Una de las concepciones erróneas más comunes sobre VoIP es considerar que se trata de una solución ideal exclusivamente para las grandes empresas. No obstante, los beneficios de los sistemas VoIP pueden ser aprovechados al máximo, también, por las pequeñas empresas. De hecho, es posible que estas se beneficien aún más de los menores costes y la mayor flexibilidad.
Si no conoces en profundidad cuáles son las funcionalidades de la comunicación VoIP, este artículo es para ti. No solo descubrirás qué facilita esta novedosa tecnología, sino también cómo sacar el mayor provecho de ella para que tu pequeña empresa esté un paso más cerca del éxito.
FAQ
¿Qué es un sistema VoIP?
Un sistema VoIP, es una plataforma de comunicación que utiliza la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) para permitir llamadas de voz y otros servicios de comunicación a través de la red de internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales. También, posibilita:
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Grabación y desvío de llamadas.
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Mensaje de bienvenida y menú.
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Cola de llamadas.
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Identificación y enrutamiento de llamadas.
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Integración con el CRM.
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Recopilación de información y generación de informes.
Los sistemas VoIP pueden transformar las comunicaciones de una pequeña empresa porque son una opción eficiente y económica. Se pueden llevar a cabo llamadas de alta calidad a través de internet, sin necesidad de estar en un lugar determinado y con bajos costes. Además, se obtienen datos de las llamadas que pueden servir para mejorar las ventas y el servicio al cliente de la empresa.
¿Cuáles son los beneficios económicos de implementar un sistema VoIP en una pequeña empresa?
Los beneficios económicos de implementar un sistema VoIP en una pequeña empresa son:
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Eliminación del gasto de mantenimiento de la línea telefónica fija.
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Reducción de costes de instalación.
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Menores costes en llamadas locales e internacionales.
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Escalabilidad a un coste inferior: los sistemas VoIP se pueden ajustar fácilmente al crecimiento empresarial con una inversión mínima.
¿Es complicado implementar y gestionar sistemas VoIP en un negocio?
Implementar y gestionar sistemas VoIP en un negocio no es complicado, ya que la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones fáciles de instalar y configurar, con interfaces intuitivas. No obstante, es posible que debas invertir en capacitación para aprovechar al máximo las funcionalidades del servicio.
Razones por las que deberías implementar soluciones VoIP para negocios en tu pequeña empresa
Las soluciones VoIP son una opción inteligente para las pequeñas empresas que buscan satisfacer distintas necesidades mediante comunicaciones versátiles. Además de ofrecer llamadas telefónicas a precios asequibles, la tecnología VoIP para pequeñas empresas brinda flexibilidad, escalabilidad y movilidad, tres variables básicas en un mercado que evoluciona a un ritmo vertiginoso.
Implementar la telefonía IP en tu pequeña empresa puede brindarte una ventaja competitiva al mejorar tus comunicaciones y, a la vez, reducir gastos operativos. Descubre, a continuación, por qué invertir en VoIP puede ser una manera de incrementar la eficiencia de tu compañía.
1. Los sistemas de telefonía digital son muy fáciles de instalar, mantener y utilizar
El primero de los beneficios de los sistemas VoIP es su simplicidad. No te dejes engañar por su nombre: tanto la instalación, como el mantenimiento y el uso de los mismos es tan sencillo que la capacitación se reduce a lo mínimo e indispensable. A diferencia de lo que sucede con las líneas de teléfono fijas, al implementar sistemas de telefonía digital no necesitas que un representante de la empresa contratada se acerque a tu oficina para llevar a cabo complejas instalaciones físicas, con costes asociados. No necesitas ningún hardware específico que ocupe espacio ni requiera un pago adicional.
En la mayoría de los casos, para utilizar la telefonía en la nube para empresas solo es necesario descargar un software proporcionado por el proveedor VoIP escogido. La configuración no reviste mayor complejidad. Si bien puede variar de un proveedor a otro, suele bastar con crear las cuentas de usuario para cada empleado que usará el servicio, escoger contraseñas seguras y decidir los permisos de acceso. La app determinará de manera automática el número de teléfono asignado a cada profesional. Posteriormente, podrás personalizar las funciones avanzadas, de las cuales hablaremos en el punto 3 de este artículo. En cuanto a la manutención del sistema, tu proveedor debería ofrecerte actualizaciones regulares, así como soporte técnico. Podrás tener todas las líneas telefónicas que necesites en cuestión de minutos, en lugar de esperar semanas hasta que la empresa de telefonía envíe a sus representantes y finalice la instalación.
2. La telefonía IP se adapta totalmente a los nuevos modelos de trabajo flexible
No es novedad que cada vez más empresas optan por implementar el trabajo híbrido y remoto. Esta nueva forma de desempeñarse implica un nivel de flexibilidad nunca antes visto en el mundo laboral. Para que la transición al mundo digital sea fluida y eficiente, los trabajadores deben contar con herramientas capaces de adaptarse al 100 % al trabajo virtual. La telefonía IP es, justamente, una de esas aplicaciones imprescindibles porque permite que los profesionales lleven a cabo llamadas desde donde se encuentren, siempre y cuando tengan conexión a internet.
Esta alta adaptabilidad es uno de los grandes beneficios de los sistemas VoIP: podrás realizar y recibir llamadas desde múltiples dispositivos, ya sea tu teléfono inteligente, tu ordenador o tu tableta. Solo necesitas una conexión a internet y podrás comunicarte con tus clientes, colegas y proveedores en cualquier parte del mundo. Pero eso no es todo. La comunicación VoIP se integra con otras herramientas de software, como el email y el CRM, simplificando la transferencia de información y la colaboración.
3. Las funcionalidades de VoIP han demostrado ser más avanzadas y multifacéticas
La tecnología VoIP para pymes es mucho más que un servicio que permite hacer llamadas y recibirlas. Se trata de una verdadera plataforma que integra diferentes funcionalidades para mejorar las interacciones de las pequeñas empresas con sus clientes y proveedores. Las modernas soluciones VoIP incorporan mensajería instantánea, teleconferencias y videoconferencias; con lo cual, podrías centralizar todas las comunicaciones en un único lugar. Además, incluyen correo de voz, mensaje de bienvenida y menú, fax a email, transferencia de llamadas, retención y reenvío de llamadas. Podría decirse, entonces, que las aplicaciones VoIP y las comunicaciones empresariales eficientes son dos caras de una misma moneda.
En el mercado, existen diversos sistemas de telefonía digital. Al momento de escoger uno para tu pequeña empresa, presta especial atención a sus funcionalidades y costes, así como a tu presupuesto. Bitrix24 ofrece números telefónicos en 43 países, así como una aplicación para escritorio y móvil que se integra totalmente con el CRM y el call center. Obtén extensiones para trabajadores, relevos de llamadas, llamada en espera y transferencia, llamadas en cola tanto de audio como de vídeo, y videoconferencias HD, con posibilidad de compartir pantalla. Está disponible tanto para PC como para Mac, y software iOS, Linux y Android.
4. La tecnología VoIP para pymes protege las comunicaciones empresariales de extremo a extremo
Sin lugar a dudas, las bases de datos son uno de los activos más valiosos de una empresa, sin importar su tamaño. Por este motivo, es sencillo comprender que algunos líderes de pequeñas empresas se pregunten si las soluciones VoIP para negocios son lo suficientemente seguras. Al fin y al cabo, el robo de información online es una constante que no debe subestimarse en la actualidad.
Pues bien, aunque las características particulares dependen del sistema que escojas, la alta seguridad es uno de los beneficios de los sistemas VoIP, ya que cuentan con protocolos de cifrado estandarizados. De este modo, los datos transmitidos a través de los mismos no son accesibles por personas ajenas a tu compañía.
5. La excelente calidad de VoIP para pequeñas empresas puede mejorar la percepción de los clientes sobre la compañía
Nada resulta más frustrante que llamar a una empresa por teléfono y escuchar al interlocutor con un volumen muy bajo o entrecortado, o llevar a cabo reuniones virtuales con una línea de mala calidad. La implementación de la tecnología VoIP en tu pequeña empresa te permitirá disfrutar de una claridad avanzada y menos probabilidades de que las llamadas se corten en comparación con las líneas analógicas.
Al emplear un sistema VoIP, la persona con la que te comunicas no percibirá diferencia alguna relacionada con la plataforma que empleas. Sin embargo, ya no sufrirá los inconvenientes habituales de las líneas telefónicas tradicionales. Podrás incluso conectarte para una reunión internacional con un cliente sin preocuparte por la calidad de la llamada. Sin lugar a dudas, uno de los beneficios de los sistemas VoIP para las pequeñas empresas es su excelente calidad, que puede tener un impacto positivo en la percepción de los clientes sobre la compañía.
6. La automatización de la comunicación VoIP puede agilizar el trabajo del centro de atención al cliente
Las nuevas tecnologías buscan simplificar la rutina de los empleados, brindándoles mayor flexibilidad y, a su vez, minimizando el tiempo empleado en tareas repetitivas. En el caso de la comunicación VoIP, también debemos hablar de automatización. La telefonía IP puede atender a los clientes de las pequeñas empresas cuando su equipo de atención al cliente no está disponible, ya sea durante los fines de semana, los días festivos o fuera del horario laboral.
Configura un asistente automatizado para que responda a preguntas frecuentes cuando no haya nadie disponible o de manera diaria, antes de que se transfiera la llamada a un representante de tu empresa. Programa la grabación aleatoria de llamadas (o decide grabar todas las interacciones) para, luego, analizar el desempeño de los empleados. No solo obtendrás datos que te ayudarán a mejorar la atención, sino también información sobre días y horarios que concentran la mayor cantidad de llamadas, así como las causas más habituales. Por otro lado, al usar soluciones VoIP los agentes de soporte o de ventas accederán a los datos asociados al teléfono desde el que se recibe o al que se efectúa la llamada de manera automática. Así, siempre estarán informados sobre las interacciones previas con el lead o cliente.
7. La comunicación VoIP acompaña el crecimiento de tu compañía
Cuando se trabaja de manera eficiente, la productividad aumenta y, por ende, la empresa no solo incrementa sus ingresos, sino que también crece. El uso de telefonía analógica implica, en esos casos, una mayor inversión. Cada nuevo talento incorporado a la empresa podría necesitar una línea de teléfono que repercutiría en los gastos fijos de la compañía. Esto no sucede cuando usas VoIP para pequeñas empresas. De hecho, la fácil escalabilidad es uno de los grandes beneficios de los sistemas VoIP.
Cada vez que necesites un nuevo número de teléfono, podrás solicitarlo a tu proveedor y tenerlo disponible y funcionando en un abrir y cerrar de ojos. De la misma manera, si en algún momento debieras recortar líneas telefónicas, hacerlo sería tan fácil como comunicarte con tu proveedor y dar de baja la cantidad de usuarios deseada.
8. Los costes del sistema VoIP son inferiores a la telefonía tradicional
¿Alguna vez has analizado qué tan grande sería el ahorro con telefonía VoIP para tu empresa? Quizá, sea el momento de que comiences a evaluar esta opción. Los costes operativos de la telefonía VoIP resultan significativamente más bajos que los de las compañías telefónicas tradicionales.
Olvídate de pagar por telefonía y separadamente por internet, hardware y las demás herramientas empresariales. Ya no tendrás que mantener redes separadas para los teléfonos y los datos. Además, la fácil contratación, configuración y manutención del servicio implican un notable ahorro con telefonía VoIP al evitar las visitas de técnicos y la instalación de hardware. Por otra parte, el uso regular de videoconferencias puede minimizar la necesidad de desplazamientos de tus empleados para tener reuniones cara a cara, algo que también reducirá tus gastos. Por último, las suscripciones de la telefonía digital para empresas suele ser menor que el teléfono analógico, ya que todas las funciones están incluidas, sin costes adicionales ni indirectos.
Disfruta de los beneficios de los sistemas VoIP escogiendo uno adaptado a las necesidades de tu pequeña empresa
La telefonía IP puede ser una solución altamente beneficiosa para las pequeñas empresas debido a su simplicidad de instalación y gestión que repercute en un notable ahorro financiero, de tiempo y recursos. Además, se trata de una herramienta escalable y sumamente adaptable. Tu empresa crecerá sin restricciones y con la posibilidad de sumarse al teletrabajo sin problemáticas tecnológicas que lo impidan.
La seguridad en las comunicaciones, la calidad de las llamadas, la automatización y la multiplicidad de funcionalidades son otras ventajas significativas con respecto al uso de la telefonía tradicional. Si bien existen algunas desventajas que deberías considerar, como la necesidad de una conexión a internet de alta velocidad estable y los posibles problemas de latencia, los beneficios de los sistemas VoIP los superan con creces.
Entre todas las posibilidades del mercado, Bitrix24 es la elección óptima para aquellas pequeñas empresas que desean mejorar la comunicación, aumentar la productividad y reducir costes operativos. Esta completa plataforma es mucho más que una herramienta de telefonía en la nube para empresas. Se trata de una opción de gestión empresarial integral. De hecho, ofrece CRM totalmente integrado con la solución VoIP, además de otras herramientas empresariales, para que tus empleados se desempeñen de manera más eficiente y para que tu compañía pueda ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional. ¡Regístrate hoy mismo y empieza a disfrutar de todas sus funcionalidades!
