleados que trabajan desde casa de manera eficiente: 8 consejos esenciales

Monitorear a los empleados en el lugar de trabajo ha sido una constante empresarial. Dentro de la oficina, resulta sencillo determinar quién está cumpliendo con el horario estipulado. Incluso, los programas de control de los ordenadores empresariales permiten determinar qué actividad lleva a cabo cada trabajador en cada momento. Pero ¿qué sucede con los empleados remotos?

Trabajar desde casa es el sueño de muchas personas. Su principal beneficio es una mejor conciliación familiar y laboral. No obstante, también puede generar la tentación de dedicar tiempo laboral para tareas personales. Y esto es, justamente, lo que tú deseas abordar y controlar. Hacerlo no es imposible. Por el contrario, actualmente hay muchas estrategias para monitorear a los empleados remotos.

1. Elabora una política de trabajo remoto y compártela con tus empleados

El primer paso para monitorear los empleados que trabajan desde casa es determinar qué implica para tu empresa el trabajo a distancia. En este sentido, deberías sentar las expectativas asociadas. Deja por escrito todo lo relacionado con el desempeño remoto, desde el horario a cumplir hasta la manera en la que se controlará el desempeño. Tu política de trabajo remoto es esencial para poner en práctica las estrategias que citaremos a continuación.

En ella, determinarás qué se espera de los trabajadores y de qué manera se les evaluará. Anotarás si la empresa utilizará programas de control online y, también, qué sanciones se aplicarán en caso de incumplimiento. Asegúrate de compartir debidamente toda la política. Igualmente, almacénala en la base de conocimiento de la empresa, para que sea fácilmente accesible para todos. Y no olvides solicitar la conformidad de cada trabajador, sobre todo si piensas poner en práctica programas de control online. 

2. Observa el uso del correo electrónico

Una forma poco invasiva para monitorear a los empleados que trabajan desde casa es prestar atención al tiempo invertido en leer y enviar correos electrónicos. ¿Sabías que la gestión de los emails recibidos es una de las tareas que mayor tiempo consume a muchísimos trabajadores? Algunos, incluso, no soportan ver que la bandeja de entrada no está vacía. Esto les induce a revisarla de manera continua, abandonando así la tarea que les ocupa y disminuyendo su productividad.

En el mercado, existen algunas herramientas que permiten medir la cantidad de correos electrónicos recibidos y enviados. No solo eso, sino que también es posible ver a quién se han enviado y cuándo, y cómo se responde a los clientes o proveedores. De este modo, tendrás un indicador de la cantidad de trabajo que implica la gestión de correos electrónicos. Podrás determinar, además, si alguna tarea puede automatizarse y quiénes son los miembros de la plantilla que tienen una mayor carga laboral, asociada con el correo electrónico. En caso de ser necesario, podrás ajustar las cargas laborales para evitar una sobre-exigencia de un trabajador en particular.

3. Opta por un gestor del tiempo en tu empresa

Monitorear a los empleados que trabajan desde casa es esencial para asegurarte de que no existen sobrefacturaciones, sobre todo cuando contratas a trabajadores por hora. En la actualidad, la gran mayoría de las empresas está optando por incorporar un gestor de tiempo que facilite la medición de las horas efectivamente trabajadas. Esta aplicación suele ser de uso muy intuitivo y brinda información valiosa para tu compañía. Bitrix24 ofrece una herramienta configurable en línea que permite a cada miembro de tu equipo registrar la hora de comienzo y de finalización de su actividad. Asimismo, podrán ingresar datos de sus descansos. Por otra parte, el departamento de Recursos Humanos tendrá la posibilidad de configurar horarios personalizados para cada trabajador. Así, podrá indicar cuál es el horario límite en el que debe iniciarse la jornada y cuál es la hora mínima a alcanzar antes de cerrar el día laboral. 

Otra ventaja es el rastreo de IP que permite monitorear a los empleados que trabajan desde casa y detectar cuándo están en su domicilio o en otro sitio. Para una mayor flexibilidad, el gestor de tiempo simplifica la creación de eventos fuera de la oficina, como las visitas a proveedores o las reuniones con clientes. Estas pueden programarse y contabilizarse dentro de las horas trabajadas. Los supervisores determinados pueden aceptar o denegar cambios en los horarios de los empleados con un simple clic. Asimismo, pueden enviar recordatorios y advertencias desde la aplicación a quienes incumplan el horario laboral o la cantidad de horas estipuladas. Por último, toda la información recabada se presenta en un sucinto informe que facilita la toma de decisiones. Merece la pena destacar que es posible obtener informes personales, grupales o de toda la empresa para medir la productividad individual o general.

4. Utiliza una herramienta de gestión de tareas y proyectos

La gestión de tareas y proyectos es una de las mejores herramientas de monitoreo de trabajo desde el hogar y, también, en la oficina. El propósito de estas plataformas es ayudar a tu empresa a administrar, organizar y asignar tareas relacionadas con múltiples proyectos. Seamos sinceros: resulta complejo determinar la carga laboral de cada trabajador, si no se lleva un registro de las responsabilidades otorgadas. Cuando desconoces todas las tareas asignadas, puedes caer en un grave error: sobrecargar laboralmente a un empleado. Incluso el trabajador más eficiente verá mermada su productividad al tener demasiadas tareas a su cargo. El uso de un software de monitoreo de empleados que incluya un potente gestor de tareas y proyectos es la manera más adecuada de minimizar este riesgo. 

Así, podrás manejar adecuadamente tus recursos humanos. Asigna tareas con fecha de entrega y visualiza fácilmente cómo avanza cada una de ellas. Algunas plataformas, como Bitrix24, posibilitan la creación de dependencias entre tareas. De esta manera, una tarea madre no puede iniciarse hasta que se hayan finalizado las secundarias. En caso de retrasarse una, la fecha de entrega de la otra se modifica automáticamente. ¿Te gustaría visualizar fácilmente cómo avanza un proyecto? Utiliza el diagrama de Gantt o el tablero Kanban. Eso sí, debes tomar en consideración que este sistema de monitoreo de empleados que trabajan desde casa deja fuera algunas tareas repetitivas que no se contabilizan dentro del proyecto, como el correo electrónico. Por este motivo, se recomienda combinarlo con otros sistemas de control.

5. Solicita un informe diario a cada trabajador

¿Tu empresa es pequeña o, acaso, tienes a pocos empleados trabajando en remoto? En este caso, quizá sea suficiente con solicitar un reporte detallado al terminar el día a cada empleado. Este autoinforme facilitará que estés al tanto de las tareas llevadas a cabo diariamente. De este modo, podrás notar divergencias entre el trabajo entregado o los resultados obtenidos y las actividades que tu subordinado ha señalado que ya ha completado.

Deberías solicitar que el informe incluya todas las tareas realizadas y para qué proyecto. Pero, también, podría resultar interesante que cada trabajador señale cómo se siente con su carga laboral, si necesita automatizar alguna tarea o si se siente capaz de asumir más responsabilidades. Si bien el informe personal es un medio de medición subjetivo, puede ser valioso para que cada trabajador autoevalúe su desempeño. Esto les permitirá dar la voz de alarma, si la carga laboral es demasiado alta. No obstante, se trata de una herramienta que mal utilizada da lugar a una alteración de las cargas de trabajo. En pocas palabras, se aconseja que se emplee en casos de gran confianza e, idealmente, en conjunto con una medición objetiva del desempeño. 

6. Acuerda con los managers la supervisión del desempeño individual

¿Aún te preguntas cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa? No dudes en pedirle a los managers o líderes de equipo que se tomen el tiempo de supervisar el rendimiento de los empleados. Para ello, deberán dedicar un cierto número de horas a la semana a observar los avances de los proyectos y qué empleado ha cumplido con sus tareas y quién no. Si bien esto implica una mayor carga para ellos, a largo plazo facilitará la evaluación del desempeño de los trabajadores.

Una buena manera de llevar a cabo esta supervisión podría ser a través de la generación de objetivos semanales para el grupo de trabajo e, incluso, para cada empleado. Luego, el manager podría corroborar cuántos objetivos se han alcanzado y evaluar qué ha sucedido en aquellos casos en los que no se ha cumplido con las expectativas. Ajustar las cargas laborales será, así, mucho más sencillo. Esta estrategia combinada con un completo gestor de proyectos y un gestor de tiempo puede brindarte excelentes resultados. 

7. Comunícate regularmente con tus empleados

La objetividad es crucial a la hora de evaluar el desempeño de los trabajadores. Sin embargo, el contexto puede afectar al rendimiento individual. Por este motivo, sería interesante que sumases un indicador subjetivo a las mediciones objetivas. A este fin, programar reuniones uno a uno con tus trabajadores puede ser la manera perfecta de conocer qué sucede en sus vidas. Conversar con los trabajadores te brindará información sobre su vida personal y, también, sobre su moral en el trabajo. 

Este análisis subjetivo puede darte las claves para detectar las causas de la baja de productividad de un empleado, hasta el momento, modelo. Asimismo, percibirás si existe una insatisfacción o cualquier circunstancia que no solo afecte el desempeño, sino que pueda impactar en el empleado abandonando la empresa en un futuro cercano. Abre los canales de comunicación y facilita que los empleados remotos se expresen. Puedes utilizar regularmente el chat o el correo electrónico. No obstante, deberías programar reuniones que te permitan ver a la otra persona. Los gestos y la postura, también, comunican. Para ello, emplea herramientas de comunicación online como las videollamadas en HD. 

8. Implementa programas de control de las acciones en línea

Esta opción para monitorear los empleados que trabajan desde casa es considerada invasiva por los trabajadores remotos, pero es muy valorada por las organizaciones. Para implementar los programas de control de acciones en línea es imprescindible que tu empresa le haya brindado a cada trabajador remoto un ordenador o cualquier otro dispositivo necesario para el desempeño de su trabajo.

Las aplicaciones de control se instalan en los dispositivos y generan una especie de espejo que permite que el empleador visualice todas las actividades realizadas. Las mismas recopilan datos del teclado para determinar la frecuencia con la que el trabajador escribe e, incluso, qué escribe. También, recaban información sobre los sitios web visitados, la frecuencia y la duración de la visita. Acceden a los correos electrónicos e, incluso, a la cámara web. Por supuesto, cada trabajador debe estar al tanto de que el programa ha sido instalado en el dispositivo. Además, debe entender cómo se utilizan los datos recopilados. De hecho, en muchos países se exige que el empleado firme su acuerdo para el monitoreo de su actividad online. 

Invierte en el monitoreo de empleados y aumenta el control de tu plantilla remota y su rendimiento

El mundo de los negocios ha cambiado. Los empleados buscan cada vez en mayor medida facilidades de conciliación laboral y familiar, como el trabajo remoto. Por su parte, las empresas han comprendido que el trabajo a distancia puede ayudarles a bajar costes. Aunque también implica algunas problemáticas, como la adaptación a una nueva forma de comunicarse, colaborar y evaluar.

Si piensas sumarte a la tendencia del trabajo online, o ya lo has hecho, no dudes en invertir para monitorear los empleados que trabajan desde casa. Así como en la oficina tienes la posibilidad de observar quién llega tarde o quién se va más temprano, deberías ser capaz de corroborar las horas trabajadas por tu equipo remoto. La implementación de herramientas de monitoreo de trabajo desde el hogar, como gestores de tiempos o tareas, puede ser lo que necesitas para incrementar la productividad de tu plantilla.