8 consejos para un seguimiento efectivo del presupuesto de un proyecto

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Top consejos para realizar el seguimiento del presupuesto de un proyecto en tu empresa

Como líder, sabes que uno de los grandes desafíos en cualquier proyecto es controlar su avance de acuerdo a las fechas de entrega establecidas sin excederse del presupuesto determinado. Sin lugar a dudas, llevar a cabo un estricto seguimiento del presupuesto de un proyecto resulta esencial para evaluar, en última instancia, su éxito. La clave para alcanzarlo es gestionar los tres pilares fundamentales: tiempo, alcance y coste.

Por supuesto, esta gestión es compleja. Específicamente hablando del presupuesto de un proyecto, quizá la variable más compleja sea el seguimiento de los costes diarios. Esto se debe a que aquellos de gran magnitud suelen ser tomados en consideración, mientras que los pequeños no suelen contabilizarse y esto es un error. Por este motivo, te invitamos a descubrir los mejores consejos que te ayudarán a atenerte al presupuesto sin perder rastro de ningún gasto efectuado.

1. Identifica los elementos del presupuesto del proyecto

El primer paso para iniciar el seguimiento del presupuesto de un proyecto es determinar qué elementos se deben incluir. Si no sabes exactamente cuáles son los posibles costes asociados que podrías tener, será imposible que el monto señalado realmente se respete. Para ello, debes observar cada una de las variables participantes del proyecto.

Realizar una lista con todas las variables te ayudará a configurar el presupuesto del proyecto. Al fin y al cabo, dicha lista puede variar de un proyecto a otro. No obstante, una buena idea es crear una lista de costes que pueda adaptarse para, así, ahorrar tiempo. Algunas herramientas de software incluyen plantillas de presupuestos que pueden ser personalizadas según tus necesidades. Quizá sea una buena idea ingresar todos los costes directos e indirectos que podrían influir en tus diferentes proyectos. Luego, solamente deberás seleccionar cuáles incluir y en qué medida.

2. Implementa un software de seguimiento de gastos de proyectos

Para generar un seguimiento del presupuesto de un proyecto detallado y eficiente deberías optar por un software de proyectos que te permita centralizar los gastos. Si bien en el pasado la gran mayoría de las empresas optaba por un desglosado en una hoja de cálculo, instalar una herramienta específica puede ser más práctico. Estas han sido diseñadas para abordar un proyecto de manera global, desde su presupuesto hasta la asignación de tareas, recursos y fechas de entrega.

En el mercado, encontrarás una gran variedad de gestores de proyectos, entre los cuales destaca Bitrix24. Esta plataforma permite asignar responsabilidades y fechas de entrega, además de integrarse con los calendarios personales y grupales. Asimismo, ofrece recordatorios para que nadie pase una fecha límite. En cuanto al presupuesto del proyecto, cuenta con plantillas modificables y personalizables, y una integración con Expenses para el registro, seguimiento y aprobación de los gastos. Además, toda la información puede ser consultada en línea en tiempo real y desde cualquier dispositivo. ¿Quieres incrementar el control de los gastos de un proyecto? Centraliza los datos en la nube para que sean fácilmente actualizables y accesibles.

3. Asegura una buena gestión documental

En general, muchos gastos relacionados con un proyecto se llevan a cabo dentro de la oficina, ya sea por sus altos costes o por estar asociados a suscripciones, alquileres o gastos similares. Sin embargo, también puede acontecer que algunos costes se produzcan en otro sitio. ¿De qué manera se puede tener un seguimiento de los gastos diarios en este caso? La mejor opción es tener un gestor de documentos de calidad que permita almacenar, ordenar y segmentar adecuadamente los archivos.

Por supuesto, es sumamente necesario que todo empleado que participe en el proyecto pueda acceder al mismo desde su teléfono móvil o cualquier otro dispositivo. De esta manera, podrá cargar al instante cualquier gasto asociado a su desempeño laboral. Esto permite minimizar el riesgo de olvidos y, por lo tanto, la pérdida de comprobantes de gastos y su inclusión en el coste final del proyecto. Posteriormente, el encargado del seguimiento de gastos de proyectos puede recoger el nuevo coste y añadirlo al listado de control.

4. Elabora el presupuesto de forma detallada

Una vez cuentes con tu plantilla de presupuesto y tu gestor de proyectos y documentos, llega el momento de plasmar por escrito todos los costes contemplados para el proyecto. Esta es la única manera de realizar un eficiente seguimiento del presupuesto de un proyecto. Si no tienes por escrito la estimación de costes, no podrás corroborar si las tareas se desarrollan de manera acorde a los gastos estimados.

En este punto, recuerda indicar de qué manera se controlará cada coste. Esto resulta esencial, ya que los costes fijos y los variables se calculan y monitorean de manera diferente. Deja asentado en tu presupuesto, de qué manera se controlará cada coste. Estos parámetros te permitirán determinar qué costes están aprobados y mantener tu proyecto dentro del presupuesto pautado al inicio del mismo. Como ya se ha mencionado, los expertos recomiendan incluir una reserva financiera para poder hacer frente a imponderables.

5. Asigna un responsable para el seguimiento del presupuesto del proyecto

Una de las mejores maneras de llevar a cabo el seguimiento de gastos diarios es determinar una persona responsable de esta tarea. La asignación de responsabilidades favorece la planificación, la organización y la ejecución de toda tarea. Y esto resulta fundamental en el caso particular de un presupuesto. Evita que tus empleados se pregunten a quién acudir o qué hacer con los comprobantes de gastos. Señalar un responsable en tu plataforma de trabajo colaborativo minimizará las dudas y mantendrá ordenada la gestión de gastos.

A la hora de realizar la elección, puede ser importante que tomes en cuenta la personalidad del trabajador. Busca una persona de confianza, detallista, organizada y que siga las normas. De este modo, te asegurarás de que el trabajo de control será minucioso. Otra ventaja de asignar esta tarea es que el responsable puede informar en caso de que el presupuesto no se esté respetando. Así, sería posible reorganizar los recursos o recurrir a la reserva, si fuese necesario.

6. Pon en práctica el seguimiento de gastos diarios

¿En tu empresa se recogen los recibos de gastos una vez al mes? Ha llegado el momento de cambiar la manera de gestionar tus gastos. El seguimiento de gastos diarios minimiza el riesgo de costes encubiertos; es decir, de gastos que no se visibilizan hasta que han impactado directamente sobre el presupuesto. Instruye a cada miembro de tu equipo de trabajo para que informe sobre los gastos realizados en el momento mismo en el que se produzcan.

Para ello, debes brindarles las herramientas adecuadas que faciliten dicha tarea. Un software de comunicación puede ser una buena opción, ya que cada empleado podría enviar una copia del recibo al responsable del seguimiento del presupuesto de un proyecto. Otra opción sería crear una carpeta dentro de la nube para subir directamente los documentos. Sea cual sea la elección, asegúrate de que este proceso se ejecuta de manera diaria para eludir retrasos en la contabilización de costes.

7. Supervisa el calendario del proyecto

Seguir en tiempo real el cronograma del proyecto y los cambios en el mismo te proporciona indicaciones sobre problemas de coordinación de actividades, conflictos de recursos y sobrecostes. Toda reestructuración de tareas puede impactar de manera directa o indirecta en el presupuesto del proyecto. Por lo tanto, el responsable del presupuesto debería estar atento a los cambios.

Para poder controlar estas situaciones, cada miembro del equipo de trabajo debería dejar asentado en el programa de asignación de tareas si hubiese alguna demora en las mismas. Igualmente, debería comunicarse la necesidad de más trabajadores para llevar a cabo una actividad.

8. Administra el alcance del proyecto

En algunas oportunidades, los proyectos mutan a mitad de sí mismos. Esto puede deberse a la coyuntura o a una evolución relacionada con su alcance. Por ejemplo, si un proyecto creciese, lo harían también sus costes. Como ves, es imprescindible que el responsable del seguimiento del presupuesto de un proyecto administre el alcance.

La administración del alcance de un proyecto se inicia con la correcta definición del proyecto y su correspondiente documentación. A través de esta planificación, se busca la satisfacción del cliente en los plazos estipulados y respetando el presupuesto. En caso de preverse un posible crecimiento del proyecto, se podrían implementar métodos de respuesta a riesgos, como la reserva de recursos.

Controla el presupuesto de un proyecto para lograr el éxito

Las empresas que no monitorean los costes a lo largo de un proyecto corren el riesgo de sufrir toda clase de sobrecostes que, en última instancia, menoscaben las ganancias de la compañía. Este camino, en el largo plazo, puede afectar en gran medida las finanzas empresariales.

La mejor forma de evitar esta problemática es llevando a cabo un eficaz seguimiento del presupuesto de un proyecto. A este fin, puede ser aconsejable implementar un software de seguimiento de gastos de proyectos o mejor aún: una plataforma integral de trabajo corporativo. Este tipo de soluciones ofrecen herramientas variadas que permiten automatizar tareas repetitivas, comunicarse en tiempo real y llevar un mayor control del uso de recursos.

Asimismo, deberías escoger un empleado que goce de tu máxima confianza y asignarle la difícil tarea de vigilar los costes a lo largo de todo el desarrollo del proyecto. Esta persona te alertará frente a la necesidad de ajustar el presupuesto o reasignar recursos. Sin lugar a dudas, te facilitará la toma de decisiones en tiempo y forma. Ha llegado el momento de invertir en el seguimiento del presupuesto de un proyecto, ¿no te parece?