Los proyectos grandes pueden presentarse como sumamente cambiantes y, por lo tanto, impactan en el plan pautado, obligando a su modificación con el fin de llegar al objetivo final. ¿Te preguntas de qué manera podrías aumentar las probabilidades de éxito en la gestión de proyectos a gran escala? Te lo contamos a continuación.

FAQ

¿Qué son los proyectos complejos?

Los proyectos complejos son aquellos cuyas características diversas hacen que sea extremadamente difícil planificarlos, así como también controlarlos o administrarlos. Esto se puede deber a factores organizacionales, estructurales, temporales, técnicos o, incluso, direccionales.

¿Cuáles son las características que definen a un proyecto complejo?

Un proyecto complejo se caracteriza por una o más de las siguientes características:

Emplea tecnología nueva o no probada.
Consiste en múltiples elementos independientes e interactivos.
Involucra a varias partes interesadas. Implica un entorno dinámico.
Presenta ambigüedad de datos al iniciar el proyecto.
Exhibe plazos cortos o fechas inamovibles.

¿Cómo gestionar proyectos complejos?

Para gestionar proyectos complejos de manera eficiente, deberías:

Analizar el panorama general.
Formar un equipo experimentado.
Preparar un objetivo principal y otros secundarios.
Asignar tareas y responsabilidades.
Implementar una plataforma colaborativa.
Generar un buen clima laboral.
Adaptarte rápidamente.
Brindar libertad de acción a los miembros del equipo.

¿Qué diferencia la gestión de proyectos a gran escala de la gestión de otros proyectos?

La principal diferencia radica en la necesidad de flexibilidad. Los proyectos a gran escala deben estar extremadamente planificados. Sin embargo, es necesario contar con diferentes planes de contingencia y la adecuada flexibilidad para adaptar el plan a los cambios exigidos por el proyecto en sí mismo.

Cómo gestionar proyectos complejos de manera efectiva

La gestión de proyectos complejos exige un enfoque diferente al que normalmente utilizarías para administrar otra clase de proyectos. Los proyectos a gran escala pueden ser impredecibles y sumamente fluctuantes, o tan extensos que resultan complicados de organizar, o de gestionar los avances. También, es posible que te encuentres con proyectos que engloban una multiplicidad de tareas o etapas, o que se ven influenciados notablemente por factores externos. Sea cual fuera la situación, los gerentes de esta clase de proyectos y sus equipos deben ser dinámicos y flexibles para adaptarse a las circunstancias particulares y alcanzar el éxito.

Ahora bien, ¿es posible llevar a cabo algunas acciones para asegurar la consecución de los objetivos según lo estipulado en la planificación; es decir, en tiempo y forma? Claro que sí. Es posible poner en práctica algunos consejos para contribuir a la eficiente gestión de proyectos grandes. Toma nota de las mejores recomendaciones al respecto.

1. Visualiza el panorama general antes de iniciar el proyecto

Lo primero que deberías hacer antes de poner manos a la obra en la gestión de proyectos complejos es detenerte. Analiza el entorno. Presta especial atención a cada uno de los componentes del proyecto. ¿Por qué se lo considera complejo? Estudia el objetivo desde diferentes ángulos. ¿Quiénes forman parte del proyecto o están interesados de alguna forma en el mismo? ¿Dónde radican los riesgos? ¿Cuáles son las oportunidades y las amenazas posibles? ¿De qué manera se podrían minimizar? ¿Cómo se mediría el éxito?

Obtener estas respuestas es esencial al hablar de la gestión de proyectos a gran escala y resulta sumamente importante conocer cuáles son los desafíos a los cuales te podrías enfrentar. De esta manera, podrías elaborar diversos escenarios y potenciales soluciones en cada caso. Estos planes de contingencia permitirán que respondas con mayor flexibilidad y prontitud a los eventos inesperados que pueden acontecer durante la ejecución del proyecto.

2. Escoge un equipo especializado y experimentado

Una buena gestión de proyectos a gran escala requiere de un equipo de excelencia. Para afrontar las dificultades que estos presentan, es imprescindible que confíes en un gerente de proyecto con varios años de experiencia. Asimismo, debería destacar por una notable capacidad de toma de decisiones bajo presión, atención al detalle, capacidad para comunicar efectivamente y delegar, y también una enorme adaptabilidad a las situaciones del entorno. ¿Te sientes preparado para afrontar el desafío?

Por supuesto, el éxito del proyecto no recae exclusivamente en la figura del manager. Los demás miembros del equipo deben poder desempeñarse con autonomía, sin requerir el continuo acompañamiento del líder. Del mismo modo, es aconsejable optar por aquellos trabajadores con una marcada vocación de trabajo en equipo, ya que la cooperación es fundamental para alcanzar las metas de todo proyecto complejo. En pocas palabras, deberías llevar a cabo una búsqueda exhaustiva de empleados altamente calificados para afrontar tareas de alta complejidad.

3. Elabora un objetivo SMART que guíe el rumbo del proyecto

La dirección de proyectos complejos implica comenzar la planificación sobre la base de un objetivo principal que debe ser mensurable, específico, alcanzable, temporal y relevante. Un desacierto en este punto puede enviar el proyecto a la deriva. Organiza una reunión con todas las partes involucradas para diseñar en conjunto un objetivo compartido y significativo. Esta circunstancia puede ser desafiante, ya que posiblemente las diferentes partes tengan intereses parcialmente contrapuestos. Ahora bien, guía la reunión para obtener una meta clara que alinee todos los intereses.

Una vez se haya diseñado el objetivo principal, será necesario desmenuzarlo en otros más pequeños. Este es un paso esencial en la gestión de proyectos grandes. La idea es generar objetivos departamentales o, de ser posible, adecuados a cada individuo a cargo de una determinada tarea. De esta manera, será más sencillo determinar el desempeño individual y llevar a cabo modificaciones, en caso de ser necesario. Recuerda asegurarte de que cada objetivo, por más pequeño que sea, es comprendido y, a su vez, detenta las mencionadas características que lo convierten en SMART.

4. Determina claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo

La mejor manera de comenzar la gestión de proyectos complejos es a través de la simplificación del proyecto, en la medida de lo posible. Por eso, tras elaborar objetivos secundarios, llega el momento de desglosar las tareas en subtareas e indicar las dependencias entre ellas. De esta manera, harás que el proyecto sea un poco más manejable. Además, podrás visualizar de forma más clara la ruta crítica del proyecto y encontrar posibles cuellos de botella que podrían generar conflicto en su momento.

Una vez hecho esto, deberías determinar los roles de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo. ¿Has definido quién será el encargado de cada tarea y subtarea? Seguramente, hayas tomado en consideración los conocimientos formales y la experiencia al momento de elegir a los miembros de tu equipo. Esta información servirá de base para la asignación de tareas que realizarás en este punto. Adjudica tareas a las personas adecuadas que tengan las habilidades necesarias para ejecutarlas de manera eficiente. Asegúrate de dejar en claro quién será responsable de cada tarea, ya que los malentendidos con respecto a la asignación de tareas pueden atentar contra una correcta gestión de proyectos complejos.

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5. Implementa herramientas que simplifiquen la gestión de proyectos complejos en tu empresa

Sin lugar a dudas, uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de proyectos a gran escala es la organización y el posterior control de las tareas en marcha. Fomentar la colaboración y visualizar fácilmente qué está haciendo cada miembro del equipo es tan fundamental como favorecer la libre circulación de información y la comunicación bidireccional. En la era digital, no dudes en emplear un sistema eficiente para crear, asignar y ejecutar el seguimiento de los proyectos. Entre las múltiples posibilidades disponibles en el mercado, deberías confiar en una plataforma de gestión integral de proyectos como Bitrix24.

Podrás agregar el nombre del responsable de cada tarea en un solo clic, así como también asentar la fecha de inicio y entrega, los recursos adjudicados, añadir etiquetas y archivos adjuntos e, incluso, un observador para controlar el avance de la tarea. Por otro lado, podrás actualizar roles y cualquier circunstancia del proyecto de manera rápida e informar a la totalidad del equipo al instante. Del mismo modo, facilitarás la comunicación a través del chat, el correo electrónico, las llamadas y las videollamadas en HD. Pero eso no es todo. Bitrix24 incluye, también, un completo CRM con herramientas para la gestión de marketing y ventas y facturación, además de opciones de automatización, entre otras.

6. Fomenta un ambiente laboral cooperativo y positivo

Los proyectos grandes son mejor abordados por personas productivas y altamente motivadas a las que les gusta enfrentarse a los desafíos. Sin embargo, incluso los miembros más hábiles del equipo pueden perder su entusiasmo cuando trabajan en un entorno negativo. No es ningún secreto que el ambiente laboral impacta notablemente en el desempeño de los trabajadores. Una buena gestión de proyectos complejos implica, entonces, prestar atención a la relación entre los colegas y, también, su nivel de motivación y satisfacción.

Crear un entorno de trabajo positivo, en el cual exista un apoyo y una confianza palpables, es parte intrínseca de tu rol en la dirección de proyectos complejos. Si bien el tiempo suele escasear al trabajar en proyectos de alta complejidad, puede ser importante reservar algunos momentos para la construcción del equipo. Las actividades de team building pueden influir en el comportamiento de los miembros del grupo y, por ende, en su rendimiento personal. No olvides que la unión de las partes llevará el proyecto hasta el éxito. La cooperación siempre es necesaria y aún más cuando se enfrenta un proyecto de esta índole. Apuesta a la confianza, la motivación y la valoración de los miembros del equipo como medio para alcanzar los objetivos.

7. Adáptate rápido frente a los desafíos y las adversidades

Cuanto más grande y complejo sea el proyecto que estás abordando, mayores serán las probabilidades de que aparezcan desafíos nuevos y complicados. El líder de la gestión de proyectos complejos debe tener la capacidad de adaptarse de manera rápida a los cambios. Para ello, es trascendental contar con un gran talento para el análisis y la toma de decisiones rápida.

Frente a estas situaciones, recuerda el panorama general analizado en el primer punto de este artículo. ¿Se ha producido finalmente uno de los riesgos que habías previsto? ¿Cuáles son los perjuicios asociados? ¿Tienes algún plan de contingencia preparado? En caso negativo, ¿alguno de los planes elaborados podría adaptarse a la necesidad actual? Si no es así, ¿de qué manera podrías afrontar la circunstancia particular? No dudes y pon manos a la obra. Modifica lo que sea necesario, informa a tu equipo y trabajad juntos para alcanzar el objetivo final, aunque el camino haya cambiado.

8. Permite que los miembros del equipo tomen sus propias decisiones

Los miembros de tu equipo deberían tener una cierta autonomía de actuación. Minimiza las demoras asociadas con la burocracia y permite que tus empleados gestionen las pequeñas situaciones que afecten a sus tareas. Al fin y al cabo, al planificar, les has hecho responsables de las mismas y esto incluye no solo su ejecución, sino la toma de decisiones.

En la gestión de proyectos complejos, deberías desarrollar un proceso de escalamiento de toma de decisiones que indique cuándo es necesario consultar al gerente de proyectos. Este manual puede almacenarse en la base de conocimientos de tu empresa para que todos los miembros del equipo puedan acceder al mismo. Ante la duda, podrían consultar si poseen o no la autoridad para decidir. En caso de no ser así, deberían poder contactar contigo a la brevedad posible para minimizar retrasos que pondrían en peligro la conclusión a tiempo del proyecto.

La gestión de proyectos complejos más sencilla

La gestión de proyectos a gran escala es desafiante y puede llegar a ser estresante. No obstante, no se puede negar que el éxito de un proyecto de estas características genera un nivel de satisfacción superior. Para alcanzarlo, analiza las variables involucradas desde diferentes puntos de vista y, luego, genera objetivos SMART.

Escoge con precaución a los miembros de tu equipo y encárgate de mantener su motivación y confianza en los niveles adecuados. Asigna responsabilidades de manera clara y brinda herramientas para que los trabajadores puedan monitorear sus propios avances, además de para facilitar tu tarea de control. Posibilita la toma de decisiones rápida por parte de los responsables de cada tarea y demuestra tu flexibilidad a la hora de adaptarte a nuevas situaciones que impactan en el proyecto. Siguiendo estos consejos, seguramente podrás encargarte efectivamente de la gestión de proyectos grandes y llevarlos a buen puerto. Bitrix24 puede ser un gran aliado. ¡Regístrate hoy mismo!

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