7 pasos para encontrar las mejores herramientas de gestión del flujo de trabajo

Previo a la selección de las herramientas de gestión del flujo de trabajo, es importante considerar que existen dos enfoques: Workflow Management y Business Process Management (BPM).  Estas dos opciones están orientadas a la simplificación de los procesos de la empresa y la administración de los flujos de trabajo.

Ambas son metodologías que pueden implementarse a través de software de gestión, complementándose para garantizar la fluidez de los procesos, ofreciendo resultados eficientes e influyendo de forma positiva en la productividad. Dicho esto, ¿qué son los software de gestión de procesos? En general, se refiere al conjunto de herramientas administrativas orientadas a simplificar procedimientos, evitar repeticiones y optimizar el uso del tiempo.

Qué es software de gestión de workflow

Un software de gestión de Workflow es un entorno colaborativo orientado a facilitar el proceso de coordinación del flujo de trabajo. Representa un entorno que simplifica la supervisión y evaluación de los procesos.

Definir cuáles son las herramientas de Workflow que se deben implementar para mejorar la gestión de procesos dependerá de las necesidades de cada empresa. Sin embargo, el propósito final siempre será la optimización del flujo de trabajo, brindando al usuario información actualizada sobre los proyectos y el rendimiento del equipo.

Qué son los software BPM

Por su parte, los software para Business Process Management (BPM) son herramientas para organizar el flujo de trabajo. Están orientadas a incrementar la eficiencia y simplificar los procesos, adaptándolos a rutinas de trabajo de cada organización. Este software permite la simplificación de tareas repetitivas, el fortalecimiento del trabajo en equipo y la detección de tareas y procedimientos incompletos.

Un software BPM ofrece amplia capacidad para integrarse con otras aplicaciones para la implementación de métodos de gestión ampliamente conocidos, como puede ser un diagrama de Gantt. Esta característica, además, se traduce en el aumento de eficiencia y la racionalización de los procesos.

Seleccionar herramientas de gestión del flujo de trabajo

Conociendo las opciones y el objetivo de cada tipo de software es posible adoptar la tecnología Workflow en empresas pequeñas y operar sin problemas. Sin embargo, con el crecimiento de la compañía los procesos se hacen más complejos, generando la necesidad de incorporar las bondades de un BPM. Sigue los 7 pasos que presentamos a continuación y ¡encuentra el mejor software para la gestión de procesos para tu empresa!

1. Define las necesidades de los equipos de trabajo

Esta actividad requiere la comunicación fluida con los responsables de cada proceso, para conocer a detalle el paso a paso. El propósito es detectar, inicialmente, las necesidades de cada equipo o departamento. Esta es la oportunidad de conocer y aclarar protocolos de operación, además de definir metodologías comunes.

También, es el momento de evaluar las potencialidades del equipo humano y cómo pueden ajustarse las herramientas de gestión del flujo de trabajo disponibles, para satisfacer las necesidades del mismo. La recopilación y análisis de toda la información obtenida en esta etapa provee un panorama amplio que puede servir de base en la selección final del software.

2. Representa gráficamente el flujo de trabajo

Este paso ofrece a todos los miembros de cada equipo una visión sencilla y muy clara de la secuencia de las tareas. Es una forma de determinar los puntos de contacto necesarios entre los diferentes equipos.

En este sentido, lo primero es crear las líneas de dependencia entre las diferentes tareas e incorporarlas a este esquema, además de las actividades con sus fechas programadas. Esta representación incorporada a los objetivos representa un elemento clave para definir herramientas de gestión del flujo de trabajo que permitan optimizar procesos.

Esta fase permite a los miembros del equipo saber cómo se deben organizar para ser más eficientes en el logro de los objetivos, a partir de la visualización de las rutas críticas.

3. Prepara lista de necesidades que debe cubrir

Este paso contempla la preparación de una lista de las necesidades prioritarias, que puede elaborarse a partir de una lista general. De esta forma, siempre habrá tiempo para también atender las que dejaste para luego. Cuando se tiene claro lo que se quiere resolver y las razones para implementar una herramienta de gestión del flujo de trabajo, la selección se hace más fácil.

4. Establece un presupuesto

La mejor opción de herramientas de gestión del flujo de trabajo para tu empresa debe también ajustarse al presupuesto disponible. Es por ello que uno de los pasos que debes contemplar es la definición de los recursos económicos destinados al proceso de automatización. Es necesario, además, considerar los efectos que pueda tener en la productividad de la empresa, el período de implementación, colocando límites claros que garanticen que la digitalización sea viable.

5. Estudia las opciones del mercado

La investigación del mercado de soluciones de software implica necesariamente la preparación de un cuadro que cruce las posibilidades disponibles en el mercado con las características deseadas. Una lista comparativa, que incluya pros y contras, puede ayudar a tomar la mejor decisión, siempre y cuando en ella se contemplen los aspectos realmente relevantes para la empresa, definidos en los pasos anteriores.

Al final de la evaluación pueden resultar unas pocas herramientas de gestión del flujo de trabajo que serán motivo de una comparativa más detallada, que involucre aspectos más específicos y genere nuevos filtros. En general es un método práctico que puede ayudar a distinguir la herramienta de gestión de flujo de trabajo que representa la mejor solución para la empresa.

6. Revisa los comentarios de los usuarios

Los comentarios de otros usuarios pueden influir considerablemente para la fase de compra o selección, de manera positiva o negativa, según el caso. Impresiones previas de clientes ayudan a dar una idea del desempeño del software en evaluación. Sin embargo, es importante tener presente que este aspecto siempre cuenta con un elemento subjetivo. Cada opinión se puede basar en una experiencia personal, que puede o no estar asociada al desempeño de la herramienta de gestión de flujo de trabajo per se.

7. Evalúa la posibilidad de conseguir una demo

La selección a paso firme, sin duda se logra con una demostración. Esta es la mejor forma de evaluar de forma definitiva el funcionamiento de las herramientas de gestión del flujo de trabajo en consideración. Es así como el usuario puede determinar si, en efecto, es la adecuada.

Una etapa de prueba, además, permite comprender el proceso de implementación y que tan amigable es la interfaz para el usuario. Esto último determina tiempos de capacitación y adaptación del personal al nuevo recurso, lo que puede tener implicaciones económicas a considerar.

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