Cómo construir una cultura de trabajo a distancia
El mundo interconectado actual ha obligado a que la cultura de trabajo evolucione, sobrepasando las paredes de una oficina. Sin embargo, ¿de qué manera se puede construir sólidamente para que se extienda a los entornos virtuales? La respuesta es sencilla: hay que adaptarse al nuevo contexto del trabajo a distancia para que los valores, las metas y las prácticas sobrepasen esta barrera.
Para mantener una cultura robusta, cuando los empleados no comparten el mismo espacio físico ni la misma rutina, hay que apostar a una comunicación transparente y la creación de un sentido de pertenencia virtual, entre muchas otras variables. A continuación, te contamos cuáles son las 8 claves que deberías tomar en consideración para superar todos los desafíos que el trabajo remoto le plantee a tu empresa y tus equipos de trabajo.
1. Define una política clara de trabajo remoto
¿Quieres cultivar una cultura de trabajo remoto sólida? En ese caso, el primer paso a tomar debería ser determinar una reglamentación que señale qué se espera de los trabajadores a distancia. Las demandas de flexibilidad y equilibrio entre vida laboral y personal están en constante evolución. Una cultura de trabajo a distancia significa una cosa para unos y otra para otros. En algunos países, los empleados tienen el derecho legal de solicitar un día o más de trabajo remoto. En España, el teletrabajo es opcional; lo que significa que ambas partes deben estar de acuerdo para su implementación. Ahora bien, debes estar preparado para saber responder a los trabajadores que lo soliciten. Aún más, quizá desees gestionar toda tu empresa con trabajadores a distancia y, para ello, debes dejar asentadas las expectativas, las obligaciones y las responsabilidades de cada uno.
Tu política de trabajo remoto debe abordar la cantidad de horas que los empleados deben estar en línea por día; si es necesario que se conecten en un horario en particular o si pueden flexibilizar su horario. Establecer reglas transparentes elimina la ambigüedad y, también, nutre la confianza mutua y la responsabilidad personal. Además, no olvides especificar si los empleados deben viajar ocasionalmente a la oficina principal o si se les proporcionará lo necesario para equipar su espacio de trabajo en casa. La falta de claridad puede generar resentimiento y afectar negativamente la moral de los empleados, lo que a su vez podría impactar en la productividad y la retención de talento. Por lo tanto, ¡comienza a preparar hoy mismo tu política de teletrabajo!
2. Favorece el trabajo asincrónico para facilitar la colaboración
El trabajo remoto se ha convertido en una realidad para una gran cantidad de trabajadores a nivel mundial. Cada vez más empresas se suman a la tendencia al comprender que es una verdadera oportunidad para la contratación de talentos a distancia. Ya no es necesario circunscribir una búsqueda laboral a una ciudad, ni siquiera a un país; hoy en día, los límites han dejado de existir. Esto ha aumentado la competencia y, de este modo, las compañías que brindan mayores ventajas a los trabajadores son las que terminan albergando los mayores talentos.
Por supuesto, este cambio implica liderar equipos virtuales compuestos por trabajadores que se desempeñan desde diversas zonas horarias. El desafío, entonces, es facilitar su desempeño colaborativo, pero asincrónico. Cada miembro del equipo lleva a cabo su labor de forma independiente, sin necesidad de ejecutarla en tiempo real con sus colegas. El horario laboral tradicional deja, así, de tener importancia. Cada persona puede trabajar según su conveniencia. Gracias al empleo de herramientas de mensajería instantánea, correo electrónico y otras posibilidades, los colegas pueden mantenerse comunicados, silenciando las notificaciones durante ciertos periodos del día. Si buscas cultivar una cultura de trabajo a distancia, recuerda siempre que debes fomentar el trabajo asincrónico, ya que es, justamente, lo que te permitirá acceder a los mayores talentos dentro de cada sector, sin importar su ubicación.
3. Construye un ambiente laboral basado en el respeto y la confianza
La cultura de trabajo se basa en la inclusión y la diversidad. Por lo tanto, el respeto y la confianza son dos de los valores transversales a la misma. Ahora bien, estos son recíprocos; es decir que se reciben cuando se entregan. Demuestra personalmente su relevancia. Para ello, podrías crear un código de conducta que rija las interacciones entre compañeros y superiores. Escoge talentos que compartan los valores empresariales y comparte tus objetivos con ellos. Alinea cada esfuerzo con las metas organizacionales para alcanzarlas y, al mismo tiempo, para desarrollar una cultura de trabajo a distancia positiva.
Comunica todas las decisiones de alto nivel a los miembros de tu equipo remoto. Abre canales de comunicación bidireccional y abierta. Sé capaz de escucharles siempre que lo necesiten y estate atento a todo lo que necesiten. Demuéstrales que confías por completo en ellos para manejar su trabajo: evita la microgestión. Céntrate en su desempeño, más que en la cantidad de horas trabajadas. Permíteles administrar su tiempo y sus tareas. Controla los avances, pero no los agobies. Bríndales espacio para tomar decisiones y respétalas. Acompaña a los trabajadores desde el respeto y la confianza para recibir lo mismo de retorno.
4. Convierte el derecho a desconectar en una obligación para incrementar la productividad
El llamado “derecho a desconectar”, conocido como right to disconnect por su nombre en inglés, no es un derecho legal, sino una idea que deberías considerar. Esta tendencia nació en Francia y, poco a poco, se ha hecho un lugar entre las empresas que han implementado el trabajo remoto y se preocupan por generar una cultura de trabajo a distancia saludable. Básicamente, se trata de evitar que los empleados se sientan obligados a estar conectados el 100 % de su tiempo. Es una manera de respetar la separación del tiempo laboral y el tiempo libre.
Como líder de equipos virtuales, deberías tomar medidas activas para que los miembros se desconecten al finalizar su horario laboral, sea estipulado o flexible. Las vacaciones pagadas para los trabajadores remotos son una buena manera de demostrar que tu compañía respeta el derecho a desconectarse. Si bien puede resultar imposible evitar enviar correos electrónicos o mensajes de chat cuando un empleado no esté disponible, sí puedes solicitarle a los trabajadores que cierren sus bandejas de entrada y las aplicaciones de mensajería instantánea cuando no estén trabajando. De hecho, podrías solicitar que no instalen estas apps en su teléfono móvil, a menos que fuese 100 % imprescindible. Proteger el tiempo libre de los miembros del equipo remoto es la mejor manera de cuidar su motivación y minimizar el riesgo de burn out.
5. Refuerza la percepción y la valoración del trabajo remoto
No es novedad que cada vez más empleados regulares abrazan el trabajo remoto. Sin embargo, muchos gerentes continúan desempeñándose totalmente desde la oficina y, así, surge un problema de percepción que deberías considerar: ¿cómo perciben los equipos a los líderes que continúan operando en la oficina física a tiempo completo y estos a los empleados que lo hacen desde el hogar? Es posible que tu presencia en la oficina comunique, sin que así lo desees, que el trabajo desde casa es de alguna manera inferior. Es probable que tú no lo veas así ni sea esta tu intención. Pero tus empleados podrían preguntarse si realmente valoras su desempeño a distancia y si comprendes los desafíos que enfrentan.
Por otra parte, los trabajadores a distancia podrían sentir que tienen una desventaja con respecto a quienes trabajan en la oficina, ya que estos últimos pueden compartir con los líderes sus ideas, sus opiniones y su día a día. Con el fin de fomentar una cultura de trabajo a distancia robusta, no solo promuevas el trabajo remoto: súmate a él, al menos un día a la semana. Adopta este modelo laboral y demuestra que es posible tener éxito desde el hogar. Sé un convincente modelo a seguir y comprométete con una cultura laboral a distancia que sea inclusiva y efectiva para todos.
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6. Implementa herramientas de software que contribuyan al trabajo en equipo
El éxito del trabajo a distancia depende, en gran medida, de las herramientas que se encuentren a disponibilidad de los miembros del equipo remoto. Sin un apoyo tecnológico adecuado, resulta imposible la colaboración entre personas que no solo trabajan en diferentes lugares, sino en diversas zonas horarias. Y una cultura de trabajo sana requiere de la disposición para trabajar en equipo y colaborar en la consecución de los objetivos. A este fin, resulta imprescindible que evalúes qué aplicaciones necesitará tu equipo en su día a día.
La elección minuciosa del software puede marcar la diferencia en la eficiencia y el éxito de la colaboración a distancia. Piensa en todas las apps que podrían ser útiles para el desempeño de las labores diarias: herramientas de comunicación en tiempo real, gestión de tareas y proyectos, CRM, gestión de documentos,…
Entre las múltiples posibilidades del mercado, destaca Bitrix24, como una plataforma integral que ofrece desde llamadas y videollamadas en HD hasta chat, creación de sitios web, gestión de marketing y ventas y mucho más. Su gestor de tareas, por ejemplo, podría facilitar la planificación y la organización tanto personal como grupal, mientras que sus documentos editables en tiempo real contribuyen a que varios trabajadores colaboren en un mismo archivo, mediante comentarios. Al proporcionar a tu equipo las herramientas adecuadas para colaborar de manera efectiva, estarás sentando las bases para una cultura de trabajo a distancia altamente productiva.
7. Enfócate en las reuniones online para mantener una cultura de trabajo a distancia sólida
Trabajar desde casa plantea una serie de desafíos para los empleados y los líderes de equipo. Respetar los horarios propios, protegiendo el tiempo libre, y sobrellevar el desempeño en soledad son solo dos de ellos. Centrándonos específicamente en este último aspecto es que los expertos recomiendan apostar por la comunicación cara a cara mediante el empleo de herramientas de videoconferencia.
Las reuniones individuales regulares y las reuniones de equipo a distancia con la cámara encendida permiten que todos los presentes miren a los ojos a sus interlocutores. Esto fomenta el conocimiento, el respeto y la confianza, además de prevenir el aislamiento, potenciar la colaboración, reforzar la identidad y el propósito de la organización. Si buscas construir una cultura de trabajo a distancia sólida, no dudes en implementar encuentros de manera habitual. Una plataforma como Bitrix24 puede ayudarte al respecto, al ofrecerte la posibilidad de llevar a cabo videollamadas en alta calidad sin límite de tiempo y videoconferencias con hasta 48 participantes, también con duración ilimitada.
8. Recopila regularmente la retroalimentación de tus empleados y lleva a cabo modificaciones si es necesario
Por último, pero no por ello menos importante, debes recabar datos de manera continua para determinar los avances hacia la construcción de una verdadera cultura de trabajo dentro de tus equipos virtuales. Escucha a tus empleados y presta atención a lo que no verbalizan. Lleva a cabo encuestas de satisfacción anónimas. Habilita un buzón de sugerencias. Deja que cada trabajador te comente lo que piensa y necesita.
Solamente mediante la retroalimentación tendrás la posibilidad de descubrir el pulso real de la cultura organizacional. A diferencia de lo que sucede dentro de una oficina, en el caso de un equipo remoto o híbrido, necesitas que los trabajadores te informen, ya que no tienes tanta capacidad de observación. El fomento de la comunicación abierta es, entonces, vital. Abre los ojos y los oídos. Analiza la información que recibes y no dudes en llevar a cabo cambios en caso de ser necesario.
Invierte en una cultura de trabajo remoto exitosa
No desmerezcas la importancia de los valores compartidos, la comunicación efectiva y el sentido de pertenencia virtual para retener talento. El éxito de los equipos virtuales depende de su nivel de comprensión de la situación, su colaboración y su alineación con los objetivos. Al abordar cuestiones como la política de trabajo remoto, el trabajo asincrónico, la confianza y el respeto, la desconexión saludable, el liderazgo ejemplar, las herramientas de colaboración, las reuniones online y la retroalimentación constante, se construyen los cimientos de una cultura de trabajo que trasciende las fronteras físicas y maximiza la productividad.
Fortalecer los lazos entre los miembros del equipo remoto para construir un grupo de trabajo colaborativo que impulse a tu empresa hacia la consecución de los objetivos. Verás cómo el rendimiento individual y general se incrementa cuando la cultura organizacional acompaña las interacciones y las acciones diarias. Una cultura sólida y cohesionada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el entorno laboral actual.
