8 Estrategias Exitosas de Comunicación Híbrida para Implementar Este Año

En un entorno laboral donde coexisten tanto quienes trabajan en la oficina como aquellos que lo hacen a distancia, una comunicación híbrida eficaz se vuelve imprescindible para alcanzar el éxito empresarial.

Evita que la separación física repercuta sobre la eficiencia y desarrolla un plan para promover la colaboración sin fronteras. Busca mejorar la interacción diaria, al tiempo que incrementas la satisfacción y el sentido de pertenencia del personal. ¿No sabes cómo hacerlo? Pues continúa leyendo porque te presentaremos 8 efectivas estrategias de comunicación para equipos híbridos que transformarán el flujo de información y las interacciones en tu negocio.

1. Integra las señales verbales y no verbales en la comunicación híbrida para que sea eficiente

Las señales verbales son cruciales en la comunicación híbrida, ya que aseguran la claridad del mensaje. La correcta elección de palabras puede eliminar ambigüedades, transmitir el tono deseado y evitar malentendidos. Por eso, debes asegurarte de escoger un lenguaje claro y conciso, capaz de explicar las expectativas y obligaciones fácilmente, y emplear un tono adecuado para mostrar empatía, urgencia, seriedad o la emoción acorde a lo que desees transmitir.

Ahora bien, no debes olvidarte de las señales no verbales, tan importantes como las anteriores. De hecho, en muchos casos evidencian lo que realmente piensa o siente quién las demuestra. Estas complementan y enriquecen la comunicación verbal, proporcionando contexto y emocionalidad al mensaje. Los movimientos de las manos y otros gestos pueden enfatizar puntos clave, ayudar a ilustrar ideas y mantener el interés de la audiencia. Las expresiones faciales reflejan emociones y reacciones, mientras que la postura y los movimientos del cuerpo pueden indicar niveles de interés, apertura y receptividad.

Al abordar la comunicación con un sistema híbrido, se vuelve imprescindible buscar la máxima integración entre ambos tipos de señales, tanto a la hora de emitir un mensaje como de recibirlo. Para ello, puedes emplear las herramientas puestas a disposición por las nuevas tecnologías. El uso de videollamadas y videoconferencias permite que se lleve a cabo una conversación lo más similar posible a un encuentro cara a cara, con la posibilidad de apreciar los gestos, las muecas y la postura del interlocutor para conocer su estado de ánimo. De este modo, contarás con más información para detectar insatisfacciones y conflictos, y actuar en consecuencia. Asimismo, tendrás la posibilidad de minimizar malentendidos y mejorar la calidad de la comunicación en la empresa, al tiempo que fortaleces las relaciones entre los miembros del equipo.

2. Combina métodos de comunicación asincrónica y sincrónica

Uno de los grandes desafíos de la gestión de la comunicación interna en un entorno híbrido es lograr la fluida colaboración entre empleados, a pesar de las diferencias horarias y la distancia. Para superar este reto e implantar una comunicación eficaz en el lugar de trabajo, es crucial combinar métodos asincrónicos y sincrónicos. Los primeros, como los emails y la mensajería instantánea, no requieren que los participantes estén disponibles al mismo tiempo. Son perfectos para compartir datos y mensajes formales. En cambio, los sincrónicos exigen presencialidad y facilitan la interacción rápida y directa. De esta manera, son ideales para la resolución de conflictos, la aclaración de ideas y la solicitud de datos urgentes.

Al desarrollar tus estrategias de comunicación para equipos remotos, debes tomar en consideración que la integración de herramientas sincrónicas y asincrónicas es la mejor manera de permitir a los empleados trabajar y comunicarse según sus propios horarios, lo cual es esencial en equipos distribuidos globalmente. Ahora bien, para que la comunicación híbrida sea un verdadero éxito, es necesario estipular reglas. Asegúrate de que todos comprendan en qué situaciones se debería emplear cada una de las diversas herramientas para la comunicación híbrida y qué tiempos de respuesta son aceptables para cada una de ellas. En este punto, es importante resaltar que en un mundo globalizado la flexibilidad y la adaptación son cruciales.

Establece fechas (una vez al mes, cada quince días) y horarios claros para las reuniones, asegurándote de que sean convenientes para todos los miembros del equipo. Toma nota de las decisiones de cada reunión y emplea una herramienta de gestión de tareas para que todos cuenten con la información actualizada sobre lo que deben hacer y las fechas de entrega. Promueve el uso de herramientas colaborativas para que los equipos puedan trabajar juntos en documentos y proyectos sin necesidad de estar conectados al mismo tiempo. Fomenta la claridad y la concisión en la comunicación escrita con el fin de que todos los miembros del equipo comprendan correctamente la información.

3. Mantén a los empleados alineados fusionando métodos tradicionales y plataformas online

Sin lugar a dudas, las diversas plataformas de comunicación digitales son grandes aliados a la hora de mantener informados a todos los empleados. No obstante, no hay que perder de vista las preferencias y los hábitos de cada empleado a la hora de establecer la estrategia de comunicación. Uno de los errores más habituales en la actualidad es volcar la comunicación un 100 % a los métodos online, olvidando los grandes beneficios que brindan los tradicionales y, también, a quienes están acostumbrados a ellos. Evita que esto suceda en tu compañía: en lugar de eliminar los métodos tradicionales, opta por establecer una comunicación híbrida basada en la convivencia de los mismos y los digitales. ¡Aprovecha lo mejor de ambos mundos!

Esto significa que puedes mantener los boletines impresos y los tablones de anuncios dentro de tu oficina. De hecho, es recomendable que lo hagas. Asimismo, continúa realizando reuniones físicas en la medida de lo posible. Piensa que si algún empleado no puede asistir debido a su lugar de residencia, podrías implementar soluciones de comunicación híbrida que les permitieran participar, como las videoconferencias.

Asimismo, puedes adoptar plataformas de comunicación unificada online, que incluyan herramientas como el chat, las aplicaciones de compartición de archivos y organización de tareas, y las bases de conocimiento, además enviar encuestas en línea. En paralelo, podrías mantener un buzón de sugerencias físico para que quienes prefieran esta modalidad puedan continuar brindando su opinión.

Al combinar ambos métodos, puedes asegurarte de que la información fluya libremente y llegue a todos los empleados, sin importar sus preferencias o su acceso a la tecnología. De este modo, podrás satisfacer a todos y, a la vez, la redundancia asegura que la información crítica no se pierda y llegue a quien debe hacerlo

4. Equilibra el tono formal e informal de tus mensajes según el contexto

El tono de la comunicación interna en una empresa siempre ha variado según el contexto y los participantes. Esta situación no se ha modificado con la aparición de la comunicación híbrida. Por el contrario, la capacidad de equilibrar los mensajes entre un tono formal e informal se vuelve aún más esencial, ya que la diversidad de situaciones y de audiencias demanda una adaptabilidad constante.

Habitualmente, deberías recurrir a la formalidad en situaciones que requieren un nivel de seriedad y profesionalismo. Se suele utilizar en comunicados oficiales, correos corporativos, presentaciones, informes y cualquier tipo de comunicación interna que deba reflejar autoridad y respeto. Las frases son completas y bien estructuradas, con lenguaje técnico y preciso, y saludos y despedidas formales. Por su parte, el tono informal es más relajado y personal, perfecto para situaciones de camaradería o donde la rapidez es clave. Las discusiones de proyectos internos o coordinaciones diarias pueden manejarse en este tono, al igual que los encuentros de construcción de equipo. Sin embargo, toma en consideración que algunas verbalizaciones pueden interpretarse de otra manera por escrito al no poder escuchar la entonación o ver la gestualidad (por ejemplo, los chistes).

Por otra parte, con determinadas audiencias, como los proveedores o los clientes, la formalidad se instala como la norma en el trato, sin importar el canal empleado.

Ahora bien, al gestionar la comunicación en la empresa entre trabajadores dispersos, también debes considerar las diferencias culturales. En países como Alemania o Suiza, hablar de usted (tanto por escrito como verbalmente) implica respeto y el tuteo puede considerarse una falta grave. Conocer estas diferencias culturales a la hora de manejar el tono formal o informal dentro de la comunicación híbrida te ahorrará más de un dolor de cabeza. Al ajustar el tono de tus mensajes según el contexto y la audiencia, fomentarás un ambiente positivo y, a la vez, lograrás una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.

5. Incluye elementos visuales para aumentar el compromiso y la comprensión en las comunicaciones corporativas

¿Quieres captar y mantener la atención de los empleados? Analiza, entonces, agregar elementos visuales a la comunicación interna. Los gráficos, las imágenes, las infografías, las presentaciones y los vídeos pueden mejorar la comprensión y la retención de los datos. No dudes en crear gráficos de barras y de sectores para comparar datos y mostrar proporciones, o gráficos de línea para indicar tendencias. Visualiza procesos con diagramas de flujo y compila información de alta complejidad con infografías.

Como responsable de la eficacia de la comunicación híbrida, ten en cuenta que, sin importar la distancia que te separe de los trabajadores, las diapositivas atractivas, las animaciones y los vídeos pueden aumentar su compromiso y comprensión. Esta clase de componentes puede incluirse en cualquier soporte de tu empresa, ya sea físico u online. Los boletines impresos y por correo electrónico, los reportes e informes trimestrales, las guías de procedimientos y los manuales son algunas posibilidades que podrían beneficiarse de ellos.

Pero eso no es todo. El uso de plataformas de comunicación unificada de calidad, como Bitrix24, también te permite incorporar elementos visuales interactivos a tus encuentros online, espacio de trabajo compartido e, incluso, al asignar tareas. Comparte pantalla durante las videoconferencias para proyectar un vídeo o presentación, incorpora un contenido visual como apoyo para una tarea dentro de la app de gestión de proyectos o en un manual almacenado en la base de conocimientos para facilitar la comprensión de un proceso. Estos métodos deberían formar parte de tus estrategias de comunicación para equipos remotos al enriquecer la experiencia de los usuarios.

6. Adecúa la comunicación en la empresa a las preferencias individuales y las dinámicas de grupo

Compartir tiempo con colegas y empleados en la oficina facilita conocer los deseos y las necesidades de cada uno de ellos. Como líder, puedes reconocer quién requiere de mayor acompañamiento y quién prefiere trabajar en soledad. Así, puedes adaptar tu modo de comunicar a cada uno de ellos. Cuando gestionas la comunicación con un sistema híbrido, este proceso de descubrimiento y conocimiento es más complejo, aunque no imposible.

En primer lugar, sería recomendable que identifiques las preferencias individuales. Emplea encuestas y reuniones de retroalimentación para comprender de qué manera cada trabajador quiere recibir y enviar información. Luego, ajusta tu estilo comunicacional para construir una relación de confianza y comodidad entre vosotros.

Ahora bien, las preferencias personales no son lo único que deberías tomar en cuenta. Fomentar las interacciones en equipo, la colaboración y la cohesión es fundamental para el éxito de la comunicación interna. Y para ello, no hay mejor opción que establecer reuniones regulares, sesiones de lluvia de ideas y actividades de trabajo en equipo que promuevan la participación y el intercambio entre los miembros. El truco está en encontrar el equilibrio entre la comunicación individualizada y la comunicación grupal.

7. Mantén marcos de comunicación estructurados, sin perder la flexibilidad y la adaptabilidad

Al pensar en el trabajo remoto, solemos asociarlo con la flexibilidad y la libertad. Sin embargo, para que la comunicación híbrida triunfe, es imprescindible contar con una serie de protocolos, pautas y procesos estandarizados que la regulen. Estos deberían incluir políticas de comunicación, procedimientos para la presentación de informes, protocolos para reuniones y canales de comunicación establecidos para cada caso en particular.

Emplear marcos estructurados garantiza que la comunicación interna en una empresa sea coherente, mientras que los procesos estandarizados reducen el tiempo y los recursos empleados, minimizando los costes e incrementando la productividad. Por supuesto, esto no significa que estos marcos sean inflexibles. Por el contrario, deben poder adaptarse en caso de emergencia o situaciones inesperadas. Asimismo, es importante que revises la normativa de la comunicación en la empresa regularmente para garantizar que siga siendo relevante y efectiva en el entorno actual.

8. Desarrolla estrategias de comunicación híbrida personalizadas para resonar con un público global

Al hablar del tono de la comunicación, en el punto cuatro, hemos mencionado las diferencias culturales. Pues bien, cuando desarrollas estrategias de comunicación híbrida tienes que considerar las particularidades de la audiencia. Al fin y al cabo, las normas culturales varían significativamente en diferentes partes del mundo, incluso de una región a otra dentro de un mismo país o de una generación a otra. Lo que puede ser aceptable o efectivo para unos, puede no serlo para otros. Queda claro, entonces, que debes comprender estas diferencias y abrazarlas para adaptar los mensajes.

En general, se suelen investigar las grandes diferencias, pero pueden quedar fuera pequeños matices que modifican el significado para quién recibe un mensaje. En este sentido, debes evaluar las costumbres locales y sensibilidades culturales específicas, pero también el lenguaje. Es posible que no todos hablen un determinado idioma al mismo nivel y esto podría generar problemas debido a inexactitudes o incorrecciones.

Llegado el momento de desarrollar estrategias de comunicación para equipos remotos, asegúrate de que los mensajes sean relevantes y accesibles para todos los miembros del público. Evita enviar un mismo mensaje a todos. Mejor, adapta el tono, el estilo y el contenido a las normas culturales y los valores de las diferentes audiencias e incluye ejemplos locales para hacer más relevante tu mensaje. Estos sutiles cambios de enfoque resonarán con tu audiencia, incrementando el impacto y la conexión.

Pon a prueba nuestros consejos para mejorar la comunicación híbrida

Implementar estas estrategias de comunicación puede repercutir positivamente en la manera en que los trabajadores se relacionan entre sí y con la empresa. Incrementa su satisfacción, su sentimiento de equipo y mantente atento a sus necesidades con estas fantásticas prácticas para el modelo de trabajo híbrido.

En el camino hacia la eficacia en un entorno disperso, Bitrix24 puede convertirse en tu mano derecha. Esta plataforma de comunicación unificada ofrece videollamadas y videoconferencias, que permiten a los equipos mantener una interacción cercana y efectiva. Además, Bitrix24 soporta métodos de comunicación asincrónica, garantizando que todos los miembros del equipo puedan colaborar sin importar su ubicación geográfica o el huso horario.

Centraliza toda la comunicación interna en un solo lugar, desde chats y correos electrónicos hasta la gestión de proyectos y tareas. Agrega elementos visuales en documentos compartidos y reuniones en línea, y ajusta la comunicación a las preferencias individuales y las dinámicas de grupo. En definitiva, Bitrix24 no solo te ayudará a implementar estos consejos, sino que también te proporcionará la flexibilidad y la adaptabilidad necesarias para prosperar en un mercado cambiante. ¡Regístrate en Bitrix24 hoy!

FAQ

¿Cuáles son los mayores desafíos de la comunicación híbrida?

Los mayores desafíos de la comunicación híbrida son los siguientes:

• Coordinación eficaz entre equipos presenciales y remotos.

• Asegurar la igualdad de participación y acceso a la información.

• Necesidad de tecnología adecuada.

• Gestión del bienestar de los empleados.

• Evitar la sobrecarga digital.

• Mantener una cultura organizacional coherente y efectiva en entornos mixtos.

• Manejar las diferencias debido a las zonas horarias y los estilos de comunicación.

¿Cómo pueden las empresas medir el éxito de sus estrategias de comunicación híbrida?

Las empresas pueden medir el éxito de sus estrategias de comunicación híbrida

• Encuestas de satisfacción de empleados.

• Indicadores de retención y bienestar del personal.

• Revisión de la eficiencia en la resolución de problemas y toma de decisiones.

• Análisis de productividad y rendimiento.

• Monitoreo de la participación en reuniones y eventos.

• Evaluación de la calidad de la colaboración y la comunicación.

¿Qué consejos hay para fomentar un sentido de comunidad en un entorno de trabajo híbrido?

Para fomentar un sentido de comunidad en un entorno de trabajo híbrido puedes:

• Crear espacios virtuales para interacciones informales.

• Organizar reuniones y actividades sociales virtuales.

• Promover la comunicación abierta y frecuente entre todos los empleados.

• Facilitar grupos de interés y redes de apoyo.

• Asegurar la inclusión de empleados remotos en decisiones importantes.

• Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y formación conjunta.

• Fomentar el reconocimiento y la celebración de logros.